如何開會(huì)
我們的工作離不開開會(huì)，但是開會(huì)是一門大學(xué)問。開會(huì)的組織與效率能完整地體現(xiàn)出一個(gè)單位的基礎(chǔ)管理水平。對(duì)會(huì)議這種人人參與、司空見慣的事情，人們又常常不把它當(dāng)回事，不仔細(xì)研究會(huì)議的流程管理、效率管理，以至于我們的會(huì)議常會(huì)在低水平、低效率中運(yùn)行。
孫中山的“會(huì)議論”
一百年前，中國民主革命的先行者孫中山先生曾痛感中國人缺乏組織習(xí)慣和團(tuán)體生活的訓(xùn)練，他曾說：“我們中國人還不知道怎么開會(huì)，以至于始終制訂不出正確的決策。 ”他認(rèn)為，要行使民權(quán)，必須從如何開會(huì)的基本功學(xué)起。中國的民主憲政未能建立起來，恐怕與此也極為相關(guān)。為此，孫中山先生在 1917年專門出版了一本《民權(quán)初步》，這本書一半談的是民權(quán)，而另一半則是會(huì)議論，內(nèi)容包括如何動(dòng)議，如何提案，如何討論，如何表決，如何維持會(huì)場秩序等等，共五卷、二十章、一百五十八節(jié)，全部是關(guān)于怎么開會(huì)的。他在自序中說：“民權(quán)何由而發(fā)達(dá)?則從固結(jié)人心，糾合群力始;而欲固結(jié)人心，糾合群力，又非從集會(huì)不為功。是集會(huì)者，實(shí)為民權(quán)發(fā)達(dá)之第一步。然中國人受集會(huì)之厲禁，數(shù)百年于茲，合群之天性殆失，是以集會(huì)之原則，集會(huì)之條理，集會(huì)之習(xí)慣，集會(huì)之經(jīng)驗(yàn)，皆闕然無有。以一盤散沙之民眾，忽而登彼于民國主人之位，宜乎其手足無措，不知所以。所謂集會(huì)，則烏合而已。 ”
孫中山是我國會(huì)議學(xué)的發(fā)軔者。然而他關(guān)于會(huì)議論的思想的重要性和建設(shè)性幾乎沒有被研究者意識(shí)到，大多數(shù)人在《民權(quán)初步》中只讀出了“訓(xùn)政論”，卻忽視了“會(huì)議論”，而會(huì)議論的實(shí)質(zhì)就是保障民權(quán)的“過程控制”。
孫中山的《民權(quán)初步》，絕對(duì)不是小題大做。政治民主的理念固然很好，但是要變成現(xiàn)實(shí)，必須通過“過程控制”來實(shí)現(xiàn)，必須從細(xì)節(jié)抓起。據(jù)說，孫中山寫《民權(quán)初步》，很大程度上參考了《羅伯特議事規(guī)則》(Robert’s Rules of Order)。該書最初是美國人亨利 e馬丁 e羅伯特在 1876年寫的，他在參加各種各樣的會(huì)議中，痛感人們總是爭論不休，沒有統(tǒng)一的議事規(guī)則，難以形成決議，于是他研究已有的各種議事程序，探索這些程序的邏輯，為什么要這樣規(guī)定，如果不這樣規(guī)定會(huì)產(chǎn)生什么結(jié)果。經(jīng)過幾年努力拿出一部議事規(guī)則，后來一版再版，成為美國人開會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)。里面的無數(shù)規(guī)則看似繁瑣，卻是西方世界在長期的民主實(shí)踐中不斷積累和提煉出來的，體現(xiàn)著對(duì)人性的深刻洞察，對(duì)公平和效率的兼顧，對(duì)程序和權(quán)利的尊重。孫中山把這套規(guī)矩引進(jìn)中國，意在為民權(quán)的保障和民主理念的具體實(shí)現(xiàn)和操作提供一套游戲規(guī)則。所以他特別強(qiáng)調(diào)：“此書譬之兵家之操典，化學(xué)之公式，非流覽誦讀之書，乃習(xí)練演試之書也。 ”
