打印及其他使用技巧
做好很多Office文件給領(lǐng)導(dǎo)審查后，要再進行重新打印，通常一般是先打開這個文件，然后再選擇打印，如果有很多的話，這樣一個個打開進行打印確實很麻煩，有沒有更好的辦法呢？
答：有，在找到這個文件所在的地方后，然后用鼠標(biāo)右鍵單擊該文件圖標(biāo)，在彈出菜單中會看到有個打印選項，然后選它就可以直接打印了，如果有很多文件需要同時打印，可以按住“Shift”或“Ctrl”鍵選取批量文件，然后單擊鼠標(biāo)右鍵打印，可以省去很多時間，在Excel中也可使用。
對于使用的針式打印機的用戶，在打印Word中圖片時，常發(fā)現(xiàn)效果不清晰，請問有沒有辦法增強清晰度呢？
答：在Word中，可以對插入的圖片進行屬性設(shè)置，使其以灰度方式打印，這樣可以把圖片中純白色部分去除，從而使得打印效果更加清晰。具體操作方法為：單擊“插入→圖片→來自文件”命令，將圖片文件插入后會出現(xiàn)“圖片屬性”窗口，單擊“屬性”工具欄的第二個按鈕，選擇“灰度”，或者在圖片上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置圖片格式”選項，再在“設(shè)置圖片格式”窗中選擇“圖片”選項卡，在顏色欄選擇“灰度”即可。
小提示：如果是以彩色方式打印，此技巧不起作用。
有些用戶需要利用Word來制作一些文件，但有時為了只打印一個大致效果，為了節(jié)約成本而想進行縮放打印，請問在Word中可否實現(xiàn)？
答：在Word 2000以前的版本中，文件編輯與打印使用的“紙型”必須相同。而在Word 2000及Word XP中，只需單擊菜單欄“文件→打印”命令，在“打印”對話框中單擊“按紙型縮放”下拉列表，從中選擇打印所使用的紙張。如果當(dāng)前頁面設(shè)置為A4，而想使用B5紙進行打印，可以在下拉列表中選擇B5，Word會通過縮小字體和圖形的尺寸，將A4紙型的文件打印到B5紙上。反之它會自動放大字體和圖形的尺寸，將較小紙型的文件打印到較大的紙張，同時不會發(fā)生版式變化。
小提示：在Word使用過程中，有沒有碰到這種尷尬，即按某種紙張大小設(shè)置好了版面，卻發(fā)現(xiàn)要打印紙張大小不一致，此時該怎么辦呢？難道按新紙張大小重新更改版面設(shè)置嗎？其實此時也完全不必，同樣可利用上面講方法在“按紙型縮放”下拉列表中選定新打印紙型即可。
按上面介紹的方法在進行縮放打印時發(fā)現(xiàn)一個新問題：有沒有辦法在一張紙上打印多個頁面，以更好地節(jié)省紙張及觀看效果呢？
答：可以，打開欲打印的文件，單擊“文件→打印”命令打開“打印”對話框，在對話框中單擊“每頁版數(shù)”下拉列表，選擇每張紙打印的版數(shù)。對于A4之類的小規(guī)格紙張，可選擇“2版”或“4版”。使用8開紙時選擇“2版”，可以打印“公文”格式的兩分欄文件（即在一張8開紙上打印兩頁16開文件）。只要打印機的分辨率足夠高，甚至可以在1張紙上打印16版，從而節(jié)約大量紙張。
小提示：Word 2000以前的版本沒有提供多頁文件打印到一張紙上的功能，如果有這類打印需要，可以借助Fineprint虛擬打印軟件完成。
有些需要把家里制作好的Word文件帶到單位進行打印，但單位的機器沒有安裝Word，請問有沒有辦法在單位機上不安裝Word的前提下完成打印任務(wù)呢？
答：可以，首先在自己的計算機上安裝一個和單位相同型號的打印機，方法是：進入“控制面板”，打開“打印機”進行添加，然后按提示放入打印機安裝盤進行安裝即可。接下來再打開要帶到單位打印的Word文件，再單擊“文件→打印”命令打開對話框，選中其中的“打印到文件”復(fù)選框，按“確定”按鈕后彈出“打印輸出到文件”對話框，在其中輸入文件名并選擇保存位置，如D:\文件.prn，完成后再單擊“確定”按鈕。接下來把該文件拷貝到單位計算機上（如C:盤根目錄下），再在MS-DOS窗口提示符號后輸入命令“copy c:文件名.prn prn /B，即可將編輯好的Word文件打印出來。
在Word中，可以根據(jù)頁碼范圍進行打印，但究竟是如何操作呢？
答：打開要選擇打印的文件文件，再單擊“文件→打印”命令，在“打印”窗口“頁面范圍”下便可進行打印頁面選擇，如只打印該文件第1頁及第5頁，則可在“頁面范圍”欄直接輸入“1.5”，再單擊“確定”按鈕便可打印第1頁及第5頁。而利用短橫線可起到起始頁至終止頁的作用，如輸入“2-10”，則會打印第2頁至第10頁；并且可對多個連續(xù)頁中用逗號進行分隔，如打印第3～7頁和第9～11頁，可輸入“3-7，9-11”。如果只要打印某節(jié)文件，則可按“S節(jié)號”的格式輸入指令，例如“S3”表示打印第3節(jié)。對于不連續(xù)的節(jié)，仍然用逗號加以分隔，如“S2，S6”表示打印第2節(jié)和第6節(jié)。若打印一節(jié)內(nèi)的某頁，可輸入“P頁碼S節(jié)號”，例如“P5S3”表示打印第3節(jié)的第5頁，“P3S2-P4S5”表示打印第2節(jié)的第3頁至第5節(jié)的第4頁。如果僅僅打印文件的某一部分，可以將該部分先選中，再單擊“文件→打印”命令打開“打印”窗口，在“頁面范圍”下選擇“所選內(nèi)容”復(fù)選框，再單擊“確定”按鈕進行打印即可。
在打印一些文件的文字內(nèi)容時為了追求美觀需按非常規(guī)的方式來打印，比如需要將文字信息旋轉(zhuǎn)一定的角度再打印到紙上，請問該怎么實現(xiàn)？
答：其實要實現(xiàn)這種旋轉(zhuǎn)打印文字信息是辦得到的?？梢酝ㄟ^把文件信息轉(zhuǎn)換成圖片的形式，然后再設(shè)置旋轉(zhuǎn)該圖片，最后打印的效果是一樣的。具體操作如下：首先選擇要打印的文件信息，然后單擊“復(fù)制”按鈕，然后再單擊“編輯”菜單欄中的“選擇性粘貼”選項，在彈出的“選擇性粘貼”對話框中選擇“圖片”格式，單擊“確定”按鈕，將內(nèi)容粘貼到文件中。這樣，剛才選定的文件信息就轉(zhuǎn)換成了一張圖片，可以通過“繪圖”工具箱對其進行任意的調(diào)整（當(dāng)然也包括旋轉(zhuǎn)），設(shè)置好后再進行打印即可得到不錯的效果。
在使用Word編輯打印文件資料時，需要將編輯出的文字資料打印在同一張紙的正反兩面上，要求在裝訂后，不能使反面的資料被遮擋。請問該如何操作。
答：要實現(xiàn)在同一張紙上實現(xiàn)雙面打印，并且反面內(nèi)容不會因為裝訂而被遮擋，這就要求正反兩面的寬度不能設(shè)為一致，要使其中一側(cè)的寬度比另一側(cè)寬一些以便裝訂。具體實現(xiàn)步驟如下：首先單擊“文件”菜單欄中的“頁面設(shè)置”選項，在彈出的設(shè)置對話框中，主要是對“頁邊距”選項卡中內(nèi)容進行設(shè)置，它決定能否進行雙面打印。對頁邊距中的上、下、內(nèi)側(cè)、外側(cè)、裝訂線等值進行設(shè)置，內(nèi)側(cè)、外側(cè)一般可以按默認的，裝訂線的值一般為1～1.5厘米左右，也可根據(jù)紙張和用戶的要求來具體設(shè)置。然后選擇“對稱頁邊距”復(fù)選框。使其處于啟用狀態(tài)，這樣雙面打印的頁面設(shè)置完畢。接下來還要對打印進行設(shè)置。單擊“文件→打印”命令，再單擊“設(shè)置”按鈕進入打印設(shè)置窗口，在其中選擇雙面打印。需要注意的是由于激光打印機出紙的順序的不同，在設(shè)置時也要有所區(qū)別，如使用打印機為上出紙，要進入“選項”設(shè)置，在“雙面打印”選項中，將“打印順序2”選中。如果使用下出紙，就不要進行該步設(shè)置。通過打印設(shè)置后，就可實現(xiàn)上述的雙面打印效果了。
在使用Word進行打印時，有時剛剛執(zhí)行完打印命令，突然發(fā)現(xiàn)還要修改，想取消打印。不知道是否有什么好方法取消打??？
答：一般來說，當(dāng)執(zhí)行了打印命令后，系統(tǒng)會自動將打印任務(wù)設(shè)置為后臺打印，同時在狀態(tài)欄上出現(xiàn)“打印機”圖標(biāo)，“打印機”圖標(biāo)旁邊的數(shù)字顯示的是正在打印的頁的頁碼。如果突然想要取消該操作的話，只要用鼠標(biāo)右鍵雙擊“打印機”圖標(biāo)打開“打印”窗口，在要取消的打印項上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“取消打印”選項即可，不過動作得快，要趕在打印機真正開始打印之前才行，一般也就在10秒之內(nèi)。
