要提高Excel的操作效率，這個話題很大，方法也有很多，但其中有一個套路，它的道理很簡單卻又在很多地方都普遍適用，那就是：批量化。

批量化，是提升操作效率的一道捷徑，高手都會使用批量化操作，去代替重復的單個操作。

所以，我們今天主要聊一聊批量化操作中的兩個關鍵套路：批量化的對象選取和批量化的數(shù)據(jù)處理。

對象選取有三個常用場景和套路：

? 選取連續(xù)相鄰的對象，巧用SHIFT鍵

? 粗暴直接的全體選取，多用CTRL+A

? 選取特定條件的對象，利用定位功能

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SHIFT鍵的應用

使用場景：選取目標在空間上是連續(xù)的，且彼此相鄰。

操作方法：先選中第一個對象，再按住SHIFT鍵的同時，去選取最后一個對象。這樣就可以把這兩端當中的所有連續(xù)對象一次性全部選中。

舉兩個具體案例。

【案例1】表格區(qū)域的選取

要求：

把第900行以后的表格內容復制到另一個工作表中。

普通小白操作：

先找到第901行，選中這一行之后，按住鼠標左鍵，然后向下拖拽，直到最末一行。

存在的問題：

這個過程當中必須始終保持按住左鍵，一旦松開了按鍵，那就前功盡棄了。

高效操作：

①選中第901行；

②拖動右側的滑動條快速找到最末一行；

③按住SHIFT鍵的同時，去選取最末這行。

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【案例2】多個工作表的選取

要求：

有一個記錄全年銷售數(shù)據(jù)的表格文檔，每個月的數(shù)據(jù)單獨存一個工作表，1、2、3三個月的表格都已經填好，現(xiàn)在想要繼續(xù)添加其他月份。

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普通小白操作：

老老實實一個一個地插入新的工作表了，然后把表頭內容再一個一個的復制粘貼到這些新表上面。

高效操作：

①點擊第一個工作表的標簽；

②按住SHIFT鍵，去點擊最后這個工作表的標簽；

③選中了所有中間這些工作表后，單擊右鍵鼠標選擇【移動或復制】，直接復制出同樣數(shù)目的一批工作表。

如果需要批量修改表頭的內容或格式，也可以借助批量選?。?/p>

①點擊第一個工作表的標簽；

②按住SHIFT鍵，再去點擊最后的標簽；

③批量選中所有的工作表，這些工作表形成了一個【組】；

④在【組】的狀態(tài)下，想改啥改啥！改單個表，所有選中的表都會改變。

如果想把12個月份的數(shù)據(jù)匯總形成全年的總計，求和公式其實也可以用到神奇的SHIFT鍵：

①新建全年匯總工作表，表頭與月份的表頭一致；

②選中全年匯總工作表的單元格，輸入求和函數(shù)SUM；

③求和公式中，先單擊第一個工作表，按住SHIFT，選中最后一個工作表；

④輸入單元格D3名稱，完成公式后回車。

掌握了這個SHIFT批量選取工作表的套路之后，很多操作都可以一次性完成了，比如設置標簽顏色、同時刪除多個工作表等等。

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CTRL+A的應用

使用場景：把某個范圍內的所有對象統(tǒng)統(tǒng)都選中。

操作方法：簡單粗暴，先選取其中一個對象，然后按下CTRL+A組合鍵，A就是All的意思。

【案例3】表格區(qū)域的選取

要求：

把整個數(shù)據(jù)表的范圍給選中。

高效操作：

在數(shù)據(jù)表的范圍內先選中一個單元格對象，然后按下CTRL+A組合鍵，Excel就會自動判斷出整個數(shù)據(jù)表的邊界范圍并幫我們選中它。

這種自動判斷邊界的功能非常實用，如果同一個工作表當中存放了多個數(shù)據(jù)表格，只要他們之間留有空間，使用CTRL+A就能非常準確的選中當前的表格范圍，不會影響到其他表格。

