一、制定合理的采購計劃
材料采購，是指企業(yè)為滿足生產(chǎn)經(jīng)營活動的需要，選擇和購買材料的過程，折個過程包括：了解材料需要、選擇供應(yīng)廠商、協(xié)議價格、簽定購貨合同、選擇運輸方案、保證供應(yīng)等事項。結(jié)合企業(yè)的庫存及運輸條件，針對不同的材料，應(yīng)采取不同的采購策略，以最大限度降低采購綜合成本。
在企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程中，首先要根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量及含量要求合理地制定材料消耗定額。材料消耗定額是指在一定的生產(chǎn)技術(shù)組織條件下，生產(chǎn)單位產(chǎn)品或完成單位工作量所必須消耗的材料數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)，并考慮到在實際生產(chǎn)過程中可能出現(xiàn)的工藝及非工藝損耗。第二、以銷售計劃及市場預(yù)測對生產(chǎn)計劃進行指導(dǎo)，在生產(chǎn)能力可以承受的前提下合理安排生產(chǎn)計劃，其信息與采購主管共享。最后，采購主管綜合生產(chǎn)計劃、原材料消耗定額及庫存信息，向供應(yīng)商下達(dá)采購計劃并合理安排運輸。就寺河礦來說，作為一個新型礦井，一個設(shè)備技術(shù)先進的礦井，對于制定合理的采購計劃就顯得尤為重要，因為設(shè)備的使用是第一次，所以有些材料的消耗情況就很不確定，只能踩著石頭過河，發(fā)現(xiàn)壞了才知道采購補充，因此就必須積累經(jīng)驗，制定出材料消耗定額，同時也必須根據(jù)根生產(chǎn)隊組的材料需求計劃和庫存情況進行采購。
二、供應(yīng)商的選擇
正如采購物流是企業(yè)物流的起點一樣，供應(yīng)商的選擇是采購物流的起點。由于企業(yè)的信息、資金、采購數(shù)量、技術(shù)要求等原因限制，企業(yè)采購的供應(yīng)商絕大部分由采購部門（有時結(jié)合需用部門）在一定的范圍內(nèi)自主選擇。企業(yè)根據(jù)具體情況采取不同的采購策略選擇供應(yīng)商，弄清楚雙方對這種伙伴關(guān)系的利益要求，目標(biāo)是實現(xiàn)共同發(fā)展的業(yè)務(wù)關(guān)系達(dá)成一致。既是選擇，就會有主觀現(xiàn)象的發(fā)生，選擇上出現(xiàn)棄優(yōu)擇劣、價格上棄低就高、渠道上棄廠家而選中間商的不正?，F(xiàn)象，此種非正常選擇極大地影響著采購成本。所以，對供應(yīng)商的選擇必須規(guī)范、控制和有效管理。
1、必須堅持先生產(chǎn)廠次代理商后中間商的選擇原則
目前，我國物資流通的代理機制仍不完善，很多代理的價格實際上等同于中間商銷售價格，而大部分生產(chǎn)廠家的銷售仍采取直銷。所以，一般情況下，市場價格的由低至高的順序必然是廠家銷售，代理商銷售、中間商銷售。所以，供應(yīng)商的選擇必須堅持先生產(chǎn)廠、次代理商、后中間商的選擇。由于采購的批量、地域、時限等原因，供應(yīng)商選擇難以做到“一刀切”，但對于形成批量、定時采購、產(chǎn)品市場銷售競爭激烈的物資，必須堅持選擇生產(chǎn)廠家作為直接供應(yīng)商；由于地域、批量的限制，且廠家明確由代理商（含專業(yè)公司）銷售的，可選擇廠家代理為供應(yīng)商；只有批量極小，規(guī)格繁多且為臨時性采購的物資才選擇中間商。同時，應(yīng)創(chuàng)造條件盡可能由廠家或直接代理供應(yīng)。
2、對供應(yīng)商進行客觀的評價，優(yōu)勝劣汰
供應(yīng)商處在市場經(jīng)濟動態(tài)的環(huán)境之中，即使同一性質(zhì)的供應(yīng)商，其供應(yīng)業(yè)績也有一定的差別，所以，在一定時期內(nèi)，必須對所有針對本部門的供應(yīng)商進行綜合客觀的評價，實行優(yōu)勝劣汰。我礦從建礦到現(xiàn)在，每年年初都對供貨單位進行評審，從而確定合格供貨方，建立合格供貨檔案，全年跟蹤和監(jiān)控供貨單位的供貨業(yè)績，對出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量或供貨不及時等問題進行登記備案，對連續(xù)出現(xiàn)三次供貨問題的單位將取消合格供貨方資格。
2.1供應(yīng)商評價的目的：
①獲得符合企業(yè)總體質(zhì)量和數(shù)量要求的產(chǎn)品和服務(wù)；
?、诖_保供應(yīng)商能夠提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、產(chǎn)品及最及時的供貨；
?、哿幰宰畹偷某杀精@得最優(yōu)的產(chǎn)品和服務(wù)；