小提示：另外也可把打印機的聯(lián)機關(guān)閉，使其處于未聯(lián)機狀態(tài)，稍等便會彈出一個對話窗口，從中單擊“取消”按鈕即可取消打印操作。
若在打印時想讓Word配合紙張大小，自動進行調(diào)整頁面大小進行打印，請問這可以做到嗎？
答：是的，可以如下操作：單擊“文件→打印”命令，在“縮放”中選“按紙型縮放”即可把多頁文件打印在一張紙上。
在編輯好Word文件進行打印多份時，總會在打印完兩頁后產(chǎn)生一張白頁。查看文件內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)空白頁（無內(nèi)容）是由于前一個表格而產(chǎn)生的，請問有沒有辦法去掉這一張空白頁？
答：對于多出的空頁，很多朋友都是采用調(diào)整字號或刪去字符的方法來進行，其實在Word中為我們提供了這項功能，單擊菜單欄“文件→打印預(yù)覽”命令，單擊工具欄中的“縮至整頁”按鈕，Word就會通過縮小字號等方法消除孤行，如果不滿意，可以單擊“編輯”菜單下的“取消縮至整頁”命令還原。
小提示：我們也可嘗試采用這種方法來去掉空頁，只需要把插入點移到文件的最后一段，把這一段的行間距設(shè)置為固定值“1”就可以了。
在用Word 2000打印文件時，最后有時會出現(xiàn)一張空白頁，但文件中最后并沒有空白頁，請問這是什么原因，該如何消除？
答：出現(xiàn)這種情況是因為最后一頁可能存在空白段落。只要單擊“常用”工具欄上的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”選項，顯示段落標(biāo)記。這樣文件最后一頁中的文字的段落標(biāo)記會顯現(xiàn)出來，刪除它即可。然后可以再單擊“打印預(yù)覽”按鈕，預(yù)覽打印出的文件的外觀，確保在文件結(jié)尾沒有空白頁即可。
在打印時有時發(fā)現(xiàn)用Word打印出的頁面版式有誤，和設(shè)置的版式有明顯差別。請問這是什么原因，該如何解決？
答：出現(xiàn)這種情況很可能正是因為在打印用其他語言版本編輯的 Word 的文件，并且文件的紙張大小也與當(dāng)前打印機的要求不同。要使Word 為文件設(shè)置格式，并使其符合所用打印機的紙型，請按如下操作：單擊“文件”菜單中的“打印”命令，在“縮放”下的“按紙型縮放”框中選擇所用紙型。這樣Word將會自動調(diào)整頁面使其適合所用的紙型。如果想要在每次打印時都以這種方式調(diào)整文件比例，可單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“打印”選項卡，選中“允許重調(diào)A4/Letter紙型”復(fù)選框即可。
在Word打印過程中，有時候不想打印其中的某一部分文本，又不能把它刪除。有什么好的辦法能夠?qū)崿F(xiàn)這一要求嗎？
答：方法如下：首先選中要隱藏的文本，然后單擊“格式”菜單中的“字體”命令，再單擊“字體”選項卡，選中“隱藏”復(fù)選框即可。如果要取消該隱藏，只要重復(fù)前面的步驟就可以了。
對于已設(shè)置為隱藏的文字，如果想在不更改其屬性的情況下，能否打印出這些被隱藏了的文本呢？
答：可以，單擊菜單欄“工具→選項”命令打開“選項”對話框，然后再選擇“打印”選項卡，選擇“隱藏文字”復(fù)選框，再單擊“確定”按鈕即可。
在平時處理文件時，如果碰到一些不知其意的英文單詞，有沒有辦法讓Word翻譯？
答：單擊“工具→語言→翻譯”命令，然后在“文字”欄輸入要翻譯的英文單詞，并在“詞典”欄要選擇好翻譯的類型，如“中文（中國）到英語（美國）”，最后按回車鍵即可在“結(jié)果”欄得到該英文單詞的含義。
有時工作需要而想在Word中完成文件后，立即啟動Outlook來進行設(shè)置發(fā)送，請問有沒有辦法在Word中直接進行？
答：在Word中可以直接調(diào)用Outlook，首先在Word中選擇“工具→自動更正→自動套用格式”中的“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接”選項，然后在文件中輸入“Outlook：inbox”，然后按回車鍵，此時該文字下方出現(xiàn)下劃線，用鼠標(biāo)左鍵雙擊該鏈接，即可啟動Outlook的收件箱。按照這種方法，輸入“Outlook：contacet”或“Outlook：calendar”則可打開Outlook的聯(lián)系人和日歷。
有些用戶常看到“辦公高手”在啟動Word時用到了一些很特別的方式，這些究竟是什么，另外它們的作用又是什么？
答：Word在啟動時我們可以利用一些參數(shù)加以更多控制，單擊“開始→運行”命令，然后輸入Word所在路徑及參數(shù)確定即可運行，如“C:\ PROGRAM FILES \MICROSOFT Office \Office 10\ WINWord.EXE /n”，這些常用的參數(shù)及功能如下：
/n：啟動Word后不創(chuàng)建新的文件。
/a：禁止插件和通用模板自動啟動。
/m：禁止自動執(zhí)行的宏。
/w：啟動一個新Word進程，獨立與正在運行的Word進程。
/c：啟動Word，然后調(diào)用Netmeeting。
/q：不顯示啟動畫面。
另外對于常需用到的參數(shù)，我們可以在Word的快捷圖標(biāo)上單擊鼠標(biāo)右鍵，然后在“目標(biāo)”項的路徑后加上該參數(shù)即可。
初學(xué)者常聽人家說可以通過Word制作網(wǎng)頁，究竟是如何操作呢？
答：網(wǎng)頁其實是由超文本標(biāo)記語言（HTML）來定義的，Word確實可以快速制作初級的Web網(wǎng)頁，方法是這樣的：首先在Word中輸入并設(shè)置好想制作的網(wǎng)頁后，然后單擊“文件→保存”命令（或單擊工具欄上“保存”圖標(biāo)按鈕），在彈出的窗口中下端“保存類型”中選擇“Web頁”，然后再輸入文件名及設(shè)置好保存的目錄，再確定保存即可。
有些用戶常在Word中閱讀資料文件，請問能不能在Word中設(shè)置出像Readbook那樣的自動翻頁功能？
答：可以。首先單擊菜單“視圖→工具欄→自定義”命令，在打開的對話框中，選擇“命令”選項卡中的“所有命令”項，此時在右邊便會列出這些所有命令詳細信息選項，我們從中找到“AutoScroll”，如圖1-33所示，利用鼠標(biāo)將該命令直接拖至工具欄上，以后在閱讀長文件并需進行自動滾動翻頁時，可單擊該按鈕，然后向上或向下移動鼠標(biāo)便可進行滾動翻頁。
圖1-33 設(shè)置滾動翻頁
小提示：或者在“類別”下選擇“工具”項，然后在“命令”下找到“自動滾動”項，并將其拖入工具欄即可。以后在需要滾屏?xí)r，可單擊“自動滾動”按鈕，鼠標(biāo)指針就會進入豎直滾動條。若將三角形指針放在滾動條上半部，頁面自動向上滾動。若將倒三角形指針放在滾動條下半部，頁面自動向下滾動，單擊鼠標(biāo)就可以將自動滾屏功能關(guān)閉。如果想停止頁面滾動，只需將指針放到滾動條中部（成為雙向指針）即可。上述情況下的屏幕滾動速度可以用指針位置調(diào)節(jié)，指針越靠近滾動條兩端速度越快，反之越慢。對于閱讀長文件是相當(dāng)方便的。
有些用戶非常喜歡瀏覽器IE上的“前進”、“后退”方式，請問在Word中是否也能做成這種方式進行閱讀？
答：在Word中同樣可以增加類似的按鈕，具體做法是：單擊菜單欄“工具→自定義”命令，在打開的對話框的“命令”選項卡中，選中“類別”下的“所有命令”項，然后在“命令”下找到“Nextwindows”按鈕，按上面相同的方法拖入工具欄，以后只要打開了多個文件，單擊“Nextwindows”按鈕就會跳到下一個文件，而“Prevwindows”按鈕則可返回前一個文件。
有些用戶常需輸入繁體文字（或者把簡體文字的Word文件轉(zhuǎn)換成繁體文字的Word文件），請問在Word中有沒有辦法幫我輕松完成？
