跟國(guó)外教授寫信套辭,你不知道的陷阱
來(lái)源:清心可以(ID:TypeOnApple) 作者:江北 編輯:學(xué)妹
套磁其實(shí)是一種很流行的與教授直接溝通獲取信息的方式。實(shí)力雄厚的申請(qǐng)者給教授寫信,目的在于明確自己跟教授的研究方向契合。大多數(shù)人寫套磁信其實(shí)是為了給教授留下好印象,從對(duì)方的來(lái)信中揣摩自己能否申請(qǐng)加入對(duì)方的團(tuán)隊(duì)。
怎樣套磁才得體有效?什么樣的自薦信才能吸引教授的注意呢?為此,我專門咨詢了幾個(gè)博士生同學(xué)、在美國(guó)大學(xué)當(dāng)教授的姐姐,以及曾經(jīng)擔(dān)任過(guò)招生委員會(huì)的學(xué)生代表,從學(xué)生、教授、和錄取決策三個(gè)角度,總結(jié)以下經(jīng)驗(yàn)。
郵件是國(guó)外學(xué)者主要的溝通手段。國(guó)外教授經(jīng)常郵件太多,沒(méi)時(shí)間回,有時(shí)索性沒(méi)看到。所以咱們的信要盡量寫得言簡(jiǎn)意賅。
套辭信不宜長(zhǎng),一般不超過(guò)電腦屏幕,把你想表達(dá)的內(nèi)容用簡(jiǎn)單直白的語(yǔ)句劃分成幾小段,每段話別超過(guò)5行。目的是為了讓別人知道你為什么給Ta發(fā)信,Ta的科研你為什么感興趣。
能不能抓住教授的注意力,第一封信表述出來(lái)的信息非常關(guān)鍵。這封信需要說(shuō)清楚的內(nèi)容有:
我是誰(shuí)?
哪個(gè)學(xué)校、幾年級(jí)的研究生?
我怎么知道您的?
學(xué)校官網(wǎng)上查到的?
讀到某篇文獻(xiàn)發(fā)現(xiàn)的?
某人推薦的?
還是曾打過(guò)交道但沒(méi)再聯(lián)系?
我要做什么?
計(jì)劃申請(qǐng)貴校哪個(gè)學(xué)位?
想從對(duì)方這里了解什么具體信息?
我準(zhǔn)備到哪一步了?
讀了對(duì)方什么文獻(xiàn)?
自己已經(jīng)寫好了研究報(bào)告?
申請(qǐng)者要在非常短的時(shí)間內(nèi),通過(guò)幾封郵件往來(lái)就判斷出是否要找這個(gè)教授當(dāng)自己的導(dǎo)師。第一封信發(fā)出,對(duì)方如果表現(xiàn)出興趣,那么接下來(lái)就會(huì)比較密集的通信,跟定節(jié)奏,正式向?qū)W院提交申請(qǐng)。
1. 缺乏確切理由就發(fā)出郵件。
我曾幫助過(guò)幾個(gè)中國(guó)同學(xué)編輯套磁信。一個(gè)普遍問(wèn)題是沒(méi)搞清楚寫信的目的。套磁信應(yīng)該帶著問(wèn)題或請(qǐng)求找對(duì)方,不能只介紹自己,人家憑什么要認(rèn)識(shí)你呢?有些教授會(huì)認(rèn)真的讀這些郵件,可是更多教授會(huì)以懷疑的眼光看待這些郵件。如果你還沒(méi)想好為什么要給某位教授寫信,只是試試運(yùn)氣,最好別發(fā)。因?yàn)楦悴缓盟芸赡軙?huì)對(duì)你的錄取造成負(fù)面影響。
通常來(lái)講,給教授寫信主要出于兩種原因:一是其他渠道不能獲取某些信息,必須問(wèn)這個(gè)教授。比如你已經(jīng)做了大量工作,了解院系里有一位教授跟你的研究興趣相關(guān),于是需要找對(duì)方確認(rèn)你能對(duì)Ta的研究計(jì)劃有所貢獻(xiàn)。第二種情況是向?qū)Ψ角笾?/strong>比如你需要換導(dǎo)師,對(duì)方是適合的人選,但你又不確定Ta愿不愿意接受別人帶過(guò)的學(xué)生。無(wú)論哪種情況,都要讓對(duì)方明白,自己對(duì)Ta的工作了如指掌,提出任何一類請(qǐng)求都是建立在這種了解上的。
2. 忽略了與研究團(tuán)隊(duì)的匹配,太強(qiáng)調(diào)自己。
還有的同學(xué)長(zhǎng)篇大論的講自己為什么喜歡這個(gè)專業(yè),曾經(jīng)作出什么業(yè)績(jī)。哎,教授們很忙的,你對(duì)Ta而言還是個(gè)陌生人,你說(shuō)的這些跟申請(qǐng)學(xué)?;蚪淌诒救说难芯繘](méi)關(guān)系的話,對(duì)方為什么要知道這些呢?
