胡國龍
（講課提綱）
同學們：
今天給大家講授的內容是關于辦公室工作的理論和實踐。
在坐的對象有三種，師大文秘專業(yè)的學生、企業(yè)辦公室的主管、機關局室從事文綜工作的員工。都是從事或今后將從事機關或企事業(yè)單位辦公室工作的專業(yè)人才。因此，系統(tǒng)掌握辦公室工作理論、實際操作方法和技巧，對完善和提升自己在這方面的能力和素質是大有益處的。
本人曾在國家大二型企業(yè)負責辦公室工作10年，在高新區(qū)負責辦公室工作16年，時間之長、感觸之多、體會之深，談不上有經(jīng)驗，更論不上有什么秘訣，最多可以說經(jīng)歷多一點，有人說我這個辦公室的老油條，啥都會一點、啥都懂一點、但啥都冒干好，我想說，至少留下的教訓可以值得借鑒。那今天我的課就講講從無數(shù)教訓中積累的一點點經(jīng)驗吧。不當之處，請大家指正。
一、辦公室的基本知識
（一）辦公室理論的規(guī)定性概述
1、名詞概述。辦公室是指一個單位具體設置的綜合性的職能機構，是協(xié)助單位首腦辦理專門事項、輔助和協(xié)調本單位整個日常工作事務的部門，是指揮、控制整個單位工作的中心部門和聯(lián)絡上下左右、溝通四面八方的樞紐和窗口。
2、職責概述。①處理本單位內綜合性的日常事務；②制訂單位內部的有關規(guī)章制度；③對單位內部各部門之間的關系和工作進行協(xié)調、督辦以及處理有關收、發(fā)業(yè)務。④為首腦搞好各項服務。
3、范圍概述。①人員的配備與管理；②行政執(zhí)行中的檢查、協(xié)調和監(jiān)督；③文書、檔案保管；④物資供應、后勤管理；⑤對內外接待以及一些內務日常方面的具體的業(yè)務活動的組織、管理和執(zhí)行。
4、條件概述。①應具備的硬件條件：辦公的專用空間；電話、電傳、打字機、攪碎機、裝訂機、復印機、資料柜等辦公用具。②應具備的軟件條件。文職服務包括的所有系統(tǒng)：辦公自動化系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)、政務資料信息系統(tǒng)、工作協(xié)調督辦及后勤管理系統(tǒng)及分類、收發(fā)、打印、經(jīng)管、統(tǒng)計等具體操作管理的基本條件。
（二）辦公室地位和職能的一般性概述
1、地位的概述：
一是處于中心地位：辦公室是指揮、控制整個機關工作的中心部門，代表領導處理全局性的問題，又是一個單位的信息網(wǎng)絡中心，是各種信息的交匯點和集散地，上下左右、四面八方的信息，都在辦公室匯集和綜合，并且發(fā)揮出信息中心的綜合效應。
二是處于窗口地位：辦公室是聯(lián)絡上下左右、溝通四面八方的“窗口”，是信息網(wǎng)絡中心，處于聯(lián)絡站的地位，主要負責接受處理上級和兄弟單位的來問來函，接待上級領導的視察，處理各類公務往來，接待人民群眾來訪等等。一般與外界的聯(lián)系，都首先要經(jīng)過辦公室。
三是處于樞紐地位：辦公室在一個機關中，是溝通上下、協(xié)調左右、聯(lián)系各方，保證機關工作正常運轉的樞紐。辦公室雖然與其他職能部門同屬一個序列，但是，它與其他職能部門的區(qū)別在于其他職能部門是管理層、執(zhí)行層，辦公室則是中階層。辦公室直接輔助領導工作。
2、職能的概述：
一是指導管理職能。辦公室的指導職能，主要指對下屬機構工作的指導主要體現(xiàn)在：①傳達、制定有關方針、政策，②制定具體的、個別的方針、政策，③對上級有關部門的政策作出闡釋，④提出具體貫徹執(zhí)行的意見和方案。
二是參考咨詢職能。
①收集信息職能：開展實際調查——進行理論研究——組織信息加工。
②輔助決策職能：確定合理目標——制定實施方案——協(xié)調組織實施——進行情況反饋和總結經(jīng)驗。
③服務協(xié)調職能：一是服務職能。首先是為領導服務。做好參謀助手，協(xié)助領導處理日常事務，進行調查研究，收集整理信息為領導決策提供依據(jù)，以及完成領導交辦任務等都屬于服務的內容。其次是為本機關、本單位同級兄弟部門服務。辦公室承擔著文印、打字、文件管理、檔案管理、印信管理等任務。有的綜合性辦公室還承擔著機關事務管理等后勤工作任務。再次是為下級單位和人民群眾服務。二是協(xié)調職能。①統(tǒng)一步調。②化解矛盾。③合理安排。
④監(jiān)督職能：a)辦公室對有關部門或人員所分擔的任務要心中有數(shù)，通過各種途徑隨時掌握他們完成任務的進度，并且檢查其工作完成的質量。b）如果發(fā)現(xiàn)執(zhí)行部門在并無充分理由的情況下延宕工作，致使任務的完成產(chǎn)生困難，辦公室就應當采取果斷的處理辦法，催促其及時完成任務。
（三）關于辦公室基本任務的微觀性概述
1、會議管理工作——組織對會議的審批、安排、調度、通知、記錄、服務及善后工作的處理；
2、文書處理工作——組織對本單位公文的起草、制作、傳遞（送審）、印發(fā)；
3、調查研究工作——組織進行事關全局性的政策性、戰(zhàn)略性調查研究工作， 實施執(zhí)行過程的調研工作及中心工作的專題調研工作；
4、文字綜合工作——組織對各種信息、資料、情況進行收集、整理、加工、分析，綜合為專題材料，組織各種專題交流會議、口報會議、研討會議材料。
5、信息處理工作——組織對各種信息的收集、傳遞、處理、反饋，為領導決策作基礎性服務。
6、協(xié)調調度工作——對全局性、綜合性（指涉及幾個部門或全機關）工作進行組織協(xié)調、指揮調度。
7、督察督辦工作——組織對重點工作進行督查、督辦，實施考核、通報，發(fā)揮監(jiān)督、推動、控制、反饋作用。
8、檔案管理工作——組織對原始性、有價值的文件、資料進行分類整理、立卷歸檔，并做好檔案的管理和使用；
9、信訪接待工作——組織搞好領導的和全局性的信訪接待，傾聽群眾呼聲，關心群眾疾苦，保護群眾利益，切實解決問題，妥善處理矛盾糾紛，做好安撫工作；
10、機要保密工作——嚴格按制度做好保密工作，收密多、知密早、曉密廣、泄密易，被人關注，機要保密十分重要；
11、公務接待工作——按程序、按規(guī)范做好政務接待、行政接待、交流參觀接待、外事接待、商務考察接待等；
12、信印管理工作——組織搞好文本管理、介紹信管理、聯(lián)系函管理及印章管理；
13、值班值勤工作——領導值班安排、民主值班安排，重大慶典、參觀活動值勤安排、節(jié)假日和群眾聚眾、上訪、集會、鬧事維穩(wěn)值班值勤安排；
14、后勤服務工作——會議室管理、辦公設備管理、安全保衛(wèi)管理、公共服務管理、倉庫管理；
15、物資和采購工作——重大物資采購申請事項、招標選點、組織采購，進庫登記，報廢處理，包干經(jīng)費結算；