答：中國大陸采用的是GB碼，而中國臺灣采用的是BIG5碼（即大五位碼），雖然現(xiàn)在市面上有許多GB與BIG5碼轉(zhuǎn)換軟件，能夠在這兩種編碼之間相互轉(zhuǎn)換，但只能進行“直譯”。其實在Word中，我們便可輕松做到“兩地通”：首先打開要轉(zhuǎn)換的文件，再單擊菜單欄“工具→語言→中文簡繁轉(zhuǎn)換”命令打開轉(zhuǎn)換窗口，如圖1-34所示，然后根據(jù)需要在轉(zhuǎn)換方向下選擇轉(zhuǎn)換方式，最后單擊“確定”按鈕便可快速完成文件語言轉(zhuǎn)換，并且在確定前選擇“轉(zhuǎn)化時包括詞匯”復(fù)選框，則Word在轉(zhuǎn)換時會自動地根據(jù)兩地語言的習(xí)慣進行翻譯，轉(zhuǎn)換完成后再進行保存，這樣便可根據(jù)需要得到簡體中文信函或繁體中文信函了。
圖1-34 中文簡繁轉(zhuǎn)換
在新建或打開Word文件時，可利用快捷鍵來加快操作，請問能否介紹一下？
答：當(dāng)然可以。在Word中確實有很多的快捷鍵幫助我們快速進行操作，在對文件操作時，常用的快捷鍵有：
（1）Ctrl+N：建立一個Word默認模板的新文件（若要建立其他模板文件的新文件，可單擊“文件”菜單下的“新建”命令，再從模板選擇框中進行選擇）
（2）Ctrl+O：快速打開文件（它相當(dāng)于單擊菜單欄“文件→打開”命令操作）。
（3）Ctrl（或Shift）鍵配合選取：一次打開多個文件（在打開對話框中每次只能選擇一個打開，若要一次打開多個文件，可利用“Ctrl”或“Shift”鍵選擇，完成后再單擊“打開”按鈕）。
（4）Alt+F+1（或2、3、4）：快速打開最新編輯過的4個文件（相當(dāng)于單擊“文件”菜單，再從其下選擇最近打開的四個文件）。
小提示：如果要在“文件”菜單下顯示更多最近打開過的文件，可單擊菜單欄“工具→選項”命令，再在選項窗口中選擇“常規(guī)”選項卡，在“列出最近使用文件數(shù)”項中便可設(shè)置顯示的數(shù)目，但最多只能設(shè)置為9個。
（5）Ctrl+F6：在打開的文件中循環(huán)切換。
（6）F12：快速把當(dāng)前文件另保存其他文件。
（7）Ctrl+F4（或Alt+F4）：關(guān)閉當(dāng)前文件，若還沒進行保存，會彈出確認框選擇是否保存。
在看一些“高手”們操作時，心里確實羨慕，他們所有操作都幾乎不用鼠標(biāo)，比如他們在保存文件對話框操作時都可不用鼠標(biāo)，請問在這有些什么快捷鍵？
答：這些快捷鍵其實很有規(guī)律，它們分別如下：
Alt+1：回到上一個文件夾。
Alt+2：回到當(dāng)前文件夾的上一級文件夾。
Alt+3：從網(wǎng)絡(luò)上搜索文件。
Alt+4：刪除當(dāng)前選中文件。
Alt+5：在當(dāng)前文件夾下新建一個子文件夾。
Alt+6：循環(huán)改變文件顯示模式，如預(yù)覽、詳細資料、屬性、列表等。
Alt+7：顯示工具菜單，如查找、刪除、重命名、打印、添至“收藏夾”、映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器等。
有些用戶在設(shè)置字體時發(fā)現(xiàn)，在字體欄中以前可以顯示字體形狀，但現(xiàn)在怎么不可以了，請問有沒有辦法去恢復(fù)它？
答：除少數(shù)常用中文字體外，多數(shù)字體可能都沒有什么印象。在Office 2000中便提供了所見即所得的功能。要恢復(fù)它可這樣去操作：單擊菜單欄“工具→自定義”命令，再在“自定義”對話框中選擇“選項”選項卡，選擇“其他”下“列出字體名稱時顯示該字體的實際外觀”復(fù)選框，如圖1-35所示，完成后關(guān)閉自定義窗口，此時再打開“字體”列表，字體的實際外觀又可顯示了。
圖1-35 恢復(fù)字體外觀
有些用戶也常遇到這種情況，自己花了很多精力制作的漂亮文件但在對方計算機上顯示不了，因為沒有安裝所使用的字體，請問有沒有辦法解決這個問題？
答：字庫是屬于系統(tǒng)資源而存在的，如果使用了一個對方系統(tǒng)上沒有的字庫，則Windows會自動以系統(tǒng)默認的字庫來代替，原先的效果就會大減。但在Word中有一項嵌入字體技術(shù)，它能夠?qū)⒁黄募瓦@篇文件所包含的字體結(jié)合成一個文件，以便傳輸?shù)搅硪慌_計算機上。具體操作方法如下
打開要嵌入字體的文件，單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再選擇“保存”選項卡，然后選中“嵌入TrueType字體”以及“只嵌入所用字符”復(fù)選框，如圖1-36所示。
圖1-36 給文件嵌入字體
在編輯Word文件時，如需馬上離開，請問有沒有辦法快速啟動屏幕保護程序？
答：快速啟動Windows屏幕保護程序，不但可以保護屏幕，同時還可利用屏保的密碼功能保護他人偷看文件內(nèi)容。其實在Office XP安裝成功后會在安裝文件夾中產(chǎn)生一個“osa9.exe”文件，運行時給它加上一個“-s”參數(shù)就可以立即啟動屏幕保護程序，具體操作方法如下：
首先在桌面上單擊鼠標(biāo)右鍵，新建一個快捷方式，并在命令行方式輸入：“C：\Program Files\ Microsoft Office\ Office\OSA9.EXE”-s（前面的路徑根據(jù)具體情況進行更改），然后修改快捷方式名稱為“快速啟動屏保”，以后便可雙擊該快捷方式運行屏保。
小提示：如果Windows系統(tǒng)中沒有設(shè)置屏保護程序，則運行此程序后會彈出警告窗口，此時我們可在顯示屬性窗口中進行設(shè)置。
一篇相同的Word文件，為什么有些用戶創(chuàng)建之后的文件要比他人的大，請問有沒有辦法對它進行“減肥”？
答：也許大家不知道，Microsoft Word在存DOC文件時只是把一些后來的信息存入，這樣就會出現(xiàn)哪怕刪除了文件中的內(nèi)容也會使它的文件越來越大的情況。因而根據(jù)它這種特性，可以通過這四種方法來為它減肥：
1．另存法
在編輯的Word文件中，只要使用“另存為”命令，Word則會重新將信息進行整理存盤，這樣可能會使得文件的容量大大減少。
2．選項法
使用第一種方法每次都要“另存為”，比較麻煩。其實只要我們打開Word，單擊菜單中的“工具→選項”命令，再單擊“保存”選項卡，在設(shè)置窗口中取消選擇“快速保存”復(fù)選框，以后Word就會在每次保存文件時自動進行信息整理并存盤，這樣便可達到“另存為”方法的效果。
另外，如果我們使用了Word的嵌入字體技術(shù)，則在選中“嵌入Truetype字體”后，還應(yīng)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框，否則Word會把所用到的Truetype字體統(tǒng)一“打包”，大大增加文件的大小。
3．“虛假”法
在保存之前，單擊“文件”菜單下的“頁面設(shè)置”打開對話框，然后用鼠標(biāo)任意單擊幾下其中的“紙張大小”、“頁邊距”等選項卡（其中的內(nèi)容可以不改動），單擊“確定”按鈕后再保存。通過這一系列的假動作，會發(fā)現(xiàn)文件也莫名其妙地變小了。
4．RTF文件法
我們知道如果把Word文件保存為文本文件，那毫無疑問文件肯定會小很多，但關(guān)鍵是保存成了文本文件后，其中的格式會丟失。而試著另存為一RTF格式的文件后，不但格式完好如初，而且能夠被許多Windows應(yīng)用程序所支持，同時容量還大大地減少。
Word XP的功能比Word 2000確實要強大，但由于機器為多人共用，有些用戶習(xí)慣使用不同版本的Word，請問有沒有辦法讓Word 2000與Word XP共存？
答：對于Word 2000與Word XP不兼容的問題確實有很多用戶都感到頭痛，在安裝最新版本的Word XP時，系統(tǒng)總會先刪除以前的版本，這樣就無法使得Word 2000與Word XP共存。但我們可以使用一些技巧來完來突破這個限制：在安裝Word XP時不選擇“Upgrade Now”選項，而是選擇“or choose an install type”選項，并選擇“complete”項，注意把安裝文件夾更改至Office XP下，與原先安裝Office 2000安裝文件夾不相同；在彈出的下一步窗口中選中“Removing Only The following applications”，并取消選中所有選項；然后為Word 2000和Word XP中的WinWord.exe各建立一個快捷方式，要使用時選擇快捷圖標(biāo)運行即可。
小提示：有時可能會出現(xiàn)一個正在安裝Office的窗口，不要用管它，過一會兒即可正常使用。
