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提高公司內(nèi)部溝通效率,你需要一份一對一越級溝通指南

譯東西 · 5小時前 · 技能GET

越級一對一會議可以改善溝通和信息的傳遞模式。

編者按:不管你是一個有資歷的老領(lǐng)導(dǎo),還是剛晉升的新手,常常會為一些問題困擾,例如,我的經(jīng)理到底在做什么?我們的組織正在發(fā)生什么事情?我手下的人到底在想什么?我是否錯過了某些重要的東西?你脫離日常工作越久,越難判斷當(dāng)前發(fā)生的事情和人們真正在做的東西。

針對上述情況,要想了解當(dāng)前的狀況收集不同的想法,最好的方法是進(jìn)行一對一的越級溝通會議。

一對一越級溝通會議

今天我們從以下三方面為您詳細(xì)介紹越級一對一會議的細(xì)節(jié)。

  • 越級會議是否適合您?

  • 如何開越級會議?

  • 如何充分利用越級一對一會議?

有關(guān)越級一對一會議的基礎(chǔ)知識

當(dāng)你在公司晉升后,會面臨如下挑戰(zhàn):

首先,作為一個員工,你的工作是盡自己最大的努力來配合團(tuán)隊(duì)和公司。

第二,作為一個經(jīng)理,你的工作是讓你的團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)最好,這時你對公司的作用可以比作乘法。

當(dāng)你管理其他經(jīng)理時,需要挖掘你手下有潛力的領(lǐng)導(dǎo)者,并努力塑造你所在部門的文化,這時你的作用是指數(shù)型的。

成為一名經(jīng)理需要全新的思維方式,完成向管理層的管理人員的跳躍有許多重大挑戰(zhàn):

  • 你確實(shí)是一個好經(jīng)理,但你準(zhǔn)備好如何教別人成為一個好經(jīng)理了嗎?

  • 你不能隨時隨地掌握所有正在發(fā)生的事情。你可以利用部分信息做出好的決定嗎?

  • 這項(xiàng)工作會占據(jù)你的大量的時間(并充滿了會議請求)。你能長期、明智地把時間投入到這方面中嗎?

  • 幾十個人甚至數(shù)百個人都在仰望你。你是否能給大家樹立一個優(yōu)秀的榜樣?

這些挑戰(zhàn)可能讓人望而生畏。在這個層次上,不能再持有基層員工的那些工作態(tài)度了:我什么都可以做,任何項(xiàng)目我都接。你必須仔細(xì)安排你的時間,并周全的考慮你的做法。

建立你的聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)

在所有這些挑戰(zhàn)中,信息需要在公司中上傳下達(dá)。這就是為什么本·霍洛維茲寫道,信息對于高管,特別是CEO來說至關(guān)重要:

“CEO最重要的工作就是設(shè)計(jì)并執(zhí)行公司內(nèi)部的交流網(wǎng)絡(luò)。沒有優(yōu)秀的交流網(wǎng)絡(luò),信息會停滯不前,你的公司也會陷入困境?!?/p>

向上級做報告以及團(tuán)隊(duì)溝通是每個人成功的關(guān)鍵。 一對一會議是最重要的部分,霍洛維茨在他的書《創(chuàng)業(yè)維艱》中提到:一對一會議是信息在公司上傳下達(dá)的最好工具。

越級一對一會議適合你嗎?

一個智者曾經(jīng)說過:“如果你想知道他人看重的事情,看看他們在哪方面花費(fèi)大量的時間?!?nbsp;

作為領(lǐng)導(dǎo)者你應(yīng)該如何安排自己的時間?

有目的地進(jìn)行交流

越級一對一會議可以改善溝通和信息的傳遞模式。如果你想完成以下任何目標(biāo),你都可以采用一對一會議的模式。

  • 除了他們告訴你他們正在做的事情,更多地注重于你的經(jīng)理到底在做什么。

  • 多處獲得反饋和見解,幫助經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)改進(jìn)。

  • 了解你原來職位中的一些情況。

  • 與公司中的基層人員建立信任,使他們保持參與度和貢獻(xiàn)度。

  • 了解公司內(nèi)部的缺陷,比如溝通不足或內(nèi)部混亂。

  • 親自表現(xiàn)出你尊重公司中每一個人的態(tài)度。

每周只需要幾小時的時間,你就可以了解平常幾乎不接觸的人的想法。

整體>部分

當(dāng)你把聽到的一切匯總,你就能更好地了解整個團(tuán)隊(duì)和整個公司的情況。這有助于你做出更好的決策,在管理人員導(dǎo)致營業(yè)額反轉(zhuǎn)之前抓住問題,并強(qiáng)化公司中人與人之間的關(guān)系。

所有這些潛在的好處可以幫助你成為一個高效的領(lǐng)導(dǎo)者。

和越級的團(tuán)隊(duì)成員保持聯(lián)絡(luò)是十分重要的。我們一起聊過天的一個經(jīng)理甚至說:“我敢說,沒進(jìn)行過越級一對一會議的老總,簡直是正在放棄你作為公司一把手的責(zé)任。”

如何進(jìn)行越級一對一會議?