16、車隊管理工作——車輛配備、購置和更新，司機管理，公務車調度，價格審查，修理維護和車輛報廢處置；
17、物業(yè)管理工作——公共環(huán)境、衛(wèi)生管理，綠化、安全、車輛停放管理，門衛(wèi)保安管理，汽源、電源、油源管理，會議室管理和茶水服務及領導辦公室環(huán)衛(wèi)管理；
18、房產(chǎn)管理工作——所有公用房產(chǎn)管理，辦公用房分配、維修、水電和供冷暖設備、電梯管理及維護維修等。
二、辦公室的規(guī)定事務
（一）日常事務。（主要有七大項）
1、日常管理：指辦公室天天面對的規(guī)定性、大量的、具體的、瑣碎的事務管理，具有“繁”、“雜”、“小”、“變”的特點，就像一個家，開門七件事：柴、米、油、鹽、醬、醋、茶一樣，每天如此。
2、印信管理：指對印章（機關、單位的印章是機關、單位權力的象征和職能的標志，具有一定的權威性和法定性，具有全權威、證明、標志的作用）信證（指機關單位的介紹性和憑證，介紹信是單位對外聯(lián)系、商洽事務的憑證，嚴禁開空白介紹信）的管理。
3、會議管理：指對各種專項會議進行計劃、安排和協(xié)調處理。
4、信訪接待：①指代表本單位全權辦理各類單位的來訪，程序是接待——閱信——登記——轉辦；②原則是“熱情、講禮儀、細致周到、妥善處置”，要求“及時接待、詳細商談、認真登記、迅速辦處”。
5、外事工作：是辦公室的一項對外的工作。主要對象是境外的人和事?；驹瓌t：主權高于一切——高度統(tǒng)一——嚴守紀律——平等相待——內外有別——接待相當。
6、禮儀禮節(jié)：指辦公室公關活動的行為規(guī)范。
①形象禮儀：由單位的對外公眾形象、環(huán)境、信譽、待人接物、言談舉止和員工服飾、接待交流語言等元素構成的一種品質和規(guī)范。
②書面禮儀：即禮儀文書。（請柬的用法，會務專用信件和賀卡等制作）
③握手禮節(jié)：交往禮節(jié)中最基本的一種方式。一般情況下注意六個方面：上下級之間，上級伸手后，下級才能伸手相握；長輩晚輩之間，長輩伸手后，晚輩才能伸手相握；男女之間，女人伸手后，男人才能伸手相握；握手時應伸出右手握手；握手時，應摘掉手套；握手時間力求適度。
④互相介紹禮節(jié)：是社交場合常用的一種方式。
a. 自我介紹：注意高度謙虛；克服羞澀；講究繁簡。
b. 介紹他人：先客氣地打招呼，先把年輕的介紹給長者，把晚輩介紹給長輩，把男子介紹給女子，把下級介紹給上級。
7、督查督辦：此工作是領導推進工作的一項最常用最有效的工作方法和手段，是辦公室在領導的授權下進行的一項工作。
①督查程序：a. 具體事項督查程序：交辦——轉辦——承辦——催辦——檢查——辦結——辦結回告——審核——立卷——歸檔；
b. 特大或中心工作督查程序：分解——立項——送審——批辦——轉交辦——督辦——催辦——檢查——綜合分析——專題回告——審核——再批辦——再催、督辦——再辦結回告——再審核——立卷——歸檔。 -
②督查公文：督查工作決定、工作計劃、工作匯報、督查工作查收分解、督查工作簡報（指反映進展情況、經(jīng)驗介紹、督查效果）、督查工作專報（指對重大決策、會議文件督查落實情況的通告，指限發(fā)領導層人員和上報上級機關的簡報材料）、督查工作通報。
（二）承辦事務（主要有兩項）
1、收文事務。①擬辦：指對來文的處理，作出初步意見呈領導批辦。②請辦：包含請辦法和請批法兩種。 請辦法是指辦公室根據(jù)收文通告直接注明送請主管部門辦理（或辦處或閱處）； 請批法是指辦公室將收文直接呈請領導批辦。由領導直接批示具體意見。③傳閱：指輪流傳看的引事復印、翻印的重要文件和資料。a. 按順序傳閱；b. 分送傳閱或集中傳閱。.④催辦：是指必須辦理答復的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促檢查。⑤承辦：是指機關、單位有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。⑥辦復：是指需辦理的文件在辦畢后，對來文單位所作的答復。（函復、口頭答復、復印領導批示、就地處理、統(tǒng)籌處理）
2、發(fā)文事務。①發(fā)文程序：擬稿——審核——簽發(fā)——繕印、校對——用印、登記、封發(fā)②傳文：指根據(jù)文件內容和規(guī)定的傳達范圍，利用會議進行口頭傳達。根據(jù)時限要求，可一次性傳達，也可分幾次傳達。
（三）溝通協(xié)調事務（主要有五項）
1、內部溝通協(xié)調：指為了使機關、單位內部門之間能夠配合適當所開展的銜接、交流、協(xié)商、調度所做的工作。
（1）作用表現(xiàn)為：①凝聚作用，促使工作上分工合作；②樞紐作用：統(tǒng)籌指揮調度，減少失誤，提高效率，起到樞紐作用；③保證作用：促使大政方針、路線、政策的貫徹執(zhí)行；④調節(jié)功能作用：各方力量形成一個合力，使整個工作井然有序、同步運轉。
（2）協(xié)調范圍為：公務協(xié)調——事務協(xié)調——政策協(xié)調——會議協(xié)調——關系協(xié)調——公文協(xié)調——受理請示協(xié)調——戰(zhàn)略協(xié)調
2、與上級溝通協(xié)調
①以大局為重，維護上級威信。認真執(zhí)行上級決策，說話注意場合分寸，凡事不要通過貶低上級來抬高自己。
②互換思考，為上級分憂。做積極的執(zhí)行者，當?shù)昧Φ膮⒅\。
③擺正位置，就位不“越位”。做的工作不越位，表態(tài)不越位，決策不越位，應酬不越位，答復問題不越位。
④疏密有度，一視同仁。對上級群體或班子所有成員做到“五個一樣”： 組織上要一樣服從，工作上要一樣支持，態(tài)度上要一樣對待，請示匯報要一樣的程序，接待服務要一樣的安排。
3、與同級溝通協(xié)調：指同級部門之間、同職個人之間關系的處理。同為同級、同職之間的，既有共同的目標，又有各自的分工；既要互相支持、幫助，又蘊涵著彼此的競爭。
掌握的原則：見賢思齊，強者為師；互相尊重，彼此信任；互相補臺，積極配合；寬容別人，學會自制；與人為尊，以誠相待；互相支持，排憂解難。
4、與下級溝通協(xié)調：與下級部門或下層員工之間關系的處理，與下一級建立起和諧融洽的關系。最好的方法是以朋友的身份與下級打交道，與下級平等相處。通過工作任務等的確定與實施來構成與下級的關系。
掌握的原則：大膽信任和授權；人格平等；平衡關系（調解下級之間的矛盾和沖突）；信息溝通；人文關懷。
（四）參謀事務
主要發(fā)揮出主意、想辦法、提建議方面的參謀助手作用。