毛澤東的開會(huì)方法
毛澤東十分重視開會(huì)的效率與改革。他在《反對(duì)黨八股》一文中，批評(píng)不僅公文里有黨八股，開會(huì)也有。他批評(píng)道： “‘一開會(huì)，二報(bào)告，三討論，四結(jié)論，五散會(huì)’。假使每處每回?zé)o大無小都要按照這個(gè)死板的程序，不也就是黨八股嗎?在會(huì)場上做起‘報(bào)告’來，則常常就是‘一國際，二國內(nèi)，三邊區(qū)，四本部’，會(huì)是常常從早上開到晚上，沒有話講的人也要講一頓，不講好像對(duì)人不起?？傊?，不看實(shí)際情形，死守著呆板的舊形式、舊習(xí)慣，這種現(xiàn)象，不是也應(yīng)該加以改革嗎? ”針對(duì)會(huì)議文件和決議，他還專門寫道：“事實(shí)上，你們只要瞧一瞧我們的傳單、報(bào)紙、決議和提綱，就可以看到，這些東西常常是用這樣的語言寫成的，寫得這樣的艱深，甚至于我們黨的干部都難于懂得，更不用說普通工作。 ”
開會(huì)的“管理學(xué)”
半個(gè)多世紀(jì)過去了，中國的會(huì)議是越來越多了，“文山會(huì)?！笔且粋€(gè)典型特征，開會(huì)的規(guī)矩卻還遠(yuǎn)未成熟。據(jù)一些學(xué)者測算，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議的時(shí)間占工作時(shí)間的 1/5至1/3。如何減少會(huì)議、提高會(huì)議效率成為共同的呼聲。
就拿證券市場來說，上市公司要做到規(guī)范運(yùn)作，建立健全的公司治理機(jī)制，首先就要開好股東大會(huì)和董事會(huì)，這兩個(gè)會(huì)開好了，才談得上保障投資者權(quán)益、尊重股東意見、確保重大決策的科學(xué)性和民主性。但是在現(xiàn)實(shí)中，兩個(gè)會(huì)開成“橡皮圖章”者有之，爭吵不休、議而不決者有之，決而不行者亦有之。為此，中國證監(jiān)會(huì)頒布了《上市公司治理準(zhǔn)則》、《上市公司股東大會(huì)規(guī)則》、《上市公司章程指引》等一系列規(guī)范性文件，對(duì)上市公司如何開股東大會(huì)和董事會(huì)做了很多細(xì)致入微的規(guī)定，反復(fù)修訂，不斷督促實(shí)施。這同樣不是小題大做，上市公司的規(guī)范運(yùn)作，就是從這里起步的。
當(dāng)然，工作中的大多數(shù)會(huì)議，無關(guān)政治、法律、法規(guī)和公司治理，不涉及權(quán)利的保障、伸張和實(shí)現(xiàn)。我們有各種各樣的報(bào)告會(huì)、論壇、協(xié)調(diào)會(huì)、座談會(huì)、方案討論會(huì)等等，通過大大小小的會(huì)議溝通協(xié)調(diào)、解決問題、執(zhí)行任務(wù)。然而，即使是這樣的會(huì)議，我們從參加工作以來就不知參加或主持過多少次，但會(huì)議的低效、無序、重復(fù)性錯(cuò)誤屢屢頻現(xiàn)。有多少人去總結(jié)每一次會(huì)議的差錯(cuò)，認(rèn)真記錄下來并組織改正?我們?nèi)绾胃倪M(jìn)會(huì)議的議事程序、會(huì)務(wù)組織與執(zhí)行效率?如何像《羅伯特議事規(guī)則》一樣制訂出適應(yīng)各式各樣會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)或指引?