【案例4】批量設置單元格

要求：

把下面表格里的黃顏色單元格，全部改成藍色，或把這些單元格里的內容都刪掉。

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小白操作：

一個個選中，一一修改。

高效操作：

利用【查找】功能找出所有黃色單元格批量處理。

①CTRL+F，調出【查找】選項卡；

②點擊【選項】，【格式】下拉列表中選擇【從單元格選擇格式】；

③光標變成帶有一根吸管的圖標時，從黃色單元格里吸取它的格式設置；

④回到查找選項卡，選擇【查找全部】，列表上出現(xiàn)了所有這種格式的單元格；

⑤CTRL+A，即選中所有黃色單元格，接下來想怎么改就怎么改~

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【案例5】全選所有圖片

要求：

表格里圖片比較多的時候，如何批量選中圖片，對圖片進行整理？

高效操作：

①先選中一個圖片；

②CTRL+A組合鍵，就會選中所有圖片。

接下來想要修改大小或是調整擺放位置，都會很輕松。

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定位功能的應用

使用場景：根據(jù)單元格的不同屬性特征，有目標的選中其中某一類單元格。

具體操作：用CTRL+G或F5打開定位功能。

常用的可以區(qū)分不同單元格類型的條件包括：

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• 空值：空白單元格（無內容）

• 常量：單元格有內容（不含公式）

• 公式：含公式的單元格

一個單元格要么是空值，要么是常量，要么就是公式。

【案例6】批量求和

要求：

下列表格中，每個地區(qū)的數(shù)據(jù)行下方有一行空白的匯總行需要進行求和統(tǒng)計。

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小白操作：

每一個匯總行一個一個去做求和運算。

高效操作：

利用定位功能選出所有的空白行，接著再使用快速求和的快捷鍵。

①用SHIFT鍵快速選中數(shù)據(jù)范圍；

②CTRL+G，打開定位功能，【定位條件】選擇【空值】；

③ALT+=組合鍵，快速求和?。╡xcel自動判斷求和對象）

如果想要把剛才這些求和匯總的行統(tǒng)統(tǒng)標上黃色，也可以用定位功能。

①選中這個表格中的一個單元格，按下CTRL+G，打開定位功能；

②【定位條件】選擇【公式】，就能全部選擇匯總行；（因為這些匯總行是由公式產生的）

③修改顏色即可。

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所以說，在Excel的使用當中，經常是你在全力做到最好，還不如別人隨便搞搞！找對思路找對方法才是最快捷的手段。

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批量化的數(shù)據(jù)整理

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數(shù)據(jù)的整理，通常包括內容的拆分、替換、合并和轉換等等，想要進行批量化的整理，最常用的套路也有三個：

? 數(shù)據(jù)拆分和類型轉換：巧用分列功能

? 數(shù)據(jù)拆分及合并處理：善用快速填充

? 隨心所欲的數(shù)據(jù)整理：靈活運用公式

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分列功能

使用場景：對文字內容進行拆分，把一列單元格當中的文字內容拆分成幾列。

【案例7】分隔符拆分

要求：

把下面這個表格中的地址信息按照省、市、區(qū)三級拆開，放在不同列中。

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小白操作：

一個個單元格地去處理。

高效操作：

借助分列功能的按照【分隔符號】拆分，本案例中的分隔符是「-」。

①選中要拆分的單元格；

②在【數(shù)據(jù)】選項卡里打開【分列】；

③選擇【分隔符號】的拆分方式；

④分隔符號填入「-」，點擊完成。

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【案例8】證件號碼拆分

要求：

從一組身份證號碼當中把出生年份分離出來。

高效操作：

借助分列功能的按照【固定寬度】拆分。如果不同數(shù)據(jù)行需要切割的位置，字符個數(shù)相同，就可以用【固定寬度】處理。

①選中需要拆分的單元格；

②【數(shù)據(jù)】選項卡中打開【分列】；

③選擇拆分方式為【固定寬度】，進入下一步；

④用鼠標點擊要拆分的字符位置，確認無誤后點擊完成。

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以上就是分列功能的兩種常規(guī)用法：按【分隔符號】拆分和按【固定寬度】拆分。