原則：①圍繞中心，突出重點，著眼事關全局的大事，著眼“牽一發(fā)而動全身”的工作； ②掌握分寸，適度適宜； ③將意見變成問題提出來； ④多提幾個方案供領導選擇； ⑤先提問題，再提出建議，一并提出。 ⑥ 注意事項：a. 針對不好的消息提的建議意見婉轉表達。 b. 領導未采用自己的意見不要忌恨、猜疑。c. 能力不強的領導面前，施展參謀才干更要謙虛謹慎，但機會來了，抓住不放，充分展示。
（五）領導服務事務（主要有六項）
1、領導的日程安排：多指將主要領導每周或每月重大工作（活動）的內容及行程進行安排，制作一個表并注明相關事項和要求。
2、領導的接待事務：多指領導示意的小范圍內的聚會、聯(lián)誼、應酬等活動的安排、接待。
3、領導協(xié)調服務事務：多指領導示意的一定范圍內重要事宜的聯(lián)系、銜接、協(xié)調、催辦和落實。
4、領導生活服務事務：多指領導個人和家庭及親朋戚友在生活上的相關服務事務。
5、領導的公務活動服務：多指領導親自參加的參觀、考察、學習、開會的聯(lián)系安排的相關服務事宜。
6、領導的健康服務：專指領導的健康咨詢、檢查治療和療養(yǎng)及平時的養(yǎng)護及參加喜好的體育鍛煉活動等事項的服務。
三、辦公室的工作技巧
（一）關于人際關系的技巧
一是與上級相處的技巧。要注意尊重上級的職權、維護上級的威信、尊重上級的工作業(yè)績、理解上級工作的甘苦；對上級提出批評要講究技巧。
二是與下屬相處的技巧。要注意尊重下屬，平等待人；體察下情，關心和愛護下屬；實事求是，公正處事；言而有信，敢于承認錯誤和承擔責任；以身作則。上級在與年長者交往時，應以尊敬的態(tài)度，以晚輩的身份與之交往；與年輕下屬交往時，以慈祥的長者形象出現(xiàn)，應該表現(xiàn)出對下屬的關心、愛護、理解和支持；對下屬的錯誤應正確地進行批評和處罰。
三是與同事相處的技巧。要注意①加強同事間的交流；②謹慎對待贊揚和褒獎；③正確對待同事的優(yōu)點和成績；④勇于承認差距，虛心學習他人長處；⑤關心同事的工作成績，肯定和贊美同事的優(yōu)點；⑥工作中競爭應保持心平氣和；⑦與同事一起取得工作成績時不要爭名利。要妥善處理同事間的矛盾，①不要輕易責怪、批評和抱怨別人；②不在領導面前詆毀和貶低其他同事；③當同事利益受損失，不能幸災樂禍，應挺身而出進行維護；④不散布他人隱私和私密，不要過分干涉別人的私生活。
四是與其他部門間的關系。①積極合作，相互配合；②堅持原則，分清是非；③經(jīng)常溝通，不互相排擠；④職責分明，不爭功諉過；⑤互相學習，取長補短。
（二）關于協(xié)調工作的技巧
1、熟練掌握協(xié)調的種類，以便針對性地采取不同方法。
一是按范圍分有四種：
①戰(zhàn)略協(xié)調。辦公室必須協(xié)助戰(zhàn)略決策者和戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃制定者，對戰(zhàn)略規(guī)劃討論中出現(xiàn)的各種方案進行分析，對各種看起來矛盾實際上都可能相互補充的意見進行綜合協(xié)調。
②政策協(xié)調。指辦公室在政策制定中的協(xié)調工作和政策本身所具備的協(xié)調性，是為了避免先后制定的政策彼此矛盾和有關單位在執(zhí)行同一政策的過程中發(fā)生矛盾，造成實際工作的混亂。
③事務協(xié)調。指對各部門各單位日常事務發(fā)生矛盾而進行的協(xié)調工作。
④計劃協(xié)調。指在行政領導機關制定和執(zhí)行工作計劃、企業(yè)發(fā)展計劃、事業(yè)發(fā)展計劃時所進行的協(xié)調。
二是按協(xié)調關系分有八種：
①上下關系的協(xié)調；②左右關系的協(xié)調：協(xié)調本單位各部門之間的關系；協(xié)調本單位與有關單位的關系。③局部與整體關系的協(xié)調；④領導人之間關系的協(xié)調；⑤業(yè)務關系的協(xié)調； ⑥內部關系的協(xié)調；⑦工農(nóng)、城鄉(xiāng)關系的協(xié)調；⑧軍政、軍民關系的協(xié)調。
2、熟悉掌握做好協(xié)調工作的技巧。
一是熟記協(xié)調工作的六字要訣：
①“硬”協(xié)調（指運用行政法規(guī)組織協(xié)調）； ②“軟”協(xié)調（指運用道德輿論的力量和負責政治工作的優(yōu)勢進行協(xié)調處理）； ③“冷”協(xié)調（指運用冷處理的辦法解決矛盾，特點是“避其鋒芒，以柔克剛，后發(fā)制人”）； ④“熱”協(xié)調（指趁熱打鐵的方法解決矛盾、協(xié)同處理問題）； ⑤“明”協(xié)調（指利用會議、談話、對話、談判形式進行公開場合下的協(xié)商解決矛盾）； ⑥“暗”協(xié)調（指與“明”協(xié)調相輔的方法，首先背后做工作、協(xié)調關系，再轉入“明”協(xié)調解決問題）。
二是掌握機構內部人際關系協(xié)調的技巧
a. 協(xié)調與領導關系的技巧：
①勇?lián)負?；②切勿越位；③巧言進諫；④貴在勤奮：手要勤、腦要勤；⑤與不討人喜歡的上級融洽相處：上級領導才能不如自己；上級領導偏聽偏信；上級領導心胸狹窄，嫉妒賢能。
b. 協(xié)調與下級關系的技巧：
①以身作則：帶頭搞好人際關系；要帶頭樹立良好的職業(yè)道德；要帶頭廉潔奉公。
②協(xié)調下級關系中的平衡藝術：平衡利益的可容性；平衡心理的可接受性；平衡空間的等距性。
③協(xié)調下級關系中的引力藝術：作風的吸引性；態(tài)度的相近性；需求的互補性。
三是熟練運用協(xié)調工作中的語言技巧。
a.. 激勵的語言藝術。情愫真切；揚長也須論短；多用通俗語言。
b. 說服的語言技巧。以情動人；巧妙利用數(shù)字；重復申述；采用比喻；用名人的話或俗語來支持你的言論。
c. 批評的語言藝術。使用幽默的語言；多用委婉語言；批評應注意場合；批評語適度技巧。
（三）關于外事工作操作技巧
一是外事接待準備。
1、邀請前的準備。邀請外賓往往同某項具體工作聯(lián)系在一起，無論是禮節(jié)性回訪，還是有目的的科技文化交流，開學術討論會，參觀、考察、游覽等，往往先由本單位領導人員或具體業(yè)務部門、專門部門的負責人以書面形式向上級領導提出請求。邀請外賓可以是按計劃進行的，也可以是臨時性的。正式的邀請必須是書面的，用郵寄、電傳、電子信件的方式均可。邀請發(fā)出后須耐心等待，不可催促。
2、接待準備要求：
（1）接待計劃的擬定。接待計劃應盡可能具體、詳細、全面、周到，擬訂后應報送上級領導單位批準后再執(zhí)行。接待計劃廣義上應包括如下內容：代表國家，代表團名稱，人數(shù)，團長姓名、職務，抵離時間，所乘交通工具，來訪目的、要求，接待方針，迎送和陪同人員姓名、職務，會見、宴請及主持人的姓名、職務，業(yè)務活動（包括會談、貿(mào)易洽談、技術交流、簽訂合同、參觀考察等），游覽、購物、文娛活動，食宿、交通安排，費用開支，新聞報道，禮品，安全保衛(wèi)以及安全免檢，行李免檢或從寬檢放等。