3. 對(duì)研究興趣的描述太籠統(tǒng)。
大多數(shù)教授會(huì)積極地更新他們的網(wǎng)頁(yè)以展示他們的最新研究。有的申請(qǐng)者沒(méi)有仔細(xì)查看過(guò)這些網(wǎng)站,判斷哪些是潛在的可以一起做研究的導(dǎo)師,就匆忙發(fā)信,因?yàn)樾奶摚缓靡辉購(gòu)?qiáng)調(diào)自己的興趣和對(duì)方匹配。其實(shí)教授很容易分辨申請(qǐng)者有沒(méi)有誠(chéng)意,有沒(méi)有做足功課。
強(qiáng)調(diào)“我跟你匹配”也有錯(cuò)嗎?有啊!
大多數(shù)教授關(guān)注好幾個(gè)研究領(lǐng)域和子領(lǐng)域,或者Ta的官網(wǎng)上列了很多從前的研究?jī)?nèi)容,如果申請(qǐng)人只概括的講“我跟你匹配”,教授會(huì)不知道你在說(shuō)什么。更糟糕的是,教授可能認(rèn)為你連哪個(gè)子領(lǐng)域都沒(méi)提,連Ta的研究計(jì)劃都沒(méi)搞明白,沒(méi)法跟你交流,當(dāng)然也就懶得回信了。
1. 表現(xiàn)出來(lái)的性情和品格不適合作研究生候選人。
中國(guó)學(xué)生常犯的毛病是在國(guó)外導(dǎo)師面前拿自己當(dāng)小學(xué)生,還以為自己放低姿態(tài),就能抬高對(duì)方的身份。殊不知學(xué)校錄取研究生,目標(biāo)人群是心智成熟的青年學(xué)者,將來(lái)進(jìn)入學(xué)院,是要進(jìn)入導(dǎo)師的團(tuán)隊(duì)成為同事的。你寫信的格式和口氣如果像是給好朋友寫的,那對(duì)方可能覺(jué)得你的親和力用的不是地方,懷疑把你招進(jìn)團(tuán)隊(duì)的話,你有沒(méi)有成年人的擔(dān)當(dāng),能不能放心的把課題交給你。
還有一些中國(guó)學(xué)生對(duì)自己是中國(guó)人這個(gè)身份看得很重,生怕受到歧視,動(dòng)輒捍衛(wèi)祖國(guó)立場(chǎng),或者強(qiáng)調(diào)自己跟同胞有區(qū)別。有的申請(qǐng)者認(rèn)為形象能為自己加分,在申請(qǐng)信里附上照片……殊不知,這些作法都與研究精神背道而馳。一般來(lái)說(shuō),學(xué)者會(huì)盡量避免刻板印象干擾自己對(duì)事物的判斷,不偏激、不自負(fù),能直面自己與生俱來(lái)的身份。
簡(jiǎn)單的說(shuō)就是:能被學(xué)校錄取,是因?yàn)槟阏宫F(xiàn)出來(lái)的實(shí)力和研究興趣跟他們匹配。沒(méi)有被錄取,就是因?yàn)檎猩瘑T會(huì)認(rèn)為你不適合,并不是因?yàn)槟愕膰?guó)籍、本科學(xué)校、顏值、性別、你爹。
本科讀的清華北大、父母是知名教授重要嗎?沒(méi)說(shuō)不重要啊,但是所有這些因素只有體現(xiàn)在你的研究能力上才算數(shù)。
2. 千萬(wàn)別空洞的奉承。
你剛開始給教授寫信,對(duì)方還跟你不熟,除非你能很清晰的說(shuō)出來(lái)對(duì)方有哪些見解你非常認(rèn)可,不要輕易用泛泛的形容詞“表?yè)P(yáng)”教授??洫?jiǎng)的不是地方,對(duì)方可能會(huì)感覺(jué)被侵犯或者感到無(wú)聊。
3. 不該問(wèn)的問(wèn)題。
另一種常見的毛病是拿老師當(dāng)學(xué)院秘書,詢問(wèn)簽證問(wèn)題,讓老師給改語(yǔ)法,讓老師給列文獻(xiàn)清單等等。這些作法會(huì)惹煩教授,或被當(dāng)成笑料。
