一、郵件文本及格式規(guī)范
1. 郵件內(nèi)容。
1.1 一封完整的電子郵件內(nèi)容包括：收件人郵件地址（抄送人郵件地址）、郵件主題、收件人稱(chēng)呼、郵件正文、郵件結(jié)束語(yǔ)、本人簽名。
2. 郵件字體。
2.1 全文統(tǒng)一。
2.2 字體大小在10-12號(hào)，不宜過(guò)大或過(guò)小，宋體。
2.3 字體為正體。
2.4 字體顏色為黑色，個(gè)別重點(diǎn)處可加黑。
3. 郵件信紙。
3.1 請(qǐng)使用公司統(tǒng)一的信紙版式，如無(wú)，不使用信紙。
4. 個(gè)人簽名。
4.1 個(gè)人簽名檔需包含內(nèi)容：姓名、所在部門(mén)/崗位、聯(lián)系方式（電話(huà)分機(jī)、傳真、e-mail）等。
4.2 如有工作需要，需和外部聯(lián)系，還可增加公司名稱(chēng)、地址、郵政編碼、公司網(wǎng)站以及個(gè)人手機(jī)號(hào)碼、MSN號(hào)碼等。
二．郵件語(yǔ)言文字規(guī)范
1. 語(yǔ)言表述清楚、簡(jiǎn)練，不能有歧義。
2. 規(guī)范用語(yǔ)，盡量少用口頭用語(yǔ)，不用俚語(yǔ)。
3. 段落分明、清晰。
三．郵件發(fā)送規(guī)范
1. 郵件主題。
1.1 郵件必須寫(xiě)明主題。
1.2 主題要明確清楚，文字盡量簡(jiǎn)練，讓收件人了解郵件所說(shuō)為何，不能有歧義。
2. 郵件發(fā)送。
2.1 郵件內(nèi)容需要注意保密性，要明確收件人的范圍，不遺漏需要發(fā)送的人，不發(fā)給無(wú)關(guān)人員。
2.2 明確主送人和抄送人，避免兩者混淆不分，主送人為必須知悉該郵件內(nèi)容的當(dāng)事人，抄送人為有必要了解該郵件內(nèi)容人員。
2.3 轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)，要注意內(nèi)容保密性，檢查原郵件內(nèi)容，確定需要引用的內(nèi)容。
2.4 連續(xù)回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)郵件，要重新整理和明確郵件內(nèi)容，避免溝通有誤。
2.5 郵件發(fā)送前，檢查一遍，確認(rèn)無(wú)誤后再發(fā)。
3. 郵件群發(fā)。
3.1 郵件群只適合發(fā)于全員公告、通知等事項(xiàng)，除此類(lèi)郵件外不群發(fā)。
3.2 回復(fù)群發(fā)郵件時(shí)，只需回復(fù)給發(fā)件人或少數(shù)幾人，不要群發(fā)回復(fù)。
4. 郵件優(yōu)先級(jí)。
4.1郵件內(nèi)容確實(shí)重要緊急的時(shí)候使用優(yōu)先級(jí)。
4.2不要頻繁使用郵件優(yōu)先級(jí)。
四．其他注意事項(xiàng)
1. 不在公司里發(fā)和政治、色情、宗教相關(guān)的郵件。
2. 工作時(shí)間不要發(fā)與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的郵件。
3. 郵件只是眾多溝通方式的一種，日常的溝通不要完全依賴(lài)郵件。
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