如果我問(wèn)你，你和客戶、領(lǐng)導(dǎo)、跨部門(mén)同事最常用的溝通方式有哪些？發(fā)郵件，絕對(duì)是其中一項(xiàng)。越是重要的內(nèi)容，越是需要以郵件的形式進(jìn)行溝通。郵件的寫(xiě)作水平可以說(shuō)是一個(gè)人是否「職業(yè)」的一面鏡子。今天我就來(lái)和你說(shuō)說(shuō)如何寫(xiě)好一封電子郵件。

電子郵件是我們工作中最常用到的一種表達(dá)形式。在日常工作中，你有沒(méi)有碰到過(guò)這樣的情況？郵件寫(xiě)完之后，發(fā)現(xiàn)忘了添加附件，發(fā)出去之后急急忙忙加了一句「不好意思，剛才忘了添加附件……」

沒(méi)有主題就把郵件發(fā)了出去，雙方來(lái)回的郵件中一直掛著「（無(wú)主題）」幾個(gè)字，好不尷尬。

郵件里寫(xiě)了好多內(nèi)容，對(duì)方卻一直沒(méi)有給你回復(fù)……

這些錯(cuò)誤我都犯過(guò)。為了讓大家避免少犯錯(cuò)，并使用好電子郵件這個(gè)手段，我總結(jié)了一些使用電子郵件你需要注意的要點(diǎn)，以及千萬(wàn)不要做的事情，與你分享。

一封優(yōu)秀工作郵件需要包含的 5 個(gè)部分

1.郵件標(biāo)題；

2.收件人和抄送人；

3.附件；

4.郵件正文；

5.作者簽名；

一封優(yōu)秀電子郵件的正確寫(xiě)作順序

附件——正文——主題——收件人

附件在最前，是為了防止忘記添加附件的尷尬；主題放在正文后是由于，很多郵件你在寫(xiě)的時(shí)候并不知道如何準(zhǔn)確地表達(dá)主題，或者在主題上卡殼了，如果你把郵件正文寫(xiě)完之后，主題自然也能寫(xiě)得更明確；收件人放在最后寫(xiě)是因?yàn)榕锣]件寫(xiě)到一半，不小心誤發(fā)了出去，從而造成尷尬。

電子郵件各部分的撰寫(xiě)方法

①標(biāo)題要簡(jiǎn)單直接

標(biāo)題要簡(jiǎn)單直接，并要注意主題的細(xì)節(jié)。如果你想給大家發(fā)周會(huì)備忘錄，標(biāo)題寫(xiě)成「周會(huì)備忘錄」不如寫(xiě)成「周會(huì)備忘錄-2017 09 20」更好，郵件還有一個(gè)好處是可以隨時(shí)搜索查看，日后去搜索的時(shí)候，郵箱里躺著一堆「周會(huì)備忘錄」和帶有日期標(biāo)記的「周會(huì)備忘錄」，哪種做法會(huì)更好？

比如「師北宸@36氪開(kāi)氪專(zhuān)欄寫(xiě)作課提綱」，也不如「師北宸@37氪開(kāi)氪專(zhuān)欄寫(xiě)作課提綱-001版」更好。總之，不要怕麻煩，越細(xì)致越好。前期的麻煩是為了后續(xù)溝通更加節(jié)省雙方的時(shí)間。

②善用標(biāo)簽，提升打開(kāi)率

如果特別重要、緊急，可以在標(biāo)題加上「【重要】」、「【緊急】」甚至可以加上「【今天內(nèi)回復(fù)】」這樣的標(biāo)簽。收件方很可能每天收到幾十封郵件，通過(guò)這樣的方式讓對(duì)方先看你的郵件，以免漏掉了重要信息，耽誤項(xiàng)目進(jìn)展。

發(fā)送給（TO）需要知悉且希望對(duì)方回復(fù)的人（收件人），抄送（CC）給「需要知悉但不需要回復(fù)」的人，不要使用密送（BCC）。

收件人是你溝通的直接對(duì)象，郵件正文放上收件人的名字；與這個(gè)主題相關(guān)的人是你的抄送對(duì)象，可以不寫(xiě)抄送對(duì)象的名字，你認(rèn)為需要知悉這件事情的人都可以抄送給對(duì)方，但是請(qǐng)謹(jǐn)慎使用，因?yàn)槊總€(gè)人每天都會(huì)收到很多郵件，不要打擾與主題無(wú)關(guān)的人。

關(guān)于密送功能值得單獨(dú)拿出來(lái)討論一番。

我在過(guò)去十幾年的郵件使用經(jīng)歷中使用密送的次數(shù)不超過(guò)五次，其中有 2-3 次是測(cè)試，另外的2-3次是發(fā)給別人的郵件中使用過(guò)。最后一次準(zhǔn)備使用密送功能的時(shí)候，我直接使用了「轉(zhuǎn)發(fā)」，而不是密送給對(duì)方。「密送」這個(gè)功能的設(shè)計(jì)本意是希望所有的收件人/抄送人不知道密送對(duì)象，但這個(gè)功能的設(shè)計(jì)就像你把大家的討論給某個(gè)人「打小報(bào)告」。我認(rèn)為這樣的態(tài)度不夠敞亮，非常不提倡使用「密送」這個(gè)功能。

