換句話說(shuō)，其每一天的行動(dòng)，幾乎都是在床上決定的。
此種作法，有幾種益處。
寢室里沒(méi)有妨礙思考的聲音，可以使人寧?kù)o而沉著地思考。在這一段時(shí)間里，只有一個(gè)人在寢室里，絕對(duì)不會(huì)受到干擾。
(2)在被窩里躺臥時(shí)，因?yàn)樽藙?shì)不受拘束，以至很容易產(chǎn)生構(gòu)想。逢到工作方面觸礁而一籌莫展時(shí)，不妨在早晨的被窩里想想，往往就能夠找到解決的辦法。
或許有些人會(huì)認(rèn)為——“與其賴在被窩里，不如干脆下床。如此不但能使頭腦清醒，思路也會(huì)比較敏捷。”如果你是屬于這一類型的話，那就干脆爬起來(lái)吧!
3.在早晨的“雜用時(shí)間”里，跟孩子聯(lián)絡(luò)感情
從起床到走出家門的這一段時(shí)間，稱為“雜用時(shí)間”。在這段時(shí)間里，必須盡快地洗漱吃早餐。在大都市上班的人，大家都必須從市郊的住家去上班。因此，稍微磨蹭，可能連早點(diǎn)也來(lái)不及吃。
在這一段時(shí)間之內(nèi)，不僅要盡速地做完雜事，同時(shí)，還得跟平常很少見面的孩子聯(lián)絡(luò)感情。不過(guò)，并沒(méi)有必要為這件事特別花費(fèi)時(shí)間。只不過(guò)是一面漱洗或者吃早點(diǎn)，一面跟孩子說(shuō)話罷了。
像漱洗、換衣服等的動(dòng)作，可以自行地延長(zhǎng)或縮短，只要留心的話，可以盡量地節(jié)省時(shí)間。如此，就可以把多出來(lái)的時(shí)間，用于有意義的工作方面。
關(guān)于這一點(diǎn)，每夜管理者都從辦公室打電話回家，透過(guò)電話跟孩子長(zhǎng)談。因?yàn)?，管理者每天幾乎都在深夜才能回家，那時(shí)孩子都已經(jīng)睡著了，根本就不可能跟他們交談。憑電話也可以聯(lián)絡(luò)感情。平常很忙碌，沒(méi)有機(jī)會(huì)跟孩子碰面的人，不妨活用早晨的“雜用時(shí)間”，并且試試夜晚的“電話作戰(zhàn)”。
□ 身邊物品的管理法
1.身邊物品放在一起，如此就不必東找西尋
為了合理地使用時(shí)間，平常帶在身邊的東西，也得整理好。
很多人老是帶著皮包或者紙袋，如此不但“運(yùn)”起來(lái)不方便，更有忘記帶東西的危險(xiǎn)；逢到東西很多，而又必須取出使用時(shí)，也會(huì)感覺甚為不便。
如果你時(shí)常出差，日常必須帶著走的東西主要有——工作的書類、稿紙、紙夾、文具、錢包、地圖、預(yù)備用的眼鏡、雨傘、筆記本、小型錄音機(jī)、時(shí)間表等等。
為了“收容”這些東西，不妨一直使用大型的拖曳式旅行袋。
這個(gè)袋子被分隔成六個(gè)空間，可以根據(jù)用途，分別放置各種物品。因此，就算在黑暗里，也可以輕易取出必要的物品。
如此這般，只要把日常必要物放入這個(gè)“乾坤袋”中，不管在何時(shí)何地，都不致于感到慌張。就算臨時(shí)有急事，得即刻出差，也不必再回到家或辦公室，就可以直接外出。萬(wàn)一必須到國(guó)外出差的話，只要加上護(hù)照，就可以直接跑到機(jī)場(chǎng)。因此，只要有這種袋子，就不必?cái)y帶別的東西，自然也就不會(huì)忘記東西。
2.建立能夠自動(dòng)地檢查“忘懷之物”的體系
對(duì)于外出時(shí)必須攜帶的東西，要在前一天完全準(zhǔn)備好。即使如此的小心翼翼，有時(shí)仍然免不了忘記東西，為了防止忘記攜帶東西，可以建立一種檢查“忘記”的體系。
例如定期車票夾(車票護(hù)套)。出門穿鞋子時(shí)，都使用定期車票夾替代鞋拔子，如此做的話，就不至于忘記攜帶車票。因?yàn)槊糠晖獬隹倳?huì)穿鞋子，而一旦要穿上鞋子，總得使用定期車票夾。
我所使用的定期車票夾都是便宜貨，因此，把它當(dāng)成鞋拔子使用也不至于暴殄天物。
通常一般人，都喜歡把定期車票、手帕、錢包等放置于上衣的幾個(gè)口袋里。如此一來(lái)，換洗衣物時(shí)很容易就忘記攜帶，而且，每天早晨檢查起來(lái)，非常的費(fèi)事。因此，口袋里不要放置東西，凡一切必要之物，全部放置于袋子里面。
□ 報(bào)紙的閱讀法
1.憑標(biāo)題找出你想閱讀的那一頁(yè)，其余的扔掉
對(duì)企業(yè)界的人士來(lái)說(shuō)，報(bào)紙乃是重要的信息來(lái)源。話雖如此，相信沒(méi)有人能在早上就把好幾張報(bào)紙完全都看完。
除非是整天無(wú)所事事的人，否則的話，不可能有那么多的時(shí)間，同時(shí)也沒(méi)有那種必要。 其實(shí)，只要閱讀那些對(duì)你有用的信息就行了。在上班以前，大略地翻看家里所訂的報(bào)紙。在這種情形之下，不必閱讀內(nèi)容，只看標(biāo)題就行，再選擇對(duì)你有用的新聞，連同日期把該部分撕下來(lái)，其余的可以扔掉。
經(jīng)過(guò)這一步驟，那么厚實(shí)的一疊報(bào)紙，只會(huì)剩下那么一點(diǎn)點(diǎn)。
這種方法有點(diǎn)“不文明”，對(duì)循規(guī)蹈矩的人，或許會(huì)感到不習(xí)慣。不過(guò)，只要每天都重復(fù)著“撕”的動(dòng)作，你就會(huì)感到那并非野蠻的做法，而且“撕”的手法也會(huì)轉(zhuǎn)為上乘。 如此撕下來(lái)的報(bào)紙，可放入皮包里面，待搭車時(shí)慢慢地閱讀。
有時(shí)，到在車站購(gòu)買報(bào)紙，進(jìn)入車廂時(shí)，就要用手把自己需要的部分“撕下來(lái)”。如果在乎別人的眼光，打算到公司后再撕下來(lái)的話，很可能會(huì)忘懷。對(duì)于那些撕下來(lái)的報(bào)紙，只要你認(rèn)為可做為參考，即可交給秘書修剪整齊，加入日期復(fù)印，再依不同的類別，各自歸檔。
2.看報(bào)紙的書籍廣告，購(gòu)買自己需要的書
有關(guān)書籍的信息來(lái)源很多，不過(guò)，以新書方面的廣告來(lái)說(shuō)，當(dāng)以報(bào)紙的書籍廣告，最為容易利用。
一般的商品廣告以形象為主體，而書籍的廣告，都是具體地表現(xiàn)它的內(nèi)容。正因如此，就算沒(méi)有時(shí)間到書店，憑廣告，也可以做某種程度的判斷。具體來(lái)說(shuō)，可以下列的方式活用報(bào)紙的廣告。
每天早晨看報(bào)紙的書籍廣告欄，碰到需要的書本時(shí)，就立刻把廣告撕下來(lái)。
對(duì)于必須急著購(gòu)買的書籍，就會(huì)打電話到辦公室，叮囑秘書到書店購(gòu)買。如不急著購(gòu)買，就把書籍廣告拿到辦公室，再以相同的方法購(gòu)買。
不是立刻必需的書籍，則可以把廣告歸檔。因?yàn)闄n案分門別類，一旦需要時(shí)，就可以很快地找出來(lái)。
對(duì)于廣告的剪報(bào)，必須記載廣告的見報(bào)日期，這樣做的目的，無(wú)非是在購(gòu)買書籍時(shí)，不必浪費(fèi)無(wú)謂的時(shí)間。
如今出版物相當(dāng)多，非暢銷書在書店往往很快就會(huì)被淘汰出局(或者售完之后，不再添補(bǔ)。)，以致想購(gòu)買時(shí)，根本就沒(méi)有那種書籍存在，甚至連何時(shí)發(fā)行也渾然不知。在這種情形之下，如能保存著廣告，也可以詢問(wèn)出版社，自然就可以節(jié)省很多時(shí)間。
□ 上班時(shí)間的使用法
1.如果走到車站只需十分鐘，那就每天徒步