現(xiàn)在你知道越級一對一會議的好處了,接下來該如何開展這種會議?

你可以采取以下步驟:

  • 告訴你的經(jīng)理——避免他們驚喜或擔(dān)憂。

  • 告訴下級的小組成員——所以他們知道你為什么會見他們以及想聊什么。

  • 安排與他們見面的時間——一天只有24小時,所以你需要慎重按照合適的頻率進(jìn)行安排,不要錯過任何人。

讓我們對各個步驟進(jìn)行詳細(xì)說明。

1)告訴你的經(jīng)理

如果沒告訴你的經(jīng)理就開始越級會議,他們可能會想知道發(fā)生了什么。相反,向他們解釋為什么你在做這些,并解答他們提出的問題。

如果你將很快進(jìn)行一對一會議,告訴你的經(jīng)理這是一個回答大家問題的好方法。它也有其他的好處:當(dāng)你展示你的目標(biāo)時,可以靈活地運(yùn)用身體語言。

這一切都取決于你如何規(guī)劃這個會議。

如果經(jīng)理認(rèn)為這個會議只是檢查他們的工作,那么經(jīng)理會因?yàn)檫@個會議感到權(quán)利被侵犯。這就是為什么你需要把它看作為一個積極的會議,并清楚地向經(jīng)理表達(dá)你的真實(shí)意圖。

這樣和大家表達(dá)你的意圖可能取到雙贏的效果:

“嗨,我想讓你知道我正在開展新的工作。我偶爾會和您的團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行越級一對一會議,以獲得戰(zhàn)略策略,建立團(tuán)隊(duì)關(guān)系并了解團(tuán)隊(duì)成員的觀點(diǎn)。

在這些交談中,您可能會聽到您的團(tuán)隊(duì)成員的反饋或問題。這是良性的,也是我們所預(yù)期的。我也會和您分享任何與你有關(guān)的反饋。 

最重要的是,這些會議將幫助我們組織中的每個人更有效地工作。我不會通過這些會議來猜測你的工作,也不會破壞你的領(lǐng)導(dǎo)地位?!?/p>

有了正確的預(yù)期,以及你的經(jīng)理的信任,他們將會接受你正在做的事情。

2)告訴你的小組成員

如果你沒有與下級的團(tuán)隊(duì)成員建立良好的關(guān)系,他們可能會因?yàn)橐娒娓械襟@訝或擔(dān)心。他們會懷疑自己是否遇到麻煩了,或者做錯了事情。

這就是為什么開會之前也要為他們講清楚目的和結(jié)果的原因。這樣說可以準(zhǔn)確地表明一對一越級會議的理念和目的,并且讓他們準(zhǔn)確的了解你的意圖:

“嗨,我正在開展名為一對一會議的活動。這是我們見面的機(jī)會,互相認(rèn)識,暫時脫離我們的組織談?wù)撐覀兊墓ぷ鳌?/p>

會議的目標(biāo)是幫助我們所有人一起工作,確保您在這里工作愉快并且成功。

我會提出幾個問題,如果有什么想討論的問題,我們可以從此開始。主題可以涉及到團(tuán)隊(duì)改善的意見,你認(rèn)為我應(yīng)該了解的觀點(diǎn)以及對您的經(jīng)理的反饋。我也很樂意回答你提出的任何問題。

我們的第一個越級一對一會議將開始于×××日×××?xí)r,我期待著和你交流!“

當(dāng)你表達(dá)了您的目的,會消除人們陷入猜想的風(fēng)險。然后,你就可以和大家一起邁出越級會議的第一步了。

3)合理的安排會議的時間

越級會議的挑戰(zhàn)是您需要多長時間才能提高會議的效率。因?yàn)楹芸赡芡蝗灰庾R到你有20、30、60甚至100人還沒見面。

雖然它可能讓你感覺到恐懼,但是把它分解成小的部分就可以完成了。以下是你需要做的工作:

  • 確定時間:看一下您的日歷,問問自己每周可以投入多少個小時。示例:您每周預(yù)留出3小時進(jìn)行越級會議。

  • 除以級別數(shù)目:將步驟1中所預(yù)留的小時數(shù)除以您所擁有的越級成員的數(shù)量。這是所有人都進(jìn)行過一對一會議并可以重新開始新的一輪越級會議的星期數(shù)。示例:有60個下級小組成員,則需要20周才能與大家全部交談完畢。

  • 開始安排越級會議:將它們記錄在您的日歷上,以便不會和其他活動產(chǎn)生沖突,也以便您和您的團(tuán)隊(duì)成員可以做好準(zhǔn)備。示例:避開休假、假期和不可避免的沖突,這意味著每6個月(26周)與大家見面一次,通過每周的交流,你可以逐漸了解你的團(tuán)隊(duì),建立健康的節(jié)奏。

盡管每周的會議將與不同的人會面,您將習(xí)慣將其作為工作的一部分。這也是越級會議成功的關(guān)鍵。

這真的有可能嗎?

答案是肯定的。有計(jì)劃的進(jìn)行會議,你可以在更大型團(tuán)隊(duì)中保持聯(lián)系。我們遇見的大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)每季度會見40-50人。在Netflix這樣的公司,一些領(lǐng)導(dǎo)人甚至可以每年進(jìn)行300多個越級會議。

這么想想你擁有25人的團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該也可以在越級會議上取得成功吧。

越級一對一會議的頻率

如果你最近晉升到管理經(jīng)理的職位,您可能沒有那么多的越級報告。當(dāng)團(tuán)隊(duì)里只有十幾個人的時候,每周進(jìn)行一對一的交流,可以很容易地和他們會面。

但是,您需要避免一對一會議頻繁地出現(xiàn)。越級會議是很棒的方式,但團(tuán)隊(duì)中主要的溝通方式應(yīng)該是普通員工(IC) - >經(jīng)理 - >你。越級會議就是越過了中間步驟。

這就是為什么在越級會議上要問的一個關(guān)鍵問題是:“你和你的經(jīng)理談過這件事嗎?”以此來加強(qiáng)和鼓勵普通員工和經(jīng)理之間的良好溝通。

如果您過于頻繁地進(jìn)行越級會議,該團(tuán)隊(duì)的經(jīng)理可能會產(chǎn)生困擾。

普通員工當(dāng)然想和你進(jìn)行交流。因?yàn)槟闶抢习澹云胀▎T工很愿意跟你分享有趣的想法。過多的進(jìn)行越級會議會削弱公司內(nèi)基礎(chǔ)的信息傳遞路徑:普通員工 - >經(jīng)理 - >你。

如果你告訴你的經(jīng)理和普通員工你想要什么,并且將越級會議變成每周的習(xí)慣,那么你將通過這項(xiàng)工作取得很大成功。

現(xiàn)在,我們來看看在會議結(jié)束后如何充分利用你獲得的信息。

不管你做什么,盡量做好

如何最大限度地利用越級一對一會議?

沃爾特·迪斯尼可能會提及他的奧斯卡獲獎漫畫,但這種越級的一對一會議也適用于您和您的團(tuán)隊(duì)成員。

如果這項(xiàng)活動做得好,你將幫助他們建立一個他們喜歡的公司,并告訴他們的朋友。他的朋友們也將開始期待與您的越級會議。

緩解危機(jī)情況

這些會議關(guān)乎于公司的健康。人們會離開管理者而不是公司,所以如果你不與每個人建立良好關(guān)系,那么由于經(jīng)理的問題,你可能會損失部門的大部分員工。

人們常常有這樣的心態(tài):“如果我和老板之間產(chǎn)生矛盾,我可能會離開公司?!碑?dāng)他們覺得沒有辦法解決他們和經(jīng)理之間的問題的時候,就會發(fā)生這種情況。

雖然我們已經(jīng)描述了越級會議的一系列優(yōu)點(diǎn),但這是最重要的一點(diǎn)。如果你有一個糟糕的經(jīng)理,如果你進(jìn)行了越級會議,這種常見的心態(tài)就會改變。

要把員工當(dāng)作有趣的朋友,此時你可能會驚詫于他們的動力和奉獻(xiàn)精神

從建立關(guān)系開始

人和人之間的任何關(guān)系都會有很大的影響。想想你遇到過的陌生人,一旦找到你們共同的家鄉(xiāng)、共同的興趣、同年齡的孩子、曾經(jīng)生活過的城市,交流就變得很簡單了。這同樣適用于工作中。