如果要對多個Word文件進行另存為其他格式的文件，如純文本文件，此時若一個個打開進行保存，工作量相當(dāng)大，請問有沒有方法在Word中進行批量轉(zhuǎn)換？
答：如果有多個文件需要轉(zhuǎn)換，而若采用單擊“打開→另存為”命令的方法確實會累得要命。其實在Word中提供了批量轉(zhuǎn)換文件的功能。首先單擊“文件→建立新文件”命令，打開“新建”對話框（注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”組合鍵，這樣Word會使用其默認模板建立一個新文件），在右側(cè)“根據(jù)模板新建”下選擇“通用模板”（而在Word 2000中會直接打開“新建”對話框，因而不需上步的選擇），然后在模板窗口中選擇“其他文件”選項卡，用鼠標(biāo)左鍵雙擊其中的“轉(zhuǎn)換向?qū)?#8221;項目，如果機器中沒有安裝此模板，系統(tǒng)會自動啟動Office 2000或XP的安裝程序，并會提示插入office安裝源光盤，再根據(jù)向?qū)瓿赊D(zhuǎn)換向?qū)О惭b即可，然后利用該轉(zhuǎn)換向?qū)П憧砂岩D(zhuǎn)換的Word文件轉(zhuǎn)換成純文本格式。
小提示：利用轉(zhuǎn)換向?qū)Э梢詫?span lang="EN-US">Word 2000/XP中所有支持的文件格式批量相互轉(zhuǎn)換，包括RTF文件、Web頁文件、WPS文件、Lotus1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作簿表。
在網(wǎng)上下載一些教程后發(fā)現(xiàn)是PDF格式，后在網(wǎng)上發(fā)現(xiàn)它可利用Acrobat來生成，但在Office介紹中發(fā)現(xiàn)其也支持PDF格式的生成，請問該如何去做？
答：其實在安裝完的Office XP中，Office XP菜單欄中是沒有PDF相關(guān)菜單項的，因而也無法生成PDF文件。不過如果我們將“Acrobat 5.0 \PDFMAKER”下的PDFMAKER.DOT、PDFMAKER.PPA、PDFMAKCE.XLA復(fù)制到“Office 10\STARTUP”文件夾中，并將“ACROBAT 5.0\PDFMAKER\Office 2000中的PDFMExcel.DLL、PDFMPOWERPOINT.DLL、PDFM Word.DLL拷貝到Office10文件夾中，然后啟動Office XP，它會詢問是否使用宏，單擊啟用宏，此時我們會發(fā)現(xiàn)，ACROBAT 5.0會被添加到了菜單欄中了，這樣我們就可以非常方便地使用Word來生成PDF文件了。
有些用戶由于工作需要需把多個Word文件保存成一個文件，此時若利用“復(fù)制”及“粘貼”來進行操作非常繁瑣，請問還有別的方法嗎？
答：要合并文件，可以使用“復(fù)制”及“粘貼”命令來完成。但是如果文件太多，一步一步執(zhí)行起來的確很麻煩。其實可以利用Word的“插入文件”來很方便的實現(xiàn)。具體操作是：首先打開源文件，然后在該文件中單擊“插入”菜單中的“文件”命令，在彈出的對話框中輸入要插入的文件即可。如有多個文件，則可以按住鼠標(biāo)左鍵拖動全部選中，則可以一次性全部完成。
在用Word編輯文件時，有時要經(jīng)常對文件進行改動?？墒怯斜仨氁Ａ舾膭忧暗膬?nèi)容。通常的做法是每改一次就用一個文件名將它保存起來。可是這樣做卻使文件越來越多了，這樣不僅占用了硬盤空間，而且管理、查看起來也不方便。不知道有什么更好辦法可以解決這個問題嗎？
答：如果有這方面的需要，可以使用Word中的“版本”功能來很發(fā)便的解決。具體操作如下：當(dāng)打開一篇Word文件，然后對其進行修改，修改完成以后，單擊“文件”菜單欄中的“版本”命令，在彈出的對話框中單擊“現(xiàn)在保存”按鈕，這時會彈出一個文本框，要求輸入對當(dāng)前修改要保存的版本的注釋，此時可根據(jù)實際情況輸入，如“Word xp”，最后單擊“確定“按鈕就完成了。如果再次修改后重復(fù)上述操作即可。就是注意在輸入版本注釋時，最好加入對各次修改后的情況的注釋。以區(qū)別不同的版本。這樣當(dāng)我們需要調(diào)用該文件的早期修改版本時，就可以再次單擊“版本”命令，通過“查看注釋”就可以更準(zhǔn)確快捷的找到我們想要的文件。最后單擊“打開”按鈕即可。
如果在彈出的“版本”對話框中選擇“關(guān)閉時自動保存版本”復(fù)選框。這樣當(dāng)每次修改完一個文件，在保存關(guān)閉該文件時，系統(tǒng)會自動文此次修改建立一個備份版本。
在編輯Word文件時，經(jīng)常要參考文件中的某部分來修改另一部分，可是由于文件太長，而且兩處文字相隔太遠，所以修改時要不停的在文件中來回切換位置，這樣實在太麻煩了。請問可以在多個窗口打開同一文件，來相互切換窗口瀏覽嗎?
答：其實遇到這種情況則可以使用兩個窗口來同時瀏覽一個文件的不同部分。實現(xiàn)在多個窗口打開瀏覽同一個文件，可以這樣操作進行：先找到窗口右邊可使?jié)L動條向上移動的黑三角形按鈕上方的一個小橫杠（這個是文件分隔標(biāo)記），移動鼠標(biāo)指向該標(biāo)記，這時鼠標(biāo)就會變成一個上下可以移動的指示箭頭，然后雙擊鼠標(biāo)左鍵，這樣當(dāng)前窗口就會一分為上下兩部分。這樣就可以在其中一個窗口顯示要查考的段落，另一個定位于要修改的段落。當(dāng)然還可以拖動該分隔標(biāo)記，把窗口分成兩個大小不同的窗口。如果修改完成后，只要再用鼠標(biāo)左鍵雙擊兩個窗口中的分隔條就可以恢復(fù)到一個窗口模式。這樣的對照編輯就很方便了。
在Word的查找功能中可以使有通配符。可是對通配符了解的比較少，請介紹一下它的一些技巧？
答：通配符我們可能并不怎么看重它，可是使用好了它，可以得到很多意想不到的收獲。下面介紹一些用得上的通配符及其使用方法。
1.“?”
該通配符可以用來代表任意單個字符，當(dāng)大家不清楚查找目標(biāo)中指定位置的內(nèi)容是什么的時候，就可以用“?”來代替。注意一個“?”只能代表一個未知字符。如果要查找不止一個字符，可以用多個“？”來通配表示。但是如果我們不知道到底有多少個字符，該如何使用呢？如果是這樣，就必須要用到下面這個通配符了。
2.“*”
該通配符可以用來代替任意多個字符。比如我們輸入“*n”，系統(tǒng)就會自動找出所有以“n”結(jié)尾的單詞或字符集，而不管它前面有多少個字符。
3.“<”
該通配符可以表示單詞的開頭。如輸入“<(th)”，系統(tǒng)就會查找到以“th”開頭得單詞，如“think”或“this”，但不查找“ether”。
4.“>”
該通配符可以表示單詞的結(jié)尾。如輸入“(er)>”，系統(tǒng)會自動查找以“er”結(jié)尾的單詞，如“thinker”，但不查找“interact”。
5.“[x1x2... ]”(x1，x2表示任意字符)
該通配符可以指定要查找該括號內(nèi)（x1，x2…）的任意字符。
如輸入“m[ae]n”，則系統(tǒng)會查找“man”和“men”。
6.“[x1-x2]”(x1，x2表示任意字符)
該通配符可以設(shè)置指定范圍（x1到x2之間, 包括“x1”和“x2”）內(nèi)任意單個字符。如輸入[r-t]ight ，則系統(tǒng)會查找“right”和“sight”。（即在“r”和“t”之間的任意單個字符）。需要注意的是。括號內(nèi)的字符要按升序的方式來排列。如不能輸入“[t-r]ight”來表示該范圍。
7.“[!x1-x2]”（x1，x2表示任意字符）
該通配符可以設(shè)置括號內(nèi)指定字符范圍（x1到x2之間，不包括包括“x1”和“x2”）以外的任意單個字符。如輸入“t[!a-m]ck”，則系統(tǒng)就會查找到“tock”和“tuck”，但不查找“tack”和“tick”。
8.“{n}”（n表示正整數(shù)）
該通配符表示n個重復(fù)的前一字符或表達式。如輸入“ro{2}m”查找“room”，但不查找“rom”。
9.“{n,}”（n表示正整數(shù)）
該通配符表示至少 n個前一字符或表達式。 如輸入“fe{1,}d”，則系統(tǒng)會查找“fed”和“feed”。