④淘汰不合格的供應(yīng)商，開發(fā)有潛質(zhì)的供應(yīng)商，推陳出新。
2.2對供應(yīng)商評價的主要內(nèi)容：
①供應(yīng)商是否具備基本的職業(yè)道德；
?、诠?yīng)商是否具備良好的服務(wù)意識；
?、酃?yīng)商是否具備良好的運作流程、規(guī)范的企業(yè)行為準(zhǔn)則和現(xiàn)代化企業(yè)管理制度；
?、芄?yīng)商是否具有良好的溝通和協(xié)調(diào)能力；
?、莨?yīng)商是否全面履行了供貨合同。
2.3設(shè)計合理的評價體系，防止走過場。
市場和企業(yè)是變化的，不同時期的不同行為，難以用同一標(biāo)準(zhǔn)來判別。對供應(yīng)商的評價，須根據(jù)市場的規(guī)律，并使定量和定性評價、單方和多方評價、衡量企業(yè)行為和考慮市場變化相結(jié)合，設(shè)計全面、合理的評價體系，對經(jīng)評價為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)在一定時期內(nèi)暫停其供應(yīng)商資格，同時積極開發(fā)引進有潛質(zhì)的供應(yīng)商，以促進競爭，保證供應(yīng)質(zhì)量。
2.4供應(yīng)商評選的目標(biāo)
獲得符合企業(yè)總體質(zhì)量和數(shù)量要求的產(chǎn)品和服務(wù)；確保供應(yīng)商能夠提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、產(chǎn)品及最及時的供應(yīng)；力爭以最低的成本獲得最優(yōu)的產(chǎn)品和服務(wù)；淘汰不合格的供應(yīng)商，開發(fā)有潛質(zhì)的供應(yīng)商，不斷推陳出新；維護和發(fā)展良好的、長期穩(wěn)定的供應(yīng)商合作關(guān)系。
2.5供應(yīng)商評選結(jié)果分類
A級：良好；B級：可接受；C級：需改進。如供應(yīng)商是C級，采購部門應(yīng)立即召開由生產(chǎn)部門、質(zhì)量管理部門和使用部門參加的會議，決定是否停用該供應(yīng)商的產(chǎn)品；如果不停用則要求該供應(yīng)商3天內(nèi)提出整改措施與時間表；采購部應(yīng)門在一個月內(nèi)重新組織供應(yīng)商審核。
三、選擇合理的采購方式
企業(yè)采購是爭取以最低的采購成本滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需要，在企業(yè)采購物流中，應(yīng)采取不同的采購方式，為此，著重探討采購方式。采購方式的含義有兩種：一是有利于降低各種費用（如運費、倉儲費等）的采購方法，如集中批量采購，整合采購數(shù)量，利用價值分析等；二是采購價格的確定方式，如公開招標(biāo)，定價等。
在“中華人民共和國政府采購管理暫行辦法”（以下簡稱‘暫行辦法’）中定義的采購方式有“公開招標(biāo)”、“邀請招標(biāo)”、“競爭性談判”、“詢價”、“單一來源采購”等采購方式。其中：“公開招標(biāo)”在“中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法”中有明確規(guī)定，且企業(yè)采購采用較少，本文針對企業(yè)采購的特點，只就“邀請招標(biāo)”、“競爭性談判”、“詢價”、“單一來源采購”四種采購方式，如何把握探討如下：
1、邀請招標(biāo)
邀請招標(biāo)采購方式，“暫行辦法”定義為“招標(biāo)人以投標(biāo)邀請書的方式邀請五個以上特定的供應(yīng)商投標(biāo)的采購方式”。企業(yè)采購由于相對批量少，時限短、質(zhì)量、服務(wù)等有一定的特殊要求，符合招標(biāo)條件的，大部分采用“邀請招標(biāo)”。結(jié)合企業(yè)采購的特點，對“邀請招標(biāo)”應(yīng)把握以下幾點：（1）由于某些產(chǎn)品生產(chǎn)的局限性，有的難以選定“五個以上特定的供應(yīng)商”，所以，以“三個或三個以上特定的供應(yīng)商”比較符合企業(yè)采購的特點，從實踐看，可達(dá)到同樣的效果。（2）必須全面“邀請”。凡生產(chǎn)招標(biāo)產(chǎn)品并列入企業(yè)合格供應(yīng)商的均必須“邀請”，從而防止“指定”“邀請”出現(xiàn)棄優(yōu)擇劣的現(xiàn)象。（3）采購部門和需用單位充分結(jié)合，制定統(tǒng)一的質(zhì)量和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，防止投標(biāo)廠商質(zhì)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不一的情況發(fā)生。（4）事前制定明確的中標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，使招標(biāo)公平公正。