給教授寫信應(yīng)該圍繞著研究興趣,而不應(yīng)該詢問(wèn)錄取程序、申請(qǐng)條件方面的信息。除非對(duì)方詢問(wèn),不要告訴教授你的GRE分?jǐn)?shù),GPA,也不應(yīng)該直接問(wèn)教授你能否被錄取,因?yàn)殇浫∈怯烧猩瘑T會(huì)決定的,有些教授可能會(huì)授意委員會(huì)Ta青睞的候選人,但是教授無(wú)權(quán)干預(yù)錄取程序和決定。不要試圖通過(guò)教授開后門。
1. 在任何時(shí)候,用正式稱呼都是保險(xiǎn)的。
盡管很多教授都不在乎學(xué)生直呼其名,申請(qǐng)學(xué)校時(shí)還是應(yīng)該正式的稱呼對(duì)方 Professor+Last name,注意Professor不要簡(jiǎn)寫成Prof。在官網(wǎng)上看到收信人有博士學(xué)歷,但不是教授,那么可以稱呼對(duì)方 Dr.+Last name。切記不要因?yàn)閷?duì)方是女性,就把Professor和Dr.改成Ms。
什么時(shí)候可以改稱First name了呢?當(dāng)教授親自告訴你,“你可以叫我xx”。否則的話,哪怕對(duì)方給你回信時(shí)簽的是Ta的小名,你也別大剌剌的以為真的可以這樣稱呼對(duì)方了。在還沒(méi)能自在熟練的行走在其他文化里之前,用正式一點(diǎn)的方式與對(duì)方相處比較保險(xiǎn)。
2. 發(fā)送前一定要反復(fù)核對(duì)。
當(dāng)我們寫第一封信并發(fā)送給教授,就開始建立自己的學(xué)術(shù)信用。對(duì)方的姓名、職位和大學(xué)名稱千萬(wàn)別弄錯(cuò)。有的外文名字比較難拼難念,容易出錯(cuò),記得核查。如果名字寫錯(cuò)還能收到對(duì)方回復(fù),真是小概率事件。
發(fā)送前一定要起一個(gè)鮮明的郵件標(biāo)題,無(wú)標(biāo)題的郵件往往被視為垃圾郵件。標(biāo)題怎么寫?這方面網(wǎng)上有不少信息,第一封套辭信標(biāo)題可以是 “Question regarding the M.Arch application”,或者直接寫出你要申請(qǐng)的項(xiàng)目、你感興趣方向的名稱。應(yīng)該避免讓人產(chǎn)生歧義的標(biāo)題,比如 “Help!”, “Looking for a challenging program”, “I want to study in your program”, “Greeting from Li Xiaoming”。另外,不要讓標(biāo)題一聽上去就像是垃圾郵件,比如 “Urgent request: Immediate reposes needed”。
注意拼寫和語(yǔ)法的正確性。用Grammarly等糾錯(cuò)軟件檢查一遍 (Grammarly有免費(fèi)版,也有收費(fèi)版,先用免費(fèi)的吧)。如果有母語(yǔ)是英文的人幫忙編輯那就更好了。
3. 注意不適合用在英文書信里的習(xí)慣。
別用表情符。笑臉可能放在給朋友的微信里很可愛(ài),給教授寫信還是別用了。用詞完整,避免縮寫。
不要一句話全部大寫,慎用嘆號(hào)。在英文中,大寫句子和用嘆號(hào)是用來(lái)表達(dá)氣憤或者命令的。表達(dá)謝意應(yīng)該用 “Thank you very much.”,而不是 “Thanks!”。
注意向?qū)Ψ教岢稣?qǐng)求的英文表達(dá)跟中文有差異。不要說(shuō) “I hope you can …”, “I wonder if you have time to …”, 顯得沒(méi)有禮貌,可以用 “I was wondering if …”。
1. 追求發(fā)信的數(shù)量,而實(shí)際上屬于質(zhì)量低劣的自薦信。
