編者按：我們每個(gè)人都可能會經(jīng)歷這樣的時(shí)刻——電腦桌面堆滿了亂七八糟的資料和文件夾；每天早上對著衣柜發(fā)呆，不知道今天要穿什么；每個(gè)月剛到手的工資不知道花到了哪兒。也許，學(xué)會給生活做減法才是提高生活質(zhì)量的正確打開方式。不妨閱讀這篇整理狂魔的經(jīng)驗(yàn)之談，感受“斷舍離”和高效個(gè)人管理系統(tǒng)帶來的快樂吧。本文編譯自Medium原題為Ultimate Personal Management Systems的文章。
認(rèn)識我的人都會說我是個(gè)整理狂——我把襯衫按顏色和式樣分開；我總是自豪地向同事展示自己的收件郵箱里郵件數(shù)為零。
我的秘訣是什么呢？我稱之為個(gè)人管理系統(tǒng)——它是一種能夠確保一切所需任務(wù)都能被完成的框架。
人們在日常生活中經(jīng)常下意識地使用“個(gè)人管理系統(tǒng)”，有時(shí)甚至自己都不會注意到。
最典型的例子就是購物清單，列出清單后你在超市里不會忘記自己要買什么。一些人專門為此下載了手機(jī)App，另一些人則更喜歡用筆和紙。
每個(gè)人都試圖達(dá)到相同的效果：記住應(yīng)當(dāng)在超市買什么，然而不同的人使用不同的系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)。
系統(tǒng)的存在有很多原因。它的優(yōu)勢如下：
時(shí)間：比方說流水線每年能為公司節(jié)省數(shù)百萬小時(shí)
金錢：例如銀行不再給客戶寫信，而是發(fā)布在線聲明
精力：比如鬧鐘可以防止你不小心睡過頭
有時(shí)系統(tǒng)可以同時(shí)具備多個(gè)優(yōu)勢：Evernote同時(shí)為你節(jié)省了時(shí)間和精力：你只需要做筆記就可以了，當(dāng)需要某條特定筆記時(shí)，你立刻可以找到它（當(dāng)然前提是你以正確的方式使用Evernote）。
一個(gè)完美的系統(tǒng)能夠同時(shí)具備以上三種優(yōu)點(diǎn)，因?yàn)樗鉀Q了三個(gè)問題。當(dāng)然，大多數(shù)系統(tǒng)只能解決其中的一個(gè)或兩個(gè)問題。
看看你日常生活中每天重復(fù)做的事情吧——起床、穿衣、洗澡、走路或開車去上班或上學(xué)，你完全可以使用個(gè)人管理系統(tǒng)來優(yōu)化這些日常。事實(shí)上，你可能已經(jīng)在這樣做了，比如在尋找一條更便捷的上班路線。
你可能沒有意識到生活中的一些系統(tǒng)，但它們確實(shí)是存在的。我為了發(fā)現(xiàn)這些系統(tǒng)甚至做了整整一周的筆記，發(fā)現(xiàn)了一些我每天都會做（甚至一天做幾次）的重復(fù)性工作。
第一步是查看你每天的重復(fù)性任務(wù)。然后檢查已有的系統(tǒng)以及可以優(yōu)化的地方。
首先你要問自己一個(gè)問題：我需要一個(gè)管理系統(tǒng)嗎？
有時(shí)你并不需要一個(gè)組織完美的系統(tǒng)。
讓我們把討論的焦點(diǎn)集中在“是”的回答上。接下來我要介紹自己如何建立一個(gè)可以完全避免錯(cuò)誤出現(xiàn)的個(gè)人管理系統(tǒng)。
