9.與其一面閱讀、一面記筆記，不如直接寫在書上比較方便
有很多人認為學習東西必須寫筆記，有些人甚至把物理考試的圖描下來，而且還利用彩色筆著色，自鳴得意，以為如此就非常完整了。明眼人一看，就知道他為了描這幅圖耗費了很多時間。如果碰到考試的成績不好，就認為自己的運氣太差。
“書寫”必然要耗費很多時間。并不是說記筆記是壞事，不過，為了這種工作耗費太多時間的話，重要信息的收集將受到影響，結果必然會使效率降低。在閱讀或者學習時，對于臨時想到的事情，或者是想做為參考的事情，應直接地寫在書本的空白部位，如此就可以節(jié)省很多的時間。而且，書與在書本上面的資料，可以隨著書本愛帶到哪兒，就帶到哪兒，對忙碌的上班族來說，可說非常的方便。
10.畫線可利用四色筆標示重要的程度
在閱讀書本時，千萬別在重要的地方畫線，遇到這種情形，往往因重要程度而更改圓珠筆的顏色。最重要的部分使用紅筆畫線，次要者使用藍筆畫線，參考程度則使用綠筆畫線。有人認為畫線使用不同顏色的筆很麻煩。不過如此做之后，可以節(jié)省很多的時間。如果只使用紅筆畫線，則每一頁都是紅線，叫人分不清楚哪兒最重要?哪兒比較不重要?以致所有畫線地方都要看，當然會浪費很多時間。雖然比較麻煩些，如果以不同顏色筆畫線，再閱讀書本的話，不管在頭腦里面，或書頁上面，內容都會被整理，自然就能夠成為提高效率的讀書法。有一種四色筆，對于這種分色作業(yè)很有幫助。有一只四色筆便于攜帶，對于隨時隨地讀書來說，是一種不可缺少的必需品。
11.書頁上角打上“□”、“○”、“△”等重要度標志以方便重讀及檢查
在書本的各頁上角都打上“□”、“○”、“△”，以及×等的記號。這仿佛是答案用紙的評分似的。事實上，這些記號是表示該頁的重要程度。在閱讀時，發(fā)現(xiàn)重要處，都會打上“□”，認為尚重要者會打上“○”，如果只能做為參考資料則打上“△”，至于不必要者，一律打上×書本是知識的寶庫，從那兒取出自己所需要的東西，也正是所謂“讀書”的作業(yè)。打上“×”的部分，大體上都是難解的裝飾語句。也可以說是作者賣弄玄虛的手段之一。只要把表示重要程度的記號，打在書頁上角，重讀或檢查時就可以一目了然，對讀書效率當然會提高不少。
12.不必要的書，不妨陸續(xù)處理掉
幾乎每月都有很多新書發(fā)行。那么，欲從這么多的書本里面挑出自己必要的書，應該采取何種方法呢?
最確實的挑書方式是自己到書店尋找想閱讀的書本。不過，對以忙碌的上班族來說，實在很難挪出這一段時間，自己沒有多余的時間上書店，因此，有兩種信息來源可資利用。
其中之一，就是報紙的書籍廣告。
報紙的書籍廣告，比起一般的商品廣告，較不重視形象。因此，一向簡潔地記載著內容。像書名、作者、出版社的名稱、定價等，只要看報紙的廣告，就可以知道得一清二楚。
另外一種是車廂內的廣告。
這種車廂廣告，以雜志占絕大的部分，而且同一種廣告能維持相當長的一段時間。因此在上下班的時間內，看到中意的雜志時，就會把它記載下來。
通過這兩條途徑看中書籍或雜志時，就可告訴辦公室的職員，叮嚀他購買。利用這種方式，能毫無遺漏地購買到書店容易售完的新書。
剩下的問題是處理不斷增多的藏書。以雜志來說，把它閱讀以后，取得了必要的信息，就已經算完成任務了。把它里面的重要信息復印下來，或者把必要部分剪貼以后，就沒有閱讀的必要了。
有一些書籍剛購買時，沒有時間閱讀，到了有時間閱讀時，才發(fā)現(xiàn)它根本就沒有用處。 或許有人會大不以為然，認為花費不少錢買回來的書籍怎舍得丟掉呢?但是，沒用的書籍堆積如山，又有什么用呢?反而還得浪費寶貴的時間去整理它呢!
具有拋棄不用之書的勇氣，方能有效地使用時間與空間。
13.購買書本時，看看作者的經歷、介紹等，再決定是否有閱讀的價值
通常，人們仔細地瀏覽報紙上的新書廣告。有時，受到廣告上的文字吸引，買回來的書卻毫無益處。為了防止這種失誤，在購買書本以前應檢查以下幾個重點。
(1)先看作者介紹。作者介紹，通常被在封套或封底的上面。包括——作者的出生年月日、出身地、學歷等所謂經歷，以及到目前為止的作者實績。你必須特別注意的是——一本書所包含的內容，是否為作者的專長。就算是赫赫有名的作者，如果他所撰寫的內容，并非他的專長，一般來說，并不太可靠。又如——舉出了很多似乎很有用的訣竅，如果到目前為止，作者不會以實際證明的話，那也不能相信。
例如，以法律的專門書籍來說，通常其可信度，可由作者所專長的實績來判斷。著名的刑法學者，一旦撰寫刑法專門書的話，由于根據(jù)他豐富的經驗及知識所寫成，當然能成為一本有益的書籍。如果這位作者撰寫有關民法的書籍，那就不能跟一流民法學者的著作相比較。
為了選擇足以信賴的書籍，原則上，最好購買該專家所撰寫的書籍。
如果你想購買一本書，卻不認識該書的作者，那就別忘了看看作者介紹，那就比較容易理解該書的內容。只要把作者的大致經歷、實績放入腦海里，就能夠很容易地掌握該書的內容了。
(2)必須看清楚的是書本的最后一頁。這里記載該書的發(fā)行年月日，只要看清楚這一點，就知道該書有些過時的信息，根本就無法派上用場。因此，看清最后一頁就不難知道，這書是否已經過時，信息是否已經失效。
看看作者介紹及最后一頁，只要耗費一分鐘就足夠了?？雌饋硭坪趵速M了一些時間，然而，當你想到閱讀無用之書所浪費的大好時光，這一件事實應值得去做。
14.“參考文獻欄”能使你買到有益的書
選購書籍的信息來源有報紙的書籍廣告?？墒?，那些幾乎都屬于新書廣告。如果你想購買出版已久的書籍，那只能到書店尋找吧!
