文/江樹明
趁著過年休息的幾天，把關(guān)于效率提升和精力管理的心得與大家分享
總體思想
偶爾會(huì)遇到一些，不理解時(shí)間之珍貴的朋友。
因?yàn)槊總€(gè)月領(lǐng)的是固定的工資，形成了一種思維，他們會(huì)覺得，我每天上班8個(gè)小時(shí)，老板就付給我固定的日薪，我是把一個(gè)時(shí)間段內(nèi)的勞動(dòng)賣給了老板。
最后形成的思維就是：反正工資是固定的，我少干一點(diǎn)活，領(lǐng)的是一樣的錢，如果上班的時(shí)間變短了，那更是賺到了，心理會(huì)有一種小商人，賣貨時(shí)成功缺斤少兩忽悠客戶的“快感”。
可事實(shí)上啊，時(shí)間是你的，誰都買不走。消磨的時(shí)光，不會(huì)因?yàn)橛腥酥Ц读隋X，它就變得有意義。
就比如，我們向一只小鳥，支付了200元的報(bào)酬，然后把小鳥關(guān)在籠子里做觀賞。對(duì)于這小鳥來說，別的小鳥辛辛苦苦的一輩子，可能也就和自己賺的200元不相上下，而自己，每天有人喂食，隨便在籠子里蹦跶幾下，輕輕松松也能賺200元。
小鳥收到的報(bào)酬和別人一樣，但是它每天所做的事情，有意義嗎？所謂的"偷懶”的快感，往深里說，只是在浪費(fèi)自己的生命。所以我不認(rèn)可，只要有錢拿，得過且過的想法。
想要提高自身效率的朋友，必是心中有所追求的人。如果沒有追求和目標(biāo)，就沒有自我驅(qū)動(dòng)力，就沒必要談精力管理、效率提升了。
人的精力是有限的
人的精力有限，做事情應(yīng)有側(cè)重點(diǎn)，要有妥協(xié)意識(shí)。妥協(xié)不是說，凡事都將就對(duì)待，不追求精益求精；相反，妥協(xié)是一種藝術(shù)，它是深思熟慮后的權(quán)衡，以犧牲一定的次要目標(biāo)來推進(jìn)主要目標(biāo)的達(dá)成。（有一定管理經(jīng)驗(yàn)的朋友，應(yīng)該能理解這里所說的”妥協(xié)”的意思）
舉個(gè)例子，我們做地產(chǎn)營(yíng)銷的，隨手一列要干的活有：
案場(chǎng)包裝、企業(yè)形象塑造、體驗(yàn)區(qū)打造、活動(dòng)策劃、線下推廣、線上推廣、圈層營(yíng)銷、渠道管理、銷售團(tuán)隊(duì)管理、績(jī)效考核、口碑維系、售后服務(wù)、回款管理、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手監(jiān)控……
一大堆可以做的事情，但是，你的管理團(tuán)隊(duì)就兩個(gè)人，然后你說，要把上述的事情，每一件都要很好的完成，還要保證質(zhì)量。這不現(xiàn)實(shí)。
但，我們的很多朋友就是這樣的，不管是檢查工作還是安排工作。
這周說，我們狠抓售后服務(wù)，維護(hù)好項(xiàng)目口碑，下周說，以后要抓緊線上推廣，新媒體時(shí)代要跟上社會(huì)潮流，每天更新一篇公眾號(hào)文章。下下周說，我們要做好圈層，只有把握了高端客戶，才具備社會(huì)影響力。下下下周說，體驗(yàn)區(qū)的打造……
我們回過頭認(rèn)真斟酌一下，你的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)有幾個(gè)人，是否有足夠的精力做到面面俱到？
這個(gè)時(shí)候我們就需要妥協(xié)，而妥協(xié)的前提是，分辨出哪些是側(cè)重點(diǎn)，哪些是次重點(diǎn)。
哪一項(xiàng)工作，對(duì)業(yè)績(jī)的影響最大？
哪一項(xiàng)工作沒做好，和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手對(duì)比起來，會(huì)吃大虧？
哪一些工作在當(dāng)前的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，沒必要做或者少做，從而節(jié)省開支？