開會(huì)看似是最簡單、最基本的事情，卻是人們一生參與最多的活動(dòng)之一，也是衡量現(xiàn)代文明程度最重要、最簡便的標(biāo)準(zhǔn)之一。
開會(huì)是我們的日常工作方式，開好會(huì)自然也是我們的日常技能。在國外的MBA課堂上，會(huì)議管理經(jīng)常作為課程來教授，在職業(yè)培訓(xùn)中，會(huì)議管理則是必備項(xiàng)目。如何確定開會(huì)的必要性、如何選擇議題和參與人、如何估算會(huì)議成本、如何做主持人、如何安排發(fā)言時(shí)間、如何組織討論、如何形成共識(shí)、如何表決、如何落實(shí)決議等等，還有會(huì)前會(huì)中會(huì)后的會(huì)務(wù)工作，都是
需要認(rèn)真考慮的。維持會(huì)議的秩序和紀(jì)律，不同意見者的聲音能夠被有效表達(dá)，都必須靠穩(wěn)妥的方式予以規(guī)定，并在流程中有效執(zhí)行，這些都體現(xiàn)著會(huì)議程序的必要性和嚴(yán)肅性。會(huì)議最常見的問題包括會(huì)議繁多無實(shí)質(zhì)內(nèi)容、不能準(zhǔn)時(shí)開始、缺乏中心和主題、會(huì)議主持未有必要準(zhǔn)備、會(huì)議時(shí)間過長、少數(shù)幾個(gè)人占用了絕大部分時(shí)間、互相重復(fù)空話套話等等。
把開會(huì)會(huì)務(wù)組織當(dāng)成科學(xué)管理的課題分解細(xì)究的話，大體上有四大要點(diǎn)：①根據(jù)培訓(xùn)、會(huì)議實(shí)際運(yùn)作流程中的環(huán)節(jié)及問題逐漸形成一個(gè)明細(xì)的服務(wù)手冊(cè)樣式，制訂標(biāo)準(zhǔn)、通用的會(huì)議工作手冊(cè)或差錯(cuò)提示。②每次會(huì)議完畢后，要求每人至少提煉出五個(gè)差錯(cuò)，十個(gè)人就可總結(jié)出五十多個(gè)差錯(cuò)，當(dāng)大家總結(jié)或提煉的問題、特別提示匯集起來的時(shí)候，就會(huì)形成一個(gè)明細(xì)、有效、可操作的工作手冊(cè)或差錯(cuò)指引，在以后類似的活動(dòng)中，差錯(cuò)必然逐漸減少，而在此基礎(chǔ)之上，其他人或后來者又可不斷添加。③主要負(fù)責(zé)人帶頭檢查、實(shí)踐每個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)所有問題、程序都過一遍，關(guān)注、懷疑每個(gè)細(xì)節(jié)，成為最操心、信息掌握最全面的人。④整個(gè)團(tuán)隊(duì)能在總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)并在已形成文字而非口頭相傳的標(biāo)準(zhǔn)、流程基礎(chǔ)上學(xué)習(xí)、修改、完善，工作品質(zhì)自然提升。
需要反思的是，以上工作看似簡單、容易，但就像對(duì)待其他各項(xiàng)工作一樣，人們大都習(xí)慣于“口口相授”，每次會(huì)議每個(gè)人似乎都能挑出很多“小問題”，費(fèi)盡口舌“嘮叨”，但很少有人親自動(dòng)手將這些“嘮叨”的東西歸納整理成文字化標(biāo)準(zhǔn)流程和要點(diǎn)。一旦從繁瑣的嘮叨、反復(fù)的提醒、相互的抱怨中解脫出來，而成為大家共同的習(xí)慣和標(biāo)準(zhǔn)，效率加倍提高，管理者最終也會(huì)變得輕松，而把主要精力放在檢查、督促流程的執(zhí)行或發(fā)現(xiàn)新的漏洞上。這樣的工作方法又可延用到其他項(xiàng)目，在整個(gè)團(tuán)隊(duì)逐漸形成一套科學(xué)管理的方法。推而廣之，行政管理、公共管理、市場營銷、安全管理都是如此。
會(huì)議組織與管理要點(diǎn)
會(huì)議方案
1. 會(huì)議議題、會(huì)務(wù)、接待的具體工作細(xì)分到個(gè)人或部門，形成會(huì)議記錄或方案，會(huì)議前后逐項(xiàng)檢查。