這個問題的解決方法之一，就是利用有關書籍的“參考文獻欄”。
每逢找不到想要的書籍時，雖然不直接地發(fā)生作用，仍然應購買跟它有關連的書籍，再利用它的參考文獻。
例如，有一次管理者曾經調查某種股票的評價。市面上股票的專門書籍很多，不過，對那時的問題能夠下評價者，實在很難找到。于是，只有選購有關的書籍，再活用它的“參考文獻”欄。那一位作者在該書上撰寫的東西，雖然對管理者沒有幫助，可是，作者利用的參考書卻有很多所要求的信息。
“參考文獻”幾乎都被刊載于卷末。大體上，還記著書名、作者以及出版社的名稱。比較親切的出版商，甚至還附帶發(fā)行年月日，以及簡單的內容介紹。有些出版社不在卷末介紹，而在文中以及欄外介紹。
把這些參考文獻復印下來，再根據(jù)需要，向書店或者出版社購買。遇到這種情形，雖然要逛好幾家書店，但是，可以獲得有益的書籍，到頭來還是可以節(jié)省不少時間。
15.選購書籍時，必須從標題去掉裝飾的言詞，再考慮是否購買
相信你有過如下的經驗——當你為了購買需要的書籍到書店時，方才發(fā)現(xiàn)同類的書籍太多，以致叫你不知購買哪一種比較妥當。
廣告標題能大幅度地影響銷路。正因如此，最近出了很多夸大的廣告。例如——“絕無僅有”、“第一家”等等。
的確，廣告標題能決定讀者對一本書的印象。換言之，它正是一本書的“面孔”。如果每一本書都使用華麗的廣告詞藻，以及濃重的修飾的話，有不少讀者很可能會被蒙騙。 每逢到書店購買書籍時，就會很習慣地把夸大的標語，以及濃重的修飾語除去。
例如——你一向無視于所謂“看了書能使你的ＸＸ程度一日千里”或者“此書是ＸＸ的權威”、“此書會帶你進入驚人的世界”等等。只要去掉這些廣告詞兒，書本的主題就會變得特別鮮明，自然可以節(jié)約時間，就算是有類似“誰都不知道的法”以為“能增加樂趣十倍的ＸＸ術”的廣告詞兒，你也不必相信它，只要注意“ＸＸ”的關鍵字就可以了。
一旦被修飾過度的廣告詞所迷惑，購回無用書本的話，勢必造成時間與金錢的浪費。因為，書籍一旦買下就不能退還，選購時，務必特別注意。
16.從“入門書”學習新事物，反而會使效率轉壞
每逢學習新的事物，一般人都喜歡從入門書開始。然而，這是否是很正確的做法呢?實在叫人感到懷疑?
一般說來，所謂的入門書，是為了使初學者容易了解起見，內容都經過精選，而且又整理成簡潔的敘述方式。
就是因為“入門書”被整理成簡潔的文件，只列出一般的要點，且解說往往不夠充分，因此顯得枯燥乏味，同時，又比較難以理解。如此一來，對于滿腔熱血想學習新事物的人，無疑是當頭潑他一盆冷水。滿腔熱血，換來一盆冷水，方才萌出不久的學習欲望，立刻又煙消云散。
尤其是碰到看不懂的專門用語，以及學說以后，才萌出的興趣炎焰，往往被潑滅。
這樣，與其閱讀所謂的“入門書”，不如閱讀以這個問題為重點的小說，或者有關某人在這方面的傳記，如此這般，擴充你興趣的范圍，效果將更為良好。
因為，當一個人開始學習某種東西時，“咦?”、“為什么?”等對未知的興趣，將成為一股很巨大的力量。使興趣擴大以后，再以更富于體系的方式，從有關的書籍上涉獵相關知識的話，你所獲得的知識，將遠超過“入門書”的知識。
17.閱讀原文書時，盡量避免頻繁地翻字典
在學生時代，老師都再三叮嚀管理者，在閱讀英文教科書時，“手中最好牢抓著字典”。字典必須經常翻動，“字典越污損，外語能力越能提高”這句話完全正確。
學生是沒有話說。如果是為了工作方面的需要，必須閱讀外國文獻，則實在不宜忠實的遵守這種“教導”。
利用字典找一個單字，需耗費相當?shù)臅r間及精神。而且，一旦翻查字典，就非中斷本來“讀書”的事情不可，思考也會跟著半途中斷。如此一來，不容易抓到連貫之處，吸收信息的效率將轉低。
如果你具有英文一級考試鑒定及格以及口釋英語的資格，但是，遭到閱讀原文以及外文資料時，仍時常會碰到一些不懂的單詞。即使是這種場合，原則上，你還是會繼續(xù)閱讀到最后?？v然有好幾個單詞，從前后文章之間的關聯(lián)，也可以做某種程度的推測。對于那些不懂的單字，如屬重要的話，事后，會整理起來一塊查字典。
總而言之，站在效率的立場來說，能夠把握全體文章的意思才是最重要的。只要能夠把握全體內容，即使看完整篇文章后，再查字典，也可以從單句所具有的復數(shù)含義中，找出更適切的意思，當然就能夠更為精確地把握內容。
18.把書店的電話號碼、營業(yè)時間、公休日記錄下來
自己渴望能夠買到的書籍，竟然無法在公司附近找到，或者在你上下班的路程中也買不到，這實在是一件非常掃興的事情。
就算是你渴望需要的書籍，無法在書店找到，除非它已經絕版，否則仍然可以利用訂購的方式獲得。不過，必須耗費一、兩個星期。如果是消遣性的書籍還無所謂，假如是工作方面所需要的消息，那就不能漫長地空耗下去。
遇到這種情形，自制的書店名單就可以派上用場了。為了有效率地購買到書籍，最好巧妙地利用書店。
你自制了一份目錄，上面記載著時常利用的書店名稱、電話號碼、營業(yè)時間及公休日。你不但要把這一份目錄留在辦公室里，還要時時帶在身上。如此的話，一發(fā)現(xiàn)有自己需要的書本，即可立刻打電話到書店，先問他們有沒有存貨以后，再前往購買。如此就不至于白跑一趟了。
以這個問題來說，最重要的一點是，應該把哪一家書店列入目錄?