【重要！】別忘了添加附件。很多人發(fā)郵件經(jīng)常犯的一個(gè)錯(cuò)誤是郵件發(fā)出去之后，發(fā)現(xiàn)忘了添加附件。所以發(fā)郵件的時(shí)候最好的習(xí)慣是：先添加附件，然后寫(xiě)正文，然后是主題，最后寫(xiě)上收件人。這樣可以避免忘記發(fā)附件的尷尬。——現(xiàn)在有一些郵箱有提示系統(tǒng)，如果你的郵件中提到了「附件」兩個(gè)字而沒(méi)有添加附件，系統(tǒng)會(huì)提示你添加附件。但為了養(yǎng)成好的習(xí)慣，以及避免換了郵箱系統(tǒng)之后不會(huì)再有智能提示，還是養(yǎng)成好的習(xí)慣更保險(xiǎn)。

①用全名稱(chēng)呼對(duì)方，最有好感

郵件的開(kāi)頭，要稱(chēng)呼對(duì)方。相比「Hi」和「Dear」，不如直呼對(duì)方的名字。比如，我更喜歡你直接叫我「師北宸」，這樣會(huì)讓我感覺(jué)更舒服，但注意一定不要把別人的名字寫(xiě)錯(cuò)！每個(gè)人都會(huì)特別在意自己的名字，寫(xiě)上對(duì)方的名字是禮貌和尊重，也會(huì)讓對(duì)方對(duì)你有更多好感。

②刪掉或添加某個(gè)收件人，要在郵件一開(kāi)始注明

在多人討論的郵件中，如果刪掉了某個(gè)收件人或者添加了某個(gè)收件人，要在郵件一開(kāi)始注明。比如在郵件一開(kāi)頭注明「+張明」，或者「-王二」，這樣所有收件人知道哪些人加入了討論，哪些人離開(kāi)了討論。

③郵件正文要圍繞主題，盡量簡(jiǎn)潔

在郵件的一開(kāi)始就要說(shuō)明來(lái)意。比如：「我是某某某，想邀請(qǐng)你合作一門(mén)課程」。我能馬上判斷對(duì)這封郵件是否感興趣，勁兒決定是否要繼續(xù)閱讀下去。

郵件的整體結(jié)構(gòu)可以為：表明主題—>細(xì)節(jié)闡述—>小結(jié)。表達(dá)上盡量簡(jiǎn)潔，所有信息圍繞主題，不相關(guān)的內(nèi)容刪掉。

④需要對(duì)方重點(diǎn)注意的地方要標(biāo)注出來(lái)

在郵件正文中，一些血藥對(duì)方重點(diǎn)注意的內(nèi)容，一定要標(biāo)注出來(lái)，用最短的時(shí)間抓住對(duì)方的注意力。「合作開(kāi)發(fā)職場(chǎng)寫(xiě)作方向的線上課程」這句就是整篇郵件的重點(diǎn)，標(biāo)注后，很容易就吸引了我的注意。

⑤作者簽名：最能體現(xiàn)寫(xiě)信人的「職業(yè)化」

作者簽名也是很多人在寫(xiě)郵件時(shí)經(jīng)常忽略掉的一個(gè)問(wèn)題，寫(xiě)不寫(xiě)作者簽名，作者簽名能否寫(xiě)清楚最能體現(xiàn)一個(gè)人是否「職業(yè)化」。微信是現(xiàn)在人們的主要溝通方式，所以在作者簽名欄留下你的微信號(hào)，或者附上微信二維碼，會(huì)大大降低對(duì)方聯(lián)系你的成本。也更容易達(dá)成聯(lián)系。

作者簽名寫(xiě)在左下角即可，不需要像傳統(tǒng)紙質(zhì)信函一樣寫(xiě)在右下角。一方面，不同的郵件系統(tǒng)在「讀取」對(duì)方郵件的時(shí)候，格式容易出現(xiàn)錯(cuò)誤；另一方面，電子郵件更多是簡(jiǎn)潔、直接、高效、閱讀習(xí)慣是從左至右，如果大家把署名都放在右下角，對(duì)于閱讀效率是一個(gè)很大的打擾——從左至右的閱讀過(guò)程突然要跳到最右邊，是很大的閱讀干擾。

撰寫(xiě)電子郵件時(shí)的其他注意事項(xiàng)

1.一封郵件只說(shuō)一件事情，不要表達(dá)多件事情。如果想討論多件事情，可以分別寫(xiě)多封郵件探討。

2.溝通的第一原則：能當(dāng)面溝通的不要通過(guò)電話，能電話溝通的不要通過(guò)文字。如果當(dāng)面溝通或電話溝通更合適的內(nèi)容，就不要寫(xiě)電子郵件。否則就是浪費(fèi)你自己和對(duì)方的時(shí)間。