2. 確定會(huì)議目標(biāo)與主旨。必須先問一些問題，最重要的是“會(huì)議準(zhǔn)備實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)? ”，“會(huì)議的核心主題是什么? ”或者換個(gè)角度問“要是不開行不行? ”，“怎樣開才算成功或失敗? ”。開會(huì)的目的非常明確，才能避免重復(fù)、價(jià)值不大的會(huì)議，否則會(huì)議很可能是浪費(fèi)大家的時(shí)間。
3. 會(huì)議議程最重要。議程安排得體，可以大大提高會(huì)議效率與價(jià)值。會(huì)議議程的大忌是太簡單、太模糊、泛泛而論。各項(xiàng)議程應(yīng)事先征求專業(yè)部門及專業(yè)人士意見，以求議題的表述準(zhǔn)確、專業(yè)。
4. 在重大論壇召開十天前，每隔三天有一次小組碰頭會(huì)議，檢查工作是否有疏漏及進(jìn)展情況。會(huì)議召開前一天，各環(huán)節(jié)會(huì)務(wù)人員集中碰頭，強(qiáng)調(diào)會(huì)議事項(xiàng)，特別是臨時(shí)發(fā)生的變更事項(xiàng)，確保每個(gè)人都清楚各自職責(zé)與新的變化。
5. 每一項(xiàng)工作旁邊都應(yīng)注明相關(guān)的負(fù)責(zé)人員。在會(huì)務(wù)安排表格上出現(xiàn)的所有人員都應(yīng)將相關(guān)事項(xiàng)、具體標(biāo)準(zhǔn)通知到本人，并確定已知悉，不要遺漏。
6. 總負(fù)責(zé)人的最重要職責(zé)是把準(zhǔn)會(huì)議主題以及各項(xiàng)安排符合會(huì)議主旨，做好溝通和協(xié)調(diào)，檢查任務(wù)完成進(jìn)度。對(duì)會(huì)務(wù)工作每一環(huán)節(jié)、細(xì)節(jié)做到心中有數(shù)，對(duì)會(huì)務(wù)工作中可能出來的問題要打足提前量，隨時(shí)檢查?？傌?fù)責(zé)人應(yīng)該是掌握會(huì)議細(xì)節(jié)最全面、信息最集中、最操心費(fèi)神者，能隨時(shí)根據(jù)各項(xiàng)信息協(xié)調(diào)所有參與者。切忌丟三落四，議題散亂，不注意過程和環(huán)節(jié)控制，有頭無尾。
7. 總負(fù)責(zé)人在重大會(huì)議剛開始的一段時(shí)間內(nèi)，自始至終在會(huì)議現(xiàn)場巡視，留意場內(nèi)情況，確保會(huì)議開場即步入正軌，隨時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)問題與重大協(xié)調(diào)事項(xiàng)。會(huì)議開場的順利與否對(duì)整個(gè)會(huì)議效果影響很大。
8.差錯(cuò)舉例
①會(huì)務(wù)方案涉及議程、會(huì)場的問題考慮不周或沒有列出需求清單告知相關(guān)人員，會(huì)場工作人員不了解需求，也未指定好對(duì)應(yīng)不同嘉賓的接待聯(lián)絡(luò)人或分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。會(huì)場秩序凌亂，工作人員沒有佩戴特定的標(biāo)志。
②時(shí)間進(jìn)度不明確或沒有按規(guī)定流程完成銜接。
③任務(wù)沒有落實(shí)到個(gè)人，沒有說定哪個(gè)人負(fù)責(zé)到何種程度，好像誰都負(fù)責(zé)又好像沒人負(fù)責(zé)。
④會(huì)議工作人員接受任務(wù)，執(zhí)行情況沒有及時(shí)報(bào)告負(fù)責(zé)人，總負(fù)責(zé)人無法對(duì)整個(gè)會(huì)議的協(xié)調(diào)與情況全面把握，以至于“險(xiǎn)象環(huán)生”。
評(píng)述：會(huì)議方案也相當(dāng)于備忘錄、提示清單，一個(gè)全面細(xì)致的方案就構(gòu)成了可以根據(jù)會(huì)議進(jìn)程隨時(shí)完善的基礎(chǔ)。而會(huì)議總負(fù)責(zé)人則是駕馭會(huì)議的總舵手，所有信息都在此集中、發(fā)布，因而他掌握的信息是否全面、是否能及時(shí)有效地督促到位，決定著會(huì)議準(zhǔn)備是否充分。會(huì)議要確保高效、務(wù)實(shí)，要特別關(guān)注以下七個(gè)關(guān)鍵要素：會(huì)議方案、會(huì)議目標(biāo)與主旨、會(huì)議議程、出席人員與發(fā)言人、任務(wù)分配與職責(zé)安排、會(huì)議材料、信息反饋。
