從財務到ERP
去年年底，浪潮通軟派技術人員對匯源果汁財務、競爭力、管理、組織結構及市場環(huán)境等狀況進行了認真的調查研究，并與匯源公司的各層人員進行了溝通，對該公司各方面狀況有了比較深入的了解。在放眼全局、把握行業(yè)和公司特色的基礎上，浪潮通軟公司為匯源果汁量身定制了一套高效實用的ERP方案。
可是在初步執(zhí)行的過程中，由于匯源果汁企業(yè)內部發(fā)生了一些變化和調整，該公司的技術人員決定重新自行初始化，也沒有跟浪潮通軟進行及時溝通。由于缺乏專業(yè)人員的指導，也沒有從全局考慮問題，忽略了企業(yè)部門間的銜接，結果匯源果汁的自行初始化失敗，造成了企業(yè)內部ERP系統(tǒng)的混亂。
浪潮通軟得知情況以后，及時匯集內部管理高層和研究人員進行討論，并積極與匯源果汁進行溝通，修改了原有方案，于今年3月再次派專業(yè)人員到匯源公司進行二次培訓和安裝。這次培訓基本上達到了理想的效果，特別是在財務管理軟件和物流管理軟件的配套一體化管理模式下，匯源果汁的財務、采購、庫存和銷售等部門的工作狀況得到了很大的改善。
ERP帶來了什么？
在沒有實施ERP方案以前，匯源果汁實行的是大集中財務，財務部門的10名員工要同時管理采購、庫存、銷售的現(xiàn)金流入流出和賬面情況。由于同時牽扯到(續(xù)致信網(wǎng)上一頁內容)4個部門，部門間的分工又不很明確，公司內部缺乏有效的溝通和協(xié)調，雖然每個部門的工作量都很大，但還是出現(xiàn)了大量交叉的重復性工作，而且效率低下。由于管理不得力，公司各部門的職能并沒有完全實現(xiàn)。浪潮通軟針對這種狀況，為匯源果汁進行了二次培訓，并強調以財務為數(shù)據(jù)中心，“購、銷、存”一體化的管理和運作模式。最終該模式大大提高了公司的管理職能和工作效率，省略了不必要的中間環(huán)節(jié)，避免了大量的重復工作，簡化和規(guī)范了工作流程。此次升級創(chuàng)造的最大效益是成本大幅度降低。采用ERP管理思想與管理模式來規(guī)劃企業(yè)的管理與決策系統(tǒng)，從而將企業(yè)產(chǎn)、供、銷、人、財、物等資源有機地銜接與集成起來。系統(tǒng)在多個方面改善了匯源果汁的運作流程。
1．財務部門成為真正的數(shù)據(jù)中心 匯源果汁的ERP系統(tǒng)強化了財務管理功能。財務部統(tǒng)一監(jiān)控管理企業(yè)的資金流，從以前大量煩瑣的工作中解脫出來。在物流方面，購、銷、存三者又以庫存為中心，由庫存同時約束銷售和采購。財務部門的一筆金額賬和庫管員的一本數(shù)量賬必須時刻對應，這樣就實現(xiàn)了對物流和資金流的嚴格控制和實時監(jiān)控。
2．財務分析功能增強 匯源公司是上市公司，要定期接受和處理各銷售公司的報表，匯總報表和財務分析一直以來都是令總公司頭疼的事情。該系統(tǒng)提供的自動匯總功能很好地解決了這個問題。
3．數(shù)據(jù)共享，實時監(jiān)控 新的系統(tǒng)使數(shù)據(jù)管理由原來的人工操作變?yōu)楝F(xiàn)在的軟件處理，流程簡化而規(guī)范。而且系統(tǒng)的Intranet功能，使各種數(shù)據(jù)和信息實現(xiàn)共享，大大降低了部門間溝通的難度和成本，提高了部門間的工作效率。主要體現(xiàn)在以下幾個方面:
①借助銷售管理系統(tǒng)的隨時統(tǒng)計功能，企業(yè)的發(fā)貨情況、銷售排名、業(yè)務員業(yè)績考核、應收賬款狀況都實現(xiàn)了實時監(jiān)控。