有不少人，早晨一心一意地做體操，甚至慢跑。如果是基于興趣的話，那就沒(méi)有話說(shuō)，假如是勉強(qiáng)地做，那就不太合理了。雖然那是很不錯(cuò)的運(yùn)動(dòng)，可是在那一段時(shí)間內(nèi)，只能“從事運(yùn)動(dòng)而已”，并不能同時(shí)做些其它工作。
如果利用去上班的時(shí)間兼運(yùn)動(dòng)的話，不僅可以節(jié)約時(shí)間，又能夠同時(shí)做別的事情。
至于耗費(fèi)時(shí)間甚多的運(yùn)動(dòng)，象打高爾夫球等的玩意，由于會(huì)剝奪工作的時(shí)間，多數(shù)人敬而遠(yuǎn)之。
以上班族來(lái)說(shuō)，為健康著想，與其兩周做一次，或者兩個(gè)月做兩次激烈運(yùn)動(dòng)，不如每天早晨步行十分鐘。
想做一件跟平常不同的事情，必須具有堅(jiān)定的意志，而早晨步行十分鐘采用的運(yùn)動(dòng)方式，只要持續(xù)的走下去就行了。
2.早一小時(shí)出門，即可有效的活用乘車的那段時(shí)間
由于住宅問(wèn)題的惡化，上班族的家離市區(qū)越來(lái)越遠(yuǎn)，以致去上班的時(shí)間也無(wú)形中加長(zhǎng)了很多。以現(xiàn)在的情況來(lái)說(shuō)，單程需要耗費(fèi)一、兩小時(shí)已是司空見慣了。
既然耗費(fèi)于上下班的時(shí)間如此漫長(zhǎng)，那就應(yīng)該好好的利用這一段時(shí)間才是，如果在胡思亂想中度過(guò)，那實(shí)在是太浪費(fèi)了。一小時(shí)的時(shí)間可以閱讀很多的報(bào)紙和書籍，日積月累下來(lái)，知識(shí)和信息的吸收將非常的可觀。
為了利用上下班的時(shí)間，最好搭乘客較少的車子，同時(shí)必須避開高峰時(shí)間。找個(gè)好位子坐下來(lái)，閱讀報(bào)章雜志，以及寫寫稿子，都可以。同樣是一小時(shí)的上班時(shí)間，卻能夠收到很好的效果。
一般公司的上班人員，如果不能把上班時(shí)間挪后，則可以提早上班時(shí)間。
大都市交通的高峰時(shí)間，大致是從八點(diǎn)到九點(diǎn)之間，以七點(diǎn)鐘的車子來(lái)說(shuō)，空位還是相當(dāng)多。因此，只要提早一小時(shí)出門，就不難活用搭車的這段時(shí)間。
雖然只是一小時(shí)的上班時(shí)間，但累積一年下來(lái)就相當(dāng)?shù)目捎^。
3.寧愿多費(fèi)些時(shí)間，也要選擇不必?fù)Q車的路線
無(wú)論是想到什么地方，如果有很多選擇的話，一般人都會(huì)選擇距離最短的路線。
不過(guò)對(duì)上下班來(lái)說(shuō)，最短的距離并不是最好的路線。如果選擇不必?fù)Q車的路線，有時(shí)雖然有不少的繞道，但是，更能夠使你積極地活用搭車這段時(shí)間。
舉一個(gè)例子來(lái)說(shuō)。如果總站離你搭車的站牌不遠(yuǎn)，那么，你最好走到總站搭車，乍看之下，似乎浪費(fèi)了幾分鐘，但是，只要你能夠好好利用搭車時(shí)間，即能夠很有意義地度過(guò)這一段時(shí)間。好處遠(yuǎn)比壞處多。
同樣地，在途中必須換車的話，最好避免乘客多的中轉(zhuǎn)站，在前一個(gè)小站就換車。
至于上下班電車上及公車時(shí)刻表，除了印制出售的那種以外，最好能自制一張專用的時(shí)刻表。
縱然是早晨搭乘同一班車的上班族，下班以后，由于加班、交際等額外事項(xiàng)，回家的時(shí)間往往不一定。逢到這時(shí)，如果有自己專用的時(shí)刻表(記載著方便于搭乘，或者換車的車次表)，那就不必苦苦的等上幾十分鐘。
4.選擇座位時(shí)，以靠近掛鉤的座位最理想
根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，欲搭地鐵時(shí)，如需閱讀或者書寫，當(dāng)以坐在掛鉤旁邊最為理想。就算是車廂很混亂，這個(gè)地方很少有人移動(dòng)。自然就可以放下心來(lái)閱讀，或者書寫。如果更進(jìn)一步要求的話，同樣是在掛鉤的旁邊，還是沒(méi)有車門把手的那一側(cè)最好。因?yàn)椴还苡腥碎_車門或者關(guān)車門，都不至于受到影響。
反過(guò)來(lái)說(shuō)，則長(zhǎng)型座位的中央一帶最好避免。
在這種座位一帶，乘客的出入很頻繁，有時(shí)，為了后來(lái)坐下的人，必須挪開身子。而且，坐在你身邊的多話老兄，或者恥噪的三姑六婆，將使你吃不消，根本就無(wú)法集中精神閱讀。
車廂里沒(méi)有空位非站著閱讀不可時(shí)，仍然以選擇掛鉤旁邊最好。
因?yàn)?，此地跟車廂的中心不同，很少人?huì)跟其他人相碰?？v然是站立著，也能夠不受干擾的閱讀。如果不能進(jìn)到那個(gè)地方，車門與座席之間三十公分的地方也很理想。只要背對(duì)著車門站立，就算車廂里很混雜，仍然是可以閱讀。
5.在車廂里書寫時(shí)，不妨以裝訂用封皮替代墊板
上班時(shí)帶書類小皮包，用于書寫或閱讀方面，甚為方便。不過(guò)，收容物品方面，則受到很大的限制。
裝訂書類用的封皮，紙質(zhì)很堅(jiān)硬，大小又適當(dāng)，用它替代墊板甚為合適。把它放在膝頭上，上面鋪以紙張，就算是在振動(dòng)幅度大的車廂里，也可以從容地書寫。
6.報(bào)告書寫稿的構(gòu)想，可在上下班時(shí)間完成
你如果擔(dān)任律師、會(huì)計(jì)，或者翻譯工作，還時(shí)常被邀請(qǐng)上臺(tái)演講，并且還要撰寫雜志以及單行本的稿件。
沒(méi)有專門從事寫作的時(shí)間，就只好退而求其次，采用如下的方式。
第一、如果能夠在車?yán)锩?#8220;搶”到座位的話，立刻取出書寫用具，開始書寫的準(zhǔn)備。在車內(nèi)，不會(huì)有人跟你說(shuō)話，更不可能有人打電話來(lái)你最適合于思考以及書寫整體性的東西。
第二、在車內(nèi)書寫東西時(shí)，都會(huì)想到哪兒，寫到哪兒。以后，再把多余的部分刪除，如此就可以成為很通順的文章。
一開始就想寫出通順文章的話，將使人很難于下筆。
第三、走路時(shí)，也可一面走一面作文章。不過(guò)，走路時(shí)不便提筆，管理者只能采用錄音的方式。
例如——早晨從家里走到車站途中，左手提著皮包，右手則拿著攜帶型錄音機(jī)，把浮現(xiàn)于腦海的文章錄進(jìn)去。
到了辦公室，就把卡帶交給秘書，讓他使用文字記錄起來(lái)。待一天的業(yè)務(wù)辦完，坐上回家的車子時(shí)，再把稿子拿出來(lái)看，一面修改、一面潤(rùn)飾。此種方法，不限于在上下班的車廂里面做，逢坐火車或者飛機(jī)，照樣也可以做。
7.在上下班時(shí)間養(yǎng)成看筆記本的習(xí)慣
早晨檢查當(dāng)天的工作時(shí)間表，是企業(yè)人員的必要功課。確定一下商談、會(huì)議、跟某人面談的事，是否記載于工作時(shí)間表里，再劃分當(dāng)天工作的次序，考慮應(yīng)該如何指揮部屬。為了使一天的業(yè)務(wù)順利進(jìn)行，這些作業(yè)是不能缺少的。
在上下班的車?yán)?，一定要檢查筆記的時(shí)間表欄。早晨，檢查當(dāng)天的預(yù)定工作表，夜晚，則一面檢查當(dāng)天有否沒(méi)有做完的工作，然后再計(jì)劃明日的事。
做這種事，每天只耗費(fèi)五分鐘就足夠，然而，它對(duì)工作的效率卻有很大的影響。
8.手表的妙用
