| 活動(dòng)執(zhí)行人員崗位職責(zé) 1. 嚴(yán)格按照醫(yī)院《管理工作制度》相關(guān)規(guī)章制度，及企劃部相關(guān)制度，按質(zhì)按量開發(fā)并完成活動(dòng)相關(guān)工作； 2. 主動(dòng)了解醫(yī)院行業(yè)及相關(guān)市場(chǎng)狀況，并能配合企劃部負(fù)責(zé)人思考策略發(fā)展； 3. 熟悉本院工作情況，協(xié)調(diào)各部門開展工作，確保工作順暢，主動(dòng)協(xié)調(diào)部門之間及內(nèi)部作業(yè)上的問題； 4. 對(duì)新進(jìn)員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，并鼓舞學(xué)習(xí)的熱情； 5. 參與宏觀控制活動(dòng)的費(fèi)用預(yù)算，控制活動(dòng)成本； 6. 與本院高階管理人員建立良好的人際關(guān)系； 7. 與政府部門、媒體、社區(qū)等活動(dòng)相關(guān)協(xié)作單位作好良好的溝通； 8. 協(xié)助企劃工作的前途規(guī)劃，并幫助企劃部負(fù)責(zé)人其達(dá)成目標(biāo)； 9. 善于開發(fā)新活動(dòng)項(xiàng)目，為提高醫(yī)院門診量，增加效益作出貢獻(xiàn)； 10. 致力于協(xié)助企劃部門負(fù)責(zé)人使部門管理向?qū)I(yè)化發(fā)展； 11. 因工作疏忽大意、細(xì)節(jié)安排不周，造成預(yù)算嚴(yán)重超標(biāo)；不按計(jì)劃擅自執(zhí)行，打亂醫(yī)院其他部門工作節(jié)奏，予以20～100元內(nèi)部處罰；造成醫(yī)院經(jīng)濟(jì)損失，按醫(yī)院《管理工作制度》相關(guān)條款予以處罰，直至除名。 活動(dòng)執(zhí)行人員基礎(chǔ)培訓(xùn)，及時(shí)間管理 開會(huì)討論，是活動(dòng)執(zhí)行人員必然遇到的問題 如何開好一個(gè)會(huì)？ 1. 細(xì)致的會(huì)前準(zhǔn)備工作 2. 解決什么問題？目標(biāo)明確 3. 合理安排會(huì)議議程 4. 現(xiàn)場(chǎng)控制 5. 掌握好會(huì)議時(shí)間 6. 做好記錄，結(jié)束前，把會(huì)議中決定的事宜再做一次總結(jié) 活動(dòng)執(zhí)行人員應(yīng)對(duì)能力 一、合作單位是神嗎？ 1.請(qǐng)別用阿諛奉承的字眼去捧合作單位，那只會(huì)顯示出你的無知 你談的是合作共盈 2.他不是神，卻可以是你的朋友 朋友是可以告訴你許多事，同時(shí)是溝通想法的好時(shí)機(jī) 3.找對(duì)位置，找對(duì)時(shí)間，找對(duì)地點(diǎn) 會(huì)議中用嚴(yán)肅的心情、愉快的表情 在合作單位面前，隨時(shí)讓客戶感覺到你的熱情與活力 二、記??！你是企劃活動(dòng)執(zhí)行人，代表醫(yī)院形象！ 1.你是溝通協(xié)調(diào)者，當(dāng)內(nèi)部有共識(shí)時(shí)，應(yīng)盡量說服合作單位，但不是絕對(duì)堅(jiān)持，但也別像墻頭草一樣，合作單位一說你就倒戈，最重要的是誰有道理，切記！不是強(qiáng)辯，合理的堅(jiān)持是應(yīng)該的，捫心自問，你真的是為合作共盈而努力，還是應(yīng)付了事。 2.手在寫，耳在聽，眼在看，腦在想！ 三、合作單位的應(yīng)對(duì)守則 1.會(huì)議中保持充沛體力，勿有打哈欠或不耐煩或其它的小舉動(dòng) 2.隨時(shí)注意合作單位或議場(chǎng)上有什么需求（目的：能讓會(huì)議順利且清楚地進(jìn)行下去） 3.合作單位負(fù)責(zé)人說話時(shí)，勿打斷他的話路，細(xì)心聆聽 4.盡可能每隔一段時(shí)間，固定時(shí)間節(jié)點(diǎn)打個(gè)電話給你的合作單位，了解工作進(jìn)度狀況 5.所有給合作單位的傳真，必須確認(rèn)對(duì)方收到了！ 6.相關(guān)資料準(zhǔn)時(shí)交給合作單位（除非特例） 7.與合作單位對(duì)話要簡(jiǎn)單扼要，想清楚再說！ 8. 當(dāng)你的主管與合作單位對(duì)話時(shí)需細(xì)心聆聽，虛心學(xué)習(xí) 9. 別扯你主管的后腿 10.別對(duì)合作單位抱怨醫(yī)院內(nèi)部的事或批評(píng)你的主管，一定要說，就對(duì)你的領(lǐng)導(dǎo)說 11.遇到應(yīng)酬時(shí)，仍需當(dāng)成會(huì)議上的時(shí)機(jī)來看待 12.