10.“{n,m}”（n，m表示正整數(shù)）
該通配符表示n到m個重復(fù)的前一字符或表達式。如輸入“20{1,3}”查找“20”、“200”和“2000”。
小提示：在使用過程中需要注意四個方面：
（1）在使用通配符時我們可使用括號對通配符和文字進行分組，以指明處理次序。例如，可以通過鍵入“<(pre)*(ed)>”來查找“presorted”和“prevented”。
（2）可使用“\n”通配符來搜索表達式，然后將其替換為經(jīng)過重新排列的表達式，例如，在“查找內(nèi)容”框鍵入“(Newton)(Christie)”，在“替換為”文本框鍵入“\2\1”，Word 將找到“Newton Christie”并將其替換為“Christie Newton”。
（3）在選中“使用通配符”復(fù)選框后，Word 只查找與指定文本精確匹配的文本（請注意，“區(qū)分大小寫”和“全字匹配”復(fù)選框會變灰而不可用，表明這些選項已自動選中，不能關(guān)閉這些選項）。
（4）如果要查找已被定義為通配符的字符。請在該字符前鍵入反斜扛（\），例如，要查找問號，可鍵入“\？”。
若在編輯Word文件時經(jīng)常要打開好多的文件，可在結(jié)束時要逐個單擊Word的“關(guān)閉”按鈕來關(guān)閉它們，這實在太麻煩了。請問有什么好方法可以一次性全部關(guān)閉它們？
答：當(dāng)然有，可以按住“Shift”鍵的同時，再單擊“文件”菜單。這時會發(fā)現(xiàn)原有的“關(guān)閉”選項已變?yōu)?#8220;全部關(guān)閉”，單擊它就可以一次性關(guān)閉多個文件了。
在打開了多個Word文件時，可不可以一次性在Word環(huán)境下全部保存好，來避免一個個保存的麻煩？
答：當(dāng)然可以。方法就是，按下“Shift”鍵不放，然后單擊“文件”菜單，這樣在下拉菜單中會多出來一個“全部保存”命令，單擊它就可以一次性保存所有已打開的文件。
在處理Word文件時，有時要參考其他Word文件、PowerPoint 文件或Excel 文件中的內(nèi)容，可是每次都要先打開這些文件，然后在它們之間相互切換，這樣很不方便。請問有什么好的方法來實現(xiàn)這種功能嗎？
答：這種情況我們是經(jīng)常碰到的，其實要實現(xiàn)這種功能可以試試Word 中的超級連接。大家都知道超級鏈接主要是用于Web頁的鏈接，其實它也可以用于文件之間的鏈接，有兩種方法來實現(xiàn)：
方法一：首先請打開源文件和目標(biāo)文件文件，然后重新設(shè)置這兩個程序窗口的尺寸，使它們同時可見。再在目標(biāo)文件選擇要鏈接的文本、圖片或其他內(nèi)容，然后用鼠標(biāo)右鍵將選定內(nèi)容拖至源文件要建立超級鏈接的位置，這時就會彈出一個菜單，選擇“在此創(chuàng)建超鏈接”選項，這樣就再次建立了超級鏈接。
方法二：要建立這種超級鏈接還可以通過粘貼的方式來實現(xiàn)。首先復(fù)制好要鏈接的文本內(nèi)容，再在要插入文本的位置單擊鼠標(biāo)左鍵，然后選擇“編輯”菜單中的“粘貼為超鏈接”選項即可。
這樣建立好超級鏈接后，選定的超級鏈接的內(nèi)容就會以藍色字體顯示在源文件中。如果下次要參考這些內(nèi)容時就不用在打開目標(biāo)文件了。在要查看整個目標(biāo)文件的內(nèi)容時，可以按住“Ctrl”鍵，然后再單擊該超級鏈接，系統(tǒng)就會自動打開該目標(biāo)文件。
有時在Word中要對一篇很長的文章進行編輯時，需要使用在文中的一些特定的內(nèi)容來參考?？墒怯植挥浀盟鼈冊谑裁次恢昧?，而查找起來又非常困難，請問有什么好方法來標(biāo)記這些內(nèi)容以方便快速地找到這些信息嗎？
答：其實可以使用隱藏書簽來很容易地標(biāo)記它們。操作如下：可以把它們放在想要的任何地方。首先在文件中要插入書簽的位置單擊鼠標(biāo)，然后在“插入”菜單選擇“書簽”選項，在彈出的“書簽”對話框中給該書簽命名，最后單擊“添加”按鈕完成。當(dāng)想使用或是查找這個書簽時，可以單擊“編輯→查找”命令來打開“查找和替換”對話框，單擊“定位”選項卡，然后在“輸入頁號”中鍵入書簽名，再單擊“定位”按鈕系統(tǒng)就會自動跳轉(zhuǎn)用書簽標(biāo)記過的內(nèi)容了。
在一個有很多頁的Word中翻頁非常麻煩，請問有沒有什么快捷的方法翻到指定的某一頁？
答：在使用普通鼠標(biāo)瀏覽Word長文件時可以使用如下技巧來做到快速翻頁：首先把指針移到右側(cè)的垂直滾動條上，再按下鼠標(biāo)左鍵不松開，并對滾動條按需要上或下拖動，滾動塊旁邊的提示框便會顯示頁碼和標(biāo)題等信息，頁面內(nèi)容也會隨之上或下滾動。當(dāng)顯示的頁碼為想要移到的頁碼時松開鼠標(biāo)左鍵即可。這種方法對根據(jù)頁碼或標(biāo)題查找文件時非常適用。
很多用戶可能不知道，其實在打開文件時也有很多技巧。請問能不能介紹一些比較有用的技巧？
答：可以。單擊Word工具欄中的“打開”按鈕，將“打開”對話框中的文件選中。單擊“打開”下拉按鈕，即可看到一個打開方式菜單，如圖1-37所示，其中“打開”命令是默認的文件打開方式，和直接單擊“打開”按鈕效果相同。若選擇其中的“以只讀方式打開”選項，則對文件所做的任何修改，只能以“另存為”方式保存，不能直接修改并保存原文件。選中某個文件并“以副本方式打開”，則系統(tǒng)會在原文件所在目錄“克隆”出一個副本。例如，以副本方式打開了C盤下“Elong”文件夾中的“簡介.doc”，則在“Elong”文件夾中會出現(xiàn)一個名為“簡介（2）.doc”的新文件。如果在“打開”對話框中選中了“Web頁”或URL，則菜單中的“用瀏覽器打開”命令有效，選擇該命令可用瀏覽器打開Web頁或撥號連接到某個Web站點。
圖1-37 打開文件方式
有些用戶在利用Word中“文件”菜單下的“發(fā)送”功能發(fā)送郵件時，總會自動啟動其默認軟件Outlook Express，請問有沒有辦法更改為自己安裝的其他郵件發(fā)送軟件？
答：要改變Word默認調(diào)用的郵件發(fā)送程序來發(fā)送郵件，我們只要在Internet Explorer中將使用的郵件發(fā)送軟件設(shè)為系統(tǒng)默認的發(fā)送程序即可。操作如下：
（1）打開Internet Explorer。
（2）選擇“工具”菜單中的“Internet選項”，再選擇“程序”選項。
（3）將正在使用的郵件發(fā)送軟件設(shè)為系統(tǒng)默認E-mail程序。
Word中的替換功能非常有用，但聽人講還可進行圖形或特殊字符的替換，請問這又是如何操作的呢？
答：這是利用剪貼板來進行操作的，因為在Word剪貼板中的最后一項內(nèi)容可以參與替換。其操作方法是：打開“查找和替換”對話框，在“替換”選項卡的“查找內(nèi)容”框內(nèi)輸入被替換的內(nèi)容，將光標(biāo)停留在“替換為”框內(nèi)，單擊“高級”按鈕展開選項卡，再單擊下面的“特殊字符”按鈕，在Word 2000中可從菜單中直接選擇“剪貼板”，而對于Word XP則可從中選擇相應(yīng)類型，最后單擊“替換”按鈕即可。
在用Word打開一個DOC文件時，很多用戶都采用執(zhí)行“文件”菜單下的“打開”命令或者單擊工具欄下的“打開文件”按鈕，請問還有沒有更快的方法進行快速打開Word格式文件？
答：快速打開Word格式文件還有以下方法可用：一種是，如果Word已經(jīng)開啟，可以直接將要打開的DOC文件圖標(biāo)用鼠標(biāo)左鍵按住并拖動到Word窗口中再放開，凡是Word支持插入的對象都可以這樣做。另一種就是，如果Word還沒有啟動，那么如果在桌面或者快捷工具欄上有Word快捷方式的圖標(biāo)的話，可以把這個DOC文件的圖標(biāo)拖到Word快捷方式的圖標(biāo)上，Word會立即啟動并直接開啟這個文件，這種方法相當(dāng)于把兩步操作只用一步完成，當(dāng)然更快捷。
如果要對WPS格式的文件進行編輯，且使用的計算機上沒有安裝WPS Office系統(tǒng)，請問能不能利用Word來打開WPS文件進行編輯？