首先，必須優(yōu)先考慮到貨色豐富的大型書店。紐約的中心地帶，有好多家大型的書店，陳列有一百萬種以上的書籍。像這種書店，只要你能夠說出書名來，可說應有盡有，而且很少有斷貨的情形發(fā)生。同時，就算斷了貨，從訂購到書籍到手的期間也比較短。最近，他們又導入了電腦尋找系統(tǒng)，很快地，就能夠打電話告訴詢問者，是否還有存貨、進貨日期以及是否絕版。
除此以外，還得檢查一下工作場所附近的書店，以及住宅附近的書店。如果能夠不必長途跋涉地到大書店購買，而到附近的書店就能夠買到的話，那是最好不過了。
專門性的書店也不要漏過，像外文書中心、雜志中心、法律書中心等具有專業(yè)特色的書店。因為可以購買到一般書店所沒有的東西，可說是十分難得。以律師會館的書店來說，店鋪的面積雖然不大，但是一切所需要的書籍，幾乎可以在那兒購買到。
19.利用錄音帶，以“耳朵”讀書
就算是在行走，甚至躺在床上，關掉所有的燈，仍然可以讀書。
換句話說，只要利用錄音帶，以“耳朵”讀書就行了。
最近，不但有朗讀詩詞以及小說的錄音帶，甚至有演講以及授課的錄音帶出售。
在剛開始的時期，這種方式的錄音帶是專門提供盲人使用的。想不到這幾年來，一般人對利用眼睛讀鉛字，似乎已經感到不新鮮了。于是，利用耳朵聽的讀書方式，逐漸受到多數(shù)人的青睞。
利用“耳朵讀書”的好處，在于不必使用眼睛和手，不必選擇時間及地點，就算在刷牙、走路時都能夠讀書。
同時，因為不必使用眼睛看鉛字，在黑漆一片的床上也能夠讀書。尤其是對白天眼睛感到疲勞，不想再使用眼睛的人來說，這種用“耳朵”的讀書方式，可說是最理想不過的。只要你能夠拋棄“讀書必須使用眼睛”的老觀念，讀書的機會是很多的。令人感到最遺憾的事情，莫過于“錄音書籍”的數(shù)目，只占書籍總發(fā)行的極少部分而已。尤其是專門性的書籍，幾乎尚未發(fā)行過。
你不妨請周圍的人(例如妻子)，為你錄下你所喜歡的書籍內容。如此一來，你隨時隨地都可以閱讀到自己必要的信息。而且，當你在從事別的工作時，可以巧妙利用他人的時間。
你不僅可以錄下新書的內容，就是舊書內容也照樣可以錄下來，如此一來，當你想查閱一度讀過的書本內容時，也會感到非常地方便。
錄音機的體積越來越小，攜帶起來非常方便，比起攜帶厚重的書籍更為方便。碰到想利用的零碎時間，與其翻開書本東找西尋，不如使用錄音機比較方便，效率當然就更為良好。
奉勸忙碌而無暇讀書的各位，不妨多多利用這一招。
20.躺在床上看書，一感到困倦立刻停止，效果比較好
你一向配合TPO而閱讀書籍。當然啦，其中也有就寢前閱讀的書籍。
不過，有時一躺到床上，翻開書本就開始打盹。通常，一旦感到困倦，立刻就會放下書睡覺。在黑暗的環(huán)境里讀書會傷害眼睛，且疲勞的頭腦也無法吸收信息。跟睡魔周旋的結果，并不能帶來明顯的效果，第二天反而陷入睡眠不足的苦惱，只能浪費時間了。
不如在疲勞時，好好地睡上一覺，第二天早晨再以清新的頭腦向工作挑戰(zhàn)。如此一來，效率將會提高很多。但是，在不適當?shù)臅r間里用盡力氣，則危害健康。如此一來，將什么都不會剩下來。
最重要的，就是要看清某一件事，是否值得你去努力。
□ 就寢時間的使用法
1.不管如何忙碌也不宜削減睡眠時間
有些人時常自豪地說“熬一、兩夜對我來說，完全沒有影響。”對于這種說法，管理者一向表示懷疑。
當然，并非懷疑這些人是否真的能夠熬夜，而是對他們所說的“完全沒有影響”表示懷疑。熬過夜的人不在少數(shù)，但是在第二天，能夠以平常的進度工作的人，又有幾個呢?毫無疑問，效率一定降低了很多。
曾經有類似的經驗。在高中二年級時，有一天削減了自己的睡眠時間。如此一來，到了原來的學習時間，頭腦再也無法靈活，思考起來非常地費勁。結果呢?平常耗費四小時就能夠完成的數(shù)學問題，竟然耗費了整整6個小時。而且，第二天還感到困倦異常，工作效率極差，結果反而浪費了時間。
長跑者，尤其是對馬拉松選手來說，速度的配合顯得特別重要。想在理想的時間內跑完長距離的話，那就不能一味地奔跑，必須適度控制自己，遵守勻速跑步的原則，如此方能成為最后的勝利者。
以人們每天進行的工作來說，很少在近距離內，有著眼睛能看到的目標。最重要的是——以自己的速度繼續(xù)地跑下去。如果因為焦慮而快跑的話，反而會損及健康，到頭來只能后退。
到現(xiàn)在為止，盡管碰到什么事情，你都不會削減睡眠時間。以長遠的眼光來看，這才是最有效率的方法。
2.對于不愉快的事情，可利用記錄的方式，把它驅出腦外
夜晚到了睡眠的時間，關掉電燈時，種種的思維立刻會占滿腦際。尤其是在白天碰到不如意事時，這件事將反復地在腦際出現(xiàn)，以致遲遲不能入睡。
例如，白天被上司“批”了一頓，這件事叫你久久不能釋懷，或者對明天的開會程序耿耿于懷……諸如這種經驗，相信每一個人都有過。這種思維一旦占滿了腦際，想把它們驅逐出境，絕對不是那么簡單的一件事。
碰到這種情形，最好把你耿耿于懷的問題整理一下。
例如——你被什么問題所困擾?上司責罵你的原因在哪里?對明天的會議感到惴惴不安，原因在何處?你就把問題點以及理由寫在便條紙上。
