企業(yè)每年都會對員工進行全面的考核，考核的內容包括員工的服從性、協(xié)作性、紀律性、積極性、熱情性以及責任性等。對員工進行考核可以提高員工對工作認真負責的態(tài)度，也可以讓員工學習更多的知識，最終為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻，實現(xiàn)員工和企業(yè)共贏的目的。
一年一度的員工考核成績出來了，可以通過考核成績進一步了解員工各方面的能力。李總安排小劉把員工考核成績統(tǒng)計出來，并叮囑小劉要實事求是，并且對電子表格進行保護，以便員工查看并進行篩選操作，方便查看自己的考核成績。小劉把員工各種考核成績統(tǒng)計在一張表格中，并計算出各員工的總分，他還想讓員工使用篩選功能對成績進行分析處理。
職場君看過之后表示很無奈，提醒他做成這樣你遺漏了不少關鍵點，怕是要挨批評，小劉并沒有在意，隨即交了上去。
下面是小劉制作的表格效果——
小劉制作
沒過幾天，小劉就一臉懊惱地跑過來跟職場君說，其他同事強烈抗議表格有問題，老板也表示制作得很差勁。每月5000多的工資。本指望著這次季度考核能漲工資，現(xiàn)在看來，怕是。
職場君剖析：小劉在制作員工考核成績統(tǒng)計表時，沒有對工作表進行保護，員工在查看成績時可以對數(shù)據(jù)進行修改；他設置對員工考核的某項成績進行篩選，這樣不能代表員工的綜合能力；使用SUM函數(shù)計算篩選員工的考核總分，這個總分對分析員工個人能力參考價值不大。
修改版本
在職場君的指點下，對員工考核成績表進行修改，使表格更加完美。為工作表添加密碼，用戶除了可以對數(shù)據(jù)進行篩選操作，其他操作都不能實現(xiàn)；對員工的總分進行篩選，能篩選出中高層員工的信息；使用SUBTOTAL函數(shù)計算出滿足篩選條件員工的考核成績之和。
最后，果然李總十分滿意。
下面職場君為大家介紹一下考核成績表的制作要點——
使用Excel工作表處理數(shù)據(jù)時，其最大的優(yōu)勢在于計算功能。Excel中包含適合各個領域的函數(shù)，包括10多種類別，如財務、日期與時間、數(shù)學與三角函數(shù)、統(tǒng)計、查找與引用等。下面介紹使用函數(shù)計算數(shù)據(jù)的方法。
第一步，打開“員工考核成績統(tǒng)計表.xlsx”工作表，選擇I2單元格，切換至“公式”選項卡，單擊“函數(shù)庫”選項組中“自動求和”下三角按鈕，在列表中選擇“求和”選項。
第一步
第二步，I2單元格中顯示求和公式“=SUM(C2: H2)”，同時框選出需要計算求和的單元格區(qū)域。
第三步，按Enter鍵確認計算，即可在I2單元格中計算出結果。選中I2單元格，將光標移至右下角變?yōu)楹谏謺r，向下拖曳至I21單元格即可完成公式的填充，計算出所有員工考核的總分。
第三步
第四步，下面計算員工的考核總分，選中I22單元格，單擊編輯欄中“插入函數(shù)”按鈕。
第四步
第五步，打開“插入函數(shù)”對話框，在“或選擇類別”列表中選擇“數(shù)學與三角函數(shù)”選項，在“選擇函數(shù)”列表框中選擇“SUBTOTAL”函數(shù)，單擊“確定”按鈕。
第五步
第六步，打開“函數(shù)參數(shù)”對話框，在文本框中輸入相關參數(shù)，然后單擊“確定”按鈕。
第六步
函數(shù)的輸入
在Excel中使用函數(shù)計算數(shù)據(jù)時，除了本案例中介紹的兩種輸入函數(shù)的方法外，還可以直接輸入，前提是用戶對函數(shù)的含義和參數(shù)相當熟悉。首先輸入“=”，然后輸入函數(shù)的名稱，最后輸入函數(shù)參數(shù)，輸入完成后按Enter鍵即可。
第七步，返回工作表中，可見在I22單元格中計算出所有員工的總分。使用SUBTOTAL函數(shù)和SUM函數(shù)的計算結果是一樣的，這里為什么不使用SUM函數(shù)呢？此處不進行解釋，將在后面的Point3中詳細介紹。
SUBTOTAL函數(shù)介紹
SUBTOTAL函數(shù)返回列表或數(shù)據(jù)庫中的分類匯總。表達式：SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2, ...)