（2）具體準備工作。提前預訂住房；準備專業(yè)活動；落實參觀單位；通知迎接陪同人員；準備禮品。
（3）準備工作注意事項：依靠各方，密切配合；認真仔細，充分準備；精心設計，巧妙安排。
二是外事接待實務。 外事接待工作總體上由禮賓禮儀、參觀游覽、生活保衛(wèi)三個部分組成，在接待工作中又分為各具體事項。要區(qū)別不同國家、不同對象，結合具體時間、地點、條件，有針對性地做好外事接待工作。
1、接待外賓須知
（1）態(tài)度應不卑不亢、熱情大方。（2）不可帶病參加活動，以免引起外賓反感。（3）嚴格遵守時間。（4）參加接待活動前，不要吃大蒜等有強烈辛辣氣味的食物，以免帶有口臭。（5）在外賓面前，舉止要文雅，不要摳鼻、剔牙、挖耳、伸懶腰、哼小調等。（6）在公共場所，不要隨地吐痰。（7）尊重外賓的生活、風俗習慣，對外賓的服飾打扮、形貌、動作、表情等不要評頭論足，更不可譏笑或做出怪異表情。（8）遇到熟悉的外賓，要主動友好的打招呼致意。（9）與外賓用餐，不要狼吞虎咽、發(fā)出響聲，喝酒時嚴格控制酒量。（10）不要私自接受外賓的禮品，更不能暗示外賓送禮。
2、排列禮賓次序
（1）按身份與職務高低排列。（2）按字母順序排列。（3）按通知代表團組成的日期先后排列。（4）把關系最密切的國家（團體或個人）排在最前列。
3、參觀游覽
（1）突出重點；（2）有針對性；（3）勞逸結合。
三是外事洽談。洽談，又稱談判，指中外雙方就政治、經(jīng)濟、文化、軍事等領域中的具體問題作商洽性的談判。
1、意向性洽談
（1）準備談判。
①要收集和提供準確、詳細的信息和文獻資料。②擬訂計劃。③洽談調查。④正式談判前，預備方案往往有兩個：一個是對我方最為有力的方案，另一個是能夠接受和利益最低的方案。⑤談判會場的布置。⑥迎接、安頓對方人員等。
（2）洽談組織：地點選擇；人員安排；談判進度；洽談目的。
（3）洽談策略：開放策略；先苦后甜策略；休會策略；疲勞戰(zhàn)術；最后期限策略；不開先例策略；以外促內策略；潤滑策略。
（4））談判中的服務：口語翻譯；記錄；協(xié)助起草協(xié)議書。
2、簽約性洽談
（1）簽約前的準備：確定日期；確定地點；會場布置（右為上，左為下，以旗面為準，右為客方，左為主方）；必備物品；確定人員。
（2）簽約程序：①雙方按規(guī)定時間進入簽字會場，簽字人員入座，助簽人員侍立兩旁，其他人員按主客位置并依身份順序由中向兩邊站列； ②助簽人員協(xié)助翻揭簽字文本并加以指點，第一文本簽完后，由助簽人將文本互相交換，簽字人再在對方的文本上簽字，然后由雙方簽字人交換文本，相互握手。眾人鼓掌表示祝賀； ③由服務人員送上香檳，賓主舉杯共賀，攝影留念。
四是外事出訪程序。（有規(guī)范、硬性的程序，沒有技巧，按規(guī)定辦）
（四）關于調研工作的操作技巧
一是調查研究工作方法上的技巧（共有9種方法可供選擇，可單向可多向）：
①實地調查法：蹲點、檢查、勘察。②召開座談會。③綜合歸納法。
④抽樣調查法：純隨機抽樣；等距抽樣；分類抽樣；整群抽樣。
⑤定性、定量分析法：定性分析是指根據(jù)社會現(xiàn)象或事物所特有的屬性和運動變化中的矛盾性來研究事物的方法或手段。定量分析是指對社會現(xiàn)象存在和發(fā)展的規(guī)模、速度、程度等進行度量、計算和說明，從而了解社會現(xiàn)象的數(shù)量、數(shù)量變化和數(shù)量關系。
⑥比較法。⑦民意測驗法：書面問卷；走訪調查法。⑧統(tǒng)計調查法：利用固定報表的形式，把下邊的情況反映上來，通過分析而進行的一種常用的調查研究方法。⑨資料調查法。
二是撰寫調查報告的技巧。
1、注重特點：真實性；針對性；鮮明性。
2、明細結構：
（1）層次結構：①該項調查的意義概述；②闡述前人的研究成果；③介紹本次調查的范圍、對象、時間、地點、方法、程序；④昭示調查事實，分析研究成果；⑤總結與討論，進一步辨明事物發(fā)展的趨勢和方向；⑥提出作者的觀點和建議；⑦注明參考資料。
（2）內容順序：①標題；②開頭；③正文：調查報告的中心思想和觀點；說明中心思想和觀點的事實；對這些事物的分析與評價?？偟囊笫牵合群笥行颍斅缘卯敚唧w充實，有點有面，突出重點。④結尾：簡要，或提出結論，或概括經(jīng)驗要點，或交待事物產(chǎn)生的影響或群眾意見、反應；或說明不足之處或提出新的問題，指出努力方向，或可省略。
3、劃清類型：
（1）按調查報告涉及的范圍分：普通調查報告；專題調查報告。
（2）按調查研究的不同內容分：介紹新事物型；介紹典型經(jīng)驗型；揭露問題型；反映社會現(xiàn)狀型；事物發(fā)展動態(tài)型。
4、巧用語言：簡潔、明了、準確、生動、通俗。
5、選準題材：
（1）主題：真實正確、穎脫俗、鮮明通達、精煉集中。
（2）選材：精心選材，圍繞主題，由表及里，去粗取精，把分析得來的情況資料一一篩選，把與主題無關的、次要的、非本質的、瑣碎的材料都剔除，選出那些能夠反映事物本質的、主要的典型材料。
6、充分表現(xiàn)：用事實說話，用典型的事例來說明觀點。
（五）關于接待工作的技巧
一是熟悉地掌握接待對象以針對性的制定不同的接待方案。
①按接待對象的身份不同，可分為官方的和民間的兩種，通常指在外事接待中。
②按接待對象的人數(shù)多少，可分為集體的和個人的兩種。
③按接待對象所從事的不同活動，可分為講學、旅游、參觀、訪問、開會等。
④按接待對象的來源不同，有內賓和外賓之分。
⑤對象的工作目的不同，可分為上級領導檢查、視察工作；兄弟單位領導指導工作；有關單位前來取經(jīng)等。
⑥按接待對象邀請與否，可分為應邀請的和未被邀請的兩種。
二是科學合理地安排接待形式。
①引見式：秘書工作人員負責將客人介紹給有關部門或有關領導。至于來賓以什么方式前來、何時回去、需要食宿與否等，都不作安排。
②會見式：秘書工作人員直接接待來賓，并與對方會談有關事宜。會談結束，接待工作也結束。
③座談式：秘書工作人員單獨或和領導一起與來賓座談，商洽有關事項。座談完成，接待工作也完成。
④陪同式：秘書工作人員在來賓訪問期間負責陪同來賓參觀、旅游，或協(xié)辦有關事情。這種情況，來賓的迎送由其他有關部門負責。
⑤迎送式：秘書工作人員負責迎接來賓，并送走客人。這時候對于來賓的其他活動一般不予考慮。
⑥協(xié)辦式：整個接待工作由外事部門或其他有關部門負責，秘書部門只是協(xié)助辦理有關事項。
三是內賓接待的技巧。
1、工作要求：負責接待人員態(tài)度要和藹、誠懇；接談回答要認真、負責；介紹情況要做到實事求是、嚴守機密；服務工作要熱情周到。