在車廂里面，一旦看書入了神，往往會(huì)過(guò)站而渾然不知。然而，如果一直想著下車的時(shí)間，那就沒(méi)有辦法集中精神閱讀。
這兩種情形都對(duì)管理者不利，因此，在車廂閱讀書籍，或者撰寫稿件時(shí)，要把手表的“鬧鐘”撥到下車的幾秒鐘以前。經(jīng)過(guò)如此安排以后，就算乘車時(shí)間只有十分或者二十分鐘，也可以集中精神讀書。逢到疲倦時(shí)也可以小睡片刻。
除了上述的目的以外，手表還有多種功能。有的手表不但會(huì)“叫醒人”，同時(shí)還能做簡(jiǎn)單的計(jì)算。
對(duì)于一個(gè)企業(yè)人士來(lái)說(shuō)，與其戴用價(jià)格昂貴的手表，不如戴用實(shí)際而多功能的手表。 在戴用手表時(shí)，不妨學(xué)習(xí)女性，也就是把字盤朝向手腕內(nèi)側(cè)，如此會(huì)給你莫大的方便。例如在車廂里閱讀時(shí)，只要稍微移動(dòng)視線，即可獲知時(shí)間。逢到談生意時(shí)，也可以在對(duì)方不察覺之下，確定時(shí)間。
9.厚重不方便攜帶的書籍，不妨拆開分成幾冊(cè)
根據(jù)自己的目的及用途，把書本拆開來(lái)以便攜帶。對(duì)于把書本神圣化的人來(lái)說(shuō)，或許會(huì)皺起眉頭，不過(guò)如此做以后，反而會(huì)增大書本的利用價(jià)值。
甚至對(duì)于專門性且厚重的書籍，也可分成好幾部分，再使用訂機(jī)裝訂。經(jīng)過(guò)如此的處理，就可以把它放入皮包里隨身攜帶，必要時(shí)，也可以把它編成章、節(jié)。
不管是內(nèi)容如何豐富的書本，如果不能在閱讀以后，把它當(dāng)成知識(shí)活用的話，那就沒(méi)有任何的意義，逢到巨大型書本時(shí)，不妨把書本的封皮都去掉，再把本文拆開分成小冊(cè)子，使它變成容易閱讀的形成。
這樣，只要有時(shí)間，隨時(shí)隨地都能夠閱讀這一本書，利用價(jià)值也能夠在無(wú)形中提高。依管理者的職業(yè)，像六法金書、辭典等必須頻繁的使用的書籍，使用這個(gè)方式最為方便。
10.憑車廂廣告，判斷什么雜志有閱讀的必要
雜志也是重要的信息來(lái)源之一。但不管讀書速度何等的快，在一段時(shí)間內(nèi)所能閱讀的雜志數(shù)量也有限，因此，必須決定哪一種雜志應(yīng)該閱讀。
做為判斷的準(zhǔn)繩，是利用車廂廣告車廂里的雜志廣告，都具體的表示該月份的雜志內(nèi)容，是否有需要的內(nèi)容，瞬間就可一目了然。
除車廂之外，書報(bào)攤也有助于信息的選擇。通常，書報(bào)攤都把新出版的雜志排在最前一排，只要注意該雜志的減少程度，就不難知道它的暢銷程度。暢銷程度很好，表示它內(nèi)容有很多世人所關(guān)心的信息。
所閱讀的雜志里，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有用的信息時(shí)，就把它撕下來(lái)，交給秘書，叫他把那一份信息歸檔。
決定工作程序的方法
1.早晨上班時(shí)決定工作的程序，就能提高工作效率
古人說(shuō)：“早起的鳥兒有蟲吃”，這種說(shuō)法也可以作為現(xiàn)代上班族的座右銘。
例如比一般人早一小時(shí)起床，早一小時(shí)上班的話，在上班鈴聲響起以前，至少可閱讀五六張報(bào)紙。如此一來(lái)，就能夠比別人搶先獲得信息，對(duì)于工作將有很大的幫助。
除此以外，早些上班的人，能夠有充分的時(shí)間，決定一天的工作程序。
不管是哪一種工作，程序的決定不佳，將不能獲得良好的結(jié)果。如果你早一點(diǎn)上班的話，就有充分的時(shí)間決定程序，工作當(dāng)然也能夠進(jìn)行的順利。
2.先把必須做的事情列舉出來(lái)，再?zèng)Q定順序
決定工作次序時(shí)，要連細(xì)節(jié)也定得死死的，必須具有某種程序的彈性，如此才能夠順利地進(jìn)行。
有不少人喜歡仔細(xì)的規(guī)定，從幾點(diǎn)到幾點(diǎn)做哪些工作，然后才著手工作。乍看起來(lái)，這種做法似乎很合理，實(shí)際上，這并非很有效率的做法。
因?yàn)橐坏Q定了時(shí)間，難免會(huì)受到它的束縛。例如，工作進(jìn)行得很順利時(shí)，時(shí)間一到就非中斷不可，輪到工作進(jìn)行得不順利時(shí)，仍然得熬到時(shí)間到達(dá)為止。
與其采用這種方式，不如趁著干勁十足時(shí)，一口氣把工作解決掉，提不起精神時(shí)，干脆做其它的工作，這樣效果就更好。
首先，把一天要做的事情全部列出來(lái)，如果前一天有未做完的工作，就必須把它也加進(jìn)去。寫完以后，全部看一遍，再?zèng)Q定從何處著手，以何種順序進(jìn)行。
對(duì)于能夠同時(shí)進(jìn)行的事情，最好一次就解決掉。
例如中午必須會(huì)客的話，不要吃完飯?jiān)贂?huì)客，而應(yīng)采取跟對(duì)方一起進(jìn)餐并交談的方式。如此做的話，一次就可以解決掉兩件事，騰出來(lái)的時(shí)間，可用于其他方面的工作。
3.工作的優(yōu)先順序以“八十對(duì)二十的法則”決定
把一天的計(jì)劃列出來(lái)以后，接下來(lái)就得決定先后順序。
在決定工作的優(yōu)先順序時(shí)，都應(yīng)用“八十對(duì)二十的法則”(別名巴雷多法則)。這個(gè)法則也就是“某群體的重要項(xiàng)目，決定于全體中比較小的比率”。這是意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)者巴雷多所發(fā)現(xiàn)的。而且，在多數(shù)的場(chǎng)合之下，往往是八十對(duì)二十的比率。
例如某保險(xiǎn)公司有一百個(gè)業(yè)務(wù)員，他們總共拉了一百億元的壽險(xiǎn)。在這種場(chǎng)合之下，并非每一個(gè)人都拉了一億元的人壽保險(xiǎn)，而是比較能干的二十名業(yè)務(wù)員，總共拉了八十億元的保險(xiǎn)。這也就是“八十對(duì)二十的法則”。
這種法則也可以運(yùn)用到工作方面。其間真正重要的工作并不多，差不多只占全部工作的兩成左右。只要想想評(píng)估這兩成的重要工作是什么，即可以很快地決定工作的優(yōu)先順序，自然就可以決定效率好的工作程序。
對(duì)于重要的工作，以及次要的工作，有不少人采用一視同仁的方式，這種工作方式，不但效率不高，而且由于必須全部做完，精神方面的負(fù)擔(dān)將使人不勝負(fù)荷。如果根據(jù)這個(gè)法則進(jìn)行的話，只做全體的20%，即可完成80%的工作，因此，在精神方面會(huì)顯得很輕松，而且效果也比較好。
4.工作最好分為“親自動(dòng)手”以及“委托他人”
一般的工作可分為“只有自己會(huì)做”以及“他人也能夠做”兩種。
考慮到工作程序的話，就應(yīng)該把這兩種區(qū)別清楚。一旦把只有你會(huì)做的工作委托他人做，或者把應(yīng)該委托他人做的事，由你動(dòng)手來(lái)做的話，將招致很多無(wú)謂的損失，根本就無(wú)法高效率的進(jìn)行工作。以公司來(lái)說(shuō)，辦公室里有幾位秘書，幫主管做種種工作。正因?yàn)橛辛怂麄?，管理者才能夠把時(shí)間耗費(fèi)在——只有自己才能夠做的事情。例如出版社叫你寫稿時(shí)，能夠?qū)懜逭咧挥心阋粋€(gè)人。這樣，你會(huì)一面走路，一面口述，錄音，再交給秘書把它整理成文章。其實(shí)你也能夠做這種工作，只是秘書做起來(lái)會(huì)更有效率罷了。同時(shí)，外人打到辦公室的電話，大半是指名找主管的。不過(guò)，在事后經(jīng)過(guò)分析，你才恍然大悟，即使你不接電話，秘書也可以圓滿的代替答復(fù)。像這種電話，如果每次都由你親自答復(fù)的話，勢(shì)必浪費(fèi)很多的時(shí)間。這樣，就叮囑秘書們，類似這種電話，可由他們直接答復(fù)。