就算在當時，不能找到解決的辦法，然而，只將問題癥結點客觀化，內心就會大致安定。這以后，你就可以把解決的責任委托在潛意識。如果因而發(fā)現(xiàn)了具體的理由，那就更為理想。假如你認為——對上司提出書面建議方法不妥的話，今后多加注意就可以了。如果你擔心委托屬下準備的會議用資料不妥的話，明天早晨上班就立刻檢查看看……總而言之，你一定可以找到適切的解決良策。
不過，只知道方法而不實施的話，很可能會重蹈覆轍。因此，必須當場把這種想法記錄下來，記錄的工作，除了能夠使記憶確實之外，還能夠消除內心的擔憂。一旦產生圓滿處理的安心感，就再也不會有任何擾亂睡眠的原因了。因此，你能一睡到天亮，第二天也有充分的精神去沖刺。
從對個人來說，不僅是把令人擔心的事項記錄下來，遇到萌出絕妙構思時，也會馬上把它記錄下來。
就寢前的狀態(tài)，是最有利于產生靈感的狀態(tài)。有很多科學家埋頭于研究工作進入恍惚的狀態(tài)時，往往能得到瞬間的啟示，而獲得研究的某種成果。這也是作用之一。好不容易萌出了構思，如果混雜于夢境而被忘記的話，那未免太可惜了。最好在忘記以前把它記錄下來。一旦記錄完畢，就不妨使腦筋變成真空，安詳?shù)剡M入睡鄉(xiāng)，充分地休息，這樣才是最有效率的方法。
3.只要有“枕頭擴音機”就可以躺著學習
一提起了學習外語，大家通常會產生兩種概念。一種是到英語會話班學習，另外一種則是面對桌子，制作單詞卡片。
“人們的工作很忙碌，實在沒有時間上英語補習班。”、“下班回到家已疲憊不堪，根本就不想看那些外文教科書。”有不少人對學習語言這件事，拿不定主意。既有學習的欲望，那就把它付之實現(xiàn)吧!學習語言這件事，只要真的有心，就是躺在床上也可以學習。 有一種叫“枕頭擴音機”(Pillow Speaker)的東西，只要把它放入枕頭底下，就可以躺在床上聽取音樂或者語言卡帶。
當一面在會計事務所服務，一面學習英語時，經常利用這種“枕頭擴音機”。通常學習語言者，多數(shù)喜歡使用新編通用教材。不過對我們來說，量方面稍嫌少了一些。因此，時常使用一百二十五卷的ICE卡帶。無論是上下班時間，休假日都聽這種卡帶，但是，由于“量”方面很龐大，那些時間還不夠派上用場。于是，連躺在床上的時間，都利用耳朵繼續(xù)學習。
“枕頭擴音機”對自修的人來說，是一種非常有力的“秘密武器”。這是因為可以在很輕松的氣氛下學習語言的緣故。學習語言最重要的一件事，不外是要有恒心。為了要有恒心地繼續(xù)學習，必須在舒適的狀態(tài)下進行，這種“枕頭擴音機”就擁有這種條件?？v然身體與眼睛感到疲勞，也不至于妨礙到耳朵的學習。甚至，因為做其他的事情感到疲勞，也可以利用“它”來輕松一下。如此一來，就可以利用休息的時間學習，效率也會變得很好。
□ 長期休假的時間使用法
長期休假應以游樂為先，最好從事“積極休養(yǎng)”。
如果平常的工作非常忙碌，到長期休假時，總是會想到“趁此將不能做完的工作解決掉”，或者“不如把拖延的研究工作提早進行”等等。
這種心情能夠體會出來。然而，那是真正有效的度假方法嗎?
所謂的休假，是要脫離平常的心，使疲憊的身心放松下來。為此，不宜躲在家里繼續(xù)讀書或者工作，應該到各處旅行，借此充分地享受休假。
以上班族的生活來說，精神的緊張會不斷地累積起來。因此，最好找一個合適之地消除它。否則的話，膨脹的氣球總有破裂的一天。
如果自己不察覺到緊張已經到了某種極限，而把休假日當成平常日子使用的話，縱然拼命地做，效率也無法提高，休假后也不能很愉快地恢復上班工作。必須充分地享受假期，使身心都感到輕松以后，工作的效率方才能夠提高。由此可見“很會工作的人，玩樂起來也蠻有勁的!”
如果無論如何你也放不下工作的話，那就把工作集中于休假的第一天完成，再一心一意地去享受剩下來的休假日。因為，你已經為自己準備了“成功報酬”——待做完了這些事情，就可以一心一意地享受假期——效率自然就能夠提高。
五、其他促效法
□ 整理書櫥的方法
1.與其憑種類收集書本，不如以聯(lián)系性收集書本，如此效率比較好
以個人來說，雜志在閱讀一次之后，留下必要的幾頁就可以把它丟棄。管理者就以這種方式保持書本的新陳代謝，不過，對于成為工作研究用的資料，以及教材等書本，應該是重復閱讀做為參考之用。因此，這一類的書本主人必須妥善保管。
尤其是工作資料用的書本，憑分類、整理的方式，就能夠明顯地影響到工作的效率。 或許是為了美觀的目的吧?人們看過很多——依“全集新書”、“文庫”等不同形式，以及不同大小排列的書櫥，乍看之下，這種書櫥似乎整理得有條不紊。事實上，各種書本成為“雜居”狀態(tài)，尋找起來相當耗費時間，說不上實用。
一般人都比較喜歡采用分類整理法。比起依大小的分類方法來，此種方法比較富于機能性，不過，只把書櫥的書本分成法律類及經濟類的話，一旦書籍增多以后，用以尋找的時間也會跟著加長。
雖然考慮到分類法，但主要還是依工作的目的，把書櫥分成好幾個區(qū)域。
例如，繼承的區(qū)域，以繼承法為始，再以民法的繼承篇、戶籍法、不動產登記等，有關“繼承”的內容為軸，收集了很多種類的書本。管理者的書櫥就設置有傾產處理、稅務訴訟等不同內容的區(qū)域。
采取這種方法，方便于尋找有關的書本。因此，找尋必要書本的時間可以節(jié)省很多，充其量，只要從書櫥把書本抽出來就可以了。
或許，有人會如此的批評“唉!采取這種方式，書本的狀況，大小顯得不一，民法跟稅法混淆不清，實在叫人頭痛……。”但是對書本使用者的管理者來說，這是最有效率的分類法。