你已經(jīng)完成了評估管理系統(tǒng)需求的第一步。太棒了！現(xiàn)在是制定系統(tǒng)的基本規(guī)則的時(shí)候了。
你的系統(tǒng)必須完美契合大腦的自然思考過程，而不是給你設(shè)置新的學(xué)習(xí)任務(wù)，這樣能消除將來使用這套系統(tǒng)時(shí)可能出現(xiàn)的阻力。
例如：
在決定穿什么衣服時(shí)，大腦的默認(rèn)過程是根據(jù)天氣來判斷。它記得你因?yàn)闆Q定穿T恤而非毛衣所以感覺冷的時(shí)候。觀察窗外的天氣，你的大腦就會決定應(yīng)當(dāng)穿什么。
那么把你的衣服按類型分開是有道理的：T恤、Polo衫、襯衫、毛衣、夾克和厚外套。把所有衣服按類型放在一起意味著之后你要做的僅僅是挑選喜歡的顏色。
因?yàn)槟愕拇竽X懂時(shí)尚，所以你只會用有限的集中顏色來搭配紅褲子。這就是為什么按照不同的顏色來整理你的衣服也是有意義的。
這樣就能保證最終你只需從幾件衣服中挑選要穿的衣服，而非整個(gè)衣櫥。
同樣的想法也適用于任何個(gè)人管理系統(tǒng)。把它設(shè)置成你大腦的工作方式，將使它更容易被接受、被適應(yīng)、被長期使用。
你不會想花時(shí)間去思考和設(shè)置一個(gè)系統(tǒng)，只是為了停止使用它?；蛘摺愀獾氖?，你每次都要完成額外的步驟。
從本質(zhì)上來說，一個(gè)生產(chǎn)力系統(tǒng)必須滿足三個(gè)要點(diǎn)：
你必須在5秒內(nèi)找到任何想要找到的東西。
不管是Evernote里的電子記事本還是相冊里的紙質(zhì)掃描筆記，你都必須迅速找到你想要的東西。
換句話說，圍繞系統(tǒng)的整個(gè)組織結(jié)構(gòu)必須能幫助您提高效率，否則它將失去意義。
你當(dāng)然希望能夠快速完成管理系統(tǒng)的設(shè)置，并一勞永逸。
創(chuàng)建系統(tǒng)的首要和唯一原因是它能使您的生活變得簡單，而不是更復(fù)雜。不要在試圖設(shè)計(jì)一個(gè)“完美的系統(tǒng)”的同時(shí)讓它的使用和設(shè)置變得超級復(fù)雜。
少即是多，不要讓事情變得復(fù)雜。有時(shí)候系統(tǒng)越簡單，效率就越高。
設(shè)置好系統(tǒng)后，你會不斷地往里面添加?xùn)|西，無論是衣服、筆記電子郵件。
這意味著您將通過向系統(tǒng)輸入更多內(nèi)容來影響系統(tǒng)，而擁有一個(gè)易于維護(hù)的系統(tǒng)將確保它始終秩序井然。
遵循“兩個(gè)行動(dòng)”的原則：如果完成它需要兩步以上的行動(dòng)，那么你就錯(cuò)了。比如，如果你正在尋找一本電子書，你必須通過點(diǎn)擊兩次文件夾才能找到它，那么這個(gè)系統(tǒng)就不行。
文件夾不是大腦工作的方式。大腦通過思考來找到某樣?xùn)|西并進(jìn)行工作。你應(yīng)該進(jìn)入文件夾并通過名稱搜索它，而不應(yīng)該依賴于文件夾內(nèi)部的層層組織。
遵循這三條規(guī)則，系統(tǒng)就能夠簡化你的生活（而不是使生活變得復(fù)雜）。
我們已經(jīng)介紹了所有管理系統(tǒng)的要點(diǎn)，那么是時(shí)候?qū)δ愕南到y(tǒng)進(jìn)行更深層次的思考了。
你要問自己一個(gè)問題：我要解決的主要問題是什么?
