作者 | 李麗敏、賴春玲、鄭?，摗⑧嚾唬ㄇ暹h(yuǎn)市人民醫(yī)院）
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摘要
通過對(duì)合同管理流程梳理，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，查找出關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，在完善合同管理制度的前提下，優(yōu)化組織架構(gòu)，制定內(nèi)部控制措施，加強(qiáng)薄弱環(huán)節(jié)的控制，達(dá)到防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的目的，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。
[關(guān)鍵詞]公立醫(yī)院；合同管理；風(fēng)險(xiǎn)管控
引言
醫(yī)改的持續(xù)推進(jìn)對(duì)醫(yī)院提出了更高的管理要求，醫(yī)院管理模式由粗放型走向精細(xì)化。隨著業(yè)務(wù)量的增長(zhǎng)，醫(yī)院對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同的數(shù)量也隨之增多。公立醫(yī)院合同管理作為內(nèi)控體系的重要內(nèi)容，其目標(biāo)與內(nèi)控體系的整體目標(biāo)是一致的，將合同管理作為重要抓手，完善醫(yī)院內(nèi)部控制體系，建立規(guī)范化管理格局，使醫(yī)院具備強(qiáng)大的生命力[1]。根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》文件精神，醫(yī)院對(duì)合同管理流程進(jìn)行梳理，找出關(guān)鍵環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及不足之處（圖1）。
圖1：對(duì)比圖（內(nèi)部控制規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、不足）
行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）業(yè)務(wù)層面控制——合同控制
風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
不足
第五十四條 單位應(yīng)當(dāng)建立健全合同內(nèi)部管理制度。單位應(yīng)當(dāng)合理設(shè)置崗位，明確合同的授權(quán)審批和簽署權(quán)限
缺乏專人監(jiān)督 容易發(fā)生越權(quán)簽署合同
未設(shè)置專人進(jìn)行合同審核
管理
沒有建立授權(quán)簽署機(jī)制
第五十四條 單位應(yīng)當(dāng)對(duì)合同實(shí)施歸口管理，建立財(cái)會(huì)部門與合同歸口管理部門的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制財(cái)務(wù)部未參與合同簽署前審核
歸口管理部門職責(zé)不明確
沒有明確歸口管理制度
內(nèi)審監(jiān)察科等監(jiān)督部門未參與合同簽署前審核
第五十四條 實(shí)現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合
資金預(yù)算不準(zhǔn)確
沒有結(jié)合預(yù)算、收支管理
第五十五條 必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專家參與相關(guān)工作
容易產(chǎn)生法律風(fēng)險(xiǎn)
第五十六條 單位應(yīng)當(dāng)對(duì)合同履行情況實(shí)施有效監(jiān)控
未按照規(guī)定程序辦理合同解除等情況
合同履行監(jiān)督機(jī)制不完善
第五十六條 因?qū)Ψ交騿挝蛔陨碓驅(qū)е驴赡軣o(wú)法按時(shí)履行的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施
第五十九條 單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)合同糾紛的管理
容易產(chǎn)生合同違約，產(chǎn)生合同糾紛不利于我方單位
糾紛機(jī)制不健全
第五十七條 財(cái)會(huì)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同履行情況辦理價(jià)款結(jié)算和進(jìn)行賬務(wù)處理
未能及時(shí)進(jìn)行貨款的結(jié)算清理
沒有信息管理系統(tǒng)，對(duì)合同是否履行、變更監(jiān)控較難
第五十八條 合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)合同登記的管理，定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況，實(shí)行對(duì)合同的全過程管
查閱、追蹤合同困難
未能全過程管理
沒有實(shí)現(xiàn)電子化歸檔
通過識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，找出不足，我們采取了下列改進(jìn)措施：
一、制定完善的合同管理制度