會(huì)議材料
1. 裝訂后的會(huì)議材料需從頭至尾翻閱一遍，重點(diǎn)核查內(nèi)容分類或邏輯結(jié)構(gòu)是否合理、排版是否簡潔美觀、是否是最新材料、順序是否有誤、是否清晰。
2. 針對(duì)各類論壇、各類研討會(huì)的發(fā)言材料需重點(diǎn)關(guān)注：標(biāo)題(即議題)是否圍繞會(huì)議主線、條理是否清晰、重點(diǎn)是否突出、觀點(diǎn)是否有新意、與會(huì)議目的是否吻合、是否與其他演講者有過多重復(fù)。特別提防假大空、冗長、脫離會(huì)議主題、了無新意、八股文式的發(fā)言材料，推崇短、新、實(shí)的發(fā)言材料。針對(duì)這些問題要耐心與演講人交流、認(rèn)真反饋，使之準(zhǔn)確把握會(huì)議主題與參會(huì)者的需求。
3.會(huì)議須知：
①會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議室(標(biāo)明具體路線)。
②就餐時(shí)間、地點(diǎn)。
③會(huì)務(wù)組聯(lián)絡(luò)辦法、訂票、醫(yī)療。
④會(huì)議紀(jì)律。
⑤當(dāng)?shù)貧夂?、交通及附近旅游景點(diǎn)介紹。
⑥會(huì)議須知應(yīng)將會(huì)議期間有關(guān)食、宿、行以及與會(huì)者可能要咨詢的各種問題表述全面、準(zhǔn)確。讓與會(huì)者一拿到會(huì)議須知，就感受到周到、細(xì)致、關(guān)懷的特色，能得知所想問的問題答案。
⑦最終定稿一定要有兩人以上審看，并從頭至尾細(xì)看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標(biāo)示、印刷是否有差錯(cuò)。
4.差錯(cuò)舉例：
①材料內(nèi)容空洞雷同，大話套話過多，缺乏鮮明的觀點(diǎn)與必要的圖表、數(shù)據(jù)、案例，沒有充分反映會(huì)議的主題與實(shí)質(zhì)性需求。
②匯總與會(huì)者名單時(shí)，要注意核對(duì)清楚姓名、性別、職務(wù)。例如：有的男士名字最后是“雪”、“佳”等，不能想當(dāng)然地認(rèn)為就是女性。注意與會(huì)者的職務(wù)不要出錯(cuò)，如正職副職弄錯(cuò)等。
評(píng)述：會(huì)議材料如果切中會(huì)議主題，有事實(shí)、數(shù)據(jù)和案例分析，有獨(dú)到見解和新穎的提法，就意味著會(huì)議已成功了一半。有兩點(diǎn)切記：
會(huì)議接待
1.邀請(qǐng)函在會(huì)議召開前二十天全部發(fā)出，每天統(tǒng)計(jì)反饋人數(shù)主動(dòng)匯報(bào)給負(fù)責(zé)人。每發(fā)一份邀請(qǐng)函都應(yīng)同時(shí)以電話確認(rèn)對(duì)方是否收到邀請(qǐng)并提醒及時(shí)反饋。在發(fā)出邀請(qǐng)函后，一周后再次電話確認(rèn)是否參加與誰參加。
2.對(duì)邀請(qǐng)函確認(rèn)要分多次跟蹤(至少三次)、反復(fù)提示。
①邀請(qǐng)函發(fā)出后立即確認(rèn)是否收到;
②會(huì)議前十五天最終確定是否決定參加、來程安排;
③會(huì)議前三天確認(rèn)航班;
④重要嘉賓及發(fā)言人在會(huì)議前一天再次確認(rèn)，告知誰接機(jī)，并有
專人對(duì)接其食宿行安排;
⑤在會(huì)議正式開始前半天，確認(rèn)主要嘉賓和發(fā)言人座位、住宿房號(hào)，專門提醒開會(huì)、發(fā)言準(zhǔn)確時(shí)間，有專人接應(yīng)、引導(dǎo)。
3. 掌握上菜時(shí)間，尤其是在中午安排的就餐時(shí)間正式開始前 5分鐘，應(yīng)有 2個(gè)熱菜先上到桌上并蓋好(如會(huì)議延時(shí)則靈活掌握，及時(shí)通知餐廳更改)。客人到齊即可用餐，避免所有人到齊后再上菜，菜量少而精，以免用餐時(shí)間過長，影響后續(xù)安排。