我們常常忽略了自己創(chuàng)建一個(gè)特定系統(tǒng)的原因：我們只想讓它被組織起來，不為別的。
這通常是那些突然想把極簡主義作為生活準(zhǔn)則的人們面臨的困惑。他們只是單純因?yàn)橄胍獡碛懈俚臇|西，而去擁有更少的東西。他們“加入極簡主義”僅僅因?yàn)樗芸幔蚴且驗(yàn)槊總€(gè)人都這么做，或是因?yàn)樗軙r(shí)髦。
這些人中的大多數(shù)會在幾個(gè)月或幾年后重新?lián)碛兴麄冊?jīng)擁有過的東西。極簡主義的生活方式只是一個(gè)潮流的“階段”，現(xiàn)在擁有很多東西又成為了一件時(shí)髦的東西，于是他們又可以快樂又自由地購物了。
我不是一個(gè)極簡主義者，但我嘗試過一種極簡主義者的生活。主要原因不是我不喜歡擁有東西。我只在能使自己快樂的時(shí)候擁有東西。我覺得擁有更少會讓我有更多的思考空間，能讓我用更少的錢做更多的事情。我稱之為“習(xí)得性極簡主義”。
要寫博客，你所需要的只是一臺電腦：我用Evernote和谷歌文檔寫所有的文章，它運(yùn)行得很好。我不需要花哨的軟件來做已經(jīng)可以做的事情。
同樣的邏輯也適用于減肥。減肥者不是想解決問題，而只是想更符合社會審美規(guī)范。這就是為什么大多數(shù)人在不久之后會反彈，因?yàn)樗麄兊膭?dòng)機(jī)是錯(cuò)誤的。
幾年前我決定開始減肥。因?yàn)榇髮W(xué)里不健康的生活方式，我有點(diǎn)超重、睡不好覺、吃垃圾食品，還喜歡喝酒。當(dāng)時(shí)我的主要減肥動(dòng)機(jī)是變得更健康、更高效地完成工作、讓自己感覺更好和增強(qiáng)自己的信心。
當(dāng)然了，我不介意讓自己看起來更好看，或是擁有腹肌。
然而，如果我當(dāng)時(shí)的目的只是為了讓自己在沙灘上看起來好看，那就大錯(cuò)特錯(cuò)了。今天我仍然有每天堅(jiān)持使自己保持敏銳和良好的狀態(tài)的小習(xí)慣。我沒有反彈，正是因?yàn)槲疫€想繼續(xù)實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)。
總之，你時(shí)刻要記得最初的問題：你想解決的是什么痛點(diǎn)？
答案可能是花費(fèi)更少的錢，或是不忘記東西，或是更快地做出決定。無論它是什么，確保您時(shí)刻牢記它——你將圍繞這一目標(biāo)構(gòu)建您的系統(tǒng)。
痛點(diǎn)越突出，你就越頻繁地使用你的系統(tǒng)，希望在它某一時(shí)刻能減少痛苦、帶來快樂。
現(xiàn)在我們已經(jīng)完成了基礎(chǔ)工作，是時(shí)候開始考慮系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)了。
這包括考慮你將要設(shè)置的系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)。你需要多少個(gè)層級？你需要多少步驟才能達(dá)到更深層級？
我再怎么強(qiáng)調(diào)也不為過：越簡單越好!
構(gòu)建一個(gè)更簡單的系統(tǒng)意味著你將會完善上述三個(gè)主要規(guī)則。簡單的系統(tǒng)更容易搜索，需要更少的設(shè)置步驟，并易于維護(hù)。
系統(tǒng)構(gòu)建的過程容易誤入歧途，把信息劃分為最微小的單位。
例如：
人們在電子郵箱中設(shè)置了多個(gè)過濾器和文件夾來劃分各種電子郵件。這讓他們覺得很有成效，同時(shí)也讓一切顯得井井有條。而這遠(yuǎn)非理想狀態(tài)，簡化系統(tǒng)會讓你的郵箱更簡介。
拿我自己來說，我只有一個(gè)通訊文件夾。這意味著我訂閱的所有網(wǎng)站最終都被分到同一個(gè)文件夾中。