一般的上班族，不可能每一個(gè)人都擁有秘書，然而，只要把工作分為兩大類，即可交給部屬、同事、或甚至家人，由他們幫你。像剪報(bào)、剪雜志的工作，只要你告訴委托者重點(diǎn)，連孩子們也能夠做的很好。所以，你不妨請(qǐng)別人多多幫忙，你自己則專門負(fù)責(zé)重要的工作。
5.工作前的準(zhǔn)備工作最好與工作內(nèi)容有關(guān)
為了使一天的工作順利開展，事前的準(zhǔn)備工作是不可缺少的。有一些人在著手工作以前，必須抽一支煙，或者看看報(bào)紙。或許，這也算是一種準(zhǔn)備工作吧?不過(guò)，與其做一些跟工作無(wú)關(guān)的準(zhǔn)備工作，不如做一些與工作內(nèi)容息息相關(guān)的事。為了在有限時(shí)間內(nèi)順利地進(jìn)行工作，最好能很快地制造融洽的工作氣氛。例如，在會(huì)議上必須報(bào)告的話，那就先看看那些會(huì)議大綱以及內(nèi)容。雖然只匆匆看了一遍，但是，比起開會(huì)時(shí)才照本宣科的做法，其效率方面有天壤之別。
有時(shí)，由于要做的事情實(shí)在太多，叫人眼花繚亂，不知從何處著手才好。遇到這種情形，不妨把每一項(xiàng)工作都寫在紙條上面，如此才能胸有成竹。
6.必須最先解決需要對(duì)方答復(fù)的文件
每天早晨上班時(shí)，管理者都應(yīng)先做以下的一些事情。
第一件事情，就是察看是否有等待對(duì)方答復(fù)的文件，如果有的話，必須盡快跟對(duì)方聯(lián)絡(luò)。以企業(yè)界來(lái)說(shuō)，時(shí)間一向是分秒必爭(zhēng)。凡事要迅速的在早晨聯(lián)絡(luò)，以便當(dāng)天內(nèi)就可獲得答復(fù)。但如果稍微延誤，到中午才跟對(duì)方聯(lián)絡(luò)的話，往往必須等到翌日，方能得到答復(fù)。僅僅延誤了兩、三個(gè)小時(shí)，卻使整件事情慢了一天才能獲得解決。為了防止這種事情的發(fā)生，必須一早就跟對(duì)方聯(lián)絡(luò)。另外一種做法，是指示部屬替你完成某件工作。如果忘記了這方面的指示，而著手于你自己的事的話，當(dāng)你察覺到時(shí)，部屬可能在進(jìn)行一些次要或不必要的工作呢。這也是一項(xiàng)很大的失誤。一上班就得仔細(xì)的指示部屬，對(duì)他們面授機(jī)宜。這樣，先決定好委托他人做的事，然后再著手于自己工作的話，就可以達(dá)到活用時(shí)間的目的。為了妥善而巧妙地活用時(shí)間，就必須建立起健全的組織，這樣，既使你不在辦公室，工作也能夠很順利地進(jìn)行。
7.拜托他人做事時(shí)，必須說(shuō)明做法及意圖
以目前的各種公司來(lái)說(shuō)，老一輩的主管往往會(huì)突然的對(duì)部屬說(shuō)“你給我做某某事吧!”就只有這一句話，沒(méi)有前后的說(shuō)明，以致叫人摸不著頭腦。因?yàn)樯纤緵](méi)有對(duì)部屬傳達(dá)他的意圖，難怪錯(cuò)誤叢生，并且導(dǎo)致叫人不滿意的后果。每逢你拜托他人做事時(shí)，都要不厭其煩地告訴對(duì)方做法，以及你的意圖。
例如拜托秘書去訂機(jī)票時(shí)，你絕對(duì)不能這樣說(shuō)“請(qǐng)你訂一張某月某日幾點(diǎn)幾分飛往洛杉磯的機(jī)票。”而要這樣說(shuō)：“我想在某月某日的幾點(diǎn)幾分抵達(dá)洛杉磯的飯店，請(qǐng)你幫我訂一張機(jī)票。”如果你使用前面那種說(shuō)法，碰到?jīng)]有座位的話，秘書就不會(huì)為你訂機(jī)票，他的理由是“那班客機(jī)已經(jīng)沒(méi)有座位了”；如果采用后面的說(shuō)法，把你的意圖傳達(dá)給對(duì)方的話，就算沒(méi)有最合適的班機(jī)，他也會(huì)為你訂前一班客機(jī)的票。他能夠采取彈性的處置方法。如此這般，委托他人做事時(shí)，必須把你的意圖及目的都說(shuō)出來(lái)，方能在毫無(wú)錯(cuò)誤之下，很有效率地完成任務(wù)。
8.想很快就聽到工作報(bào)告的話
最近，不僅“等待指示的人”很多，甚至“等待催促的人”也不在少數(shù)。當(dāng)你苦等委托之事的結(jié)果時(shí)，對(duì)方卻遲遲拿不出報(bào)告，等到催促他時(shí)，他才悻悻的回答：“啊!我忘記了……”或者“我以為那一件事并不急呢……”真叫人哭笑不得。關(guān)于這件事，忽略報(bào)告的人固然不對(duì)。但是，指示的人也有交代不清之嫌。
為了防止這種“交錯(cuò)”，欲盡早獲知結(jié)果的話，必須一開始就說(shuō)得一清二楚。只要做到這點(diǎn)，每逢工作完成時(shí)，部屬就會(huì)拿出報(bào)告，你也不至于感到坐立不安。這雖然是微不足道的小事，但是，只要向?qū)Ψ皆偃摷皬?qiáng)調(diào)，就可避免時(shí)間的損失，并且也能夠提高工作效率。
9.必須集中精神做的事在上午進(jìn)行，下午用在會(huì)客方面
一般來(lái)說(shuō)，管理者在經(jīng)過(guò)充足睡眠后的早晨，頭腦的運(yùn)轉(zhuǎn)是比較快的。正因?yàn)槿绱?，凡是非依靠腦力不可的工作，你都把它放在上午進(jìn)行；就連那些必須憑對(duì)方反應(yīng)而作決定的工作，也盡量在上午做完。因?yàn)椋搅讼挛缒X力運(yùn)轉(zhuǎn)遲鈍，往往想不出最上乘的策略。所以，都應(yīng)把會(huì)客的時(shí)間安排在下午進(jìn)行。會(huì)客不同于辦公室的工作，經(jīng)過(guò)了一個(gè)上午耗費(fèi)腦力的工作之后，頭部會(huì)感到適度的疲勞，這時(shí)改為會(huì)客的話，反而能夠使緊繃的神經(jīng)得松弛，可說(shuō)是一種很理想的調(diào)劑。
□ 辦公桌的整理法
桌上的整理法可憑自己的喜好來(lái)決定。
對(duì)于桌上及抽屜里的整理法，每個(gè)人的喜好都不同。有些人的辦公桌上，書籍及資料堆積如山，有一些人則收拾得一干二凈。以美觀方面來(lái)說(shuō)，當(dāng)然是收拾的一干二凈最好，然而，以工作效率來(lái)說(shuō)的話，并不見得如此。正確的辦法是，只要不妨礙他人，任何自己喜歡的整理方式，皆無(wú)傷大雅，其效果甚至遠(yuǎn)勝過(guò)整理得一干二凈呢!有的辦公桌上堆放著好多的書籍，書本更是橫豎不分的亂放，乍看之下，真是雜亂無(wú)章。如果旁人看到這種雜亂的桌子，一定會(huì)皺著眉頭說(shuō)，“這根本就不象是管理者的辦公室呀!真是窩囊透頂哪!”
不過(guò)以你來(lái)說(shuō)，這倒是最容易進(jìn)入工作狀態(tài)的方式。如果一切井然有序的話，效率反而會(huì)降低。在別人眼里，可能是雜亂無(wú)章，可它卻是最能產(chǎn)生效率的狀態(tài)。這么做的目的，無(wú)非是想把書籍放置于自己雙手可及的范圍內(nèi)。在這種狀況下，工作的進(jìn)行將更有效率。如果把書籍放置于別處，屆時(shí)又得站起來(lái)去找，這不是太浪費(fèi)時(shí)間嗎?