你的第一次越級談話可能會有點(diǎn)尷尬,所以需要一些時間與他們建立關(guān)系。 如果你能從他們的經(jīng)理那里找到一些關(guān)于他們的信息,一切都會更好。關(guān)鍵是要表現(xiàn)出對他們的尊重。每個人都有自己最關(guān)心的事情,如果你花幾分鐘關(guān)心他們,他們一定會很高興。

不知道從哪里開始談話?擔(dān)心你們之間的年齡差異?這里有81個和人相處建立關(guān)系的建議。

反饋是成功的第一步

獲得反饋

建立上下級關(guān)系的重點(diǎn)是信任,如果你和他們之間建立了和諧的關(guān)系,他們會更愿意找你來交流問題和想法。

他們的反饋和想法可以很大程度的幫助你:

  • 在問題很小的時候就解決:在底層就解決出現(xiàn)的問題比問題蔓延到你這個級別再解決簡單的多。

  • 維護(hù)你的團(tuán)隊(duì):如前所述,沒有反饋對經(jīng)理的意見的渠道,很多人會離開。獲得對經(jīng)理的反饋是改善經(jīng)理工作的一個好辦法。

  • 獲得改進(jìn)的想法:您的團(tuán)隊(duì)成員與您的觀點(diǎn)不同時,會產(chǎn)生很大優(yōu)勢。他們可以在您自己不太會考慮到的方面提供寶貴的想法和反饋。

你必須進(jìn)行提問

關(guān)鍵是你必須進(jìn)行提問。一般的問題,像“你對經(jīng)理有什么意見”都不太可能得到想要的結(jié)果,而是要提出更有針對性的問題:

  • 我們做的上一個項(xiàng)目有什么需要改進(jìn)的地方?

  • 你覺得和經(jīng)理一起合作,最好的地方是什么?

  • 和經(jīng)理一起工作最難的地方是什么?

  • 你希望經(jīng)理更多的做哪些方面的事情?

  • 你希望經(jīng)理不要干涉哪方面的工作?

  • 你告訴我你的一次需要經(jīng)理的幫助完成你的目標(biāo)的經(jīng)歷。

  • 你的問題越具體越好,越具體的問題越能幫助他們想到有價值的東西。

如果您對一系列的小組成員問同樣的問題,您可以確定自己的提問模式以便得到更重要的信息。廣泛的問題達(dá)不到這種效果。

想要獲得更多的反饋意見?了解更多新潮的方法,如反饋或者用5個單詞評論法,并確保建立反饋習(xí)慣,以幫助您在這里獲得更多的反饋。

唯一的兩件人們比性和金錢更渴望的東西就是認(rèn)可和贊美

贊美他們

贊美不會消耗你任何東西,但卻可以獲得巨大的價值。沒有什么會比組織領(lǐng)導(dǎo)者的一些真正的贊美更讓人愉悅的了。

如果你不知道你的小組中哪一個是工作之星,就去問問吧。

在一對一交流的時候問問,“你的團(tuán)隊(duì)誰的工作做得最好?”或“你最喜歡和誰工作”,并詢問他們選擇的原因和具體的事例。這樣可以方便你將贊美留給想要保留的優(yōu)秀員工。

記?。航o予贊譽(yù)對保留公司的底線有深遠(yuǎn)的影響:

 “在過去七天里,因?yàn)閮?yōu)秀的工作獲得表揚(yáng)可以使收入和生產(chǎn)力產(chǎn)生10%到20%的差異?!?/p>

報告表明,在工作中沒有得到充分認(rèn)可的員工在下一年有三倍的可能性表示退出。

舉個例子,如果你是一個重視員工的公司,就一定要在一對一會議上表示出贊美。

你需要提高你贊美別人的技巧?以下是如何進(jìn)行有效、有意義的贊美,以及在各種場合尋找好的理由進(jìn)行贊美。

發(fā)現(xiàn)他們心中想的事情

特別是當(dāng)您剛開始進(jìn)行這種會議時,您需要做好打破人和人之間的堅(jiān)冰并建立信任的準(zhǔn)備。隨著時間的流逝,你們小組的成員都會開始感到舒服。

雖然你可能會有一些你想談?wù)摰闹黝},但請不要阻止他們談?wù)撍麄兊南敕āU鏏ndy Grove所知,你需要了解任何打擾團(tuán)隊(duì)工作的事情。

有時這些問題是他們會即將提上日程的,或者在談話開始的時候你就問“你在想什么”或者“我們今天應(yīng)該談?wù)撌裁础?。你需要小心由Andy Grove在High Output Management中提出的談話陷阱。