2、接待程序：接受任務——了解來賓——預定食宿——派人接站——商議日程——禮節(jié)拜訪——組織會談——陪同來賓——安排送站——接待小結
3、接待內容：對上級領導機關來賓的接待；對平級機關和與本單位有業(yè)務來往的外單位來賓的接待（分領導同志來與一般工作人員來兩種情況）；系統(tǒng)受管單位來賓的接待；對新聞記者的接待。
四是外賓接待的技巧。
1、基本原則：統(tǒng)一的原則；適應性原則；平等的原則；內外有別的原則；節(jié)儉的原則。
2、接待工作種類：①業(yè)務性接待工作（搜集資料，熟悉情況；為領導出謀獻策；斟字酌句，把好文字關）；②事務性接待工作（迎來送往的安排；會見、會談的安排；宴請安排；文藝活動、參加游覽等）。
五是宴請接待安排技巧。
1、宴請的幾種形式。
國際上通用的宴請（賓）形式有宴會、招待會、茶會、工作進餐等。宴賓活動采用何種形式，通常根據(jù)活動目的、邀請對象以及經(jīng)費開支等各種因素而定。
（1）宴會：①國宴。（略）
②正式宴會。除不掛國旗、不奏國歌及出席規(guī)格不同外，其余安排大體與國宴相同。有時亦安排樂隊奏席間樂，賓主均按身份排列就座。
③便宴。即非正式宴會，常見的有午宴、晚宴，有時亦有早上舉行的早宴。這類宴會形式簡便，可不排座位，不作正式講話，菜肴道數(shù)亦可酌減。便宴較為隨便、親切，宜于日常友好交往。
④家宴。即在家中設宴招待客人，以示親切友好，家宴往往由主婦親自下廚烹調，家人共同招待。
（2）招待會：①冷餐會（自助餐）。這種宴請形式的特點是不排席位，菜肴以冷食為主，也可以用熱菜，連同餐具陳設在菜桌上，供客人自取。冷餐會，在我國常用于官方正式活動，我國舉行的大型冷餐招待會，往往用大圓桌，設座椅，主賓席排座位，其余各席不固定座位，食品與飲料均事先放置桌上，招待會開始后，自動進餐。
②酒會。又稱雞尾酒會，這種招待形式較活撥，便于廣泛接觸交談。招待會以酒水為主，略備小吃。不設座椅，僅置小桌（或茶幾），以便客人隨意走動。
（3）茶會。這是一種簡便的招待形式，舉行的時間一般在下午四時左右（也有上午十時舉行的）。茶會通常設在客廳，不用餐廳。廳內設茶幾、座椅，不排席位。
（4）工作進餐。按用餐時間分為工作早餐、工作午餐、工作晚餐，它是現(xiàn)代國際交往中經(jīng)常采用的一種非正式宴請形式（有時由參加者各自付費），利用進餐時間，邊吃邊談問題。在代表團活動中，往往因日程安排不開而采用這種形式。進餐往往排席位，如用長桌，其座位排法與會談桌位安排相仿。
2、宴請的準備工作。
首先要確定宴請的目的、名義、對象、范圍與形式。其次要確定宴請時間和地點。還有，宴請席位的編排也是一項很重要的準備工作。現(xiàn)時通用的模式一般都與會議中安排座次的圓桌式或方桌式差不多。以圓桌為例，主人應面向正門居中而坐，主賓坐在主人左手一邊，第二位的賓客坐在主人右手一邊，依次類排。最后的一項準備工作就是發(fā)送請柬。便宴經(jīng)約妥之后，可不發(fā)請柬，工作進餐一般不發(fā)請柬。
3、宴請過程中的禮儀
①席前主人怎樣迎接客人：主人一般在門口迎接客人，有時還可有少數(shù)其他人員陪同主人列隊歡迎客人。主賓到達后，由主人陪同進入休息廳與其他客人見面。主人陪同主賓進入宴會廳，全體客人就座。
②席間主人怎樣向客人敬酒、敬菜：客人入座之后，主人首先應該起立，舉杯向客人敬酒。碰杯先后以座次順序為序，從主到次進行，只僅僅一杯即可，不可碰得太響。碰杯干杯之后，主人應持筷子示意，請客人正式用餐。宴會進行中，當客人互相謙讓，不肯下箸時，作為主人，便有給客人敬菜的任務。
——當每一道菜端上桌時，主人可簡單介紹一下這道菜的色、香、味等特色，并熱情招呼客人動箸，嘗試。
——當餐桌上的客人有主次、長幼之分時，每一道菜上來，主人應先請主客或者長者首先品嘗。
——分菜時，主人可站立起來，用公筷、公匙為客人分菜。首先分給在座的主客或長者。
——當客人對某道菜表示婉謝時，主人不宜強人所難，硬將菜塞到客人碗里。
③席后主人怎樣歡送客人。
客人就餐完畢，起身告辭。主人應送主賓至門口，熱情話別，要等主賓離去后，主人才可關門或轉身回到宴會廳。
（六）關于會務管理的技巧
一是認真做好會前準備工作。
①確定會議名稱：以與會者的身份或職務作為會議名稱的主體；以會議的內容作為會議名稱的主體；②確定會議時間（會期宜短不宜長）；③確定會議地點；④確定與會人員；⑤會議議題的確定：領導確定議題，辦公室和有關部門準備材料；辦公室主動收集議題；下級部門提出的議題；上級機關提出的議題；⑥制發(fā)會議通知：一般采用文件或電報形式，要求簡明扼要，概念準確，寫清楚會議時間、地點、議程、員、要求等；⑦會議議程、日程與程序的確定：會議議程是指會議所要通過文件、解決問題的概略安排。日程則是指會議各項活動在會期以內的每一天中的具體安排。程序是指為完成會議議程而按照工作順序和時間先后依次安排的會議工作體系，是對會議議程的具體化；⑧組織會議報到；⑨擬制編組名單；⑩準備會議文件：草擬文件，審閱文件，文件送迎。
二是認真搞好會議管理。
1、會議管理方法
①行政方法：建立必要的會議制度；頒布會議政策；制定會議計劃；會議審計活動。②法律方法：立法；司法。③經(jīng)濟方法：經(jīng)濟杠桿；經(jīng)濟處罰。
2、會間組織服務工作：①組織簽到；做好會議記錄；②編發(fā)會議簡報；③會議特殊情況的處理；④特殊會議的組織工作。
三是做好會議禮儀。
1、安排好會場。
首先，選擇會場：大小要適中；地點要合理；附屬設施要齊全；要有停車場地。其次，會場選定，接著是布置。人民代表大會的會場要布置得隆重莊嚴；慶祝大會的會場要布置得喜慶熱烈；紀念性會議的會場要布置得肅穆典雅；業(yè)務洽談會議、看樣訂貨會議、經(jīng)驗交流會議的會場要布置得和諧親切。一些大型會議的會場門口，還要張貼“歡迎”之類的標語。
2、正確設計主席臺和會場形式。
（1）主席臺設置：①大型會議的會場大多設主席臺，和與會人員呈面對面形式。②中型會議的主席臺，設在舞臺上面或下面均可，如設在臺下，要離與會者近一點，稍微墊高一點。③小型會議可不設主席臺。
（2）會場形式種類（根據(jù)交際需要和情況而選定）：①圓桌式、方桌式。在圓桌或方桌的周圍安放椅子，可以互相看得見。領導和會議成員可以無拘無束地自由交談，適合于召開16~20人左右的小型會議。②“口”字型。如果出席會議的人較多，可以把桌子擺成口字型，內側也可以安排座位。③“匚”字型、“V”字型。擺成“匚”字型、“V”字型時，要注意主席位置，要有黑板或銀幕。就像研討會使用黑板或幻燈那樣，要讓與會者不必挪動座位就可以看到。④教室型。是目前中國最通行的開中型、大型會議的會議形式，它便于召開發(fā)布會或以說明情況、傳達情報為目的的會議。
3、注意排列座次。
