工作之需 2009-03-04 17:08:00 閱讀1370 評論2 字號：大中小 訂閱
工廠采購及應付賬款管理制度
一、目的
1規(guī)范采購操作步驟和方法，確保采購的質量和采購要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。
2規(guī)定了應付賬款入賬、調賬等方面的管理要求，規(guī)范應付賬款管理工作，防范公司處理應付賬款業(yè)務過程中的經營風險。
二、適用范圍
本規(guī)范適用于公司的生產用原物料、生產設備、工具和固定資產（不含公司長期代理產品）等采購的控制。
三、 定義
1、 供應商：是指能向采購者提供貨物、工程和服務的法人或其他組織。
2、 抽貨檢驗標準：此標準是對采購物品進行檢驗的參照標準，由技術部門或其他相關權責部門編寫交采購中心匯總成冊。
3、 貨物檢驗報告：是貨物驗收部門和人員對貨物進行驗收后對所采購貨物給出驗收報告和處理意見。
4、無票應付款：采購貨物的所有權已經轉移至本公司，但是供應商的正式發(fā)票尚未到達財務部的應付款項。當供應商的發(fā)票送達財務部時，應將無票應付款轉入應付賬款。公司的無票應付款和應付賬款構成了公司資產負債表上的應付賬款
四、 物資采購報銷流程
1 物資采購前要由用料申請人先填寫采購計劃，“采購計劃表”經部門領導簽字同意后，交與采購人員，采購人員制作“采購定單”并進行采購。
2 凡購進物料、工具用具，尤其是定制品，采購者應堅持先取樣品，征得使用部門及領導同意后，方可進行采購或定制。
3 物資采購返回單位，須經物資使用部門（庫房管理人員）核實、驗收簽字，出具“入庫單”。
4 物資采購報銷必須以發(fā)票為據(jù)，不準出現(xiàn)白條報銷。
5 物資采購前，預借物資款，必須經財務主管領導簽字批準方可借款，執(zhí)行借款流程；物資采購完畢，需及時報銷。
6 物資采購報銷須填寫報銷單，執(zhí)行費用報銷流程
7 凡不按上述規(guī)定采購者，財務部以及各業(yè)務部門的財務人員，應一律拒絕支付。
五、應付賬款入賬程序
（一）、有票應付款
1財務部業(yè)務會計對采購定單、供應商發(fā)票、檢驗入庫單進行審核，即“三單符合”審核。
2 三單中的第一單“采購定單”是指由采購合同、采購定單、委托加工單等組成的合同單據(jù)。第二單“供應商發(fā)票”是指由發(fā)票、收款收據(jù)組成發(fā)票單據(jù)。第三單“入庫單”是指由入庫單、質檢單、運輸提貨單等組成的收貨單據(jù)。
3 財務部業(yè)務人員在“三單符合”審核后，制作記賬憑證并按照會計復核、批準程序入賬。
4 有關部門對合同、訂單的修改原件，應及時傳遞到財務部。
（二） 無票應付款
1 倉庫管理員在收到供應商的合格來貨（經檢驗合格）后，填寫入庫單并將入庫信息傳遞給財務部門。未經質量檢驗合格的貨物不得入庫。
2 財務部核對每一張入庫單，確保信息準確無誤。將無票入庫貨物作為暫估入庫進行核算。
3 對貨物入庫后超過一個月發(fā)票未達的無票應付款，財務部應及時與采購部聯(lián)系并跟蹤。
（三） 應付賬款
1 供貨方開來發(fā)票，從無票應付款轉入應付賬款時，必須經過“三單符合審核”。財務部業(yè)務人員應當在“三單符合審核”后，方可將無票應付款轉入應付賬款。將暫估入庫的項目轉入庫存項目。
2 財務部在“三單符合審核”中發(fā)現(xiàn)不符或不完全相符時，應立即通知商務部和物流部門。商務部應及時與供應商聯(lián)系處理，并在一周內將問題調查清楚并合理解決。財務部應同時將所有三單不符的情況記錄，并定期跟蹤和向財務經理或財務經理匯報。
3 對在“三單符合審核”中多開票、重開票的供應商應提出警告，情節(jié)嚴重的，要考慮給予處罰或更換。
4 生產部門應在每月二十八日前將供應商的質量退貨及向供應商索賠的資料傳遞到財務部，財務部應于當月?lián){整應付賬款。
5 任何供應商應付賬款的調整必須有充分的依據(jù)并經財務經理及相關人員的書面批準。這些依據(jù)應附在相應的調整憑證后。
6 更改供應商名稱必須得到供應商提供的合法的資料，并經過財務部經理的批準。這些資料應附在相應的調整憑證后。
六 應付賬款賬齡分析
1 財務部每季度進行一次應付賬款的賬齡分析，并分析資金安排和使用的合理性。
2 財務部每月打印出有借方余額的應付賬款，并通知采購部及相關部門。采購部及有關部門應及時與供應商聯(lián)系解決，并將結果在一周內告知財務部。對超過兩個月的有借方余額的應付賬款，財務部應向財務經理和總經理作書面匯報。
七 對賬
1 財務部每月應核對應付賬款總賬與明細賬，對存在的差異及明細賬中的異常項目和長期未達項目，財務部應會同商務部采購人員進行調查，并經財務經理書面批準后及時處理。
2 財務部每年至少獲得一次供應商對賬單，對發(fā)現(xiàn)的差異應及時與供應商聯(lián)系解決。
