在用Excel制作相關(guān)的數(shù)據(jù)表格時(shí)，我們可以利用其強(qiáng)大的排序功能，瀏覽、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)相關(guān)的數(shù)字。下面，我們以圖1所示的“員工基本情況登記表”為例，來(lái)全面體驗(yàn)一番Excel的排序功能。
一、快速排序
如果我們希望對(duì)員工資料按某列屬性（如“工齡”由長(zhǎng)到短）進(jìn)行排列，可以這樣操作：選中“工齡”列任意一個(gè)單元格（如I3），然后按一下“常用”工具欄上的“降序排序”按鈕即可（參見(jiàn)圖1）。
小提示：①如果按“常用”工具欄上的“升序排序”按鈕，則將“工齡”由短到長(zhǎng)進(jìn)行排序。②如果排序的對(duì)象是中文字符，則按“漢語(yǔ)拼音”順序排序。③如果排序的對(duì)象是西文字符，則按“西文字母”順序排序。
二、多條件排序
如果我們需要按“學(xué)歷、工齡、職稱(chēng)”對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，可以這樣操作：選中數(shù)據(jù)表格中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開(kāi)“排序”對(duì)話(huà)框（圖2），將“主要關(guān)鍵詞、次要關(guān)鍵詞、第三關(guān)鍵詞”分別設(shè)置為“學(xué)歷、工齡、職稱(chēng)”，并設(shè)置好排序方式（“升序”或“降序”），再按下“確定”按鈕就行了。
圖2 三、按筆劃排序
對(duì)“姓名”進(jìn)行排序時(shí)，國(guó)人喜歡按“姓氏筆劃”來(lái)進(jìn)行：選中姓名列任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開(kāi)“排序”對(duì)話(huà)框（參見(jiàn)圖2），單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕，打開(kāi)“排序選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框（圖3），選中其中的“筆劃排序”選項(xiàng)，確定返回到“排序”對(duì)話(huà)框，再按下“確定”按鈕即可。
圖3 小提示：如果需要按某行屬性對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，我們只要在上述“排序選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框中選中“按行排序”選項(xiàng)即可。
四、自定義排序
當(dāng)我們對(duì)“職稱(chēng)”列進(jìn)行排序時(shí)，無(wú)論是按“拼音”還是“筆劃”，都不符合我們的要求。對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，我們可以通過(guò)自定義序列來(lái)進(jìn)行排序：
先把相應(yīng)的職稱(chēng)序列按需要排序的順序輸入到相應(yīng)的單元格區(qū)域（如N2至N18）中（圖4）；執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框，切換到“自定義序列”標(biāo)簽下，在“從單元格中導(dǎo)入序列”右側(cè)的方框中輸入“$N$2:$N$18”（也可以用鼠標(biāo)選擇輸入），然后單擊“導(dǎo)入”按鈕，將相應(yīng)的序列導(dǎo)入到系統(tǒng)中，確定返回。
圖4 小提示：序列導(dǎo)入后，原來(lái)N2至N18區(qū)域中輸入的數(shù)據(jù)可以刪除，導(dǎo)入的序列在其他Excel文檔中均可直接使用。
選中“職稱(chēng)”列任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開(kāi)“排序”對(duì)話(huà)框，單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕，打開(kāi)“排序選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框（參見(jiàn)圖3），按“自定義排序次序”選項(xiàng)右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選中上述“導(dǎo)入”的序列，確定返回到“排序”對(duì)話(huà)框，再按下“確定”按鈕即可。
五、用函數(shù)進(jìn)行排序
有時(shí)，我們對(duì)某些數(shù)值列（如“工齡、工資”等）進(jìn)行排序時(shí)，不希望打亂表格原有數(shù)據(jù)的順序，而只需要得到一個(gè)排列名次。對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，我們可以用函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)（以“工齡”為例）：在“工齡”右側(cè)插入一個(gè)空白列（J列），用于保存次序（圖5），然后選中J2單元格，輸入公式：=RANK(I2,$I$2:$I$101)，然后再次選中J2單元格，將鼠標(biāo)移至該單元格右下角成“細(xì)十字線狀”時(shí)（這種狀態(tài)，我們通常稱(chēng)之為“填充柄”狀態(tài)），按住左鍵向下拖拉至最后一條數(shù)據(jù)為止，次序即刻顯示出來(lái)（圖5）。
圖5 小提示：若要升序排序，可在公式最后增加一個(gè)“非零”參數(shù)，如將上述公式改為：=RANK(I2,$I$2:$I$101,1)。
六、讓序號(hào)不參與排序
當(dāng)我們對(duì)數(shù)據(jù)表進(jìn)行排序操作后，通常位于第一列的序號(hào)也被打亂了，如何不讓這個(gè)“序號(hào)”列參與排序呢？我們?cè)?#8220;序號(hào)”列右側(cè)插入一個(gè)空白列（B列），將“序號(hào)”列與數(shù)據(jù)表隔開(kāi)。用上述方法對(duì)右側(cè)的數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行排序時(shí)，“序號(hào)”列就不參與排序了。
小提示：插入的空列會(huì)影響表格的打印效果，我們可以將其隱藏起來(lái)：選中B列（即插入的空列），右擊鼠標(biāo)，再選擇“隱藏”選項(xiàng)即可。
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