3.別寫(xiě)自己的事情，寫(xiě)對(duì)方感興趣的事情。從一開(kāi)始就寫(xiě)能引起對(duì)方興趣的事情。

4.不要通過(guò)電子郵件討論有復(fù)雜議題或有重大分歧的話題，尤其涉及多個(gè)人的時(shí)候。這種情況更適合約一個(gè)工作會(huì)議討論解決。電子郵件適合闡述「事實(shí)性」的內(nèi)容，比如會(huì)議紀(jì)要、合作備忘、周報(bào)等內(nèi)容，尤其適合在一些口頭討論形成共識(shí)和決議的時(shí)候，作為「雙方共同認(rèn)可」的內(nèi)容作為備忘。因?yàn)榭陬^表達(dá)容易出現(xiàn)表達(dá)和理解偏差，隨著時(shí)間的流逝人們的記憶也會(huì)出現(xiàn)偏差，用文字的方式發(fā)給參與方以待「日后備查」。

5.不要在郵件里討論公司機(jī)密或別人的隱私。對(duì)于規(guī)范的公司而言，公司郵件是公司資產(chǎn)，如果不希望被討論的內(nèi)容被別人看到，不要在郵件里討論。這既是對(duì)公司的保護(hù)，也是對(duì)你自己的保護(hù)。

6.謹(jǐn)慎使用自動(dòng)回復(fù)功能。如果設(shè)置，請(qǐng)務(wù)必對(duì)同一收件人發(fā)送一次。有些人在休假或外出的時(shí)候，會(huì)將郵箱設(shè)置自動(dòng)回復(fù)，這本是好意。但有些系統(tǒng)會(huì)對(duì)每一封郵件進(jìn)行自動(dòng)回復(fù)，這對(duì)收到自動(dòng)回復(fù)的人是一個(gè)極大的騷擾。在設(shè)置自動(dòng)回復(fù)功能的時(shí)候，務(wù)必多測(cè)試幾遍，僅對(duì)同一收件人發(fā)送一次。

7.重要的郵件寫(xiě)完之后最好再檢查一遍，看看有沒(méi)有不合適的表達(dá)。越是重要的郵件，越要多小心細(xì)致。如果不是特別緊急，也可以在郵件寫(xiě)完之后，喝點(diǎn)東西，或者和同事聊幾句，過(guò)一會(huì)兒再來(lái)看看自己之前寫(xiě)的郵件有沒(méi)有不合適的地方。

還有一個(gè)辦法是：你可以找一位同事幫你看看你的郵件中有沒(méi)有不合適的表達(dá)。ta提的意見(jiàn)可能不一定中聽(tīng)，但作為「普通讀者」的意義和價(jià)值非常重要，ta如果有不好的感受，我想你一定可以用更好的表達(dá)方式去寫(xiě)這封郵件。

以上就是我與大家分享的寫(xiě)好一封電子郵件的注意事項(xiàng)。電子郵件只是眾多令你頭痛的職場(chǎng)寫(xiě)作場(chǎng)景之一。在你的工作中，還會(huì)面臨各種各樣的寫(xiě)作需求，在郵件里答復(fù)客戶的疑問(wèn)、每周給老板寫(xiě)工作匯報(bào)、為大咖寫(xiě)一封合作邀約、寫(xiě)一封求職加薪申請(qǐng)……

這些寫(xiě)作場(chǎng)景，往往關(guān)乎合作能否成功、自己能否升職加薪，而這些職場(chǎng)寫(xiě)作技能，從沒(méi)有人教過(guò)你。所以，你可能常常為這些事情發(fā)愁：

●每次給老板和客戶寫(xiě)郵件，尤其是回復(fù)給多人時(shí)，既怕得罪人，又怕沒(méi)體現(xiàn)出足夠的專(zhuān)業(yè)度，刪了又改，改了又刪，怎么寫(xiě)都覺(jué)得不滿意，怎樣才能把每一封郵件都寫(xiě)得既專(zhuān)業(yè)，又能讓每個(gè)人都更容易接受我的意見(jiàn)？

●忙忙碌碌工作了一周，寫(xiě)周報(bào)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)沒(méi)什么亮點(diǎn)，部門(mén)另一個(gè)同事工作沒(méi)你勤奮更沒(méi)你用心，因?yàn)橹軋?bào)寫(xiě)得好，卻被領(lǐng)導(dǎo)誤認(rèn)為ta比你更能干，怎么讓自己的工作成績(jī)更加突出，從而獲得更多機(jī)會(huì)？

●你認(rèn)認(rèn)真真維護(hù)好每一個(gè)客戶，可是客戶卻總覺(jué)得競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的服務(wù)好，你越是追得緊，客戶越是躲你，為什么客戶總是主動(dòng)去找別人，而老躲著我？

●大家都說(shuō)，要與最好的人共事，與大牛成為朋友，才可以成為更好的自己。可是大牛根本不愿意搭理我，怎么辦？