合同管理規(guī)范化、科學(xué)化離不開切實(shí)可行的合同管理制度。根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》、《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，制定《醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理辦法》，明確規(guī)定醫(yī)院的合法權(quán)益神圣不可侵犯。對(duì)合同簽訂前的準(zhǔn)備、會(huì)簽、履行、驗(yàn)收、付款、存檔、糾紛處理等環(huán)節(jié)做出規(guī)定。完善授權(quán)簽章制度，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，有效防止未經(jīng)授權(quán)的簽約行為。
二、組織結(jié)構(gòu)改造與優(yōu)化
實(shí)現(xiàn)合同草擬與審批、審批與簽訂、審批與執(zhí)行、執(zhí)行與考核等不相容職務(wù)相互分離。分級(jí)管理，內(nèi)外聯(lián)動(dòng)（如圖2）。為了最大程度規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，聘請(qǐng)第三方專業(yè)律師參與合同的擬定，起到內(nèi)外協(xié)作，各部門高效合作又相互牽制。
三、規(guī)范合同管理流程
在修訂合同管理制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對(duì)醫(yī)院的合同管理業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理。為此我們進(jìn)行穿行測(cè)試(walk through testing它是指追蹤交易在財(cái)務(wù)報(bào)告信息系統(tǒng)中的處理過程)，如：簽訂一份設(shè)備合同，從合同簽訂開始時(shí)測(cè)試，經(jīng)過合同簽訂、履行、歸檔等流程（圖3）。對(duì)比內(nèi)部控制規(guī)范規(guī)定，找出風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，以發(fā)現(xiàn)內(nèi)控流程缺陷（如圖4）。對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)審批權(quán)限重新設(shè)定，對(duì)HERP信息系統(tǒng)進(jìn)行改造，實(shí)施合同管理模塊。該模塊提供合同錄入、審查、到期提醒、合同歸檔、查詢、臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)分析等功能，實(shí)現(xiàn)合同管理全流程規(guī)范化、模板化、無(wú)紙化（如圖5）。
圖4：穿行測(cè)試的結(jié)果（風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)）
1
內(nèi)審監(jiān)察科、相關(guān)協(xié)助科室沒有參與合同簽訂前審批。
2
沒有規(guī)定是否根據(jù)金額大小授權(quán)科室科長(zhǎng)簽約。
3
合同均是紙質(zhì)版存放，暫未實(shí)現(xiàn)電子化存檔。
4
沒有規(guī)范的書面流程。
（一）合同簽訂環(huán)節(jié)
在合同簽訂環(huán)節(jié)，根據(jù)院內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)合同模板進(jìn)行編輯，承辦部門錄入系統(tǒng)，生成《合同審批表》，經(jīng)內(nèi)審管理監(jiān)察科、分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部、總會(huì)計(jì)師、院長(zhǎng)確認(rèn)后方才能執(zhí)行蓋章（如圖6）。對(duì)于一些特殊事項(xiàng)，需要經(jīng)過外聘的法律顧問確認(rèn)。通過合同審批表，使得權(quán)責(zé)清晰，保證合同在訂立環(huán)節(jié)得到嚴(yán)格的控制。
明確規(guī)定合同簽訂環(huán)節(jié)各部門的職責(zé)：
1、承辦科室：對(duì)合同的履行條款、雙方權(quán)利義務(wù)、違約條款負(fù)主要責(zé)任，保證合同條款與談判一致。
2、相關(guān)科室：根據(jù)業(yè)務(wù)范圍及專業(yè)知識(shí)積極提出相關(guān)建議，共同致力于合同內(nèi)容的落實(shí)。如：信息科的機(jī)房建設(shè)合同（含硬件購(gòu)置和機(jī)房基建），需基建科加具意見，對(duì)涉及合同的基建條款負(fù)責(zé)任。
3、法律顧問：在法律范疇內(nèi)出具意見，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。
4、內(nèi)審檢察科：對(duì)合同管理全過程進(jìn)行監(jiān)督，保證合同條款與談判是否一致。
5、業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)：對(duì)合同審批。
6、財(cái)務(wù)部：審核財(cái)務(wù)類條款，審查是否電子化歸檔。
7、總會(huì)計(jì)師：對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行會(huì)簽。
8、法人：對(duì)重大、特殊合同進(jìn)行審批。