但它其實還有一個不為人知的隱秘功能，可以用來轉換文本型數(shù)值和不規(guī)范的日期。

【案例9】文本型數(shù)值轉換

要求：

下圖中的單元格的值，看著像數(shù)字，實際上是文本，所以不能進行諸如求和的公式運算。如何將它們由文本變成數(shù)字呢？

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小白操作：

一個個單元格去重新輸入數(shù)字。

高效操作：

通過分列功能，高效地完成批量轉換。

①選中要轉換的單元格；

②【數(shù)據(jù)】選項卡選擇【分列】；

③點擊完成，一鍵搞定！

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【案例10】不規(guī)范日期轉換

要求：

Excel中除了【年-月-日】和【年/月/日】格式的日期都是不規(guī)范的，不規(guī)范的日期excel不能使用排序、篩選、統(tǒng)計等日期相關功能，那如何快速把這些不規(guī)范日期變規(guī)范呢？

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高效操作：

①選中數(shù)據(jù)單元格，打開【分列】；

②分列設置的前兩步都是默認設置；

③在第三步的【列數(shù)據(jù)格式】中選擇【日期】，點擊完成。

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快速填充

使用場景：沒有分隔符，也不是固定寬度的字符數(shù)，需要拆分時使用快速填充。給一個單元格的拆分范例，excel能根據(jù)這個范例進行拆分處理。

具體操作：CTRL+E快捷鍵。

說       明：快速填充是Excel 2013及以上版本支持的新功能。

【案例11】聯(lián)系人電話拆分

要求：

一組聯(lián)系人姓名和電話號碼的信息，存放在同一列當中，要求把人員姓名和電話拆分成兩列。

高效操作：

①制作范例，將第一行中的聯(lián)系人姓名和電話分別復制出來放置在右側兩列中；

②選中姓名這列當中的單元格，按下CRTL+E，自動拆分出所有的姓名；

③選中電話這列當中的某個單元格，然后CTRL+E快速填充，完成！

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【案例12】身份證號碼提取出生年份

高效操作：

①在第一行，手動填入年份；

②選中年份這列的單元格，CTRL+E快速填充。

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【案例13】兩列合并成一列

高效操作：

①在第一行，手動將聯(lián)系人和電話合并，并添加一個符號；

②選中合并這一列的單元格，CTRL+E快速填充。

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【案例14】多段內容交換位置

高效操作：

①在第一行，手動填入轉換后的值；

②選中轉換后這列的單元格，CTRL+E快速填充。

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函數(shù)公式

使用場景：公式可以自動填充，適合批量處理數(shù)據(jù)。

具體操作：LEFT、MID、RIGHT等文本處理函數(shù)以及一些常用的日期轉換函數(shù)的操作使用。

【案例15】證件號碼提取內容

MID函數(shù)法：

①輸入函數(shù)MID；

②填入MID函數(shù)的三個參數(shù)，分別是要處理的文字對象、開始提取的字符位數(shù)、需要提取的字符數(shù)（身份證第7位開始的4位數(shù)字是出生年份）；

③雙擊填充柄，自動填充。

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如果想要從前面得到的年份推算出當前的年齡，只需要在原有公式上增加計算年齡的條件。

比如輸入，“=YEAR(NOW())-MID(C4,7,4)”。

所以，公式可以根據(jù)需求進行擴展，適合一些更加復雜的數(shù)據(jù)整理工作。

【案例16】數(shù)據(jù)顯示格式轉換

要求：

一列數(shù)字，將它以萬為單位顯示。

高效操作：

借助TEXT函數(shù)來實現(xiàn)，TEXT函數(shù)的第2個參數(shù)可以設置數(shù)據(jù)顯示的具體格式。

①輸入函數(shù)TEXT；

②填入TEXT函數(shù)的2個參數(shù)：要處理的單元格和數(shù)據(jù)顯示格式，“0!.0000萬”；

③自動填充。

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如果想要讓數(shù)字變成中文大寫顯示，只需改一下格式代碼。

把“0!.0000萬”換成“[dbnum2]”。

你也可以試試“[dbnum1]”是什么數(shù)字格式哦~

所以，如果你想讓Excel更聽話，讓它變出更多花樣來，那就不妨跟著我們多學點函數(shù)吧~