這可能是一個尷尬的話題,下屬可能會告訴你他感到不開心的事情,并且他一直在外面找工作,這時你只有五分鐘來處理這種情況。

無論如何或何時出現(xiàn)這種情況,當(dāng)一個成員對某一件事有很多話想說時,注意聆聽和觀察。這些想法正是組織這些會議的原因,并可以避免您以后可能面臨的重大問題,如營業(yè)額虧損或失敗的項(xiàng)目。

做筆記是十分重要的,這意味著你表示認(rèn)可和贊同,就像握手一樣

做筆記

這是一個簡單的行為,但卻意義非凡。當(dāng)他們告訴你一些東西,你記筆記就證明你很重視他們的話,也很尊重他們的付出。另外,正如格羅夫提醒我們的一樣,他們會覺得自己的話將給公司帶來改變。

記錄筆記可以樹立信心,這對你的會議來說是很有價值的。

如果你想提高你的筆記技巧,這篇文章可以給你各種各樣的想法和策略,使筆記變得簡單又容易:The Last 5 Minutes Method。

后續(xù)跟進(jìn)

如果你已經(jīng)做到了領(lǐng)導(dǎo)其他經(jīng)理的層次,這點(diǎn)應(yīng)該是很明確的,但值得再次加強(qiáng)。如果人們在談話之后覺得沒有什么改變,這些會議就沒那么重要了。所以說采取行動吧。

當(dāng)您在一對一會議結(jié)束后確定下一步做什么時,可以分為3個常見類別:

  • 他們會做什么:無論是他們給你發(fā)送一些信息,還是做一些事情來幫助解決問題,或者根據(jù)你的建議進(jìn)行改變,重要的是他們會做一些改變。

  • 你會做什么:你的中心可能是解決問題,分享信息或?qū)嵤┖玫慕ㄗh。通過明確你會做什么,你會幫助他們建立信心,再次來找你交流。

  • 與他們的經(jīng)理討論:一個良好的越級會議的很大一部分是直接或間接地獲得關(guān)于他們的經(jīng)理的反饋。明確表明你會解決他們的疑慮可以在特別關(guān)鍵的時刻力挽狂瀾:經(jīng)理工作很差,團(tuán)隊(duì)也將要放棄的情況。

 “你和你的經(jīng)理聊過了嗎?”

有些你聽到的事情可能交給經(jīng)理解決會更好?;蛘?,您可能想知道他們的經(jīng)理在這件事上有沒有采取一定的措施。

這就是你要問普通員工這個問題的原因:“你和你的經(jīng)理談了這個嗎?”

他們的答案揭示了各種有價值的見解;也許他們沒有想過和經(jīng)理交流,有可能經(jīng)理采取了驚人的行動,或者也許他們害怕和經(jīng)理交流。

你希望他們遇到問題時可以來找你,但也應(yīng)該知道他們的經(jīng)理應(yīng)該是他們解決問題的第一選擇。如果不能找經(jīng)理解決,那么就要思考原因和解決方法了。

然后,你可以教導(dǎo)他們的經(jīng)理和員工之間建立更多的信任或幫助他們在幕后解決這個問題。這樣你在兩方面做工作,讓他們表達(dá)出自己的想法。

想要組織會議中的筆記或者行動事項(xiàng)?Lighthouse是專門為幫助像您這樣的管理人員而設(shè)計(jì)的,有一項(xiàng)特別適用于一對一會議的功能。

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別錯過任何人

一旦你開始進(jìn)行一對一會議,每個人都應(yīng)該有機(jī)會與你見面。你也不想錯過任何一個有價值的觀點(diǎn),也不想表現(xiàn)出你對某些人的不重視吧。

內(nèi)向的人可能沒什么必要排在你的會議日程表內(nèi),但是這就是為什么絕對不要錯過任何人。否則,他們可以感覺到你與其他人一樣輕視或不重視他們。

記?。哼@是一系列重復(fù)的會議,而不是給別人穿小鞋的地方。

越級一對一會議是幫助維護(hù)組織健康性的重要投資

不進(jìn)行這項(xiàng)會議看起來容易得多。但是,雖然您不能保證每周和基層員工進(jìn)行談話,一定要有一點(diǎn)規(guī)劃和準(zhǔn)備,至少在每年保證和員工之間的聯(lián)系。

您從中獲得的見解將幫助您改善經(jīng)理的工作,提高保留度和忠誠度,并提高組織的整體健康水平。沒什么能比這有更大更積極的影響了。

準(zhǔn)備開始在公司進(jìn)行一對一越級談話了嗎?

翻譯來源:蟲洞翻翻     譯者ID:Horizonn  編輯:楊志芳


本文來自翻譯:getlighthouse.com,如若轉(zhuǎn)載,請注明出處:http://36kr.com/p/5073106.html
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