答：可以，我們知道WPS可以打開Word格式的文件，其實Mircrosoft Office中也附帶了WPS的轉(zhuǎn)換器，它可以幫助我們將WPS格式文件導(dǎo)入到Ｗord中進行編輯，但是它不是默認的安裝選項。如果要安裝這個轉(zhuǎn)換器，可以在第一張安裝盤上找到\pfiles \common\msshared\textconv\文件夾（其中有相當(dāng)多的文件轉(zhuǎn)換器），運行“wps2Word.exe”即可。當(dāng)重新啟動Word 2000并單擊“文件”菜單中的“打開”命令時，就會在“文件類型”列表框中找到“WPS DOS file”導(dǎo)入和“WPS file（*.WPS）”項，利用這一轉(zhuǎn)換器便可以打開WPS for DOS、WPS 97和WPS 2000所有文件，并且會保留原文件的大部分格式信息和嵌入對象。
Word使用新手在使用過程中經(jīng)常需要助手提供幫助，請問有沒有辦法快速獲得幫助信息？
答：有，可以利用“Shift+F1”組合鍵（或單擊“幫助”菜單下的“這是什么”命令），光標(biāo)就會變成一個帶有箭頭的問號形狀。用它單擊文件中的文本或圖片，就會顯示有關(guān)格式信息的對話框。如果用它單擊Word 2000窗口中的元素（如工具欄按鈕或標(biāo)尺等），可以看到關(guān)于它們的功能描述，使用結(jié)束后按一下“Esc”鍵，即可恢復(fù)光標(biāo)的正常功能。
這是一個有趣的功能，可以讓Word在五秒鐘內(nèi)自動輸入3萬多個漢字，請問這是怎樣進行操作的呢？
答：其實這是利用了Word中一個彩蛋做到的。首先新建一個Word文件，然后輸入：“=Rand(200,99)”（雙引號不用輸入，同時括號及逗號都需采用半角），回車后再單擊“工具→字?jǐn)?shù)統(tǒng)計”命令看看，令你很吃驚吧！
聽說利用窗口元素可以達到一些意想不到的效果，能否介紹一些呢？
答：Word窗口由若干窗口元素構(gòu)成，如工具欄、標(biāo)尺和狀態(tài)欄等。用鼠標(biāo)左鍵雙擊它們能執(zhí)行許多操作：雙擊Word水平或垂直標(biāo)尺的空白處，可以打開“頁面設(shè)置”對話框；雙擊水平標(biāo)尺兩端的某個縮進標(biāo)記，可以打開“段落”對話框；如果在水平標(biāo)尺上設(shè)定了制表符，只要用鼠標(biāo)左鍵雙擊它，就可以打開“制表位”對話框；鼠標(biāo)左鍵雙擊狀態(tài)欄上的任意位置，可以打開“查找和替換”對話框，執(zhí)行“查找”、“替換”和“定位”操作；鼠標(biāo)雙擊工具欄右端的空白處，可以打開“自定義”對話框，調(diào)整工具欄或增減其中的按鈕，以滿足自己的要求。
在Word中通常設(shè)置了很多快捷鍵，請問有沒有辦法快速得到這些快捷鍵的列表？
答：可以利用兩種方法快速得到快捷鍵列表。第一種方法可利用按下“F1”鍵，在彈出的幫助系統(tǒng)的搜索窗口中輸入“快捷鍵”三個字，單擊“搜索”按鈕，就會彈出搜索結(jié)果列表，如圖1-38所示。在列表中單擊“鍵盤快捷方式”或“打印快捷鍵列表”就可把快捷鍵列表顯示或打印出來。
圖1-38 搜索結(jié)果列表
第二種方法是利用“宏”來完成。單擊“工具→宏”菜單下的“宏”命令。在彈出的對話框中，找到“宏名”區(qū)域，在其下拉列表中選擇“ListCommands”選項，同時在下面的“宏的位置”下拉列表中選擇“Word命令”選項，單擊“運行”按鈕。在隨之出現(xiàn)的對話框中根據(jù)自己的要求，選擇“當(dāng)前菜單和快捷鍵設(shè)置”或“所有的Word命令”中的一項，再按“確定”按鈕即可顯示出相關(guān)列表。
對于Word文件，能不能像在Windows中其他文件一樣進行預(yù)覽？
答：預(yù)覽可以幫助用戶了解文件內(nèi)容，以便打開自己想要的文件。在“打開”對話框預(yù)覽文件的方法是：選中要查看預(yù)覽的文件，單擊“視圖”菜單中的“預(yù)覽”命令，則被選中的文件的內(nèi)容可在右窗格中顯示，如Word文件可以看到它的正文、BMP等圖片可以看到縮略圖。如果被選中的文件無法預(yù)覽，則會在預(yù)覽窗格中出現(xiàn)“無法預(yù)覽”的提示。
在Word使用過程中常常需要縮放顯示比例來查看整個文件的布局，有什么快捷方法嗎？
答：如果使用的是一個滾輪鼠標(biāo)，可以直接按“Ctrl”鍵不放的同時，滾動滾輪（向上放大、向下縮?。┍憧烧{(diào)整文件顯示比例。此方法在其他Office文件中也可適用。
在Word使用過程中，有時候需要調(diào)用一些外部程序，如：Winamp、ACDSee等。通常我們每次調(diào)用，要在桌面或“開始”菜單中找到相應(yīng)快捷方式再運行，相當(dāng)麻煩。能不能在Word中直接調(diào)用它們呢？
答：當(dāng)然能。具體操作步驟如下：
（1）運行Word后，按下“Alt+F8”組合鍵彈出“宏”對話框。在“宏名”文本框中輸入宏的名稱，如：Winamp，再單擊“創(chuàng)建”按鈕。
（2）Word自動彈出一個VB代碼窗口。在插入點所在位置添加一行代碼：Shell"c:\Program Files\ Winamp\winamp.exe"（注意雙引號必須輸入，Shell是Word宏中調(diào)用外部程序的命令，空格后雙引號內(nèi)是調(diào)用的外部程序的路徑和文件名），再關(guān)閉該窗口。
（3）用鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄任意位置，在彈出的對話框中選擇“命令”選項卡，在左邊的“類別”下拉列表中選擇“宏”項，在右邊的下拉列表中找到一個名為“Normal.NewMacros.winamp”的命令，并把它拖放到工具欄上。我們就可以通過單擊這個按鈕來調(diào)用相應(yīng)外部程序了。
在使用Word編輯文件時發(fā)現(xiàn)，如果文件中包含了“@”符號，有時Word會將它解釋為電子郵件地址，并自動超級鏈接。如何避免這一情況發(fā)生呢？
答：方法其實很簡單，只要進行如下操作就可以了：
單擊“工具→自動更正選項”命令。單擊彈出對話框的“鍵入時自動套用格式”選項卡，找到“鍵入時自動替換”選擇區(qū)域。取消選擇“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接”復(fù)選框即可。
很多用戶都喜歡采用Word“頁面”視圖模式，但每個頁面之間總會有因上、下邊距而產(chǎn)生的空白區(qū)域，請問有沒有辦法去掉這些空白區(qū)域，以增大編輯視野？
答：在Word XP中可以將鼠標(biāo)指針放到兩頁文件交界的空白處，指針便會改變，并會顯示“隱藏空白”的提示，如圖1-39所示，此時單擊即可將空白去掉，顯示一條黑線，再次單擊該處即可恢復(fù)原有的空白。
如圖1-39 隱藏空白
55 利用Word創(chuàng)建PowerPoint演示文稿
聽說在Word中可以實現(xiàn)PowerPoint演示文稿的創(chuàng)建，請問怎樣進行操作？
答：首先要打開用來創(chuàng)建PowerPoint演示文稿的Word原文件，然后單擊“文件→發(fā)送→Microsoft PowerPoint”命令即可。
在長時間使用Word時，其默認的白底黑字方式常易使眼睛感到疲勞，請問有沒有方法改變默認設(shè)置，降低眼睛疲勞？
答：可以，單擊“工具→選項→常規(guī)”命令，選擇“藍底白字”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕即可把文件顯示為藍底白字，在一定程度上就能解決視疲勞的問題。
在Word中，常常需要插入一些用其他軟件編輯的新對象，并且也希望隨著源文件的更新，相應(yīng)的Word中的對象也隨之變化。要想實現(xiàn)這一要求，有什么辦法嗎？
答：可以利用Word的“插入→對象”功能來實現(xiàn)?？梢赃x擇彈出的“對象”對話框中的“由文件創(chuàng)建”功能，通過“瀏覽”按鈕直接引入需插入的文件就能達到上述要求。
58 Word中直接調(diào)用數(shù)據(jù)庫
若想在Word中通過調(diào)用數(shù)據(jù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管理，請問該怎么做呢？