哪一項(xiàng)工作是現(xiàn)階段無關(guān)緊要，但下一階段至關(guān)重要的，我們應(yīng)該什么時(shí)候啟動(dòng)？
……
只有經(jīng)過類似的分析，才能分出工作項(xiàng)的權(quán)重，從而才能做出權(quán)衡和妥協(xié)。只有如此，才能把有限的時(shí)間和精力，用出效果。
大家應(yīng)該看過一些年度計(jì)劃報(bào)告，計(jì)劃里把能想到的改善點(diǎn)都寫了，把職能范圍內(nèi)的大大小小事情，都作為計(jì)劃。曾今，我見過一份年度工作計(jì)劃是這樣的：
每周一次暖場(chǎng)活動(dòng)、
每周踩點(diǎn)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的樓盤、
每周做一次銷售人員培訓(xùn)，
每天抽檢一個(gè)銷售人員講盤、
每天盤查換簽情況，
每月要下鄉(xiāng)推廣、
每月盤點(diǎn)次月熱點(diǎn)活動(dòng)做植入、
遇到節(jié)假日各種商圈、超市組織展點(diǎn)、
每月組織一次渠道和經(jīng)紀(jì)人的交流會(huì)、
每周對(duì)接財(cái)務(wù)核實(shí)數(shù)據(jù)
每周去拜訪一個(gè)合作銀行
每個(gè)月做一次部門團(tuán)建
每個(gè)季度組織銷售人員外出學(xué)習(xí)
……
我們算一下，一周就7天，扣除一天休息，只剩下6天。常務(wù)性的工作，例如管理層會(huì)議、部門會(huì)議、各部門工作對(duì)接、流程申報(bào)、向上級(jí)匯報(bào)等等，多少要占了近2天的時(shí)間，只剩下4天。
暖場(chǎng)活動(dòng)，要提前與商家洽談，推廣，費(fèi)用申報(bào)等籌備工作，占了1天，活動(dòng)開展占1天，只剩下2天。競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手近10個(gè)，每個(gè)樓盤踩一遍，你還有時(shí)間嗎？
那剩下的員工培訓(xùn)呢，培訓(xùn)課件籌備至少要半天，還有每天抽檢員工講盤呢？還有每周拜訪一個(gè)合作銀行、下鄉(xiāng)推廣、活動(dòng)聯(lián)盟植入、商圈展點(diǎn)、渠道會(huì)議等等，這些都需要大量的時(shí)間
一個(gè)人，就算不吃不喝也不可能把上面的活都干完啊。
沒有一定的管理經(jīng)驗(yàn)沉淀，對(duì)于“計(jì)劃”的制定，往往很樂觀和片面，容易把可以“改善”的工作項(xiàng)，作為計(jì)劃來制定。
事實(shí)上，任何時(shí)候都有大量的可以加以改進(jìn)的事件給我們做，可以改進(jìn)的地方實(shí)在太多了，即使是公司基層員工，只要你開口問，他就能給公司提出幾十條的改進(jìn)意見。
因?yàn)?，現(xiàn)在信息那么發(fā)達(dá)，行業(yè)內(nèi)做得好的企業(yè)的案例，大家都會(huì)在微信朋友圈、公眾號(hào)看到，和優(yōu)秀企業(yè)的差距，要改進(jìn)的內(nèi)容每天都通過網(wǎng)絡(luò)傳達(dá)到我們這里，所以即使是基層員工，也能看到企業(yè)很多的不足之處，我們的問題并不是不知道自己的不足。
我們做計(jì)劃的時(shí)候就是為了把工作做好，那么我們潛意識(shí)里，就會(huì)把對(duì)工作好的（可以改善的），作為我們的計(jì)劃事情。結(jié)果，可以改善的內(nèi)容，越想越多，一不小心就列了一大堆的改善事情作為計(jì)劃。
這一下，就忽略了自己的時(shí)間、精力允不允許。我理解的工作計(jì)劃，不是我想做什么，而是在有限的時(shí)間和資源里，我要怎么做？結(jié)合上面說的“妥協(xié)”思想，應(yīng)該能理解這句話。
如何推進(jìn)計(jì)劃實(shí)現(xiàn)目標(biāo)
明確計(jì)劃做什么之后，下面就是怎么做和效果保障的問題了。
