使用OfficeWord和Excel打印成績通知單和成績條 每到期末，班主任或者輔導員就要開始收集學生的各科成績，統(tǒng)計總分，計算名次等。然后就要開始打印每個學生的成績通知單，裝入信封，寄給家長。最原始的做法當然是找兩個動作麻利的班干部，在打印好的表格里填上成績，再裝入信封。這樣，直到把全班幾十個同學的成績通知單都處理好時，已經(jīng)是腰酸背痛，手腕麻木了。——既然有 microsoft office 為什么還要這樣折磨人呢？
成績通知通常有兩種形式，一種是“成績通知單”的形式，即每頁紙一個成績，還附加一些關于本學期和下學期的信息，如報名時間、費用等，如圖1所示：
圖 1成績通知的另一種形式是“成績通知條”，即僅僅在一張小紙條上，填寫了學生成績，如圖2所示：
圖 2下面，我們就開始一步步制作成績通知單(條)。首先來看看必需的數(shù)據(jù)，即成績。它存放在一個名為“成績.xls”的 excel 文檔的“成績”工作表中，如圖3所示：
圖 3
制作成績通知單
根據(jù)任務的特點，不難想到使用 word 的“郵件合并”。
郵件合并功能需要兩個文檔，即數(shù)據(jù)源和模板文檔。數(shù)據(jù)源通常可以是word表格、excel 表格以及數(shù)據(jù)庫表格等，這里就用我們上面提到的那個存放數(shù)據(jù)的 excel 作為數(shù)據(jù)源。模板文檔當然需要在 word 里新建了?，F(xiàn)在我們來一步一步的準備成績通知單吧（注：本文以 office 2003 為例，其余版本的 office 中操作類似，可能略有不同）：
第一步，新建一個 word 文檔，打開“郵件合并”工具欄（右鍵單擊 word 工具欄，在彈出菜單中選擇“郵件合并”）。點擊工具欄最左邊的
（設置文檔類型）按鈕設置主文檔類型，即在彈出的對話框中選擇“信函”。第二步，在“郵件合并”工具欄上點擊
（打開數(shù)據(jù)源）按鈕，選擇我們準備好的“成績.xls”為作數(shù)據(jù)源。在這一步中請注意，如果“成績.xls”中有多個工作表，請選擇正確的工作表作為數(shù)據(jù)源。在 word 2000 中，沒有提供對工作表的選擇對話框，那么請把數(shù)據(jù)表移到 excel 文檔中的第一個工作表位置。第三步，撰寫模板文檔內(nèi)容，并在適當?shù)奈恢貌迦胝_的“域”。比如，先寫好“學號：總分：排名：”，再將光標移動到“學號：”之后，單擊“郵件合并”工具欄上的
（插入域）按鈕，打開如圖4所示的“插入合并域”對話框。注意對話框中已經(jīng)根據(jù)數(shù)據(jù)源列出了所有的域名，即圖3所示 excel 表格中的第一行。這里選擇學號。同樣，依次將光標移動到“總分：”和“排名：”之后，分別插入相應的“總分”域和“排名”域。完成的模板如圖5所示：
圖 4
圖 5插入合并域的時候，如果需要控制格式，可以直接在合并域上進行格式操作，如圖5中給“姓名”加下劃線。但是一定要注意一點，域是一個整體（如果將文本光標移動到某個域上，整個域的背景都會變成灰色，以便區(qū)分），所以，無論做什么操作，都要把域作為一個整體來考慮；更不要手工去修改域的名字，雖然這樣做時不會報錯，但這樣做不僅沒有意義的，反而會把事情弄糟。
模板文檔完成了，不妨先看看實際效果。單擊“郵件合并”工具欄上的
（查看合并數(shù)據(jù)）按鈕，此時文檔中的域都會替換成數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)，至于是替換成那一條數(shù)據(jù)，則是由工具欄上的這組按鈕決定的。最后核對無誤之后，使用“郵件合并”工具欄上的