書寫用具也是如此，等到書寫時(shí)才從抽屜里取出來(lái)，實(shí)在太麻煩了，注意力也將在無(wú)形中被削弱。因此，使用頻繁的東西，不要放入抽屜或者柜子里，最好放在桌子上面。桌子上面可以雜亂無(wú)章，但是抽屜最好整理一下。桌子抽屜越多越好，只有如此，才能夠把東西分門別類地放置，又容易取出。因此，不管在辦公室或者家里，都應(yīng)使用抽屜比較多的桌子。
□ 郵件的整理法
郵件在登記以后，還要再保存一段時(shí)間。
辦公室每天都會(huì)收到相當(dāng)多的郵件，如果在收到后不立刻處理的話，將變成混亂不堪的狀態(tài)，終至無(wú)法收拾。為了處理好郵件，應(yīng)采取這樣的方法：首先，把收到的郵件、明信片等，都蓋上當(dāng)天的日期。對(duì)于收到的郵件，應(yīng)盡早地過(guò)目。不過(guò)，有時(shí)碰到急事，或非到外地出差不可時(shí)，就無(wú)法在當(dāng)天過(guò)目郵件。如此的話，一擱置就是好幾天，所以很難判斷郵件寄達(dá)的日期，甚至遲遲不會(huì)回信。為了避免這一點(diǎn)，郵件一寄達(dá)，就蓋上當(dāng)天的日期。蓋上日期的印戳位置，應(yīng)選擇寄信人姓名及住址的左上端。如此處理之后，不管寄件人的姓名、住址書寫于信紙表面或背面，年月日都蓋在旁邊，這樣，就可以一目了然，對(duì)以后的分類很有幫助。再下來(lái)就是看過(guò)的郵件處理方法。辦公室有一個(gè)“人事錄”的檔案，里面記載著有關(guān)人事的信息。例如——搬家的通知、婚禮的通知、誕生和死亡等等資料。反正，收到這些有“變化”的郵件，就一律把信息轉(zhuǎn)記于“人事錄”里面。如此，吸收了必要的信息之后，這些郵件就如同廢物。不過(guò)，你并不立刻把它們?nèi)拥?，仍舊保管一段時(shí)間。因?yàn)?，一旦扔掉原?lái)的資料以后，遇到轉(zhuǎn)記錯(cuò)誤，或者誤認(rèn)事實(shí)時(shí)，就無(wú)法證實(shí)。在處理郵件時(shí)，不管是在家里或者辦公室，都在腳旁放置一個(gè)垃圾筒，把不必要的東西扔進(jìn)去。
□ 電話的使用法
以辦公室來(lái)說(shuō)，每天都會(huì)接到大量的電話。打電話來(lái)的人，其目的不一。有重要的急事，也有售貨店打來(lái)的推銷電話，更有不關(guān)痛癢的“打哈哈”電話。電話最叫人感到不便的是親自去接電話，否則，根本就不知道對(duì)方的用意。如果說(shuō)每一個(gè)條給的電話，都要一一接聽的話，則大半天用于聽電話可能還嫌不夠呢!同時(shí)，對(duì)方來(lái)電話找某個(gè)指定的人物時(shí)，碰到該人物正在接聽其它電話，或者會(huì)客時(shí)，只要接電話的人答以“他正在講話中”或者“他正在開會(huì)”，打電話的人肯定會(huì)說(shuō)“那么，等一會(huì)再打來(lái)……”而且，一旦掛斷電話，誰(shuí)也不敢保證他是否會(huì)再度打來(lái)。這樣的話，將無(wú)法跟有急事待辦的對(duì)方聯(lián)絡(luò)上，甚至錯(cuò)失些機(jī)會(huì)。這樣，在辦公室里面，不管是“誰(shuí)”打來(lái)的電話，秘書都會(huì)答以“請(qǐng)你稍等”，然后，再把留言條遞給你。事先，就跟秘書決定好處理電話的記號(hào)。例如你在秘書遞過(guò)來(lái)的留言條上寫“W”的話，那就意味著“請(qǐng)對(duì)方稍等一下”，寫“T5”的話，則表示“五分鐘，管理者會(huì)打電話給對(duì)方”。如此，雖然在接待客人，或者正在打電話，仍然可以迅速準(zhǔn)確地應(yīng)付各種電話。
1.備忘字條必須寫下基本要素
以企業(yè)界來(lái)說(shuō)，電話是最為重要的通訊手段。不過(guò)話又說(shuō)回來(lái)，如果使用方法不當(dāng)?shù)脑?，不管是在時(shí)間或者效率方面，都會(huì)受到損失。因此，應(yīng)自制“電話處理竅門”，以便能夠迅速地處理電話業(yè)務(wù)。如接到電話時(shí)的備忘字條，一律采取統(tǒng)一的書寫方式。新聞?dòng)谜Z(yǔ)有所謂的“5W”，規(guī)定辦公室的人員也使用“5W”的書寫方式。即是——“何時(shí)”、“何人”、“何事”、“何地”、“如何處理”五個(gè)部分。備忘字條如果包含這些要素，只要看過(guò)備忘字條就可以處理，自然可以節(jié)省很多時(shí)間。
2.內(nèi)容比較雜亂的電話，可按不同的目的，書寫在不同的備忘紙上
如果對(duì)方打來(lái)的電話包含很多目的的話，那就必須一面聽電話，一面把目的分別書寫在不同的備忘紙上。即使是接打給自己的電話，也最好把內(nèi)容記載于備忘紙上，如此才不至于弄錯(cuò)，看起來(lái)一清二楚。例如，你身兼律師、會(huì)計(jì)師及翻譯等職，凡是業(yè)務(wù)單位一打電話來(lái)，往往會(huì)涉及法律、稅務(wù)，以及國(guó)際等問(wèn)題。遇到這種情形，如果又雜又長(zhǎng)的全寫在同一張備忘紙的話，隔不久之后再看，可能就會(huì)感到費(fèi)力，以致不得不重新寫在別的字條上，這樣，就多費(fèi)時(shí)間，也不利于提高效率。因此，逢到這種情形，你都應(yīng)一面聽取對(duì)方的話，一面根據(jù)不同的目的，分別書寫在不同的紙上。這樣做的話，整理起來(lái)很容易，而且也能避免錯(cuò)誤。
3.打電話時(shí)如果接電話者不在，最好也把目的說(shuō)出來(lái)
給某人打電話時(shí)，遇到對(duì)方不在，一般人總是會(huì)說(shuō)“那么，管理者以后再打來(lái)”?；蛘?#8220;請(qǐng)他回電話給管理者好嗎?”接著就把電話掛斷。但是你不應(yīng)采取這種方式。即使接電話的人不在，應(yīng)也把目的告訴接電話的人，因?yàn)榈戎鷮?duì)方親自交談的做法，實(shí)在是效率很差的一件事情。就算是旁人替你接電話，對(duì)他說(shuō)“請(qǐng)?jiān)俅螂娫拋?lái)……”，如果他打來(lái)電話的時(shí)候，碰巧你又不在的話，那豈不是又浪費(fèi)很多的時(shí)間?如果對(duì)接電話者說(shuō)出要點(diǎn)，他就會(huì)把“話”帶給對(duì)方。甚至接電話者就能直接解決你的問(wèn)題。以企業(yè)界來(lái)說(shuō)，除非必要保密的范圍，否則，不一定要等到某人來(lái)接電話時(shí)才說(shuō)出目的。為了減少不必要的麻煩以及節(jié)省時(shí)間，不妨把“目的”告訴接電話的人。
4.請(qǐng)對(duì)方在指定時(shí)間內(nèi)打來(lái)重要電話
為了有效地利用電話，不妨請(qǐng)對(duì)方在指定的時(shí)間內(nèi)回電話。有些人不會(huì)在電話里把目的完全表達(dá)時(shí)，往往會(huì)說(shuō)：“以后，管理者再打電話給你。”遇到這種情況，一定會(huì)毫不放心地問(wèn)他“管理者何時(shí)接到你的電話呢?”因?yàn)橛泻芏嗳丝诳诼暵曊f(shuō)“以后再打電話給你……”然而，卻是黃鶴一去不復(fù)返了。有些人雖然不會(huì)食言，仍然會(huì)打電話來(lái)，但是，往往得等上一、兩個(gè)星期，實(shí)在叫人干著急。如果，一開始就請(qǐng)對(duì)方?jīng)Q定打電話的時(shí)間，他就不好意思食言，一定會(huì)按時(shí)打來(lái)，你當(dāng)然也不必心急，更不必為了等對(duì)方的電話，而呆在家里不敢出門。為了提高工作效率，不妨活用這種“指定時(shí)間”。
5.從出差地給公司打電話，必須先計(jì)劃好時(shí)間