書本到底是給人“閱讀”的東西。不管裝飾得如何美侖美奐，如果不會有效使用，那才是最重要的一件事。
2.百科辭典書背朝下排列，便于取出
百科辭典為知識的寶庫，是收集信息時不能缺少的書本之一。正因為如此，家庭以及公司都備有一本百科辭典。話雖然如此說，但能夠有效活用的人，似乎并不多。
不會有效被活用的理由，不外是①多數(shù)的百科辭典放入封套里，取出及放入不便，②信息雖然很多，但是翻找起來很費時間，③又厚又重，翻找不方便等等。
管理者憑前述的書本加工法，已經把①及②的問題解決了。封套管理者老早就取掉了，關于翻找方面，管理者上乘的活用索引，也就是說，利用英文字母，在書頁側面寫上索引。 關于③，可憑保管的方式，盡可能靈活性的使用它。
在管理者的家里以及辦公室，辭典類都以書背部朝下，被排列于書櫥上面。
如此一來，辭典的頁側都會朝向天花板。因此，一旦把辭典抽出來，就可以立刻地翻找。比起放進封套，縱向的放著的辭典，又得打開封套，又得改變方向，又必須打開目錄來，可以節(jié)省很多的時間。
不過，把書背朝下放置的話，將看不到書本的標題。于是，管理者就利用顏色筆在書本底部的頁側，書寫其內容的標題。百科辭典的話，寫出該卷的項目區(qū)分。
同時，為了能夠按照順序放回去起見，在書底部分，管理者都畫上粗線條。如此一來，以正確的順序排上幾本書，以后就會變成一條直線，如果放錯地方的話，線條就會變得凹凸不平。因此，可以立刻改成正確的順序。
把辭典類的書背朝下放置，能夠縮短翻找的時間，只要把書本以“躺”的形態(tài)保管，即可以跟普通的書本一般，把它放置于書櫥的隔板上面。一般說來，百科辭典因為太大，很難放入普通的書櫥隔板上面，以致，往往會被放置于不便拿出的地方。這件事就阻礙了有效的利用法。
如果能放置于容易取得之處，則這個信息源的使用頻率將增加不少。
3. 書本在復印必要的頁數(shù)以后，再把它放回書櫥
既然配合自己的目的，把書櫥劃分區(qū)域，如果不會放置應該有的書本，那就無法有效地活用。由此可見，從書櫥取書固然重要，把書本放回書櫥也很重要。
書櫥陷入混亂的原因，是不會把取出的書本放回之故。
因為在翻查辭典時，有時為了別的工作，或者為了招呼客人，不得不離開座席，有時也同時在進行別的翻查工作。諸如這種事情一旦重復的發(fā)生的話，拿出來翻查的書本，甚至隔了幾小時、幾天，都不能被放回書櫥。因此，管理者一旦從書櫥取出書本時，當場就找必要的頁數(shù)復印，再迅速的把書本放回原位。
當成資料使用的書本，畢竟跟研讀的書本不同，能當成資料使用者，通常只有寥寥數(shù)頁，復印起來不會耗費很多時間，再把復印的資料歸檔。如此一來，再也不必攜帶那本書，卻可隨時隨地任意翻查。
如此一來，管理者的書本隨時保持等待被使用的狀態(tài)。而且，尋找你必要的那幾頁，可以很快速的被完成，當可節(jié)省不少時間，正好達到“一箭三雕”的效果。
□ 文具的使用法
1.隨時攜帶文具目錄，以便找出最合適的文具
最近的文具多得叫人眼花繚亂。例如，管理者所使用的活頁紙，根據(jù)不同的制造廠商、紙質、紙色、格線的顏色、粗細、間隔、打洞的位置、數(shù)目等都不一致。
如果能夠從這些里面，找出最適合你自己的文具的話，則你的工作效率將無形中提高。話雖然如此說，小型文具店不可能有很多的“貨色”，甚至是大型專門店，也不一定能找到稱心如意的貨色。
因為，一家店鋪所出售的文具種類有限，不過，同一種貨色有很多不同廠牌的制品。例如，很普遍的公文夾子就有好幾十種不同的廠牌，有些小型文具店，甚至只賣一家廠牌的制品。
看了這種情形，欲尋找適合于自己的文具，似乎很困難。不過，管理者可以告訴你實用而簡單的方法。
那就是——你可以憑各廠商的文具目錄訂貨。
幾乎所有的廠商都有自己制品的目錄，寫著各制品的名稱、貨品號碼、照片，以及簡要的機能說明。
有些人認為買東西時，非把該東西看清楚不可。其實對某些制品來說，稍微看幾眼，仍然不知它具有何種機能。與其冒那種危險，不如憑說明的目錄決定，如此比較確實。而且，又可以指定制品的顏色以及外形，結果將成為很有效果的購買方式。管理者的辦公室收集了很多的文具目錄，再把其中最適合的制品號碼抄錄下來。遇到訂貨時，只使用制品號碼就可以了。
所謂的制品號碼就是一種制品的正式名稱，只要正確的使用它訂貨，廠商就會送來你所需要的制品。
至于貨品目錄，可遵循兩種方式取得。
一種方式，也就是直接向廠商索取。有些廠商可能會收費，如果事先聲明“可能大量訂購”的話，則對方就會把目錄免費的寄給你。
另外一種方式，就是拜托你時常光顧的文具店，把一、兩年前的貨品目錄送給你。如果是要今年度的貨品目錄，很可能會妨礙該店的工作，但是對于一、兩年前的目錄來說，差不多都會很樂意的送給你。在一、兩年之內，商品不會有很大的改變，因此，它仍然很有用處。
不僅要準備大廠商的貨品目錄，就是小廠商的貨品目錄也要收集。因為在這種情況之下，往往會有意外的發(fā)現(xiàn)。
2.與其使用鋼筆，不如使用四色圓珠筆方便
提起了社會各階層人士必須攜帶的書寫用具，或許，大半的人都會說“鋼筆最理想”。
實際上，遇到考取大學，或者考進公司時，親戚友人仍然會贈送鋼筆。更有人為了表示身份，特別使用外國制的高級金筆。然而，鋼筆的實用性果真有那么高嗎?