注意輩份，謙虛是美德！ 時(shí)間管理 什么是時(shí)間管理 讓時(shí)間跟著你的腳步走！ 時(shí)間的特性： 只會(huì)消失，永遠(yuǎn)不夠， 目前只能用管理達(dá)到相對(duì)增加的效果 時(shí)間管理技巧之一——掌握事件空間 1. 事件四度象限空間： 輕重緩急的相對(duì)坐標(biāo)關(guān)系： 2. 以小換大的掌握方式： 每天利用10分鐘換取10小時(shí)的空間 時(shí)間管理技巧之二——協(xié)調(diào)人際磁場(chǎng) 社會(huì)的時(shí)間 時(shí)間管理技巧之三——超越自我感受 1. 時(shí)間只是一種避免抽象所產(chǎn)生的符號(hào)；真正的障礙是你自己的感覺。 2. 集中目標(biāo)，超越感受，也就是心無旁物。 時(shí)間管理技巧四——回報(bào)制度 1. 回報(bào)（Reback），并非匯報(bào) 2. 及時(shí)回報(bào)，避免走遠(yuǎn)。 時(shí)間管理技巧之五——做好工作日記 每天上班的時(shí)候，開始工作第一件事：填寫工作日記 習(xí) 慣 管理的終結(jié)是習(xí)慣！ 下決心要從明天早上開始，不要拖到下周 讓時(shí)間習(xí)慣你自己，否則你自己只能被時(shí)間習(xí)慣。 書面化作業(yè) 企劃活動(dòng)執(zhí)行人員的日常工作 • 我們每天須做如下事情； • 外勤工作：開會(huì)，拜訪合作單位，聯(lián)絡(luò)內(nèi)部相關(guān)科室 • 內(nèi)勤工作； 事務(wù)性工作：接/打電話，發(fā)工作，內(nèi)部討論、媒體接待等； 書面作業(yè)：活媒介安排、新聞通稿撰寫、項(xiàng)目細(xì)分、 細(xì)分項(xiàng)目安排、時(shí)間節(jié)點(diǎn)安排 其他：整理檔案，發(fā)票等。 • 繁雜的工作性質(zhì)決定工作方式，書面化作業(yè)成為企劃活動(dòng)執(zhí)行人員必備的基本功。 • 書面化作業(yè)的好處 好記性不如爛筆頭，以免遺漏 口說無憑，書面為證，避免扯皮 提醒你的伙伴，便于掌控工作進(jìn)度 為自己充分思考留有余地 書面化作業(yè)的幾項(xiàng)內(nèi)容 • 會(huì)議 • 每次會(huì)議前要有會(huì)議議程，并傳給、社區(qū)及通知你的伙伴 • 會(huì)議后要有會(huì)議記錄，包括明確的會(huì)議結(jié)論及下一步工作, 并在24小時(shí)之內(nèi)傳真給合作單位 • MEMO • 用于內(nèi)部溝通，及時(shí)提醒你的伙伴相關(guān)工作及注意事項(xiàng) • FAX • 與客戶及第三單位的工作往來，并通知相關(guān)人員 • 對(duì)于合作單位的傳真要及時(shí)回復(fù)，傳真發(fā)給合作單位后要電話確認(rèn)是 否收到 書面化作業(yè)的幾項(xiàng)內(nèi)容 • 合作協(xié)議 • 工作完成后,及時(shí)請(qǐng)合作單位確認(rèn)。 • 有外付成本的工作,需請(qǐng)制作、媒體單位確認(rèn)估價(jià)，才可執(zhí)行 • 活動(dòng)策劃 • 內(nèi)容清楚、明確 • 要有明確的時(shí)間、進(jìn)度及負(fù)責(zé)人 • 進(jìn)度報(bào)告 • 每周五下班前，將下周工作安排以書面方式交給企劃負(fù)責(zé)人及相關(guān)科室。 活動(dòng)執(zhí)行的工作流程： 1有好的活動(dòng)創(chuàng)意IDEIA，或接受領(lǐng)導(dǎo)指令性活動(dòng)安排 | 2與企劃部負(fù)責(zé)人協(xié)商可行性 | 3企劃負(fù)責(zé)人首肯 | 4《活動(dòng)策劃案（草稿）》 | 5企劃部?jī)?nèi)部“頭腦風(fēng)暴會(huì)議” | 6修整《活動(dòng)策劃案（草稿）》 | 7召集相關(guān)科室負(fù)責(zé)人—協(xié)商活動(dòng)可執(zhí)行性 | 8聯(lián)絡(luò)相關(guān)合作單位 | 9基本安排完畢 | 10初步預(yù)算 | 11《活動(dòng)申請(qǐng)表》 | 12媒介安排、新聞通稿撰寫、項(xiàng)目細(xì)分、各部分細(xì)分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)安排 | 13活動(dòng)執(zhí)行 | 14媒介監(jiān)控 | 15活動(dòng)效果監(jiān)控 | 16活動(dòng)總結(jié)和評(píng)估 |
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