9、醫(yī)院辦公室:審核合同審批表上流程是否完善，對(duì)不符合流程的行為拒絕加蓋公章。（醫(yī)院公章歸口部門，符合審批流程的合同加蓋公章）
屬于“三重一大”事項(xiàng)需要經(jīng)班子會(huì)議確認(rèn)。
為了進(jìn)一步提高合同管理水平，制定合同審批表的審批時(shí)限，嚴(yán)格要求相關(guān)責(zé)任人在限定的時(shí)間內(nèi)審批合同（如圖7）。
（二）合同履行環(huán)節(jié)
履行是合同內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，醫(yī)院相關(guān)部門嚴(yán)格按照合同約定方式進(jìn)行執(zhí)行，維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)利不受損害。明確規(guī)定合同履行環(huán)節(jié)各部門的職責(zé)：
1.承辦部門。
按合同標(biāo)的分類，可分為：①固定資產(chǎn)類合同：承辦科室組織資產(chǎn)安裝，并與使用科室共同驗(yàn)收。對(duì)質(zhì)保期內(nèi)維保服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，保證資產(chǎn)在質(zhì)保期內(nèi)正常運(yùn)作，達(dá)到約定效果，才可支付質(zhì)保金。②存貨類合同：承辦科室負(fù)責(zé)驗(yàn)收及保管。③服務(wù)類合同：承辦科室根據(jù)合同條款，進(jìn)行監(jiān)督考核。承辦科室根據(jù)系統(tǒng)提供的付款日期和付款金額，填寫付款申請(qǐng)書。
2.財(cái)務(wù)部。
根據(jù)《內(nèi)部控制規(guī)范》第五十四條“實(shí)現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合”，我院將所有資金支出均納入了全面預(yù)算管理。財(cái)務(wù)部根據(jù)科室提供的付款申請(qǐng)書、預(yù)算情況、合同的條款、進(jìn)行合法合規(guī)審核。為了對(duì)合同履行的實(shí)時(shí)有效監(jiān)控，保證合同的時(shí)效性，合同信息系統(tǒng)提供合同到期預(yù)警、付款到期預(yù)警等功能，財(cái)務(wù)部對(duì)沒有正常履行的合同及時(shí)提醒相關(guān)科室。
（三）合同歸檔管理
傳統(tǒng)合同管理都是紙質(zhì)版歸檔，且合同分布在每個(gè)科室，不利于查閱。經(jīng)過合同管理信息化建設(shè)后，電子版文件（合同文檔、合同審批表等）都掃描存放在HERP平臺(tái)上，相關(guān)部門可以根據(jù)權(quán)限在系統(tǒng)上隨時(shí)查閱電子版資料、追蹤合同的付款情況。承辦部門和醫(yī)院辦公室應(yīng)按照院內(nèi)檔案管理制度分類保存合同原件。
四、效果確認(rèn)
隨著醫(yī)院經(jīng)濟(jì)規(guī)模不斷擴(kuò)大，涉及面愈加廣泛，經(jīng)濟(jì)合同作為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要載體，是對(duì)合同各方形成有效約束的關(guān)鍵憑據(jù)。此次改善在領(lǐng)導(dǎo)的高度重視與醫(yī)院各職能部門共同協(xié)作下順利進(jìn)行，解決了原合同管理模式存在的不足，加強(qiáng)了醫(yī)院對(duì)業(yè)務(wù)層面的控制，推動(dòng)了內(nèi)控體系的完善，形成醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同全生命周期管理模式，保障醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有序開展。
[參考文獻(xiàn)]
[1]張瑩，李曉霓.試論如何做好醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理管理工作——以某醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同審查工作為例[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016，(10)：29-31
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醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行精細(xì)化遠(yuǎn)程課程列表
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1、醫(yī)院精細(xì)化管理概論
2、醫(yī)院預(yù)算精細(xì)化管理
3、醫(yī)院資產(chǎn)管理
4、醫(yī)院招標(biāo)、采購(gòu)與合同精細(xì)化管理
5、醫(yī)院績(jī)效精細(xì)化管理
6、醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)精細(xì)化管理
7、醫(yī)院成本精細(xì)化管理
8、醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)告與分析精細(xì)化管理
吳龔 史安平 劉穎 編著
出版時(shí)間：2018年3月
定價(jià)：158元
——中培財(cái)審 醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)內(nèi)部審計(jì)叢書