答：操作步驟如下：先單擊“視圖→工具欄→數(shù)據(jù)庫”命令調(diào)出數(shù)據(jù)庫工具欄。再單擊“插入數(shù)據(jù)庫”按鈕，在彈出的對話框的“數(shù)據(jù)源”區(qū)域單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，找到需插入的數(shù)據(jù)庫，打開并選定其中需插入的字段即可實現(xiàn)。
利用語音來控制宏的操作，確實可以給工作帶來更多方便，請問這究竟是怎樣實現(xiàn)的呢？
答：Word與 IBM的Via Voice等語音識別軟件不同，它不能用語音直接操作宏。不過，可以通過間接的途徑實現(xiàn)這個功能。具體方法是：單擊“工具”菜單中的“宏”子菜單下的“錄制新宏”命令，建立一個執(zhí)行操作或輸入文本的宏。再單擊“工具”菜單下的“自定義”命令，打開“自定義”對話框中的“工具欄”選項卡。再單擊其中的“新建”按鈕，在對話框的“工具欄名稱”文本框內(nèi)輸入“語音宏”之類的文字，單擊“確定”按鈕后把它拖到Word XP窗口頂部的合適位置。
接下來就可以在新建的工具欄上添加宏的按鈕。打開“自定義”對話框中的“命令”選項卡，選中“類別”列表中剛才建立的宏。然后把它從“命令”選項卡中拖到新建工具欄的右端。最后將“自定義”對話框關(guān)閉，就可以用語音控制宏的運行了。
60 巧用Microsoft Office工具恢復(fù)響應(yīng)
在使用Office組件的時候，如果出現(xiàn)某個應(yīng)用程序未被響應(yīng)，此時該怎么辦？
答：這個時候我們就可以讓Microsoft Office工具幫上忙了。只需單擊“程序→Microsoft Office工具→Microsoft Office應(yīng)用程序恢復(fù)”命令，把未響應(yīng)的應(yīng)用程序關(guān)閉即可解決。
有些用戶拷貝Word文件到其他用戶計算機上使用時，發(fā)現(xiàn)文字無法正常顯示，請問這是什么原因，可用什么辦法解決這個問題？
答：如果一個Word文件無法正常查看，可能是作者使用了系統(tǒng)里面沒有的字體。選擇Word里的“工具”菜單，然后選擇“選項”，在“兼容性”選項卡中單擊“字體替換”按鈕，這樣可以發(fā)現(xiàn)那些缺少的Truetype字體，選擇認為可能的字體然后單擊“確定”按鈕，再去查看文件即可。
在Word文件中插入頁碼的方法很簡單，但是當(dāng)一篇Word文件很長的時候，有沒有方法可以顯示出文件的總頁數(shù)呢？
答：要想統(tǒng)計并顯示出文件的總頁數(shù)，我們需使用域名SECTIONPAGES（作用：插入本節(jié)的總頁數(shù)）。我們以文件總頁數(shù)顯示在頁腳區(qū)為例，要想實現(xiàn)這一功能，我們首先還是得執(zhí)行“視圖→頁眉頁腳”命令，把插入點移到相關(guān)位置后，輸入“{={SECTION PAGES}}”（“{}”需按組合鍵“Ctrl+F9”來輸入。），用鼠標(biāo)右鍵單擊該域名的任意區(qū)域，在彈出的快捷菜單中選擇“更新域”選項，返回值即是文件的總頁數(shù)。為了是顯示更直觀，我們也可以這樣來輸入：“共{={SECTIONPAGES}}頁”即可顯示“共x頁”字樣。
在打開一Word文件時總是打不開，請問有什么方法修復(fù)這種文件嗎？
答：要想修復(fù)這些被損壞的文件，我們可以執(zhí)行以下操作：按下“Ctrl+O”組合鍵，彈出“打開”對話框。選定要打開的已被損壞的文件。單擊“打開”按鈕右邊“▼”，選擇“打開并修復(fù)”功能即可。
查找和替換對話框中的一些復(fù)選項有何功能？“格式”和“特殊字符”按鈕又有何作用？
答：單擊“編輯→查找”或“編輯→替換”命令即可完成簡單的查找和替換操作。在相應(yīng)對話框中單擊“高級”選項按鈕，則會出現(xiàn)一些復(fù)選項和一些功能按鈕，現(xiàn)一一介紹如下：
（1）區(qū)分全/半角：選中此項，Word在查找時將區(qū)分全角和半角的數(shù)字和符號。
（2）搜索范圍：用于指定查找的范圍。包括有：向下（即從插入點所在位置向文件末尾查找）、向上（即從插入點所在位置向文件開頭查找），全部（即在整篇文件中查找）。
（3）區(qū)分大小寫：選中此項，則只查找與文本框中大小寫完全相同的文本。
（4）全字匹配：選中此項，則只查找與文本框中內(nèi)容完全相同的單詞，而把包含有該單詞的其他單詞排除。（如：在查找框中輸入“Windows”，如果選中此項，則只查找“Windows”這個單詞；若沒選中此項，則可能查找到“Windows、Windows 98、Windows 2000”等。）
（5）同音（英文）：選中此項，則可找到與查找文本框中單詞同音的所有單詞。
（6）查找單詞的所有形式（英文）：選中此項，則可找到查找文本框中單詞的現(xiàn)在時、過去時、復(fù)數(shù)等所有形式。（如：在查找框中輸入“go”，則可能找到go、going、went等單詞。）
（7）使用通配符：選中此項，即可在查找文本框中輸入通配符來代替某些字符。
（8）“格式”按鈕：單擊該按鈕，會彈出一個選項菜單，其上包含有“字體”、“段落”、“樣式”等菜單項并可以進行相應(yīng)的設(shè)置來確定查找內(nèi)容的樣式。
（9）“特殊字符”按鈕：若單擊該按鈕，則可以查找一些特殊的符號，如“段落標(biāo)記”、“省略號”等。
要對多個類似詞句進行快速查找與替換，有什么好的方法嗎？
答：我們可以使用通配符來幫助實現(xiàn)。這里給大家介紹幾種常用的通配符：
（1）在輸入查找內(nèi)容時，可以加入表達式{n}，表示重復(fù)前一個字符n次。例如：輸入“of{2}ice”，查找到的將會是office。
（2）也可以加入[]，表示查找中括號指定的字符中的任意一個。例如：輸入“[學(xué)碩博]士”，查找到的將會是學(xué)士、碩士、博士。
（3）還可以加入[！]，表示查找指定字符以外的任意字符。例如：輸入“[！a]n”，查到的將會是除an以外的所有可能組合如：in、on等。
在Word中，要查找文件的某些內(nèi)容，通常都使用“編輯→查找”功能。請問有沒有更簡單的方法呢？
答：在Word窗口右邊的垂直滾動條下方，有一個小圓點按鈕，它的作用是“選擇瀏覽對象”，單擊它，可以根據(jù)所選對象進行快速查找。
67 如何設(shè)置指定的文件頁碼起始值
如果編輯的是一篇有封面、目錄、正文的文件，如何能跳過封面、目錄頁，按照習(xí)慣把頁碼“1”設(shè)置在正文首頁呢？
答：“節(jié)”可以將文件分為具有不同頁面格式的兩個部分，因此我們可以通過在目錄頁后正文頁前插入分節(jié)符來實現(xiàn)該功能。具體操作如下（以封面、目錄共3頁，正文頁從第4頁開始為例）：
（1）把插入點移到第3頁文件后，單擊“插入→分隔符”命令，在彈出的“分隔符”框中找到“分節(jié)符類型”選項，選擇“下一頁”復(fù)選框，再單擊“確定”按鈕即插入了分節(jié)符。
（2）單擊“插入→頁碼”命令，在“頁碼”對話框中單擊“格式”按鈕，找到“頁碼編排”區(qū)域，選擇“起始頁碼”復(fù)選框并輸入“1”，單擊“確定”按鈕即按要求設(shè)置了頁碼。
小提示：如果編輯的該文件目錄部分也要從“1”開始插入頁碼，又該怎么操作呢？其實此時只需在封面頁后目錄頁前也插入一個分節(jié)符，然后按照上面所講的方法對目錄部分也操作一遍，即可實現(xiàn)目錄部分頁碼從“1”開始，正文部分頁碼也從“1”開始的編輯習(xí)慣。注意頁眉頁腳工具欄上的“同前”單選按鈕要取消選擇，否則后面的頁碼會出現(xiàn)連續(xù)的情況。
有些私人文件不希望在未經(jīng)自己允許的人觀看，除了在Word中設(shè)置密碼保護外，如果計算機中的所有Word文件不讓他人觀看，能不能對Word來個小小的設(shè)置，便可要求使用密碼進入使用？
答：可以，可以稍加設(shè)置便會在他人用鼠標(biāo)左鍵雙擊“Word文件”或直接打開Word時，都會彈出一個要求輸入密碼的登錄框，方法如下：
運行Word后，單擊“工具→宏→宏…”命令，在彈出的對話模型中輸入宏名，如“autoexec”（不包括雙引號），然后單擊“創(chuàng)建”按鈕，并在代碼窗中輸入如下內(nèi)容：
Sub autoexec()
Dim psw As String '定義psw為字符串,可省略
psw = inputbox("請輸入密碼：", "登錄？")
If psw = "elong" Then
Application.ShowMe
Else
msgbox "對不起，請與本機主人聯(lián)系使用!"