為什么這很重要？
這意味著我能在幾分鐘內(nèi)瀏覽完并批量處理這些郵件。這比瀏覽多個(gè)文件夾和分類來讀取所有的郵件要簡單得多。
搜索也變得更簡單。比方說，如果我想搜索業(yè)務(wù)通訊，我只需要在一個(gè)文件夾里搜索。
我只用不到5分鐘時(shí)間來自己的郵箱，如果我訂閱了新的時(shí)事通訊，我只需在過濾器上添加一行新的地址（花費(fèi)時(shí)間少于10秒）。
我有其他給家人、朋友和每個(gè)工作項(xiàng)目設(shè)置的文件夾。
同樣的原則也應(yīng)當(dāng)適用于您的系統(tǒng)。
首先，思考你可以根據(jù)什么分類，你需要?jiǎng)?chuàng)建什么分組。
你可以在一張紙上畫出最初的架構(gòu)草圖，或者，如果你想讓它顯得更酷炫，不妨使用一個(gè)思維導(dǎo)圖應(yīng)用程序，比如清晰的Balsamiq（Paint也可以）。
這個(gè)問題在數(shù)字世界中更常見。我們在現(xiàn)實(shí)生活中經(jīng)常面臨的問題在網(wǎng)絡(luò)上是不存在的，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)給了我們幾近無限的空間。
給不同顏色的襪子專門分配不同的抽屜是很奇怪的——你會有專門放黑色襪子和藍(lán)色襪子的抽屜嗎？這是不可能的：物理空間是有限的。
在虛擬空間中，我們經(jīng)常忘乎所以地創(chuàng)造幾百個(gè)文件夾，而實(shí)際上只需要幾個(gè)。
最后，如果你正在設(shè)置一個(gè)系統(tǒng)不僅僅給自己使用的系統(tǒng)，那么記得讓它變得容易被其他人學(xué)習(xí)和使用。
構(gòu)建一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)很容易讓人成就感爆棚，然而最終你會發(fā)現(xiàn)只有你在使用它，這在公司里挺常見的。
你要做的是：
比如你正在建立一個(gè)新的社交媒體發(fā)布系統(tǒng)，那就確保你能在十分鐘內(nèi)解釋完畢它是如何工作的，并在收到團(tuán)隊(duì)的反饋后及時(shí)調(diào)整。
接受批評的意見——有時(shí)候我們離問題太近了以至于看不到更容易的解決方法。
在最極端的情況下，我想說的是，您應(yīng)該始終有外部力量來檢查您的系統(tǒng)（無論是個(gè)人系統(tǒng)還是其他系統(tǒng)）。
你會對他們指出的缺點(diǎn)感到醍醐灌頂。
你已經(jīng)完成了系統(tǒng)的架構(gòu)。太贊了！讓我們開始對所有將進(jìn)入系統(tǒng)的已有內(nèi)容進(jìn)行第一次清理。
比如說，假設(shè)你想在iTunes上整理你的音樂。把分散在硬盤、云和移動(dòng)設(shè)備里的音樂都添加進(jìn)去是很有意義的，這將確保你能在iTunes里找到所有的音樂。
為了讓生活更輕松，并快速享受系統(tǒng)帶來的便利——尤其是如果你擁有數(shù)千個(gè)項(xiàng)目——你要批量處理它們。遵循八二規(guī)則：用20%的時(shí)間處理80%的事情。
專注于你可以批量處理的所有事情。你想找到一些你可以減少或刪除的東西，比如說iTunes里那些你不會再聽的音樂。只需輕輕一劃就可以快速刪除它們，讓你有時(shí)間專注于目前最喜歡的音樂。
很多人在不得不從生活中刪除一些東西的時(shí)候都會犯錯(cuò)誤。他們害怕自己以后會需要它，對實(shí)體物品而言尤其如此。相信我，不會的。把它刪掉，給自己的生活做個(gè)減法吧。
完成這項(xiàng)斷舍離的工作后，你可以把精力集中在對你而言真正重要的事情上。