4. 每一次會(huì)議開始前，要給賓館一個(gè)詳細(xì)的會(huì)議需求清單與對(duì)口聯(lián)絡(luò)人清單，需要賓館配合的會(huì)議現(xiàn)場管理問題，以文字化的表格明示，對(duì)賓館作詳細(xì)說明，常規(guī)性事項(xiàng)也應(yīng)重復(fù)提示，以免賓館工作人員疏忽、遺忘。
5.差錯(cuò)舉例。
①在通知演講嘉賓時(shí)，交待不清楚或演講嘉賓沒有理解會(huì)議主題、參會(huì)對(duì)象的需求，不了解其他發(fā)言者的情況，演講者不能準(zhǔn)確地根據(jù)會(huì)議需求把握內(nèi)容和時(shí)間。
②事先沒有專人審閱發(fā)言稿件并反饋給演講者，演講內(nèi)容脫離主題，離題太遠(yuǎn)，缺乏有價(jià)值的信息。
③演講時(shí)間超出約定，主持人未注意控制和提醒，影響其他會(huì)議安排(應(yīng)事先向發(fā)言人交待發(fā)言時(shí)間或有專人在臺(tái)下醒目位置處出示發(fā)言時(shí)間提示牌)。
④重要事項(xiàng)未與賓館協(xié)調(diào)、溝通清楚，未明確到具體責(zé)任人及應(yīng)做到何種程度，銜接脫節(jié)或要求賓館配合的事沒人做、未做到位。
⑤未與接機(jī)人員交待清楚接待要素(時(shí)間、航班號(hào)、人數(shù))，導(dǎo)致無人接機(jī)或未接到人，或車輛不夠座位。
評(píng)述：對(duì)會(huì)議嘉賓和發(fā)言者為什么強(qiáng)調(diào)三次以上的確認(rèn)?一是表示主辦單位的尊重和誠意;二是在反復(fù)聯(lián)絡(luò)溝通過程中引起重視，充分準(zhǔn)備。因?yàn)橐话闳私拥酵ㄖ蠖紩?huì)“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各種“借口”反復(fù)地與重要嘉賓尤其是演講者聯(lián)系溝通，可以促動(dòng)其做好符合會(huì)議需求的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，也可在溝通中聽取或感受到專家意見，從而對(duì)會(huì)議主題、具體內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行適當(dāng)修正。
會(huì)議現(xiàn)場
1. 按與會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備座位和座位牌，通常多備超出確定到會(huì)人數(shù)的5%座位，以備不時(shí)之需。
2. 會(huì)議前一天晚上擺放座位牌，檢查排位情況，開會(huì)前一小時(shí)再仔細(xì)檢查一遍，仔細(xì)核對(duì)與會(huì)者姓名是否有錯(cuò)，發(fā)現(xiàn)遺漏或名字錯(cuò)誤立即補(bǔ)救。
3. 會(huì)議桌、椅子及會(huì)議桌上的水杯、紙、鉛筆等擺成一條直線、一個(gè)方向，營造一種整齊劃一的觀感。
4. 會(huì)場門口簽到處設(shè)立會(huì)議標(biāo)志，說明會(huì)議名稱、會(huì)議議題以及會(huì)議的開始和結(jié)束時(shí)間。
5. 投影設(shè)備、大屏幕顯示、電腦、同聲傳譯設(shè)備(指大型國際研討會(huì))擺放在合適的位置，方便使用但又不影響與會(huì)者視線，并逐一檢查是否備全。
6.會(huì)場音樂安排：
①選擇與會(huì)議主題和會(huì)議議程相適應(yīng)的會(huì)議音樂，提前選擇并請(qǐng)負(fù)責(zé)人審聽。
②與酒店音響師溝通，告知放音樂的順序和曲目，上下午會(huì)議開始前以進(jìn)行曲為主，是會(huì)議開始的“鈴聲”，會(huì)議休息間以輕松歡快音樂為主。合適的音樂能渲染會(huì)議氣氛，振奮精神。
7. 電腦和大屏幕顯示。開會(huì)前一天，對(duì)電腦進(jìn)行預(yù)演，確保整個(gè)會(huì)場都能清晰地看到大屏幕，開會(huì)當(dāng)天提前一小時(shí)再次進(jìn)行測試。