主席臺座次，以上主席臺人員的職務（或社會地位、聲望）高低排列，最高的排在第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間座位為重點，面向會場，依左為上、右為下的原則排列。若有幾排座位，其余各排的排位可靈活掌握。
其他參加會議的人員面對主席臺就座，習慣采用以下幾種方法排列：①按漢字筆畫排列；②按地理位置排列；③按行業(yè)系統(tǒng)排列；
4、搞好會務服務。
①準備好會議文件和材料，包括工作報告、典型經(jīng)驗、會議須知、日程表、編組名單。②辦妥后勤服務事宜。③大型會議要做好新聞發(fā)布準備工作。
5、注意會議禮儀特點。
①代表會議的禮儀；②工作會議的禮儀；③例會的禮儀；④報告會的禮儀；⑤座談會的禮儀；⑥經(jīng)驗交流會的禮儀；⑦表彰會的禮儀；⑧紀念會的禮儀；⑨慶賀會的禮儀；⑩新聞發(fā)布會的禮儀。
四是做好會后事項處理工作。
1、整理會議記錄； 2、印發(fā)會議紀要； 3、安排與會人員離會； 4、會議文件和立卷歸檔；5、會議決定事項的傳達與催辦； 6、會議新聞報道； 7、會議財務決算； 8、總結會議工作（積累經(jīng)驗、明確成績和缺點）。
（七）關于后勤工作的技巧（關鍵是對人的要求：人要正、事要公、管要嚴）
1、要熟悉后勤工作的特性：具有先行性、服務性、不可替代性和實用性的大特性。
2、要選用愛崗敬業(yè)的后勤人員。具備“負責、實干、勤儉、奉獻、無私”主動精神。
3、要熟悉后勤服務工作的任務：
（1）房產(chǎn)管理：基本建設；房產(chǎn)的分配；房產(chǎn)的維修；水電及供暖設施的管理；費用管理。（2）辦公用品管理：計劃；購置與保管；發(fā)放；經(jīng)費核算。（3）機關環(huán)境管理：搞好總體規(guī)劃；衛(wèi)生管理；環(huán)境保護工作；綠化工作；安全保衛(wèi)工作。（4）車輛管理：車輛的配備定編；購置、更新車輛；值班、調度；車輛的維修及保養(yǎng)。（5）公共服務部門管理：電話服務部門；招待所的管理；醫(yī)療衛(wèi)生所的管理；食堂管理；物業(yè)設備的管理。
（八）關于公文的寫作技巧
一是要熟悉掌握公文主旨的確定依據(jù)。
1、黨和國家以及上級文件是公文主旨確立的直接依據(jù)；2、領導意圖是公文主旨的具體要求；3、工作實踐是確立公文主旨的直接因由。
二是要熟悉地運用公文主旨的表現(xiàn)形式。
1、題目明旨；2、開門見山；3、卒章顯志；4、片言居要；5、一線貫通。
三是正確選取和使用公文材料。
1、材料的占有：直接材料和間接材料；現(xiàn)實材料和歷史材料；具體材料和概括材料；正確材料和反面材料。2、選材的要求：準確；新穎；真實；典型。3、公文材料的使用方法：先亮觀點，后列材料；先列材料，后擺觀點；邊列材料，邊擺觀點。
四是巧妙組織和安排公文結構。
1、結構組成：標題、開頭、結尾、層次和段落、過渡和照應。
2、結構安排：縱向組合結構（直敘式、遞進式）、橫向組合結構（并列式、總分式）、縱橫交叉結構。
3、結構要求：必須圍繞主旨安排結構；必須有明確、清晰的層次；必須做到完整、嚴謹、勻稱。
4、公文的表述方式：敘述、議論、說明。
5、公文的語言運用：規(guī)范性詞語的運用；大量使用介賓短語；簡縮和模糊語言（比如“原則同意”）。
（九）關于督查督辦工作的技巧
一是熟悉掌握要督查的內容。
1、檢查上級制定的方針、政策、重要的文件和重要會議精神貫徹落實情況；
2、檢查上級重要工作部署，重要決定事項的落實情況；
3、檢查上級和本級領導同志重要批示和交辦事項落實情況；
4、認真完成上級黨委辦公室交辦的督促檢查事項；
5、負責人大代表、政協(xié)委員提出的需要答復的有關提案、議案辦理情況的督查；
6、領導同志認為必須督促檢查的重要事項。
二是熟練掌握督查工作的技巧。
1、督察報告的寫作技巧：要突出本地特色；督察報告的主要任務是向上反映督查工作的重要情況；要突出反映問題。
2、查辦催辦的技巧：與信息工作、調查研究工作、信訪工作相結合；實事求是，秉公辦案；分級負責，歸口辦理；領導上陣，親自查辦；堅持結報反饋制度；樹立全局觀念，圍繞改革和建設這個中心，以查辦催辦黨和政府各項改革方針、決策和重要工作部署的貫徹執(zhí)行情況為主。
3、專項查辦的技巧：要事實清楚處理得當；嚴格查處時限，徹底查清事實。
4、跟蹤督查的技巧：要看實際工作效果如何；要強調深入，掌握實際。
（十）關于給領導提建議的技巧
一是考慮領導易于接受的建議方式和時機。
1、以子之矛攻子之盾的提建議法：以領導的話作為個人評價事物的標準；以行為證據(jù)證其偽；指陳先言明其心。2、娛樂中要適時提建議：潛移默化，潤物無聲；借題發(fā)揮，巧妙引申；切勿掃興。
二是提意見要注意不讓領導丟面子。領導十分注意自己在公開場合，特別是在其他領導或者眾多下屬在場的時候，不能丟面子。如果辦公室主任的意見使領導感到難堪，即使是出于善意的愿望，即使是“對事不對人”，但其結果卻必然是一樣的：使領導的威信受到損害，自尊受到傷害。
三是迂回表達反對意見。過于直接的批評方式，會使領導自尊心受損。因為這種方式使得問題與問題、人與人面對面地站到了一起，除了正視彼此以外，已沒有任何的回旋余地，而且，這種方式是最容易形成心理上的不安全感和對立情緒的。迂回的方法很容易擺脫其中的各種利害關系，淡化矛盾或轉移焦點，從而減少領導的敵意。在心緒正常的情況下，理智占了上風，領導自然會認真地考慮所提的意見，不至于先入為主地將意見一棒子打死。
四是不要裝腔作勢。任何領導都喜歡有知識、有才干的下級。在領導面前下級要敢于實事求是，即使是有能力的下級，急于表現(xiàn)自己的才能也不要操之過急，不要裝腔作勢。才能是需要通過行動和實力表現(xiàn)出來的。凡是裝腔作勢的下級絕大部分都會當場被領導看出，只是有的領導給下級留點面子，不當面把“西洋鏡”拆穿罷了。
五是不做“百曉”，不當“萬能”。
六是不可隨便向領導提建議。
七是注意建議有可行性、可操作性和投入成本。
（十一）與不同性格的領導相處的技巧
一是與冷靜型領導相處的技巧。如果遇到這樣的領導，一切工作計劃，提供意見，不要自作主張，等到計劃決定后，只要負責執(zhí)行便好。至于執(zhí)行的經(jīng)過，必須有詳細記載，這種一絲不茍的精神，詳細記載的報告，正是他所喜歡的。但執(zhí)行中遇到的困難，最好能自行解決。
二是與熱忱型領導相處的技巧。如果遇到熱情的領導，要保持受寵不驚的常態(tài)，采取不即不離的方式?！安患础笨墒顾麩崆樯仙淖邉莺途?，“不離”可使他不感失望?！熬又坏缢?，對熱情的領導，最好是這種方法，只能用急脈緩受的方法。