2、競爭性談判
競爭性談判采購方式，“暫行辦法”定義為“采購機關(guān)直接邀請三家以上的供應(yīng)商就采購事宜進行談判的采購方式”。
2.1競爭性談判特點：①生產(chǎn)廠家數(shù)量、地域的局限性：如我們集團公司使用的3600以上子午線大輪胎，目前世界上只有三至四家廠生產(chǎn)，廠家數(shù)量存在局限性，廠、礦選礦需用的石灰，存在著地域的局限性等；②此產(chǎn)品對采購方非常重要，且不可替代；③采購方希望維系與幾家供方的供需關(guān)系，以產(chǎn)生競爭，防止斷供。
2.2競爭性談判必須把握如下幾點：①充分掌握該產(chǎn)品的各種信息，包括組成該產(chǎn)品的原料信息、在其他地方的銷售、使用信息，新品種信息等；②采取不同時期的單獨談判，防止供方結(jié)成價格同盟。同時期的集中談判，容易使供方互通信息，結(jié)成同盟，使談判陷入僵局；③結(jié)合不同的結(jié)算方式，可取得明顯的采購效益。如我公司進口大車輪胎及廠礦采購的石灰，均采用了以單耗計價的結(jié)算方式，特別進口輪胎，合同均明確了“對達(dá)不到單耗標(biāo)準(zhǔn)要求的必須賠償”的條款；④力求保持兩家以上的供需關(guān)系，防止出現(xiàn)壟斷。
3、詢價
詢價采購方式。“暫行辦法”定義為“對三家以上的供應(yīng)商提供的報價進行比較，以確保價格具有競爭性的采購方式”。也即我們通常所說的比價采購。在企業(yè)生產(chǎn)維修材料的采購中，由于批量小、規(guī)格多、要料急等特點，很多采用了“詢價”采購，詢價采購必須把握以下幾點：（1）“詢價”采購必須是屬于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格且價格彈性不大的產(chǎn)品；（2）符合招標(biāo)條件的產(chǎn)品，不允許“詢價”采購；（3）報價必須全面，即凡生產(chǎn)詢價產(chǎn)品并列入企業(yè)合格供應(yīng)商的均必須邀其報價；（4）規(guī)范報價程序，創(chuàng)造為供方報價保密的條件，防止“指定報價”和“指導(dǎo)報價”；（5）建立嚴(yán)格的定價審批制度。“詢價”采購相對“招標(biāo)”和“競爭性談判”，隨意性較大，不可控因素較多，所以，必須有確定采購金額權(quán)限、逐級審批的定價審批制度。
4、單一來源采購
單一來源采購，“暫行辦法”定義為“指采購機關(guān)向供應(yīng)商直接購買的采購方式”也即我們通常所說的“獨家采購”。“單一來源采購”必須是產(chǎn)品獨特，不可替代，且只有一家廠商生產(chǎn)的產(chǎn)品。“單一來源采購”由于其產(chǎn)品的獨特性，信息不易掌握，價格較難確定。掌握以下幾點有利于價格的確定：（1）充分了解市場，確定生產(chǎn)是否只有一家；了解本企業(yè)的生產(chǎn)，確定產(chǎn)品是否不可替代。（2）與需用單位充分結(jié)合，制定需用產(chǎn)品采購價格的合理上限。（3）了解相近產(chǎn)品的成本構(gòu)成和市場信息。（4）以“試用”“試驗”該產(chǎn)品的效果或效益，對比確定該產(chǎn)品的價格。從以上采購方式不難看出，招標(biāo)采購最有利于供應(yīng)商參與競爭，程序公平、公正、公開，有利于杜絕采購過程的暗箱操作，應(yīng)該創(chuàng)造條件，大力推行。“詢價”采購作為達(dá)不到招標(biāo)條件的后選。而“競爭性談判”和“單一來源采購”只有在特定條件下才能采用。
四、完善的事前、事后監(jiān)督機制
供應(yīng)商及采購價格的確定，必須經(jīng)過一系列操作程序。在此過程中，程序是否合理，操作是否規(guī)范，是事前監(jiān)督的任務(wù)，而經(jīng)過一定時期對采購結(jié)果的檢查，是否符合市場規(guī)律、達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，是事后監(jiān)督的目的。
4.1 事前監(jiān)督內(nèi)容
（1）供應(yīng)商評定的體系是否完善，反映是否客觀；（2）對采用“詢價”及“競爭性談判”、“單一來源采購”采購方式的，是否均不符合招標(biāo)條件；（3）是否完全按程序操作；（4）“邀請”及“詢價”是否全面；（5）價格最終確定的審批是否完善。
4.2 事后監(jiān)督內(nèi)容
（1）一定時期的結(jié)果反映是否全面、真實；（2）結(jié)果是否達(dá)到預(yù)定目標(biāo)；（3）最終采購價格在一定時期內(nèi)是否在市場有一定的競爭性；（4）有否確定價格后卻降低質(zhì)量的現(xiàn)象；（5）有那些必須改進的程序和操作方法。監(jiān)督必須及時到位，以避免有完善的程序，看似“規(guī)矩”的操作，結(jié)果卻大相徑庭的現(xiàn)象發(fā)生。