在指定時(shí)間內(nèi)打電話或者接電話，對(duì)于出差等情況也十分有效。從出差地跟公司打電話聯(lián)絡(luò)，是一件非常重要的工作。反過(guò)來(lái)說(shuō)，公司跟出差人員打電話聯(lián)絡(luò)，也是一件不可缺少的工作。然而，好不容易打了電話，卻碰到對(duì)方不在，或者正在講話中，使得簡(jiǎn)單的目的無(wú)法傳達(dá)。為了防止這類的“麻煩”事件，在出差以前，一定要說(shuō)好每天往回打電話的時(shí)間，以及指定接電話的人。這樣，遇到你從出差地往回打電話時(shí)，就能夠完整的指示部屬，提出的報(bào)告，同時(shí)，部屬也會(huì)完整的告訴你，在你不再的期間里，有誰(shuí)打電話來(lái)，發(fā)生了什么事。如此，就能夠迅速正確的做出指示。又如在清晨及夜間等，辦公室沒(méi)有人的時(shí)候，為了方便聯(lián)絡(luò)，都應(yīng)活用電話錄音，以高效地利用時(shí)間。例如你在從事片刻不能離開現(xiàn)場(chǎng)的工作時(shí)，一旦電話中斷，效率就會(huì)大打折扣。遇到這種情形，不妨使用電話錄音的方式。
必要的話，可以每隔一段時(shí)間，聽取電話錄音的內(nèi)容，再給對(duì)方打電話，如此，才不會(huì)怠慢對(duì)方。
6.利用MONITOR的功能及無(wú)線電話，有效率地使用等待時(shí)間
你有時(shí)打電話，雖然打通了，但是對(duì)方并不立刻說(shuō)話，或者聽電話，則屢次要求“請(qǐng)稍等”。又如打電話詢問(wèn)政府機(jī)關(guān)時(shí)，對(duì)方為了調(diào)查，或請(qǐng)示上司，常常會(huì)發(fā)生這一類的事情。而且，這種所謂的“稍等”，往往會(huì)長(zhǎng)達(dá)兩、三分鐘。在這個(gè)時(shí)間內(nèi)，打電話的人只好靜靜地等待。雖然每次只有兩、三分鐘，但累積下來(lái)將會(huì)在時(shí)間上造成很大的損失，等待的人也會(huì)坐立不安。
為此，辦公室專門安裝具有MONITOR功能的電話。經(jīng)過(guò)這樣的安排，一直到對(duì)方的聲音在擴(kuò)音機(jī)里響起來(lái)為止，可以放下受話機(jī)，從事別的工作。既然不知道對(duì)方何時(shí)會(huì)“開腔”，你大可不必呆呆地等待下去。使用裝置了MONITOR電話機(jī)的時(shí)候，即使電話鈴聲響了起來(lái)，也不必去管它，一直到擴(kuò)音機(jī)傳出來(lái)對(duì)方的聲音，再去接也不遲，可以說(shuō)是非常方便。
除此之外，使用無(wú)線電話也非常方便。例如，你可以一面利用電話跟對(duì)方交談，一面在屋子里自由的走動(dòng)，到書櫥找資料，甚至一面記錄對(duì)方所說(shuō)的要點(diǎn)。
7.使用附有收費(fèi)顯示的電話，可以同時(shí)節(jié)約時(shí)間與金錢
最近，電話又增設(shè)了種種優(yōu)異的性能，你不妨把它積極加以活用。辦公室一旦使用“附有通話時(shí)間與費(fèi)用顯示”的電話機(jī)，通話時(shí)間與費(fèi)用就會(huì)同時(shí)被顯示出來(lái)，就算你不愿意，也會(huì)意識(shí)到通話的時(shí)間，以及不斷上升的費(fèi)用，這樣自然就會(huì)很有效率地使用電話了。
□ 午休利用法
把午飯的時(shí)間延緩一小時(shí)，就能夠更有效地活用時(shí)間。
你一個(gè)人身兼三職，而且，又能在不同職務(wù)中，干得有聲有色，以致有不少人認(rèn)為你一定是在廢寢忘食地工作。其實(shí)，這是一種誤解。你三餐照吃不誤，除非碰到特別的事情，否則的話，一夜也睡上將近八個(gè)小時(shí)。忍著饑餓及困倦，面對(duì)著桌上工作，絕對(duì)不會(huì)有好成績(jī)，注意力只會(huì)減退，結(jié)果是整體的工作量并不會(huì)增加，勞累過(guò)度又使健康受損，叫人后悔莫及。因此，不管工作如何的忙，都不應(yīng)不吃飯。不過(guò)，對(duì)于中午一個(gè)小時(shí)的休息時(shí)間，卻要想盡辦法把它有效地利用起來(lái)。利用中午一個(gè)小時(shí)的原則，是把中午的休息時(shí)間延后一個(gè)小時(shí)罷了。即把午后一點(diǎn)到兩點(diǎn)，劃定為休息時(shí)間。只要是上班族就可以明白，中午十二點(diǎn)以后，每一家飲食店都是人滿為患。想坐下來(lái)吃飯的話，有時(shí)還得等待呢!根本談不上飲食的樂(lè)趣。關(guān)于這個(gè)問(wèn)題，只要把中午的休息時(shí)間延后一個(gè)小時(shí)，就可以獲得圓滿的解決。到了下午一點(diǎn)以后，飲食店再也看不到人滿為患的現(xiàn)象，不會(huì)在慌張的氣氛下用餐。也不必找有空位的飲食店，或者等著占位置。正因?yàn)槿绱耍M(jìn)食后將有一段時(shí)間可自行支配。這種“時(shí)差”的活用，對(duì)于規(guī)定中午十二點(diǎn)為休息時(shí)間的公司來(lái)說(shuō)，或許很難照辦。不過(guò)，根據(jù)各人的情形，可以稍為提早時(shí)間休息，或者利用午休時(shí)間會(huì)客，以達(dá)到活用時(shí)間的目的。對(duì)某些人來(lái)說(shuō)，一向都利用時(shí)間會(huì)客，或者跟朋友見面。時(shí)常跟不同職業(yè)的人接觸，或者跟老朋友保持聯(lián)系，不僅可以獲得新的信息，又可以從別的角度看看自己，以及自己所從事行業(yè)的優(yōu)勢(shì)，而且可以使氣氛輕松，實(shí)在是一件很有意義的事情。如果想安排一個(gè)日子見面的話，彼此也許會(huì)感到難以配合，結(jié)果呢?只好一拖再拖。如果選中午時(shí)間會(huì)客的話，彼此比較容易配合，而且又不必如夜間的交際一般，多喝幾杯。因此，可以在不破壞自己的生活步調(diào)的情況下，跟多數(shù)人溝通。遇到吃午飯及必須會(huì)客時(shí)，你都會(huì)預(yù)訂一桌的飯菜。這樣，客人一到就可以立刻入席，不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。賓主都能夠在愉快的氣氛下交談及進(jìn)餐。
三、中飯到下班時(shí)段促效法
□ 開會(huì)的方法
為了防止開會(huì)遲到，不妨活用“零數(shù)效果”。管理者由于職業(yè)上的關(guān)系，不僅要主持自己辦公室的會(huì)議，有時(shí)也得參加外面各種團(tuán)體的會(huì)議。外面的會(huì)議一向很冗長(zhǎng)，一小時(shí)能夠結(jié)束的會(huì)議已算很短，有些會(huì)議甚至長(zhǎng)達(dá)兩、三個(gè)小時(shí)。如果耗費(fèi)了這么冗長(zhǎng)的時(shí)間，內(nèi)容能達(dá)到充實(shí)的境地，那就沒(méi)有話說(shuō)。糟糕的是，跟主題無(wú)關(guān)的廢話連篇，以致延長(zhǎng)了時(shí)間。除此之外，會(huì)議開始時(shí)間不確定，也令人惱火。有一些人生來(lái)就缺乏時(shí)間觀念，分明說(shuō)好下午兩點(diǎn)鐘開會(huì)，這些老兄往往會(huì)延遲十分或者十五分鐘才到達(dá)。使得其他準(zhǔn)時(shí)赴會(huì)的多數(shù)人，白白浪費(fèi)了十到十五分鐘。如果以十個(gè)出席者計(jì)算，總共浪費(fèi)兩小時(shí)左右，這個(gè)數(shù)目未免大了一些。為了避免浪費(fèi)時(shí)間，管理者每逢主持會(huì)議時(shí)，總要實(shí)行幾種“防止遲到的對(duì)策”：其一，是把開會(huì)的時(shí)間設(shè)定于“兩種十五分”等有零數(shù)的時(shí)間。正因?yàn)榇蠹叶剂?xí)慣于“點(diǎn)鐘左右”，以致把一點(diǎn)五十分，兩點(diǎn)十分都看成“兩點(diǎn)左右”。于是，就加上了“十五分”的零數(shù)，這樣，開會(huì)時(shí)刻并非“幾點(diǎn)左右”，而是被特定于某一個(gè)焦點(diǎn)時(shí)刻。經(jīng)過(guò)這么決定，老是遲到的老兄，開始變得很積極，頂多只延誤兩、三分鐘。這就是“零數(shù)效果”。乍看之下，并沒(méi)有什么特別，然而，效果卻是相當(dāng)?shù)捏@人。另外有等待遲到者的“前例”，那么，在全體尚未到齊就召開會(huì)議的話，勢(shì)必有不少人會(huì)抱怨說(shuō)“為什么不等管理者一下呢?”可是，一旦大家都養(yǎng)成這種意識(shí)，浪費(fèi)時(shí)間將有增而無(wú)減。因此，事前就應(yīng)該采取上述方式。既然一開始就說(shuō)清楚，就算在全體尚未到齊之前召開會(huì)議，后來(lái)的遲到者也不至于抱怨，按時(shí)開會(huì)者也不至于抱怨。同時(shí)，準(zhǔn)時(shí)開的出席者也不至于浪費(fèi)時(shí)間。只要徹底地實(shí)施這個(gè)原則，就動(dòng)輒會(huì)有人遲到。