GTD的核心理念在于只有將你心中所想的所有的事情都寫下來并且安排好下一步的計(jì)劃，你才能夠心無掛念，全力以赴地做好眼前的工作，提高效率。
而當(dāng)你總是有些事縈繞在心頭，懸而未決的時(shí)候，你要么就是會(huì)不時(shí)地想起它而影響眼前的工作，要么就是會(huì)忘記了去做。
GTD認(rèn)為人生最大的不安的來源不是事情太多，而是有很多事情你該做卻沒有做，你跟人說了你要做卻沒有做。GTD就是要確保你所有該做 的事情都做到。DavidAllen認(rèn)為，壓力不是來自任務(wù)本身，而是任務(wù)在大腦里的混沌塞積，造成心理的焦慮和抵觸。我們要做 的，就是逐一清點(diǎn)大腦里的這些事務(wù)，將所有未盡事宜通通捕獲并收集在大腦之外的文件系統(tǒng)中，比如實(shí)實(shí)在在的工具籃、紙質(zhì)記事簿、電子記事簿 和郵箱等。 GTD的理念在于只有將你心中所想的所有的事情都寫下來并且安排好下一步的計(jì)劃，你才能夠心無掛念，全力以赴地做好眼前的工作，提高效率。
GTD 其實(shí)就是兩點(diǎn)：
1. 清空你大腦的內(nèi)存：通常一件事情在你腦袋里所占的空間大小和你現(xiàn)實(shí)中已經(jīng)完成多少成反比。把所有要做的事情分門別類，另外 存放在一個(gè)邏輯性強(qiáng)而又可靠的系統(tǒng)中去。大腦是用來思考的，不是用來記事的。我們的大腦每天耗費(fèi)太多時(shí)間提醒我們?cè)撟鲇譀]做的事情，應(yīng)該把大腦從這種思維中解放出來。
2. 把任何任務(wù)和項(xiàng)目具體成行動(dòng)：不管是什么任務(wù)項(xiàng)目，我們要問的問題是下一個(gè)動(dòng)作是什么？只有這樣才能把計(jì)劃具體化，才能讓我們隨時(shí)把握該 做什么。這樣一來，在一個(gè)給定時(shí)間具體采取一個(gè)給定行動(dòng)（action）的時(shí)候，我們才能做出最好的選擇，而且對(duì)自己的行動(dòng)選擇有信心。
從一開始學(xué)習(xí)GTD，到現(xiàn)在經(jīng)過這么多年的總結(jié)，基本上已經(jīng)有了，自己做事的穩(wěn)定框架。GTD的五個(gè)核心原則是：收集、整理、組織、回顧、執(zhí)行。
我看中的就是GTD里面收集和回顧的這兩點(diǎn)，收集就是把所有要做的事情列清楚，減輕自己的思考和擔(dān)憂，回顧就是檢查和復(fù)盤。
以做大活動(dòng)為例子，我現(xiàn)在是這么應(yīng)用的:
第一，排列清楚“活動(dòng)流程”，每一步怎么走，怎么做，列清楚。
第二， 根據(jù)每一個(gè)步驟的人員安排，列清“人員名單”
第三， 整個(gè)活動(dòng)涉及的物品“物品清單”（包含所有的物料、道具、物件等等）
第四， 活動(dòng)過程可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如何處置做為“活動(dòng)預(yù)案”
只要明確了：人、事、物，那么剩下的就是，委派和監(jiān)督的問題了。做個(gè)【分工明細(xì)表】，明確由誰執(zhí)行，開展時(shí)間和要求完成時(shí)間，把這些都安排好之后，可以說后續(xù)的整個(gè)籌備工作，就可以比較從容的進(jìn)行了。
這時(shí)候，重點(diǎn)精力可以放在監(jiān)督工作進(jìn)展和細(xì)節(jié)調(diào)整上面。
手上拿個(gè)【分工明細(xì)表】每天上班、下班檢查工作進(jìn)度，用來把控進(jìn)度?；顒?dòng)結(jié)束后，組織復(fù)盤工作，這就是GTD里面的回顧。
關(guān)于任務(wù)的委派，這里有必要做出講解。我認(rèn)為的任務(wù)委派，分為兩種：
第一種，因?yàn)樽约翰幌敫?，想偷懶或推?zé)任，所以把這個(gè)任務(wù)推給其他人做。
第二種，自己想做，但是有比這個(gè)更重要的事情要做，或時(shí)間精力不夠，所以要委派給其他人做。