參數(shù)含義：Function_num表示1到11（包含隱藏值）或101到111（忽略隱藏值）之間的數(shù)字，指定使用何種函數(shù)在列表中進行分類匯總計算。Ref表示要對其進行分類匯總計算的第1至29個命名區(qū)域或引用，該參數(shù)必須是對單元格區(qū)域的引用。
Function_num參數(shù)的取值和說明
使用SUBTOTAL函數(shù)時，F(xiàn)unction_num參數(shù)的取值不同其計算結果也不同。不同的數(shù)值表示應用不同的函數(shù)計算，相同的函數(shù)，該參數(shù)取值不同時結果有可能也不相同。下表列出了Function_num參數(shù)的值和說明。
Function_num參數(shù)的取值和說明
在Excel中，用戶可以對重要的表格設置密碼保護，只有授權密碼的用戶才能對其進行更改。本節(jié)將介紹設置密碼保護工作表，并允許用戶對數(shù)據(jù)進行篩選的操作，下面介紹具體操作方法。
第一步，選擇表格內任意單元格，切換至“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“排序和篩選”選項組中的“篩選”按鈕。
第一步
第二步，表格進入篩選模式，在標題的右側出現(xiàn)篩選按鈕。切換至“審閱”選項卡，單擊“保護”選項組中的“保護工作表”按鈕。
第二步
第三步，打開“保護工作表”對話框，在“取消工作表保護時使用的密碼”文本框中輸入密碼，如“111”，然后在“允許工作表的所有用戶進行”列表框中勾選“使用自動篩選”復選框，單擊“確定”按鈕。
第四步
第四步，打開“確認密碼”對話框，在“重新輸入密碼”文本框中輸入設置的密碼，如“111”，單擊“確定”按鈕。
第五步
第五步，返回工作表，如果用戶試圖修改數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會彈出提示對話框，提示該工作表是受保護的。
第五步
第六步，下面對數(shù)據(jù)進行篩選，驗證在保護的工作表中是否可以篩選。單擊“總分”篩選按鈕，在列表中選擇“數(shù)字篩選>高于平均值”選項。
第六步
第七步，返回工作表中，可見只顯示總分大于平均值的員工考核信息，說明可以在受保護的工作表中設置篩選。
第七步
在Excel中用戶可以使用篩選功能對數(shù)據(jù)進行篩選，只顯示滿足條件的數(shù)據(jù)，并將多余的數(shù)據(jù)隱藏。該功能在數(shù)據(jù)的分析和處理時是常用的功能之一，下面介紹篩選出員工總分大于450和小于500的數(shù)據(jù)。
第一步，單擊“總分”篩選按鈕，在列表中選擇“數(shù)字篩選>介于”選項。
第一步
第二步，打開“自定義自動篩選方式”對話框，設置篩選條件為大于450，小于500，然后單擊“確定”按鈕。
第二步
第三步，返回工作表中，查看篩選結果，并在I22單元格中計算出滿足條件的總分。此處如果使用SUM函數(shù)，則計算所有員工成績的總和。
第三步
“與”和“或”的區(qū)別
本案例中打開的“自定義自動篩選方式”對話框中篩選條件提供兩種關系即“與”和“或”，其中“與”表示篩選后的數(shù)據(jù)必須滿足這兩種條件；“或”表示篩選后的數(shù)據(jù)只需要滿足兩種條件中的任何一種即可。在本案例中篩選的條件必須滿足總分大于450，并小于500，所以需要使用“與”關系。如果選擇“或”關系，則篩選出的結果為所有的員工數(shù)據(jù)。
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