□ 會(huì)議準(zhǔn)備工作很重要
以會(huì)議來(lái)說(shuō)，其進(jìn)行的方式，有時(shí)也會(huì)存在很大的問(wèn)題。一般人都有一種固定觀念，認(rèn)為所謂的會(huì)議，是坐著喝茶而進(jìn)行的那種“玩意”。而且又一致認(rèn)為，越是重要的問(wèn)題，越需要耗費(fèi)時(shí)間討論。但是，世界八大會(huì)計(jì)事務(wù)所之一的某機(jī)構(gòu)，不管是多么重要的會(huì)議，會(huì)議參與者往往站在走廊談?wù)搸拙洌幌伦泳桶褑?wèn)題解決了。管理者要積極地采用迅速的談?wù)摲绞?，同時(shí)也明白了一件事，那就是：所謂的會(huì)議，并不一定要浪費(fèi)時(shí)間，不管是如何重大的決定，只要有心的話，在短時(shí)間內(nèi)就可以處理妥當(dāng)。不過(guò)為了達(dá)到這個(gè)目的，在會(huì)議開始以前，就非要做一種準(zhǔn)備工作不可，以便提高出席者的意識(shí)。因此在開會(huì)前，就應(yīng)叫幾個(gè)人(出席會(huì)議的人)提出“必須討論的內(nèi)容”、“其問(wèn)題點(diǎn)”、“解決的方案”、“每一個(gè)解決方案的利弊分析”、“本人所下的結(jié)論”等的問(wèn)題，把它們列舉出來(lái)以后，再?gòu)?fù)印幾份，在會(huì)議前分發(fā)給每一個(gè)與會(huì)者。經(jīng)過(guò)如此的處理以后，在召開會(huì)議以前，已經(jīng)提高了出席者的問(wèn)題意識(shí)。這以后，只要針對(duì)重點(diǎn)，展開若干的質(zhì)疑討論，即可形成決議。
如果不經(jīng)過(guò)這種步驟而集合的話，全體必須從“無(wú)”的狀態(tài)開展討論。在這種狀況下，往往必須經(jīng)過(guò)一個(gè)小時(shí)以后，方能夠使問(wèn)題明朗化。有時(shí)經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)的一段時(shí)間，仍然不能獲得結(jié)論，甚至必須“憋”到下一次的會(huì)議。在沒(méi)有可靠充足的資料的情況下，搬出幾個(gè)“假設(shè)”談?wù)摚挥欣速M(fèi)時(shí)間罷了。不如在該資料到手以后再討論，這樣才會(huì)產(chǎn)生立竿見影的效果。不過(guò)，在這以外的場(chǎng)合，如果胡亂的討論問(wèn)題的話，只能浪費(fèi)時(shí)間。只要事前的準(zhǔn)備工作進(jìn)行得很好，就不會(huì)變成“消極性”會(huì)議。
為了使會(huì)議能夠“迅速”地進(jìn)行，除了上述的準(zhǔn)備活動(dòng)必須充實(shí)之外，最好能事先確定會(huì)議結(jié)束的時(shí)間。人類的心理很微妙，一旦知道時(shí)間很充足，緊張感就會(huì)消失，效率也會(huì)跟著降低。所以只要確定“結(jié)束的時(shí)間”，就可以使人產(chǎn)生注意力。遇到這種場(chǎng)合，如果跟會(huì)議開始時(shí)一樣利用“零數(shù)效果”的話，效率將大為提高。
□ 洽談時(shí)間使用法
1.面談時(shí)，不妨事先詢問(wèn)對(duì)方“有何貴干?”如此才能有效地使用時(shí)間
通常，應(yīng)盡量把面談挪到午后進(jìn)行。如果在上午做這件事的話，給秘書安排工作、必須盡早辦完的電話聯(lián)絡(luò)等每日的必做差事，就非得挪后不可，使得一天的工作不能圓滿地進(jìn)行。這正是上午某些人不進(jìn)行會(huì)客的原因之一。同時(shí)，下午的時(shí)間使用于會(huì)客，因做案頭工作而感到勞累的大腦，往往可因此恢復(fù)清新。不過(guò)話又說(shuō)回來(lái)了，下午的時(shí)間并非無(wú)限。以個(gè)人來(lái)說(shuō)，除了會(huì)客以外，還有一大堆的工作。除非在短時(shí)間內(nèi)，從事有效率的交談，否則的話，再多的時(shí)間也不夠用。因此，對(duì)方表示要面談時(shí)，就應(yīng)叮嚀秘書盡量地詳細(xì)詢問(wèn)對(duì)方的“差事”，如果在沒(méi)有任何準(zhǔn)備的情況下，就與對(duì)方交談，除非你手中握有對(duì)方的資料，或者對(duì)方當(dāng)場(chǎng)就告訴之你急于想知道的事情，否則的話，只是浪費(fèi)彼此的時(shí)間。又如雖然通過(guò)電話，已經(jīng)知道對(duì)方有什么“差事”，還是會(huì)叫秘書把重點(diǎn)記錄下來(lái)。只有如此，能夠有效地使用會(huì)客時(shí)間。有時(shí)，自己認(rèn)為腦海里已經(jīng)有了答案，但實(shí)際交談時(shí)，往往會(huì)漏掉重要的部分，或甚至語(yǔ)氣不肯定。因此，還是記錄下來(lái)較好。例如談及法律方面，必須寫出“何月何日何地發(fā)生了何事”；碰到繼承問(wèn)題的話，則必須把家族情況寫出來(lái)。經(jīng)過(guò)了“書寫”的作業(yè)后，就能夠明顯地整理出事實(shí)的相互關(guān)系，而且一面看記載的事項(xiàng)，一面聽對(duì)方說(shuō)話，理解的速度便會(huì)加快。如此進(jìn)入某種程度的理解狀態(tài)，再跟一個(gè)人面談，在短時(shí)間內(nèi)，就可以進(jìn)入話題的核心。
2.跟喜歡擺龍門陣的人面談時(shí)，不妨決定結(jié)束的時(shí)間
有的辦公室有所謂的“會(huì)客室”。不過(guò)，只擺著開會(huì)用的桌椅，接見客人時(shí)，一向都利用這些東西為什么呢?理由之一，一般會(huì)客用的桌子很低矮，不過(guò)適合于一面交談一面書寫。同時(shí)，那種坐起來(lái)挺舒服的沙發(fā)，一旦坐下就有遲遲不想起來(lái)之感。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，使用會(huì)開用的桌椅，更能夠迅速地辦好事情。然而，這個(gè)世界到處有喜歡饒舌頭的人。這種人跟他碰面時(shí)，久久不進(jìn)入正題，盡是在不重要的話題中打轉(zhuǎn)，就是事情已經(jīng)辦完，還是
“依依不舍”地說(shuō)一些無(wú)關(guān)痛癢的話兒。或許，他的話會(huì)帶來(lái)重要的信息，然而，預(yù)定要做的事情太多時(shí)，如此的被“轟炸”，實(shí)在叫人吃不消。所以，在會(huì)見客人時(shí)，不僅要規(guī)定面談的時(shí)間，在聽到對(duì)方的敘事之后，還要迅速地判斷所需時(shí)間，再?zèng)Q定面談到“幾點(diǎn)幾分”為止。如果事前有如此規(guī)定的話，就不至于拖拖拉拉地談上一大堆。而且，時(shí)間的限制，又能夠產(chǎn)生一種緊張感，使交談變得緊湊，言之有物，內(nèi)容精簡(jiǎn)而有力。不過(guò)，所謂限制面談的時(shí)間，對(duì)某些人仍然不能產(chǎn)生效果。遇到這種場(chǎng)合，最后的一張王牌就是告訴他，你必須跟另外的人面談。如果他仍然不識(shí)趣的話，那就索性對(duì)他說(shuō)“從幾點(diǎn)幾分開始，管理者又得去赴約……”可以如此地提醒對(duì)方。最叫人感到百思不得其解的是：“管理者又得去做一件重要的工作”，對(duì)喜歡饒舌頭的家伙往往不太有效，但是，說(shuō)出了“管理者還得去赴一個(gè)約會(huì)”，他們就會(huì)識(shí)趣的告辭。想不到這話如此具有說(shuō)服力。除此以外，對(duì)于遲遲不說(shuō)出來(lái)意的對(duì)象，總是要想盡辦法，叫他盡快地說(shuō)出來(lái)意。唯有如此，才能夠大幅度地減少時(shí)間的浪費(fèi)。