我舉個(gè)自己的例子：在整理Pocket時(shí)，我刪除了幾乎所有與播客、書籍、音樂或應(yīng)用推薦相關(guān)的內(nèi)容。我甚至懶得打開書簽，就直接把它們刪掉了。我保存的唯一鏈接來自自己崇拜的人的推薦。這些只占總鏈接數(shù)量的不到1%，因此我在一個(gè)小時(shí)內(nèi)刪除了40%的鏈接。
如果我之后需要這些資源怎么辦？事實(shí)上，我根本不會打開這些鏈接，每當(dāng)我想要一個(gè)新的推薦時(shí)，我會直接去谷歌上搜索。雖然這些冗雜的鏈接不占用空間，但是在我尋找真正需要的東西時(shí)挺礙眼的。
之后，我找出了主要的新聞網(wǎng)站并幾乎刪光了它們。最后，我明確了哪些網(wǎng)站是自己最可能已經(jīng)保存到Evernote中供以后參考的，所以我把它們也刪光了。
在那之后，我只剩下了大約20%的鏈接，直到這是我才開始打開鏈接、閱讀后再?zèng)Q定。對它們我只執(zhí)行兩個(gè)操作：使用標(biāo)記進(jìn)行歸檔或刪除。
先把注意力集中在80%的任務(wù)上。整理物品也要這樣做。
有一條建議：不要因?yàn)闅v史原因而使系統(tǒng)變得復(fù)雜。一兩次修改可能不會出錯(cuò)，但如果反復(fù)修改，就是時(shí)候重新審視系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)了。
第一次清理可能會在精神上和身體上耗費(fèi)精力（這取決于你擁有物品的數(shù)量），但是從一開始就保持有條不紊是非常必要的。
到目前為止，我們一直在努力糾正過去的問題。那么，現(xiàn)在是時(shí)候展望未來，進(jìn)入最后一步了——如何使用和持續(xù)發(fā)展系統(tǒng)。
設(shè)置新系統(tǒng)后的主要問題是忘記如何使用它。
通過添加層次、使搜索復(fù)雜化、不處理添加向，可能讓系統(tǒng)不斷變得復(fù)雜。
例如——在Gmail中設(shè)置更多的標(biāo)簽，因?yàn)槟F(xiàn)在有了新的一類電子郵件。大多數(shù)情況下，你完全可以將它添加到已有的標(biāo)簽中。
你希望使系統(tǒng)更簡單，而不是更復(fù)雜。因此，你應(yīng)該致力于刪除標(biāo)簽，而不是添加。
如果你已經(jīng)做到了這一點(diǎn)，那么你就正式成為一個(gè)高效率的整理狂人了，歡迎你！
如果不給出一些高效率系統(tǒng)的例子，這篇文章就不夠完整。
希望下面這些例子能激勵(lì)你開始重置自己的生活。
以下是一些可以作為你的整理靈感的高效率系統(tǒng)。
啊，電子郵件真實(shí)21世紀(jì)的惡魔。
我只使用少數(shù)幾個(gè)標(biāo)簽來劃分我的收件箱。任何沒有被分類的東西都會直接進(jìn)入我的收件箱。這確保了所有重要的電子郵件將始終在頂部，而不是那些混亂的促銷信息。每當(dāng)我收到一封郵件，我只有三個(gè)動(dòng)作：回復(fù)、歸檔或刪除。
我每天都有很多想法；我在網(wǎng)上閱讀大量內(nèi)容，有時(shí)還會發(fā)現(xiàn)自己想要保存的好東西；我管理著很多項(xiàng)目；這一切要求我必須保持有組織有條理，從而盡快找到所有的博客、資料和思考筆記。
這時(shí)候我要強(qiáng)烈推薦Evernote了，它是我生命中最重要的應(yīng)用程序，也是為數(shù)不多的幾個(gè)我樂意為之付費(fèi)升級的應(yīng)用之一。幾乎所有從我大腦里產(chǎn)生的東西都進(jìn)入了Evernote里：讀書總結(jié)，喜歡的引用，新項(xiàng)目的想法，購物清單，正在進(jìn)行的項(xiàng)目的更新，美食心得，等等。
我的筆記本組織很簡單：所有進(jìn)入收件箱的東西都被分類到筆記本或垃圾（收件箱也是我截屏的默認(rèn)保存路徑）。