三是與豪爽型領導相處的技巧。如果遇到的是豪爽的領導，絕對不用擔心沒有發(fā)展的機會，不必擔心懷才不遇。與豪爽型領導則比較容易溝通，可以進諫自己的意見，好好表現(xiàn)，努力工作表現(xiàn)自己的能力。這類領導雖較好相處，但也要講究適度。
四是與平庸型領導相處的技巧。遇上這樣的領導，最好“既來之，則安之”，把自己的工作做好。1、弱將手下出強兵；2、期望值要合理；3、扶助領導出謀劃策，平庸型的領導一般決策水平也不高，拿不出好主意，易受下級影響，忠誠地為之獻策獻計的人往往能受到他的重用。一句話，要善待平庸型的領導。
五是與優(yōu)柔寡斷型領導相處的技巧。這類領導風格不健全，缺乏魅力，給人的感覺是膽子小，不果斷，甚至會給工作帶來麻煩，讓大家都受到牽連。1、貼近領導取得信任；2、說服應有耐心，不可急于求成。猶豫不決的領導遇事不果斷，前怕狼后怕虎，而且最怕此時下級逼迫，說服優(yōu)柔寡斷的領導非要有耐心不可，要和風細雨，不要急風暴雨。
六是與多疑型領導相處的技巧。多疑型領導一般表現(xiàn)為：過度警惕，對下級的一言一行都得琢磨琢磨；不信任下級，凡事都要問個究竟；懷疑下級背著自己說壞話；缺乏自信。怎樣與疑心重的領導相處呢？1、做事小心謹慎；2、常匯報，多請示；3、善于給多疑型領導鼓氣。
七是與彼此不團結的領導相處的技巧。1、要保持距離，不過分親熱；2、要一碗水端平，不厚此薄彼；3、要“超然事外”，不介入矛盾；4、要巧妙溝通，不隔岸觀火。
八是與火爆脾氣的領導相處的技巧。
1、管好“火源”。脾氣大的人，往往性子比較急躁，肚子里裝不得一點事，容易發(fā)火，一點就著，一碰就響。與這樣的領導相處，要了解他的性格特點，同時要理解他。
2、控制火勢。一旦領導發(fā)火了，一定不能對著干，如果是下級的過失導致領導發(fā)火，辦公室主任首先要作自我批評，找出過失原因，采取補救措施。
3、把握火候。領導發(fā)火時也可能有些不在理，或者給工作造成影響，應把握火候，擇機進言，請領導遇事要冷靜、理智，不要放縱不好的脾氣。
4、正確對待領導的發(fā)火：不馬上反駁或憤憤離開；不中途打斷領導的話，為自己辯解；不要表現(xiàn)出漫不經(jīng)心或不屑一顧；不文過飾非，嫁禍于人；不有意嘲笑對方；不用刻薄的含沙射影的語言給領導某種暗示；不轉移話題，假裝沒聽懂對方的話；不故作姿態(tài)，虛情假意；不灰心喪氣，影響工作。
九是與嫉賢妒能的領導相處的技巧。這種領導的典型特征是害怕追隨者的競爭，不能容忍下級超過自己，應采取以下對策：1、不可讓領導自慚形穢；2、在領導長處之外發(fā)揮自己的特長；3、尋求組織解決。
十是與自私的領導相處的技巧。自私的領導常常遇事替自己打算，與下級爭名利。辦公室主任在與這類領導相處時應掌握以下原則：潔身自好；沉默；有原則地代領導受過。
十一是與挑剔型領導相處的技巧。一般來講，喜歡挑剔型的領導有兩類：一類是水平較高，再一類就是嫉妒心強，要采取以下對策：準確了解任務；爭取領導的信任；多匯報；多請教。
十二是與強迫型領導相處的技巧。1、不卑不亢。即不自卑也不能高傲，待人態(tài)度得體、分寸恰當。2、減少正面沖突，以免領導形成你故意同他對著干的成見，造成工作無法開展。3、尋找機遇，自然而然地顯示自己的才干、能力與學識，爭取得到他的重視。
（十二）關于借權、用權、控權的技巧
一是借權的方法和藝術。
1、借上級之權。比如請上級領導到本部門作指示或進行現(xiàn)場指導；使下級和群眾知道自己的工作是得到上級支持的；積極主動地配合上級開展工作，取得上級信賴。
2、借下級之權。巧妙的把自己的想法變?yōu)橄录壍闹饕獠⒂上录壢マk理。上級領導為了對工作負全責而向下級借權，依靠下級抓好生產(chǎn)的同時，落實思想政治工作。這種借權，既有授權，又含有擴權，一般來說，下級是很容易接受的。
3、借領導成員之權。根據(jù)領導成員的競爭心理，班子分工各抓一項工作，看誰抓得效果好，以此激發(fā)他們的積極性；根據(jù)領導成員的競爭心理，今天安排你去抓項有難度的工作，明天又安排他去抓另一項有難度的工作，誰做得好就表揚誰，哪點做得好就表揚哪點，形成互相之間互不示弱、你追我趕的局面。
4、借社會關系之權。向社會關系借權，是利用其有利的方面，開展公共關系活動，積極正面爭取。
5、借群眾之權。①領導的自我表露，使群眾獲得直接理解領導意圖的機會，爭取群眾支持。②用自我損害的方法可以贏得群眾的支持。領導必須向群眾說明，自己之所以要這樣做的目的是出以公心，這樣做連自己的權力和利益也要受到損害，自我損害的方法可以增加表率效果。③用提高參與感的辦法克服個別群眾的消極情緒。有個別群眾會由于領導的做法而受到極大的損失，應吸收他們參與到制定決策的過程中來，盡量滿足他們的心理需要，防止不良情緒的擴散。
6、借集體之權。集體的組織原則是少數(shù)服從多數(shù)。決議一旦定下來，就不能由個人隨意推翻。
二是用權控權的技巧。
1、寬嚴相濟。是指辦公室主任在控制下級權力時，要寬嚴相濟、寬嚴適度。既不能使下級輕易妄為，又不能使下級束手束腳、顧慮重重。既能大膽放手，使下級有所作為；又能把握方向，宏觀控制，使下級有所不為。
2、恩威并重。是指在實施控制時，既要施之恩，又要施之以德，感化影響、說服指導，從而贏得下級的信賴；又要施之以威、施之以權，查驗所為，獎優(yōu)罰劣，使下級有敬畏之感。
3、未雨綢繆。要在授權之前，針對施權的對象，采取超前的策略，實行積極穩(wěn)妥的控權方式，總是掌握主動，治人不治于人。
4、權力制約的利弊。限制權力的濫用，有利于克服腐敗現(xiàn)象，即抑制權力的負向作用，保證權力的正向作用。
（十三）關于工作中的語言運用
1、鼓動的語言藝術：
一是鼓動的操作要領要得當。愈少用批評愈好；幫助下級建立安全感；善于開發(fā)下級的創(chuàng)造性；注意強化下級的優(yōu)點，弱化其缺點；要盡量使工作充滿樂趣；培養(yǎng)下級的自信心；不要忽視細節(jié)；不要以自己的習慣或模式強求下級。
二是贊美下級應“雪中送炭”。領導經(jīng)常贊美下級，職工的積極性、創(chuàng)造性就不斷被激發(fā)、被調動。贊美之于人心，如陽光之于萬物。予人以真誠的贊美，體現(xiàn)了對人的期望與信任，并有助于增進彼此間的了解和友誼，是協(xié)調人際關系的好方法。最有實效的贊美不是“錦上添花”，而應是“雪中送炭”。最需要贊美的不是早已美名天下?lián)P的人，而是那些自卑感強、被錯當成“丑小鴨”的“白天鵝”的人。他們平時很難聽到贊美，一旦被人當眾真誠的贊美，就有可能尊嚴復蘇，自尊心、自信心倍增，精神面貌煥然一新。這樣有助于下級真正發(fā)現(xiàn)、發(fā)揮自己的長處和優(yōu)勢，激發(fā)起更強的上進心、榮譽感和自豪感。