3.等人最好選在書店等能夠有效使用時(shí)間的地方
為了出席會(huì)議或者商討某事，幾乎每個(gè)人都有在外面等待對(duì)方的經(jīng)驗(yàn)。遇到這種情況，第一個(gè)考慮的條件，不外乎“容易找到”的地方，至于其它的條件則很少被考慮。事實(shí)上，只要較好地選擇等待的地方，即可使時(shí)間的損失減低到最小程度，甚至把等待的時(shí)間當(dāng)成“活的時(shí)間”使用。
通常，一般人最喜歡選某個(gè)廣場(chǎng)或火車站的剪票口為等待場(chǎng)所。如果由來(lái)選定等待場(chǎng)所的話，絕對(duì)不應(yīng)選擇這兩種地方。因?yàn)槟切┑胤胶茈s，難以開展聯(lián)絡(luò)工作。選擇這種場(chǎng)所的話，一旦碰到預(yù)料以外的事故，或者臨時(shí)有急事，則無(wú)法在約定時(shí)間為到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)；由于無(wú)法聯(lián)絡(luò)，對(duì)方只有干等一回。為了防止浪費(fèi)時(shí)間，在決定等待的場(chǎng)所時(shí)，首先必須考慮的是：“容易聯(lián)絡(luò)的場(chǎng)所”；
同時(shí)也應(yīng)考慮到，是否能夠有效地使用等待的時(shí)間。如果對(duì)方能夠準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，那就沒(méi)有話說(shuō)。最怕的是對(duì)方遲遲不來(lái)，或者由于你順路而提早到達(dá)，遇到這種情形，如果只能站著等的話，那就不能好好地活用這一段時(shí)間了。最適用于等待的地方是“書店”。預(yù)先就告訴對(duì)方你要在書店那一層、那一個(gè)角落。這樣，對(duì)方就不必在店里到處尋找。應(yīng)在對(duì)方到達(dá)以前，翻翻新出版的書籍，或者剛出版的雜志，借此尋找自己所必要的信息。這樣做的話，等人時(shí)間就不會(huì)感到焦躁不安，還可以活用那一段時(shí)間呢!只要是大型書店，由于目標(biāo)很大，對(duì)方不費(fèi)力氣就可以找到。到必要時(shí)，也可以拜托書店的服務(wù)人員使用擴(kuò)音機(jī)叫人。由此可見，書店是最理想的等人場(chǎng)所。
□ 名片——人事信息的管理法
對(duì)方給我名片后，立刻在背面書寫有關(guān)他的信息，再分別存檔不管擁有多么龐大的信息里，遇到必要時(shí)，如果非得翻來(lái)翻去的話，那么它的信息價(jià)值就減半了。
“人事信息”方面也是如此。遇到你想跟某人聯(lián)絡(luò)時(shí)，如果不能立刻知道對(duì)方的電話號(hào)碼，那么工作就不能順利地進(jìn)行。又如碰到自己專業(yè)以外的難題時(shí)，是否有合適的資料提供者，將大幅度地影響你的工作效率。遇到這種情形，縱然認(rèn)識(shí)這方面的專門人材，但如果不能及時(shí)獲得有關(guān)他的信息，那就等于糟蹋了這個(gè)人才。為了提高工作效率，必須在平常就把人事信息整理好，以便縮短尋找的時(shí)間。對(duì)一般人來(lái)說(shuō)，有關(guān)重要人物的信息，都應(yīng)根據(jù)其作用，分成“名片檔案”、“住址錄”、“提高事錄”三種檔案。絕大多數(shù)的資料來(lái)自對(duì)方的名片。人類的記憶往往不太可靠，有時(shí)隔了一段時(shí)間之后，抓起一張名片瞧瞧，雖然印著人名、頭銜等，然而，腦海里卻想不出“他”是怎樣的一個(gè)人?因什么事跟他碰過(guò)面?鑒于此，每次對(duì)方遞給你名片時(shí)，你都應(yīng)盡快在名片背后添上對(duì)方的資料。其中必須添“碰面的日期”、“場(chǎng)所”、“何事”以及“介紹者”，有時(shí)也添上對(duì)方在交談
中泄漏出來(lái)的信息。例如，他的專長(zhǎng)、興趣、出生地、他的秘書姓名等等。經(jīng)過(guò)如此處理，就是數(shù)年不見的人，只要瞧瞧那些記載，就可以想起他的一切，交談也能夠很熟悉地進(jìn)行。記好備忘錄后，也能使對(duì)方的一切，長(zhǎng)久的留存在你的腦海里。這種做法，必須在你對(duì)他的印象還深刻時(shí)進(jìn)行。這些往往是跟對(duì)方分手后，或者搭電車回家時(shí)進(jìn)行。這種寫滿了信息的名片，在轉(zhuǎn)記到“住址錄”、“人事錄”以后，再歸入透明的名片檔案里。這種檔案夾的正面以及背面都屬于透明的那一種。如此處理以后，不必抽出名片，就能夠看到名片背面的記錄。如果必須一張一張地抽出名片的話，那就不合乎節(jié)省時(shí)間的原則。
處理名片的另外一個(gè)特征是，不根據(jù)姓氏的英文字母排列，而根據(jù)不同的職業(yè)、公司來(lái)分類?；蛟S有人會(huì)認(rèn)為，根據(jù)姓氏的英文字母分類，不是更便于尋找嗎?話雖然不錯(cuò)，可是你不知道他的名字。不過(guò)，你仍然記得他是某公司的主管，或者是在辦某件事時(shí)認(rèn)識(shí)了他。既然有了這個(gè)線索，你就可以從他所屬的分類中找出他的資料。如果不是這樣的話，則必須從好幾冊(cè)的檔案中，一頁(yè)一頁(yè)地翻找，這樣就不合乎節(jié)省時(shí)間的原則。住址錄可根據(jù)英文字母分類，名片則根據(jù)不同的公司與專長(zhǎng)分類。這樣的話，尋找起來(lái)比較迅速，更合乎節(jié)省時(shí)間之道。
2.住址錄以方便更換和容易尋找為原則
在人事信息中，信址錄可說(shuō)是使用頻率最高者。以一般社會(huì)大眾所使用的住址錄來(lái)說(shuō)，機(jī)能方面實(shí)在很差。最明顯的缺點(diǎn)是，信息的更換難以進(jìn)行。最初填寫時(shí)，雖然完全根據(jù)英文廿六個(gè)字母的順序排列，但是等到非填寫新信息不可時(shí)，只能填寫于最后的幾行。同時(shí)，不用的信息也不能清除。而且尋找起來(lái)也煩雜，又會(huì)形成多余的空白。最大的缺憾是住址錄一開始能夠填寫的信息量就受到限制。因?yàn)椴荒茉黾禹?yè)數(shù)，一旦超過(guò)了一定的人數(shù)，就得再準(zhǔn)備新的住址錄。以個(gè)人信息的記入欄來(lái)說(shuō)，只有一行或者兩行，因?yàn)榭臻g太狹窄，很難把所有必要的資料都填寫進(jìn)去。辦公室所使用的住址錄。是活頁(yè)式的并且個(gè)人的信息呈現(xiàn)為一人一張名片的插入式卡片，這樣，每一頁(yè)都能自由地插換，卡片也可以取出來(lái)，自然就可以在姓氏或英文字母的順序之下完完整整地排列，不必要的信息也可以刪除，因此不會(huì)浪費(fèi)空間。由于每一張卡片同名片的大小一樣。因此，可以填寫住宅、上班地點(diǎn)的電話號(hào)碼，以及其它重要的信息，而且在普通狀態(tài)下，只能看到最下面的姓名。所以，在尋找時(shí)，別的信息不會(huì)進(jìn)入眼簾，尋找起來(lái)就容易多了。如果把它們抄錄起來(lái)的話，就會(huì)變成姓名錄，可以做為賀年卡寄出的核對(duì)單。“所謂的住址錄，本來(lái)就是如此……”如果囿于這種傳統(tǒng)觀念的話，不僅會(huì)感到不方便，而且會(huì)重復(fù)著浪費(fèi)時(shí)間。不過(guò)，只要你有心尋找，還是能夠找到適合于你使用的“道具”。