管理者所以對鋼筆的實用性表示置疑，是基于以下的理由。
第一：因為墨水屬于液體。正因為如此，不適合于在某種紙張上面書寫，或者書寫以后滲透，以致不能看清楚。同時，墨水很可能會流出來，結果會弄臟紙張、手指，甚至衣服。
第二：鋼筆所裝的墨水看不見。除非拔掉筆套，否則的話，不能知道墨水的儲存量。因此，不時常準備墨水的話，到了緊急關頭時，往往不能書寫。第三：管理者至今對鋼筆仍然存著一種高級的觀念。以致無法自由自在地使用它。管理者在工作場、私宅，以及上下班時使用，平常都準備三套書寫用具。每逢發(fā)生毛病，或者不能使用時，都能隨時換用。對有些人來說，書寫用具是消耗品之一，用了就隨時拋棄。然而，對于別人贈送的高級鋼筆，管理者就無法做到上述的地步。因為擔心損壞或者丟掉，將對不起贈送者。如此一來，便不能隨意地使用它們，工作效率當然就不可能提高。
基于這種理由，管理者一向不使用鋼筆，而習慣于使用四色圓珠筆。使用四色圓珠筆的好處，在于只靠一支筆就能夠把信息分類，以及區(qū)別信息的重要度。而且?guī)缀蹩梢栽谌魏渭埳蠒鴮?。因此，可以廣泛地使用于寫稿，寫文書以及記錄方面。
如果使用紅色筆在最重要的部分書寫，次要部分使用藍色筆書寫，可作為參考的部分使用綠色筆書寫的話，那就可以對信息的重要程度一目了然。
書寫用具是為了提高工作效率而使用，如果感到使用它可惜的話，那就等于是浪費時間。
3.使用適合于你的文具，借此提高效率
手藝高超的廚師，很在乎他所使用的菜刀以及鍋。著名的作家也很在乎他的書寫用具以及所使用的稿紙。
因為唯有那樣，方才能夠提高工作效率，使他們能夠從事高質量的工作。自己的身邊是否有習慣于使用的東西，將大幅度地影響到工作的效率。關于這一點，哪一種職業(yè)都一樣。
對管理者來說，除了日常習慣于使用的文具之外，還有幾種不可缺少的用具。
第一是橡皮擦。德國制的史脫拉牌制圖用橡皮擦。外形像鉛筆，細細長長的，用來擦抹小字非常方便。使用一般橡皮擦的話，有時連不能擦掉的地方都會抹掉，以致不得不重新書寫。
使用這種橡皮擦，只會擦掉心中想抹掉的那些字。因此，對于一向使用自動鉛筆的人來說，是一種非常需要的用具。
第二個珍愛的文具，就是號稱“縱橫”的釘書機。顧名思義，它的把柄為回轉式，不僅能夠釘橫面，也能夠釘縱面。遇到必須在書本最后一頁釘上補錄時，這種制品最為有效。 又如，回轉式的塑膠帶切割器也甚為方便。當你伸手取塑膠帶時，逢到切口背著你，實在非常不方便，而且，塑膠帶切割器很沉重，如果每次使用都要改變它的方向，將浪費很多時間。假如使用回轉式的話，不管幾個人同時使用，都可以自由自在地改變方向，自然就不至于浪費時間。
除此之外，剪刀也是管理者使用的用具之一。不過，管理者并不是說非使用外國制的高級貨不可。最大的問題在于——剪刀伸入手指的部分，如果是金屬制品的話，長時間使用以后手指就會感到疼痛。因此，宜選擇把柄附有塑膠蓋的剪刀。
工作時感到興趣盎然，也是提高效率的一大要素。基于這個緣故，注意日常所使用的文具，跟節(jié)省時間有著密切的關系。
□ 活頁紙的利用法
1.從報紙、雜志剪下的信息，使用B5復印后再歸檔
一旦看到報紙上有需要的信息，應該當場就把它撕下來，這就是擁有新鮮信息的訣竅。好不容易到手的信息，除非上乘的給予加工，否則的話，很難以派上用場。實際上就有很多人把剪報放入抽屜里，長久不去注意它，甚至有一些人把剪報胡亂一塞，待需要時則遍尋不得。
為了防止時間及精力的浪費，充分地使用信息，必須多少下一些功夫，以便確立日后方便尋找的歸檔法。不過，后來的剪報收集法很難以滿足這種條件。
一般市面的剪貼簿，都是把剪報直接貼上硬紙板。也有一種放入透明檔夾的方式。
以前者來說，必須把剪報涂上漿糊，再貼上去，將使信息整理的工作耗時繁雜。
后者雖可以省去涂抹漿糊的麻煩，但是，剪報很容易脫落，甚至有遺失的危險，而且，一冊能收集的剪報有限，日后想補加也不可能，信息自然會受到限制。
這兩種固定式的缺點，在于無法取下簿頁以及增減頁數(shù)。既不能把必要的頁數(shù)拆下來使用，更不能在同一個主題中，把項目細分化，再重新編制。
為了克服這種剪貼簿的缺點，可以進行一番改進。其方法是把撕下來的報紙片斷，交給秘書修剪好，再利用B5大小的紙張復印。每逢遇到這種情形，可根據(jù)報導的多少，加以縮小或放大。如果B5大小的紙容納不下的話，再分成幾張復印。如果全部有三張的話，那就寫上三分之一、三分之二、三分之二的號碼，以便能夠知道有多少張以及順序。接下來，在那些復印的兩端，使用二十六孔的打孔機，打好洞，再把它們放入二十六孔用的裝訂夾里，分類、整理。剪貼作業(yè)的瓶頸之一，就是報導的多少，以及所占自動面的形狀不一，叫人難以著手。一旦采用了這種方法，規(guī)格將被統(tǒng)一，當然就沒有使用透明紙以及硬紙板的必要。
既然經過打洞的程序，就可以有如活頁紙一般地使用。如此一來，可以任意補充、更換。如果把必要的部分抽出，當成攜帶用的檔案夾的話。稍微有時間時，就可以過目。使用B5的大小紙張復印，再歸入檔案夾的作法，不僅適用于一般剪報，甚至對一般書類及資料的整理也有幫助。如果把A4等不同規(guī)格的文書，放入檔案夾而使用的話，很可能會有破損或者遺失之慮。
對尋找方面來說，統(tǒng)一規(guī)格是最有效的手段。
2.周刊雜志等信息，分解以后歸檔
在所有的雜志類之中，被上班族當成信息來源，閱讀機會最多者，應該首推周刊類雜志。周刊幾乎都屬于B5規(guī)格，因此，一旦管理者發(fā)現(xiàn)周刊有值得保存的信息時，管理者就原封不動的把它歸檔。
不過碰到這種情形，如果把要保存的信息，胡亂的撕下來的話，可能會把信息的一部分破損，或者沒有地方打洞。
因此，要撕下周刊上面必要的部分時，首先必須把整本雜志分解。通常B5型的周刊采用所謂“中訂”(編按：即國內俗稱騎馬釘方式)的方式，也就是說，采取在中央部分使用鐵絲(釘書針)固定，折成兩部分的制本方式。只要把這個鐵絲抽掉，全頁就會分散開來。你就從這里面取出你所需要的信息，打洞以后，把它收入檔案夾里面。