千萬(wàn)不要發(fā)同樣內(nèi)容的郵件給幾位教授。有些學(xué)生喜歡從學(xué)校官網(wǎng)上搜索一長(zhǎng)串教授名單,然后就泛泛的講一句“您的研究與我的興趣相關(guān)”,就在家等待教授給你回信。我只能說(shuō),這樣寫的話,教授看一眼就會(huì)認(rèn)為這個(gè)學(xué)生沒(méi)有責(zé)任心,不予理會(huì)或者不疼不癢的回復(fù)。
千萬(wàn)不要同時(shí)跟一所學(xué)校的兩位教授套磁。找導(dǎo)師應(yīng)該懷著非常真誠(chéng)的態(tài)度,同時(shí)向幾位教授許諾自己愿意跟隨對(duì)方做研究是很不負(fù)責(zé)任的。
我的一個(gè)博士生朋友曾經(jīng)擔(dān)任招生委員會(huì)的學(xué)生代表,她提到一段尷尬的經(jīng)歷。有一次,系里有兩個(gè)教授同時(shí)問(wèn)她要一個(gè)中國(guó)學(xué)生的申請(qǐng)材料,很顯然這位申請(qǐng)者跟這倆博導(dǎo)聯(lián)系了兩三個(gè)月,也下了不少功夫,弄得兩個(gè)教授都有意把Ta招到自己的團(tuán)隊(duì)。兩個(gè)教授得知真相后再也沒(méi)跟這個(gè)申請(qǐng)人聯(lián)系,而且還跟系里打招呼把Ta設(shè)為“不受歡迎的人”。
2. 不要輕易發(fā)送附件。
附件會(huì)占用郵箱容量,收件人不會(huì)希望郵箱里充斥著大量陌生人的無(wú)用信息。所以第一封套辭信盡量不要含附件。后續(xù)郵件往來(lái)中,如果教授提出要你的簡(jiǎn)歷、研究報(bào)告,那么盡量發(fā)送PDF格式給對(duì)方,避免Word不同版本無(wú)法打開的問(wèn)題。附件名稱包含你的名字、附件內(nèi)容和日期,不要把名字起的奇奇怪怪的文檔直接發(fā)給教授,顯得太隨意。如果一定要發(fā)附件,正式的表達(dá)是 “Attached please find my CV/proposal…”。
3. 回信草率。
一旦教授回信,我們應(yīng)該及時(shí)、有針對(duì)性的回復(fù)郵件。寫套辭信其實(shí)很費(fèi)精力,原因就是你要能夠及時(shí)的跟上教授的反饋。教授回信可能客氣的說(shuō),“我今年不再打算招收新生了”,或者肯定的告訴你說(shuō)你們的研究差異很大,Ta可能會(huì)向你推薦系里另外某位教授。
這分明是一封拒信,咱們?cè)撛趺椿貜?fù)呢?一定要在最短時(shí)間內(nèi)回復(fù)一封簡(jiǎn)短的感謝信,并快速瀏覽對(duì)方推薦的教授信息。如果Ta的推薦確實(shí)靠譜,你可以稍微具體的感謝對(duì)方給你提供了這樣重要的指導(dǎo)。
還有一種情況就是,教授回信很快,還問(wèn)了你一些問(wèn)題,和你進(jìn)一步探討你的研究興趣,這就表示:這位教授對(duì)你有興趣!千萬(wàn)別以為這就大功告成了,也不要簡(jiǎn)單的回復(fù)一句謝謝。正確的做法是:針對(duì)教授回信中提出的問(wèn)題一一作答,答復(fù)時(shí)間越快越好,但是要保證質(zhì)量。對(duì)第一次申請(qǐng)研究生的人來(lái)說(shuō),花上2-3天好好寫一封高質(zhì)量的答復(fù)信是有必要的。接下來(lái)的時(shí)間里,教授與申請(qǐng)者就是通過(guò)這種你來(lái)我往的郵件交流,逐漸確定是不是能跟對(duì)方共事。但是別忘了我前面說(shuō)的,與教授的書信往來(lái)不適合討論你的錄取可能性。一旦確定對(duì)方對(duì)你是真的很有興趣,你可以請(qǐng)求這位教授給你寫封推薦信,寫推薦信是教授對(duì)Ta看好的候選人最好的支持了。