8 .麥克風(fēng)。根據(jù)會(huì)議需求情況進(jìn)行調(diào)查，是否安裝固定麥克風(fēng)、別針式麥克風(fēng)、無線麥克風(fēng)等，數(shù)量需求是多少，無論使用哪種麥克風(fēng)，在會(huì)議開始前都應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)檢查會(huì)場內(nèi)麥克風(fēng)是否足夠，擺放位置是否合適，以及能否正常使用。
9 當(dāng)會(huì)議演講者或主持人需要同與會(huì)者交流、回答問題時(shí)，應(yīng)有多個(gè)服務(wù)員分開傳遞麥克風(fēng)，掃視全場。麥克風(fēng)放到講臺(tái)上的時(shí)候要注意聲音是否夠大。
10. 在會(huì)議演講臺(tái)前可根據(jù)需要準(zhǔn)備白板、白板筆、激光筆，并需試用一遍，以確認(rèn)是否能用。
11. 燈光：在需要使用視聽設(shè)備時(shí)對(duì)燈光進(jìn)行亮度控制。將所有燈光變化進(jìn)行測試，如因會(huì)議議程需要，還要對(duì)在什么時(shí)候、如何調(diào)整燈光有所準(zhǔn)備。
13. 提前一小時(shí)到會(huì)場，對(duì)賓館會(huì)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)全面檢查一番——場地、主席臺(tái)、座位牌、音響、麥克風(fēng)、電腦、屏幕、燈光、背板、文件、資料等，現(xiàn)場“過濾”一遍，看有無漏洞、疏忽。
14.差錯(cuò)舉例。
①在布置會(huì)場時(shí)，主席排位順序錯(cuò)誤，重要嘉賓、發(fā)言者姓名、職務(wù)弄錯(cuò)。
②播放 PowerPoint時(shí)，沒有及時(shí)調(diào)整燈光或因?yàn)?PowerPoint顏色影響視角，與會(huì)者看不清楚屏幕內(nèi)容。
③沒有仔細(xì)檢查麥克風(fēng)，聲音效果差。電腦無法播放講義。
評(píng)述：電腦、麥克風(fēng)、投影這三項(xiàng)工具如在會(huì)議進(jìn)行過程中出現(xiàn)障礙，極有可能導(dǎo)致會(huì)議癱瘓，有時(shí)會(huì)議就因此搞砸;會(huì)議開始前或休息中配備不同的音樂，能給人以爽心悅耳的感覺，并配合會(huì)議不同階段的氛圍。會(huì)議組織是否夠?qū)I(yè)嚴(yán)謹(jǐn)，往往在這些細(xì)處得到體現(xiàn)。
會(huì)議主持
1.了解整個(gè)會(huì)議的安排和議程。熟悉演講嘉賓簡歷與演講內(nèi)容，善于做簡單提煉和概述。會(huì)議組織者應(yīng)事先向主持人提供演講嘉賓重要觀點(diǎn)、學(xué)術(shù)成果及會(huì)議主題等背景材料。
2.駕馭會(huì)場氣氛。對(duì)整個(gè)會(huì)議主題、各發(fā)言選題之間的銜接，可通過做些簡單評(píng)述并將其“串聯(lián)”起來。
3.會(huì)議總負(fù)責(zé)人需做好細(xì)致的“幕后”策劃、設(shè)計(jì)和組織工作。應(yīng)備好專門的文字素材提供給主持人參考，并當(dāng)面說明會(huì)議現(xiàn)場情況和對(duì)主持人的特別提醒。
4.會(huì)議總負(fù)責(zé)人可以以各種形式及時(shí)告知與會(huì)議主持相關(guān)的情況，如每個(gè)發(fā)言人的主題與立意、時(shí)間進(jìn)度控制、主辦單位意圖、臨時(shí)出現(xiàn)的變動(dòng)，以確保主持人很清晰地隨時(shí)掌握會(huì)議現(xiàn)場情況。不要讓主持人有模糊唐突感。
5.上午主持的時(shí)候要把下午的安排說明一下，下午要把第二天的安排再強(qiáng)調(diào)一遍，以提醒與會(huì)者再次確認(rèn)會(huì)議安排，準(zhǔn)時(shí)到會(huì)(做一點(diǎn)簡要說明、看似不經(jīng)意的提示可從心理上消減會(huì)議懶散的情緒，確保會(huì)議的嚴(yán)謹(jǐn)整齊)。