我有三個(gè)不同的分類：個(gè)人、項(xiàng)目和工作。很容易理解每一個(gè)分類指的是什么，但我也盡量將每個(gè)分類的筆記本數(shù)量保持在最小。這意味著使用更寬泛的類別來聚合本質(zhì)上類型相同的不同筆記。
例如，我的筆記本《想法》中包含了我打算開始的新項(xiàng)目，博客文章的內(nèi)容，以及我在網(wǎng)上發(fā)現(xiàn)的靈感。它們是不同類型的東西，但把它們保存在那個(gè)筆記本里可以在任何時(shí)候讓我確信，只要在這個(gè)筆記本里搜索，就一定能找到想要的。
許多人喜歡添加筆記本類型和標(biāo)簽，使搜索更精確。但就目前而言，我這個(gè)系統(tǒng)搜索和維護(hù)起來非常簡單，非常有效。
記?。荷偌词嵌唷?/p>
在這篇文章的開頭，我簡要地介紹了如何整理自己的衣服。
目前，我所有的帽衫、襯衫、polo衫和t恤都按照這個(gè)順序掛在我的衣櫥里，里面還有足夠的空間放褲子。此外，我有一個(gè)抽屜柜，里面放著內(nèi)衣、襪子、毛衣和運(yùn)動(dòng)服。
每樣?xùn)|西都被分類，然后按照顏色進(jìn)行排列。每天早上我只會問自己兩個(gè)問題：今天天氣如何？穿什么顏色的褲子？
第一個(gè)問題決定衣服的類型，冷的時(shí)候穿襯衫，熱的時(shí)候穿T恤衫；第二問題決定是顏色搭配。通過選擇褲子的顏色，我能更好地搭配上衣。
這個(gè)衣物管理系統(tǒng)讓我很容易找到早上想穿的衣服。
每次修改系統(tǒng)結(jié)構(gòu)時(shí)，我都會試圖簡化它，要么刪除一個(gè)層級，要么減少操作。我試著想減少某個(gè)顏色的衣服之類的，然而我也充分意識到，如果我這么做，就會讓衣柜變得更加單調(diào)。
我不怕承認(rèn)自己膚淺，喜歡每天穿不同的衣服。但誰知道呢——我打算嘗試一個(gè)月看看會發(fā)生什么。
一件非常重要的事情。你可以使用在線工具，或是紙和筆，或者銀行賬單、理財(cái)應(yīng)用等等。這些都可以。
同樣地，這個(gè)系統(tǒng)不應(yīng)當(dāng)比所需要的更復(fù)雜。
我使用一份簡單的電子表格，每個(gè)周末都會填寫這周的每一項(xiàng)支出情況：多少錢，什么時(shí)候，什么類型。
我不區(qū)分喝酒、參加俱樂部、唱卡拉ok或去看電影這些消費(fèi)類型。這些都是娛樂支出。如果一個(gè)月內(nèi)某個(gè)類別的支出非常高，那么我才會深入到下一層次，查看具體的消費(fèi)內(nèi)容。
我把“食物”和“外出就餐”區(qū)分開來，因?yàn)槲蚁氪笾铝私庖幌挛彝獬鼍筒偷幕ㄙM(fèi)。為之我做出了犧牲——專門創(chuàng)建一個(gè)類別！然而這只是一個(gè)例外，而不是規(guī)則。不要在系統(tǒng)中加入很多例外。
通過查看收據(jù)和網(wǎng)上銀行對賬單，我每周只用不到10分鐘的時(shí)間就可以記錄支出。
嗯，這篇文章是挺長的。
我很高興你能看到這里，相信你已經(jīng)準(zhǔn)備好建立個(gè)人管理系統(tǒng)了。
在開始之前，我重申一遍建立系統(tǒng)的黃金法則：
一、易于搜索：能在5秒或更短的時(shí)間內(nèi)找到任何東西
二、易于設(shè)置：系統(tǒng)越簡單約好，目標(biāo)是少于一個(gè)小時(shí)
三、易于維護(hù)：不要在運(yùn)行過程中增加復(fù)雜性，而是嘗試簡化它
在第一次設(shè)置系統(tǒng)時(shí)，需要對系統(tǒng)中的所有項(xiàng)目進(jìn)行分類和填充。最簡單的方法就是遵循“八二規(guī)則”。將20%的精力集中在80%的項(xiàng)目上，這樣你就能清楚地知道如何面對那些最重要的20%的項(xiàng)目。
歡迎來到高效、極簡的整理狂的世界！
編譯組出品。編輯：郝鵬程