（合并到新文檔；合并到打印機）兩個按鈕中一個來進行合并。這里我們可以選用“合并到新文檔”按鈕看看合并的結(jié)果，如圖6所示。最后只需要打印這個文檔再分別裝入信封即可。
圖 6
制作成績通知條
制作成績通知條完全可以使用和制作成績通知單相同的辦法，即郵件合并。只不過合并類型選擇為“目錄”，而不是“信函”。但是既然只需要用 excel 就成解決，何必再去麻煩 word 呢。
實現(xiàn)成績通知條，其難點在于給每一條數(shù)據(jù)都要加上表頭，如果能有空格分隔便于裁切就更好。如果我們新建一個工作表，根據(jù)當前的行數(shù)引用“成績”表中不同的行，那問題就能很好的解決了。原理說起來似乎有些復雜，所以請先跟著我做，之后再容我慢慢解釋。
在“成績.xls”中新建一個工作表，命名為“成績通知”。在“成績通知”工作表的“a1”單元格中輸入如下工式：
=if(mod(row(),3)=1,成績!a$1,if(mod(row(),3)=2,offset(成績!a$1,row()/3+1,0),""))
輸入公式并回車后，再次選中“a1”單元格式，向右拖動選中符號右下角的小方塊進行填充，直到將“成績”工作表中第一行的數(shù)據(jù)完全復制過來為止。本例中拖動到“k1”單元格。然后再選中“a1:k1”這些單元格，向下拖動選中符號右下角的小方塊進行填充，直到第29行。
最后結(jié)果如圖7所示。將這個表格打印出來，裁切分裝即可。
圖 7現(xiàn)在來說說為什么要這樣做。
當然首要的是解釋那個公式的意思，我們先把公式中的兩個if語句標記出來：
=if(mod(row(),3)=1,成績!a$1,if(mod(row(),3)=2,offset(成績!a$1,row()/3+1,0),""))
可以看出，第一個if語句（標記為紅色）中，“mod(row(),3)=1”是條件。當條件成立時，結(jié)果為“成績!a$1”；條件不成立時，結(jié)果由第二個if語句決定。這個if語句的意思是，當前行號（由row()返回）除以3的余數(shù)為1的時候，本單元格的內(nèi)容就是“成績”表a1的內(nèi)容；否則，其內(nèi)容由第二個if語句決定。
第二個if語句（標記為藍色）中，“mod(row(),3)=2”是條件。條件成立時，結(jié)果為“offset(成績!a$1,row()/3+1,0)”取得的值；條件不成立時，結(jié)果為空白。其中“offset(成績!a$1,row()/3+1,0)”表示，從“成績”表的a1往下數(shù)第row()/3+1行處的單元格的值。這個if語句的意思就是，如果當前行號除以3的余數(shù)為2的時候，本單元格的內(nèi)容是“成績”表a列1+row()/3+1行處的值；否則，其值為空白（用于產(chǎn)生空行作為分隔）。
所以，整個公式就是根據(jù)當前行號計算出來應該引用“成績”表中表頭、對應行數(shù)據(jù)還是空白。而后之所以要復制29行是因為原來10行數(shù)據(jù)，每行數(shù)據(jù)在“成績通知”表中都是3行，即表頭、數(shù)據(jù)和空白，這樣就是10*3=30行，因為最后一條數(shù)據(jù)的空白可以不要，所以是30-1=29行。
注意公式中的行號都是使用的絕對引用，因為所有內(nèi)容的引用位置都是以“成績”表的第一行為基礎進行計算的。
結(jié)束語
這樣制作成績通知單（條）是不是自動化多了？而且大大提高了效率，值得推廣。同樣的原理，公司或者機關里發(fā)放的工資對帳單(條)，也可以使用這個辦法，以減輕工作量，趕快試試吧！