三是表揚下級的語言應具體。要明確表揚的具體行為；要避免評價他人；要真誠；要表示你的尊敬；不要“但是…”；語言要自然流利；表揚用語要適當；語言要用獨特的表達方式，不用陳舊的套話；要了解對方。
四是贊美和表揚應注意的問題。要忌任意拔高；切忌褒少貶多。
2、關于批評的藝術。批評和表揚一樣，都是激勵下級的一種方法。批評的作用是為了限制、制止和糾正下級的某些不正確行為。
一是掌握批評的原則。
1、唯實原則：實事求是；公正民主；強調下級工作的重要性；自責在先。 2、唯事原則。3、因人而異原則：職業(yè)情況；年齡情況；知識、閱歷情況；心理情況。 4、適度原則：質的把握；量的限制。
二是掌握批評常用的方法。
1、直接式：命令法；商討法；激將法。 2、間接法：回避法；側擊法；迂回啟發(fā)法。3、圍點打援法：“避重就輕”。 4、釜底抽薪法。 5、趨勢外推法。
三是批評應注意的問題。
一忌：捕風捉影，無中生有。 二忌：言辭尖刻，惡語傷人。 三忌：乘人不備，突然襲擊。四忌：姑息遷就，拋棄原則。 五忌：不分場合，隨便發(fā)威。 六忌：吹毛求疵，過于挑剔。七忌：口舌不嚴，隨處傳揚。 八忌：婆婆媽媽，無休無止。
（十四）關于指揮的技巧
一是檢查工作的技巧。
1、事先要有準備。對所要檢查的工作，在總體上要有一個基本的了解，在方針政策上也要比較熟悉，對傾向性問題也要心中有底，以便更有針對性地進行檢查。
2、檢查要有標準。以原來制定的目標和計劃為標準，檢查可分為兩步：①以既定目標和計劃為標準，衡量工作進展情況及績效；②以實踐結果為標準，分析其與原定目標的差距，找出得失成敗的原因，擬訂糾正的措施。
3、不要為檢查而檢查。檢查下級的工作，主要是檢查對路線、方針、政策和目標、計劃的執(zhí)行落實情況，檢查決策的實施情況，看下級是否準確迅速、積極主動、卓有成效地完成了應該完成的各項任務，這是檢查工作的主要目的和內容。
4、將各種檢查方法結合運用。①跟蹤檢查和階段檢查相結合；②由上而下檢查和由下而上檢查相結合；③專門班子檢查和領導檢查相結合。
5、不要亂發(fā)議論。領導檢查工作，不能隨意、無所顧忌、不負責任地亂發(fā)議論。即使要指正的地方，也要看準了再說，不要亂表態(tài)。如果亂發(fā)議論，不但會使自己被動，降低自己的威信，還會給下級造成思想壓力，形成瞎指揮，給工作帶來損失。
6、敢于表揚和批評。在檢查工作時，必然要對下級的工作作出評價，或表揚或批評，目的是更好的調動積極性，激勵他們做好工作。要堅持原則，敢于講話；要掌握分寸，不能過頭。
7、防止主觀性、片面性和表面性。主觀性是指不從實際出發(fā)看問題，而從主觀愿望和臆想出發(fā)看問題。片面性就是不能全面地客觀地分析問題，抹殺事物所固有的共性與個性、絕對與相對的辯證關系。這些都是檢查工作的大忌，一定要注意防止和克服。
8、要在解決問題上下功夫。檢查工作的目的，說到底就是要發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，把事業(yè)單位推向前進。凡是當時就能解決的，就要立即解決；當時不能解決的，也要本著對事業(yè)負責的精神，創(chuàng)造條件，抓緊做工作，爭取盡快解決。
二是布置工作的技巧。
1、交待必須明確：①什么任務，屬什么性質，有什么意義；②應達到什么樣的目標和效果；③什么時候完成；④向誰請示匯報；⑤應遵循哪些政策原則；⑥執(zhí)行任務者在人、財、物和處理問題方面有哪些權利；⑦步驟、途徑和方法是什么；⑧可能出現(xiàn)哪些情況，需要注意什么問題。
2、分配的任務與職能相稱。①所分配的任務應當是下級職責范圍之內的，是屬于他崗位責任制范圍之內的事，而不能把本應屬于上層的事交給下一層去干，把下層的事交給上一層去干，或是把本應由甲完成的任務讓乙去做，乙的事讓甲去做。②所分配的任務要與下級能力相一致，有多大能力的人就分配給他多重的活兒。
3、下達指令、布置任務之前要有充分準備。把問題想得周密些，對于自己感到不大有把握的問題，要虛心向下級征詢，如果下級的意見有道理，就要及時采納，即使對于自己的設想感到很有把握，也要善于啟發(fā)下級動腦筋，提看法，以便使指令更完善、更切合實際。在布置任務時只有對下級抱著信任、尊重、平等、虛心的態(tài)度，下級才容易理解，樂于接受，也才會更好地執(zhí)行，更認真的負責。
4、分配工作要講究方法。①在指導思想上要“遠”、“近”結合；②在工作標準上要“高”、“低”適度；③在人員組合上要“強”、“弱”互補；④在具體人員上要“長”、“短”兼用。
（十五）關于辦公室職員的素養(yǎng)要求
1、對辦公室主任的要求：
（1）辦公室主任的含義：是指某一組織中為領導工作服務的綜合性辦事機構的行政首長。是大參謀、大秘書、大管家或參謀員、秘書員、服務員、調度員、協(xié)調員、督辦員、欽差大員、接待官、執(zhí)行官。
（2）辦公室主任的特點：全面性、綜合性；政治性、輔助性；事務性、保密性。
（3）辦公室主任工作的基本要求：辦事、行文及時、準確；政務服務落實到位；注重保密。
（4）辦公室主任的能力要求：①會寫；②會講；③會干；④會一門崗位能力外的特長；⑤會喝；⑥善駕馭和統(tǒng)籌；⑦善協(xié)調和溝通；⑧善發(fā)動和組織；⑨善參謀和進諫；⑩善化解和應變。
2、辦公室主任的職責和任務：承辦職責；參謀職責；管理職責；協(xié)調職責；服務職責；督辦職責。
3、辦公室主任的工作方法：
（1）科學思維方法：實事求是，從實際出發(fā)；系統(tǒng)全面的思考方法；用發(fā)展的、辯證的觀點看待一切。
（2）思想政治工作：正面教育，以理服人；普遍關心、注重個性，一把鑰匙開一把鎖；寓教于樂、于學、于思，思想教育與知識教育相結合；揚善為主，激勵上進；人情關懷，人文關懷，解決實際問題；以誠相待，以情感人；樹立榜樣，典型示范。
（3）個人的魅力、修養(yǎng)和工作藝術：
①實事求是，不唯書、不唯上、不圖名、不投機取巧。
②嚴于律己，以身作則，身體力行，先人后己，善于聽取別人的意見，勇于修正自己的錯誤。
③公正民主：密切聯(lián)系群眾；注意發(fā)揮群眾的積極性；廣納廣言，民主與集中統(tǒng)一。
④工作藝術：總攬全局抓大事；立足當前謀長遠；見微知著抓本質；隨機應變巧決斷。
4、辦公室人員的個體素質結構：
（1）知識結構
①基礎知識：科學文化知識、政治理論知識、政策法規(guī)知識。
②專業(yè)知識：秘書專業(yè)知識、辦公專門知識（行業(yè)性、事務性管理知識）。
③相關知識：方法論知識、心理學知識、社交知識、其他科學知識。
（2）業(yè)務能力要求
①基礎能力：寫作和辦事能力。
②一般技巧：參謀技巧、協(xié)調技巧、公關技巧、調研技巧、應急技巧。
③特殊技能：電腦、錄音、攝影攝像、速記、打印、駕駛等。
（3）思想素質要求：公道正派；嚴守機密；服從領導；埋頭苦干。