有時，周刊刊登的信息或者特集之類，也可以達到十頁以上。其實，并非全部存檔不可。只要留下日后必要的資料，以及有關重點的解說，那也就足夠了。如果把不必要的部分也歸檔的話，剪報的量就會膨脹起來，以后翻找起來，將非常的浪費時間。
必須使目標明確化，再判斷真正需要的信息是哪一些，以作為取舍選擇的準繩。這些步聚是剪報工作的重要過程。
3.活頁紙一張只能使用單面寫一個項目
交替自如，又能夠帶著走的“活頁紙式”信息管理，有種種的好處。即使想整理自己的構想，或者記下眼睛所看到的信息，仍然以活頁紙式的筆記本最好。
愛用活頁紙的上班族似乎越來越多，更有人百分之百的活用它。下面就要介紹使用活頁紙的方法，供大家工作參考。
關于活頁紙，一般只使用一面。而且，堅持一張一個項目，當寫完一個項目，準備再寫另外一個項目時，就算紙面還剩下很多空間，一般也會使用另外的紙張。
關于如何使用紙張的方式，或許有人會認為太浪費。然而，想到容易找到信息、容易使用這兩點，還是使用這種方式比較適合。如果要具體的說出一張活頁紙使用法，那么，最上面那一段應該寫大項目，它的下面再寫中項目，在最下面，則可以書寫你自己的構想，以及個別地列出小項目。
這時，如果一個主題在一張紙上寫不完的話，那就在新紙上再寫大項目、中項目，然后編好號碼。如此處理以后，就算紙張分散，仍然可以判斷是那一個主題的第幾張。
徹底地遵守一張紙寫一個項目的話，遇到要再度檢查全體資料時也甚為方便。因為只有一面寫著字，因此，只要把它們放在桌子上，對于內容，則可以一目了然。
而且，各項目占著一張紙，因此，可以自由更換順序。如果在紙張兩面都書寫的話，就不能如此做了。
同時，只在單面書寫，遇到復印時將非常方便。尤其是使用ADF(自動送稿裝置)的場合，其差距將更為明顯。
不必把稿子換面，只要把活頁紙放置于臺上，復印機就會自動地一張一張印好。而且紙頁不會倒反過來，甚至可以在這個期間內做別的工作。
一想到有這么多的好處，紙張的空白還是劃得來。為了縮短工作時間，這種投資是必要的。
4.活頁紙必須左右兩側打洞
用活頁紙的竅門，還不止上述那一些，市面上的活頁紙只有在單側打洞。于是，在沒有打洞那一側，使用二十六孔式的打洞器打洞。兩側都打洞的好處在于——可以左右交替著“啟閉”，以及對于想同時看的兩種資料，隨時都能夠以圖版頁的形態(tài)參照。
假如只有單側打洞的話，想在活頁紙上書寫時，必須決定把它弄成右側，或者是左側。諸如一般橫寫及縱寫都存在的國家，實在很難以下決定。
如果兩側都打洞的話，每頁的左右都可以“啟閉”，應能夠安心的提筆書寫。
在很久以前，人們就等著兩側打孔的活頁紙上市。但是，等了很久，仍然沒有上市的跡象。于是一些上班族就自己制造出來了。
利用上下班時間，在車廂里構思下一部書的內容時，此種兩側打洞的活頁紙正可派上用場。一側夾著參考資料的復印件，一面看著它，一面在另一側書寫原稿用的備忘事項。如果是單側打洞的話，則必須一面翻前頁，一面進行寫作，工作的效率自然會減半。
時時以活頁紙?zhí)娲鷤渫眉垼词故琴Y料也使用檔案夾管理。因此，使用打洞器打孔的紙張非常多。以前，這種操作全部交給手動式的打洞機處理，最近才改用電動式打洞機處理。使用這種機器，一次能處理數(shù)十張紙，操作時間可以縮短很多。
5.檔案夾依主題分成各種顏色，可以縮短翻找的時間
人們時?？吹睫k公室的架子上，放著顏色及形態(tài)完全一致的檔案夾。在顏色及形狀方面統(tǒng)一，乍看之下，或許能給人一種整齊劃一的印象。但是站在整理信息的立場來說，這并不是聰明的作法。因為不看檔案夾上貼的字條的話，根本就無法知道，那是屬于哪一種主題的資料。
一旦檔案夾不在所定的位置，尋找起來就倍感困難了。
基于這個理由，辦公室的檔案夾都根據(jù)信息內容分類，使用材質以及顏色不同的檔案夾。
例如外面貼塑膠布的檔案夾，表示它跟指南、形態(tài)有關，茶色檔案夾為“秘書指南”，灰色為跟審判所有關系的“訴訟文書書類形式”……等等。外面貼一層布者為“資料檔案夾”，紅色為“執(zhí)筆之類，綠色為“事件之簿”，青色為“一般資料”……如此這般，把檔案夾分開使用的話，只要看看架子的某一邊，就可以立刻找到自己需要的檔案夾。就算跟其他同類別的檔案夾混在一起，也能夠很快就找出來。
現(xiàn)在，管理者在辦公室里，除了利用顏色把檔案夾分類以外，還使用畫線筆涂抹檔案夾的字條，使之更為細分化。
能夠記入字條空間的信息有限。不過，只要利用顏色加上“意思”的話，信息量就能夠膨脹好幾倍。而且，將更為容易使用。
就象管理一般，使用顏色表示不相同意義的人，似乎為數(shù)甚少。其實，不僅是檔案夾可利用顏色來識別用途，其它的用具也可以如法炮制。只要動動腦筋，就可以節(jié)省不少尋找的時間。
6.雜記簿也不妨使用活頁紙式，如此比較方便
到了最近，上班族之間也流行活頁紙式的雜記簿。
活頁紙最有利的一面，就是交換起來甚為方便，信息量也不會受到限制。如今正是所謂的信息化時代，自然的，這種雜記簿就受到了上班族的青睞。以個人來說，人們很早以前就喜歡使用這種雜記簿。
不過，有一個美中不足的地方。那就是市場上的活頁雜記簿，一律屬于A5以上的紙張，實在是太大了一點。
雜記簿必須能放入西裝口袋里，如此才算理想。否則的話，很難以派上用場。例如——前往參加聚會時，幾乎所有的人都是兩手空空。碰到這種情形，如果不帶雜記簿的話，一旦跟友人碰面，而對方提議一道去喝幾杯的話，則你也不能斷定是否有其它的事情待辦?；谶@個理由，人們喜歡帶口袋能裝得下的小雜記簿，而且必須是活頁式。
現(xiàn)在，一般最好備有兩本雜記簿。一本記載一年間的行事時間表、地址等；另外一本以一天一頁的篇幅，記載當天必須做的事情，甚至寫下臨時產生的構想。這兩本雜記簿的內容，可收錄于一本里面，也可依作用分化為二。由于工作的關系，有時需要過去的記錄(例如何時與某人見面等)，即可一目了然，再也不會忘記做某些事情。出外時，只要攜帶必要的資料就可以了。