評(píng)述：會(huì)議主持人是會(huì)議的“中樞神經(jīng)系統(tǒng)”，起著承上啟下、調(diào)節(jié)會(huì)場氣氛的作用，不是簡單的“報(bào)幕人 ”角色，需要對(duì)整個(gè)會(huì)議主題、過程有個(gè)總體把握，引導(dǎo)會(huì)議的方向。會(huì)議主持的語言分寸、時(shí)間把握和對(duì)發(fā)言人的評(píng)述都很有學(xué)問可講。
小型工作會(huì)議
1.根據(jù)議程，讓某些人僅出席部分時(shí)間的會(huì)議。
2. 每份資料的標(biāo)題處可注明“供參閱”、“供討論”、“供決策”等字樣，使與會(huì)者知道要在會(huì)上做什么。
3 重要領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言和復(fù)雜論題需要充沛精力討論的，放在會(huì)議的前部。
4.會(huì)議主席應(yīng)明確會(huì)議議程，寫下每個(gè)項(xiàng)目準(zhǔn)備達(dá)到的目標(biāo)，需要決定的討論要點(diǎn)，確定參會(huì)人員和準(zhǔn)備會(huì)議過程中需提問的問題。
5. 會(huì)議議程不宜過早分發(fā)，以免有些與會(huì)者可能會(huì)忘記或丟失，提前 2天至 3天足夠了，但現(xiàn)場要同時(shí)備份會(huì)議材料。
6 在會(huì)議前半天應(yīng)電話再通知、提示一次。對(duì)需要準(zhǔn)備材料者應(yīng)提前兩天以上做特別提醒，以引起對(duì)方重視。
7. 會(huì)議結(jié)束前，主持人總結(jié)要點(diǎn)，明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、執(zhí)行要素、注意事項(xiàng)、完成時(shí)間、會(huì)議成果。
8. 每次會(huì)議都要做筆錄，重要會(huì)議應(yīng)不晚于第三天即形成紀(jì)要發(fā)給與會(huì)者，在下一次會(huì)議時(shí)主持人可拿著上次會(huì)議紀(jì)要逐項(xiàng)檢查執(zhí)行情況。
業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)議重點(diǎn)不在于講流水賬，而是把需要知會(huì)、需領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)、提示大家特別注意的動(dòng)向和問題、需要大家協(xié)助的事項(xiàng)等等說明清楚。座談會(huì)也需提醒座談主題和每人大致發(fā)言時(shí)間，避免一個(gè)人發(fā)言說個(gè)不?；蛘吲c主題無關(guān)。
如何找錯(cuò)
隨時(shí)隨地留意身邊每一次重大會(huì)議或其他項(xiàng)目運(yùn)作中的疏漏和差錯(cuò)。每一次總結(jié)都可暢所欲言，將任何細(xì)微差錯(cuò)、疏漏、特別提請(qǐng)注意的事項(xiàng)提出來，每個(gè)人講出來的就是具體情節(jié)和活生生的事例，是“干貨”，而不是大道理、大原則或簡單的抱怨。專人記錄。“找錯(cuò)”甚至可以作為一個(gè)“硬任務(wù)”，起初讓每一個(gè)參與者至少提出五個(gè)差錯(cuò)，十個(gè)人就匯成了五十個(gè)差錯(cuò)案例!匯總發(fā)給每個(gè)人去不斷補(bǔ)充、修改，并編輯成冊(cè)，不定期的更新，人人皆知，避免其他人或后來的人犯同樣的錯(cuò)誤。最終形成標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議工作手冊(cè)，所有人在此藍(lán)本基礎(chǔ)上完善、優(yōu)化，最大限度減少差錯(cuò)率。
當(dāng)把“找錯(cuò)”作為一種工作習(xí)慣和制度體現(xiàn)在管理的方方面面，錯(cuò)誤一定會(huì)越來越少，直至不再需要“找錯(cuò)”。
本文節(jié)選自陳鴻橋新書《科學(xué)管理-理念、方法與案例》，中國青年出版社。轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處，更多好書請(qǐng)關(guān)注創(chuàng)業(yè)邦讀書評(píng)書頻道。
