默認(rèn)分類 2009-01-12 13:08:40 閱讀1606 評論7 字號：大中小 訂閱
通常情況下，學(xué)校期末要打印成績單，或者給家長發(fā)《家長通知書》，很多公司也要給客戶發(fā)送普通郵件，如何批量打印保存在EXCEL中的通訊錄，而且格式自己設(shè)定？利用office2007的郵件合并功能就能完美完成這一任務(wù)。
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圖一是通訊錄的excel文件:
首先新建一個(gè)word文檔，紙張類型無所謂，一般是A4，不過最好調(diào)整一下頁邊距，這樣在一頁的空間可以打印更多的成績單或者信封的收件人。如果用word2007自帶的信封打印向?qū)?，它只有默認(rèn)信封的大小，而不能設(shè)置成A4，所以沒用向?qū)?。如果你要打印的信封是?biāo)準(zhǔn)信封格式，那么用向?qū)亲钍∈碌霓k法，就不用接著看了 :)
如圖：我把頁邊距設(shè)置的比較小，最好根據(jù)需求調(diào)整
在word2007中插入一個(gè)表格，如果是成績單，可以選擇多列；如果想在一頁紙中打印兩列，那就選擇兩列。
為了打印出來美觀，也可以設(shè)置表格屬性，把邊框去掉（設(shè)置邊框?yàn)?#8220;無”）
進(jìn)入word文檔，在“郵件”中選擇“選擇收件人”--選擇“使用現(xiàn)有列表”
在出現(xiàn)的“選取數(shù)據(jù)源”對話框中，選中通訊錄的excel文件名并確定
在“選擇表格”中點(diǎn)擊確定
點(diǎn)擊鼠標(biāo)，使輸入框停留在表格的第一個(gè)格中，然后在“郵件”菜單中選擇“插入合并域”，將需要打印的字段按照順利排列
插入后效果如圖，可以自己調(diào)整每行的格式：
點(diǎn)擊鼠標(biāo)，使輸入框停留在表格的第二個(gè)格中，點(diǎn)擊“郵件”菜單欄中“編寫和插入域”的“規(guī)則”選項(xiàng)，選擇“下一記錄”
然后在“下一記錄”的后面，插入和第一格相同的內(nèi)容
選中第二個(gè)格的全部內(nèi)容，并復(fù)制
將其復(fù)制到表格其他格中去，并且填滿第一頁，如果行數(shù)不夠，請自己添加行數(shù)，直到湊滿本頁（不用管第二頁）
這時(shí)就基本完成任務(wù)了，點(diǎn)擊左上角的保存按鈕（先保存一下戰(zhàn)果），
選擇“郵件”菜單中的“完成并合并”，選擇“編輯單個(gè)文檔”
在“合并到新文檔”中選擇全部記錄，也可根據(jù)需要選擇部分記錄，并“確定”
呵呵，這時(shí)候會(huì)生成一個(gè)新的文檔，里面的內(nèi)容就是大家想要的了！
提示：根據(jù)需求，自己調(diào)整文檔中文字的大??；
如果需要打印的信封是標(biāo)準(zhǔn)格式，最好用信封向?qū)А?/p>