如此說來，對于雜記簿的使用，已名符其實的到了雜記無章的地步。不過話又說回來，所謂的雜記簿，就是一個人用來把握信息的“備忘錄”。所以，一旦把主題過于細分化，則反而不好使用。
如果你想有效率地使用雜記簿的話，則形式及內容應盡量使其簡單。
□ OA機器的使用法
1.復印機不妨盡量使用，如此才能節(jié)約時間及金錢
不管任何人想復印文件圖書類，事前都必須獲得責任者的允許?，F(xiàn)在，雖然獲得了相當?shù)母纳?，但是仍舊有不少公司商號，為了節(jié)省開支，招呼從業(yè)人員盡量減少復印。
以管理者的辦公室來說，每個月大約要復印五千件的文稿之類。其中也有一部分是為了整理資料方才復印，以致給人一種“浪費”的印象，不過，管理者始終不曾有過此種念頭。
的確，復印一張文件差不多要花十元日幣，或許，有人認為這種代價太高了。不過，你不妨冷靜的想想看，為了節(jié)省一張復印的費用，而多耗費十分鐘的話，那么，勢必將耗費好幾十倍的時間代價，這實在是本未倒置的做法。
有鑒于此，為了提高工作的效率，毫不惋惜地使用復印機。每遇到可方便作業(yè)的機器，也就是說，具備節(jié)省時間功能的機器時，管理者都會積極的把它購入。
現(xiàn)在，辦公室所使用的復印機，雖然有些過時，但是仍然具備縮小、放大，以及自動送稿的功能。因此，縱然要復印幾十張文件時，只要按下操作鈕，機器就會自動地展開復印的工作，不必復印一張開一次蓋子。對于節(jié)省時間、提高效率很有幫助。
2.使用傳真電話錄音，有效的活用“時差”
為了跟隔一段距離的對方聯(lián)絡，電話是最有力的武器。
不過話說回來，電話并非在各方面都是萬能的。例如對方不在的話，根本就無法把你想辦的事情告訴他。又如不管對方是否方便，叫他出來聽電話，可能會引起他的不快等等，都是電話最大的缺點。同時，這也是電話所具有的“同時通信性”唯一的弊病。
對于這種電話具有的缺點，只要利用傳真、電話錄音，即可充分地克服。 “你說這兩件事呀!告訴你!咱們老早就實行了!”或許很多人會如此的說。不過，一般人似乎還未能充分地活用其功能。以現(xiàn)在的辦公室來說，傳真機已經相當?shù)钠占?。只是，它的用途只被限定于——傳遞口頭難以傳達的復雜信息。的確，這也是傳真的最大功能之一。
很遺憾的是，另外一個有利之點，也就是能夠達到“時差通信”的事實，似乎還不會充分地被活用。所謂的“時差通信”就是指對方不在場時，也能夠對他傳遞信息，對方可以在他最方便時看信息，然后再傳回他的意見。
如果你認為想辦的事情，可利用電話傳遞的話，那么，遇到對方不在時，你就會感到束手無策。在這種情形之下，你只好不斷地打電話，而且到聯(lián)絡上為止，你的內心一直掛念那件事，影響所及，其它的工作將不能順利地進行。
與其一直感到惴惴不安，不如利用傳真機送出你所要辦的事情，待對方回來一定會看。這么一來，既確實，效率又好。
國際貿易中，這種“時差通信”一向扮演很重要的角色。
除此之外，像電話錄音也在“時差通信”中擔任舉足輕重的角色。以一般人的辦公室來說，所謂的電話錄音，只不過發(fā)揮一種功能而已。那就是告訴下班后打電話過去的人，“對不起……管理者已經下班了。”
以有的辦公室來說，只使用一般家庭常用的那一種。只告訴對方“不在”，不僅不知道對方的目的，甚至連誰打來都渾然不知的電話錄音，實在沒有什么意義。如果當事人不在，但是說出目的的話，想處理的事情就能夠很快地被進行。實際上，在很多情況之下，受話方不直接跟對方交談，只靠電話錄音進行想辦的事情。
除此以外，有的還在不同的目的下使用電話錄音。經常把自己辦公室的電話錄音，當成“備忘錄”使用。
例如，在下班的電車里，看到了需要的書本廣告，遇到這種情形，就會從公共電話里，或者從家里打電話到沒有人的辦公室，把想購買的書本名稱錄下來。在第二天早晨，管理者抵達辦公室時，上班的秘書已經把該書本購買回來，放在管理者的辦公桌上這也是“時差通信”的一個例子。
如此一來，只要把傳真跟電話錄音活用，將它們當成跟對方聯(lián)絡的“時差通信”工具，如此就能夠使信息的傳達交換等工作，又圓滿又順利地進行。
3.只要把微不足道的工作自動化，就能夠節(jié)省時間
有道是“積沙能成山”，雖然是微不足道的工作，如果重復十幾次的話，耗費的時間就不容忽視了。同時，單純的工作不斷重復，并非人類所得意的專長。因此，繼續(xù)一段時間以后，效率必定會降低下來。有時，還是交給機械處理比較適當。
有鑒于此，辦公室除了復印機、傳真機、電話錄音、電動打字機外，還活用幾種實用的事務用具。在前面所介紹的電動打洞機，就是其中之一。除此以外，還使用“電動開信封機”。
顧名思義，這是用來打開信的器具，只要把封套的邊緣插入，“溝”里面，就能夠很迅速地切開信封。
辦公室每天都收到數(shù)十封郵件，如果每一封都使用剪刀剪開來，再憑人工處理的話，至少得耗費十分到二十分鐘左右。
如果使用這種“開封器”的話，只要數(shù)分鐘就完全處理完畢。而且，這種器具絕對不會把封口連內容物都切掉。關于這點，如果是叫人用剪刀去剪的話，還可能會破壞內容呢!由此可見，從工作方面來說，還是采用這種方式比較適當。
一般說來，目前的人都有根深蒂固的觀念。他們都一致認為——既然人類能夠勝任的工作，何以要交給機械做呢?那不是太懶惰了嗎?
對于這問題，適當?shù)南敕▌倓傁喾?。凡是機械能夠勝任的工作，或者由它做起來效率比較好，勝過人類兩支手的話，那就把工作陸續(xù)交給機械吧!或許有人會說，如此成本會增高，不管成本再高，從來就不曾出現(xiàn)比人事費用更高的機械。
到了最近，不但有很多大規(guī)模的OA機械出現(xiàn)，還有眾多叫人感到眼花繚亂的——所謂高性能的OA機械面市，對于這些嶄新的信息，每天必須時時地注意。如果有一些你認為對處理業(yè)務有所助益的話，不妨陸陸續(xù)續(xù)地引進，如此才能有效率地進行工作。