②在財務方面，原先各部門定期向財務部門報賬，完全依靠書面單據(jù)的傳遞來對賬，造成工作集中，容易產(chǎn)生錯誤。現(xiàn)在由于數(shù)據(jù)共享，電子單據(jù)成為資金控制最及時和最有力的依據(jù)，財務部門可以隨時得到各部門輸入的數(shù)據(jù)，實行實時監(jiān)控，把錯誤最小化。
③庫存狀況得到了明顯改善，并增加了雙計量單位換算的功能。庫存的情況由原先的庫管員一人知曉變?yōu)楝F(xiàn)在的兩個部門同時監(jiān)控，即真正實現(xiàn)了物流和現(xiàn)金流的統(tǒng)一管理。由庫存為中心的一體化管理，使庫存對采購和銷售都形成約束，杜絕了以前的重復采購和盲目銷售的現(xiàn)象，從而實現(xiàn)了“以銷定產(chǎn)，以產(chǎn)定購”的管理。
成功的法則
實施ERP技術是一個龐大的系統(tǒng)工程，而且是一個全面推行現(xiàn)代化管理的變革。通過成功實施ERP，匯源果汁認為，企業(yè)必須從生存發(fā)展的高度加大ERP 等現(xiàn)代企業(yè)管理方法和技術推廣的力度；必須在實施ERP技術的同時，按現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，規(guī)范企業(yè)管理；必須科學地組織實施，合理地選擇先進的產(chǎn)品和技術，掌握實施ERP和現(xiàn)代化管理的內在規(guī)律，保證實施ERP的成功。該公司認為實施ERP的成功得益于以下幾個方面的努力:
1．領導的重視和支持 項目的實施涉及到企業(yè)的方方面面，需要部門之間、崗位之間的協(xié)調。系統(tǒng)的順利運行更需要嚴格的管理制度和高素質的操作使用及維護人員。匯源果汁領導把信息系統(tǒng)的開發(fā)作為一項重要工作來抓，在選型時，匯源果汁的決策者們就親自調研、考察、比較、決策。在項目的實施過程中，匯源的領導非常支持和關心項目的進展，經(jīng)常召開專題會議討論所遇到的困難和問題，使實施計劃可以順利推進。
2．業(yè)務人員的積極配合 信息系統(tǒng)是為滿足業(yè)務需求而開發(fā)的，業(yè)務需求來自具體的業(yè)務人員，從信息系統(tǒng)調研到軟件測試再到正式使用，都離不開業(yè)務人員的全力配合。同時，通過這些配合，許多業(yè)務人員不僅提高了計算機的應用水平，自身的管理素質也有了很大提高。
3．詳實明晰的需求分析和操作規(guī)程 由于初期業(yè)務的不規(guī)范及公司人員認識不足，需求調研階段進展相對緩慢，但為了明確所有的需求，不讓信息系統(tǒng)開發(fā)成為“補丁工程”，該公司信息技術人員與業(yè)務人員進行了大量的調研和探討，直至需求分析報告非常明晰，并得到業(yè)務人員的確認。
4．重視操作人員的培訓工作 項目的實施中，培訓是至關重要的，必須貫穿項目的始終，要做得仔細、全面。為保證信息系統(tǒng)的正常使用，公司制訂了嚴格的操作人員培訓計劃，對所有業(yè)務操作人員進行了嚴格培訓。項目一開始，浪潮就對該公司的骨干人員進行了多次系統(tǒng)培訓，培訓按“一帶一”方式進行。主要是針對財務預算、營銷管理、采購管理、庫存管理、成本核算、財務分析、報表匯總等進行。在項目實施的后期，要對最終用戶進行培訓，讓他們熟悉自己所應用的模塊在整個系統(tǒng)中的重要作用，增強他們的責任感。
5．高素質的信息技術隊伍 一個公司的信息系統(tǒng)能夠成功實現(xiàn)，必須有一個對業(yè)務相當熟悉的信息技術人員隊伍。因為企業(yè)實現(xiàn)信息化管理，就是對企業(yè)現(xiàn)有工作模式和業(yè)務流程進行變革，會改變全體人員的工作習慣，必須提高全體人員對信息系統(tǒng)的認識，才能做好信息系統(tǒng)的建設，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用。