沒(méi)收到回信很正常。如果你覺(jué)得花很多功夫?qū)懥艘环馄恋奶状判?,教授卻沒(méi)回,不必緊張或沮喪,教授有可能是真的沒(méi)看到,或者太忙沒(méi)空回。能獲得回復(fù)的幾率有多大呢?我發(fā)現(xiàn)對(duì)這個(gè)問(wèn)題的回答差異還挺大的。有些博士生說(shuō)他們當(dāng)初發(fā)了10封信,只有兩個(gè)教授回。而我在國(guó)外當(dāng)教授的姐姐卻說(shuō),教授們一般對(duì)申請(qǐng)者還挺耐心的,沒(méi)有大紕漏的話,基本都會(huì)回信。所以,我想咱們也不用糾結(jié)收到回信的比例,教授到底回不回信,因人而異。
套磁信不僅用于申請(qǐng),跟關(guān)系不熟的教授聯(lián)系,以上經(jīng)驗(yàn)同樣適用。
北美的研究生在上學(xué)期間換導(dǎo)師是一件很平常的事。在加拿大,我和本系同年入學(xué)的兩個(gè)博士生都有過(guò)換導(dǎo)師的經(jīng)歷。
跟大多數(shù)中國(guó)的博士生不同,北美的博士生論文題目不是由博導(dǎo)派發(fā),而是學(xué)生根據(jù)自己的研究計(jì)劃確定,博導(dǎo)一般都會(huì)尊從學(xué)生的意愿,從側(cè)面輔助指導(dǎo)。一般北美的學(xué)校,系里規(guī)定少數(shù)幾門博士生必修課,學(xué)生大部分修課還是根據(jù)自己的研究需求。
修了一兩年的課,博士生很可能調(diào)整了研究方向,發(fā)現(xiàn)原來(lái)選的導(dǎo)師不再適合指導(dǎo)新課題,需要換導(dǎo)師。由于讀博這個(gè)過(guò)程漫長(zhǎng)而且充滿了挑戰(zhàn),只有師生二人研究興趣高度匹配,學(xué)生才能一路受到導(dǎo)師有效的指導(dǎo),完成學(xué)業(yè)。
尋找新導(dǎo)師可以先從自己熟悉的老師開始,比如上過(guò)這位教授的課,而且獲得不錯(cuò)成績(jī)。你可以主動(dòng)找這位教授面談,把自己的想法和處境說(shuō)清楚,看看對(duì)方有沒(méi)有打算接收你。
我自己在博士第三年想要換導(dǎo)師,在自己的學(xué)校里發(fā)出了七八封信。大部分教授都很熱情的回信了,而且還跟其中5位教授見了面。
回顧這段經(jīng)歷,我的總結(jié)是:匹配是博士生與導(dǎo)師良性互動(dòng)的關(guān)鍵。找到自己喜歡的研究方向是每一位青年學(xué)者必須要走的路,否則,僅僅因?yàn)榻淌谑谴笈茖W(xué)者而追隨Ta進(jìn)入博士階段的學(xué)習(xí),自己缺乏獨(dú)立思考、創(chuàng)造知識(shí)的能力,很難讓你形成差異化的優(yōu)勢(shì)。讀博士這個(gè)過(guò)程本來(lái)就是要掌握怎么做研究,學(xué)會(huì)在學(xué)術(shù)環(huán)境如何跟人打交道。在高校的研究所里,一個(gè)有份量、受歡迎的研究生不僅能創(chuàng)造知識(shí),還要能跟人分享。其實(shí)我們每個(gè)人都希望從別人身上獲得能量,獲取信息,匹配度高的研究團(tuán)隊(duì)里,每個(gè)人都是分享的受益者。
北美大學(xué)一般都在申請(qǐng)時(shí)要提交研究報(bào)告,也就是說(shuō),申請(qǐng)候選人已經(jīng)大致有一個(gè)研究方向,教授可以通過(guò)看你的報(bào)告來(lái)判斷你有沒(méi)有能力做研究。申請(qǐng)候選人被錄取后先修課,在此期間不斷的調(diào)整研究報(bào)告。過(guò)段時(shí)間很可能研究報(bào)告已經(jīng)跟入學(xué)時(shí)面目全非了。如果想換導(dǎo)師,一般都是拿著最新的報(bào)告去和教授談。
在英國(guó)和澳洲,能否錄取主要就是看申請(qǐng)者最初提交的研究報(bào)告。另外GPA必須達(dá)標(biāo),推薦信要強(qiáng)。對(duì)各方面都合格的申請(qǐng)人,學(xué)校甚至可以幫忙牽線找導(dǎo)師。
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