會議能否成功地舉行，會前的計(jì)劃和準(zhǔn)備非常重要。一般來說，在籌劃一個正式會議或準(zhǔn)備一次非正式會議時應(yīng)遵循如下幾個步驟：
一、確定會議宗旨
會議計(jì)劃的第一項(xiàng)任務(wù)是這次會議是否必要，要考慮對于政府部門和企業(yè)的日常工作有無意義和作用，意義和作用到底有多大，是否一定要通過會議這種形式。作為會議組織者，還要考慮會議的類型。在商務(wù)中，主要的會議種類包括旨在解決問題的會議、調(diào)查問題的會議、小組會議、培訓(xùn)會議、工作回顧或展示會議，以及為鼓勵員工而召開的動員會議等等。
二、成立會務(wù)組
為了保證會議的順利進(jìn)行，可以挑選工作人員成立會務(wù)組。會務(wù)組可以再分為會務(wù)小組和接待小組，前者側(cè)重負(fù)責(zé)布置會場，會議文件的準(zhǔn)備、分發(fā)；后者主要負(fù)責(zé)與會人員的迎送、食宿、購物等事宜。
三、確定會議議程
一般來說，會議議程應(yīng)包括會議時間和地點(diǎn)、會議目的、會議議題 的順序。議議題的順序?qū)h順利進(jìn)行舉足輕重，主席在制定會議議程時必須記?。?
(1)某些議題將使會議團(tuán)結(jié)一致，而另外一些可能會分裂會議。
(2)會議初期，與會者精神飽滿，因此要把需要創(chuàng)造性和投入大量精力的議題放在會議議程的前半部分。
(3)整個會議持續(xù)時間不應(yīng)超過兩個小時（以60-90分鐘為宜），會議開上兩個小時之后，就很難討論出有意義的結(jié)果，通常只要一個半小時就足夠把所有的議案理出一個頭緒了。
(4)會議議程議題清楚明確，使成員有機(jī)會在會前集中其思想和信息，這樣會使正式會議信息充足，效果更佳。
(5)會議的議題所需的支撐材料往往會影響會議議程與實(shí)際開會的間隔時間。例如，若支撐材料龐大，內(nèi)容復(fù)雜，一周的間隔也就夠了；材料不多或沒有那么多議程，開會前兩三天發(fā)出即可。當(dāng)然，會議議程發(fā)放過早對保證出席會議并不必要，因?yàn)橛械某蓡T會丟失或忘記有會議議程這回事。
四、確定與會人員
出席會議的人數(shù)越多，這個會就越復(fù)雜，時間也越長，費(fèi)用就越高。研究表明，當(dāng)4個人的會議增加到5個人時，其復(fù)雜的程度將增加127%.一般情況下不同類型會議的理想出席人數(shù)為：解決問題型少于5人；調(diào)查問題型少于10人；工作回顧或展示型小于30人；動員型越多越好。
五、擬發(fā)會議通知
與會人員確定后，即可向與會人員發(fā)出通知，以便他們做好參加會議的準(zhǔn)備工作,并做好最后的準(zhǔn)備工作。