Application.Quit
End If
End Sub
附破解辦法：只需直接刪除normal.dot模板文件即可。該文件在Win98的系統(tǒng)文件夾下，如我的電腦就在“C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates”里。而該文件在WinXP系統(tǒng)中卻在用戶文件夾下，如的文件就在“E:\Documents and Settings\elong\Application Data\Microsoft\Templates”里。
Word文件的默認保存目錄是“我的文件”，而希望自己所建的文件都保存在另一個目錄中（如“D:\公司文件”），請問有沒有辦法避免每次設(shè)置保存目錄的麻煩呢？
答：我們可以通過兩種方法來改變它。第一種方法是在菜單欄單擊“工具→選項→文件位置”命令，再單擊“修改”按鈕并通過瀏覽設(shè)置好常用于存放文件的目錄（如“D:\公司文件”），最后單擊“確定”按鈕退出即可；第二種方法是更改“我的文檔”所對應(yīng)的目錄，方法是在桌面上用鼠標(biāo)右鍵單擊“我的文檔”，選擇“屬性”選項，然后在“目標(biāo)位置”中輸入新的文件夾位置（如“D:\公司文件”）即可。
聽說在Word中可對給文件進行加密，那么究竟是如何操作的呢？
答：打開要加密的Word文件，然后在菜單欄上單擊“工具→選項”命令，在打開的選項窗口中選擇“安全性”選項卡，在其下我們便可根據(jù)需要在“打開權(quán)限密碼”或“修改權(quán)限密碼”文本框中輸入要設(shè)置的密碼，如圖1-40所示，完成后單擊“確定”按鈕關(guān)閉選項窗口，在返回Word窗口后再對該Word文件進行保存即可。
圖1-40 加密Word文件
聽說有些利用Word中宏的病毒非常歷害，有沒有簡單的辦法來防止它的侵入呢？
答：可以，因為宏病毒在Word中寄居的文件就是默認的模板文件Normal.dot（在默認安裝情況下該文件位于C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates文件夾中），我們只要在安裝好Word后，把該文件的屬性更改為“只讀”，以后宏病毒便不能對它進行侵入寄存了。
小提示：如何判別是否已感染宏病毒呢，我們可采用一個簡單的辦法來進行檢測：打開這個文件，再單擊“文件→另存為”命令，若另保存對話框中保存類型固定為“文件模板”，則表示該文件已經(jīng)感染宏病毒。
Word能自動地對最近打開的Word文件進行記錄，如果在公用的計算機上，不想讓別人看到在Word中打開過哪些文件，請問有沒有什么簡單的方法實現(xiàn)？
答：有簡單的方法。首先按組合鍵“Ctrl+Alt+–”，此時鼠標(biāo)指針會變成黑色的減號。然后再在菜單欄單擊“文件”菜單，移動指針至需要清除的文件名稱上并單擊，再次打開“文件”菜單看看剛才的那個文件名稱是不是消失了。
有些Word新用戶在編輯文件時，總是忘記進行保存，因而在停電或死機時發(fā)生“做無用功”的情況，請問有沒有辦法來避免這種無用功的發(fā)生呢？
答：在編輯文件時要時刻進行保存，以免遇上機器故障或停電等意外情況發(fā)生，而使辛苦白廢，其實在Word中可以進行一個小小設(shè)置，它便能自動保存。在Word中單擊“工具→選項”命令打開“選項”對話框，選擇“保存”選項卡，選中“自動保存時間間隔”項，并調(diào)整其時間間隔（默認為10分鐘），這樣就可以全身心的投入到你的創(chuàng)作中，不必有什么顧慮了，因為Word會“不時地”保存文件。
小提示：（1）定時保存文件功能僅對Word格式的DOC文件有效，其他文件無效；（2）若在Windows 95或Windows 98的計算機上使用Word，用于保存自動恢復(fù)文件的默認文件夾為：Windows\Application data\Microsoft\Word文件夾。如果使用的是Windows 2000/XP，或者計算機上有不止一個活動用戶配置文件，自動恢復(fù)文件會保存在Windows\My Documents and Setting\用戶名\Application data\Microsoft\Word文件夾下，用戶可以自行恢復(fù)。
在編輯文件時有時需要離開一會，但不想關(guān)閉文件，為了避免別人不小心改動了自己的文件，請問有什么辦法暫時保護文件不被別人修改嗎？
答：可利用窗體加鎖完成。在工具欄后端空白處單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出菜單中選擇“窗體”選項打開窗體工具欄，再在窗體工具欄上單擊“保護窗體”圖標(biāo)按鈕，如圖1-41所示，使該工具按鈕處于使用狀態(tài)，然后再關(guān)閉窗體工具欄便可對不知情的人起到一定的防護作用。
圖1-41 保護窗體
在保存文件的時候突然想把它保存到其他的文件夾下，而此時該位置并沒有建立這個文件夾。不知可不可以不用返回而直接建立文件夾，并把文件保存在該文件夾中？
答：當(dāng)然可以。只要在窗口右上方的一排圖標(biāo)中單擊“新建文件夾”圖標(biāo)，就可以建立起新文件夾后，然后再把文件保存到該文件夾中即可。
為了避免他人觀看我的文件內(nèi)容，請問有沒有操作簡單的方法快速隱藏Word文件的內(nèi)容呢？
答：其實只需選定整篇文件內(nèi)容，把字體顏色設(shè)置為“無”，就會發(fā)現(xiàn)所有的文字內(nèi)容都不見了。也可以通過插入文本框或是自選圖形來覆蓋需隱藏的部分文件內(nèi)容。但是要注意的是，應(yīng)該進行“對象不隨文字移動”設(shè)置，否則就會前功盡棄。
小提示：如果文件中為英文，則可選中內(nèi)容后，再把它們的字體設(shè)置為“wingdings”或“webdings”，相關(guān)英文就會變成亂碼。
| 快 捷 鍵 | 用 途 |
| Alt+Tab | 切換到下一個窗口 |
| Alt+Shift+Tab | 切換到上一個窗口 |
| Ctrl+W或Ctrl+F4 | 關(guān)閉活動窗口 |
| Ctrl+F5 | 在最大化后，恢復(fù)活動窗口的大小 |
| 快 捷 鍵 | 用 途 |
| F6 | 從程序窗口中的另一窗格移動到任務(wù)窗格（按順時針方向）?？赡苄枰炊啻?/span> |
| Shift+F6 | 在程序窗口中從一個窗格移動到另一個（按逆時針方向） |
| Ctrl+F6 | 當(dāng)同時打開了多個窗口時，可切換到下一個窗口 |
| Ctrl+Shift+F6 | 切換到上一個窗口 |
| Ctrl+F7 | 當(dāng)文件窗口沒有最大化時，執(zhí)行“移動”命令（位于該窗口的“控制”菜單中）。請使用方向鍵移動窗口，并在完成后按“Esc”鍵 |
| Ctrl+F8 | 當(dāng)文件窗口沒有最大化時，執(zhí)行“大小”命令（位于該窗口的“控制”菜單中）。請使用方向鍵移動窗口，并在完成后按“Esc”鍵 |
| Ctrl+F9 | 將一個窗口最小化為圖標(biāo)（僅對一些 Microsoft Office 程序有效） |
| Ctrl+F10 | 最大化或恢復(fù)選中的窗口 |
| Print Screen | 將屏幕的顯示內(nèi)容復(fù)制到剪貼板 |
| Alt+Print Screen | 將選中窗口的顯示內(nèi)容復(fù)制到剪貼板 |
| 快 捷 鍵 | 用 途 |
| F10 或 Alt | 選擇菜單欄，或同時關(guān)閉打開的菜單和子菜單 |
| Ctrl+Tab或 Ctrl+Shift+Tab | 按下“F10”或“Alt”鍵選擇菜單欄后，選擇一個工具欄。工具欄選中后，選擇下一個或上一個工具欄或菜單欄 |
| 快 捷 鍵 | 用 途 |
| Tab 或 Shift+Tab | 在工具欄和菜單欄選中的情況下，選擇下一個或上一個按鈕或菜單 |
| Enter | 打開選中的菜單，或執(zhí)行選中按鈕或命令 |
| Shift+F10 | 顯示選定項的快捷菜單。 |
| Alt+空格鍵 | 顯示窗口快捷菜單（“控制”菜單） |
| 向上鍵或向下鍵 | 菜單或其子菜單打開后，選擇上一個或下一個命令 |
| 向左鍵或向右鍵 | 選擇左邊或右邊的菜單。如果子菜單打開了，則用于在菜單和子菜單間的切換 |
| Home 或 End | 選擇菜單或子菜單中第一個或最后一個命令 |
| Esc | 關(guān)閉已打開的菜單。如果子菜單打開了，則只關(guān)閉子菜單 |
| Shift+向下鍵 | 選中菜單后，顯示命令列表。 |
| Ctrl+向下鍵 | 打開一個縮短的菜單后，顯示所有命令集合 |
| Alt+Ctrl+=（等號） | 將工具欄按鈕添加至菜單。當(dāng)鍵入此組合鍵后再單擊工具欄按鈕時，Microsoft Word 會將按鈕添加至適當(dāng)?shù)牟藛巍＠?，單?#8220;格式”工具欄上的“項目符號”，可將“項目符號”命令添至“格式”菜單 |
| Alt+Ctrl+-（減號） | 從菜單中刪除命令。當(dāng)鍵入此組合鍵后再選擇菜單命令時，該命令將被刪除。如果改變了主意，可以將菜單命令添回菜單 |
| 快 捷 鍵 | 用 途 |
| Alt+Ctrl++（數(shù)字鍵盤上的加號） | 為菜單命令自定義快捷鍵。當(dāng)鍵入此組合鍵并選擇了菜單命令時，將會顯示“自定義鍵盤”對話框，可以在其中添加、更改或刪除快捷鍵 |
| 快 捷 鍵 | 用 途 |
| Ctrl+F12 | 顯示“打開”對話框 |
| F12 | 顯示“另存為”對話框 |
| Alt+1 | 轉(zhuǎn)到上一文件夾 |
| Alt+2 | 打開所打開文件夾的上一級文件夾（“向上一級”按鈕 ） |
| Alt+3 | 關(guān)閉對話框，并打開因特網(wǎng)搜索頁（“搜索Web”按鈕） |
| Alt+4 | 刪除所選文件夾或文件（“刪除”按鈕） |
| Alt+5 | 在打開的文件夾中創(chuàng)建新子文件夾（“新建文件夾”按鈕） |
| Alt+6 | 在“列表”、“詳細內(nèi)容”、“屬性”和“預(yù)覽”視圖之間切換（單擊“視圖”旁邊的箭頭） |
| Alt+7 或 Alt+L | 顯示“工具”菜單（“工具”按鈕） |
| Shift+F10 | 顯示選定項的快捷菜單，例如文件夾或文件 |
| Tab | 在對話框的選項或區(qū)域之間切換 |
| F4 或 Alt+I | 打開“查找范圍”列表 |
| F5 | 更新在“打開”或“另存為”對話框（“文件”菜單）中可見的文件 |
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| Ctrl+O | 打開文件 |
| Ctrl+W | 關(guān)閉文件 |
| Alt+Ctrl+S | 拆分文件窗口 |
| Alt+Shift+C | 撤銷拆分文件窗口 |
| Ctrl+S | 保存文件 |
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| Ctrl+H | 替換文字、特定格式和特殊項 |
| Ctrl+G | 定位至頁、書簽、腳注、表格、注釋、圖形或其他位置 |
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