第一種是官僚的做法，互踢皮球的行為，效率低下的表現(xiàn)。
第二種是為了提高整體效率。這種類型的委托，更具備技術(shù)含量，體現(xiàn)在哪里呢？
1、委派任務(wù)的人，必然是經(jīng)驗(yàn)豐富之人，對(duì)該任務(wù)執(zhí)行過程當(dāng)中，可能會(huì)遇到的困難和風(fēng)險(xiǎn)，都有深刻的了解，雖然任務(wù)被委托出去了，但會(huì)時(shí)刻關(guān)注進(jìn)展、執(zhí)行情況和風(fēng)險(xiǎn)控制。
2、委派任務(wù)的人，對(duì)于由誰來執(zhí)行，需要仔細(xì)衡量。你對(duì)任務(wù)期盼值是80分的，你不能找一個(gè)只有30分水平的人來執(zhí)行，你至少要挑選一個(gè)具備60分水平，或者40分水平但有潛力做到80分的人來做，這樣，通過你在一旁的指導(dǎo)，他們基本上能做到接近你要的結(jié)果。
如何提高自己的效率
/設(shè)置截止時(shí)間，進(jìn)入倒計(jì)時(shí)狀態(tài)
不曉得大家有沒有發(fā)現(xiàn)，跟團(tuán)旅游的時(shí)候，當(dāng)導(dǎo)游宣布要離開某個(gè)地方的時(shí)候，這個(gè)時(shí)候有采購(gòu)需求的游客，采購(gòu)東西的效率是非?？斓摹?/p>
當(dāng)我們春節(jié)假期即將結(jié)束，馬上就要返程的時(shí)候，我們還沒有做的事情（例如拜訪誰或買什么特產(chǎn)），在剩余的時(shí)間，會(huì)快速的去完成這些事，效率比之前要快很多。
有跨項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的更能體會(huì)這種感覺，當(dāng)你出差到項(xiàng)目要解決幾個(gè)事情，但是只能待3天的時(shí)候，你所有的焦點(diǎn)都會(huì)放在完成那幾個(gè)事情上面，不停的給自己倒計(jì)時(shí)，不停的盤點(diǎn)手上的事情，事實(shí)上我們往往能在返航前把事情落實(shí)。
更典型的例子是，考試前的臨時(shí)抱佛腳，閱讀效率非常的高。2015年的時(shí)候，我報(bào)名會(huì)計(jì)從業(yè)資格證的考試，報(bào)名之時(shí)距離考試時(shí)間，僅有一個(gè)月，且當(dāng)時(shí)我是完全沒有任何會(huì)計(jì)基礎(chǔ)的，純?yōu)榱颂魬?zhàn)自己，如何做的呢？
每天都給自己倒計(jì)時(shí)，還有多少天考試，今天還有多少時(shí)間看課件做練習(xí)？除了做好每天的課程計(jì)劃，時(shí)刻保持警醒，完全進(jìn)入倒計(jì)時(shí)狀態(tài)。一天扣除上班時(shí)間，還有多少時(shí)間能用到功課上，上午有多少時(shí)間，晚上有多少時(shí)間。
吃飯、洗漱的時(shí)候，就盤點(diǎn)今天的功課進(jìn)度，確保按進(jìn)度學(xué)習(xí)?？唇虒W(xué)的視頻，播放速度調(diào)高1.5倍，最后就考過了。
設(shè)置截止時(shí)間后，讓自己進(jìn)入倒計(jì)時(shí)狀態(tài)，讓自己有緊張感，緊張感迫使我們頻繁的盤點(diǎn)工作進(jìn)度，時(shí)刻保持警醒，效率自然而然的就提高了。
/鳴槍，讓自己動(dòng)起來
很多人應(yīng)該都聽說過番茄工作法，具體做法如下：
使用番茄工作法，選擇一個(gè)待完成的任務(wù)，將番茄時(shí)間設(shè)為25分鐘，專注工作，中途不允許做任何與該任務(wù)無關(guān)的事，直到番茄時(shí)鐘響起，然后在紙上畫一個(gè)X短暫休息一下（5分鐘就行），每4個(gè)番茄時(shí)段多休息一會(huì)兒。
1、每天開始的時(shí)候規(guī)劃今天要完成的幾項(xiàng)任務(wù)，將任務(wù)逐項(xiàng)寫在列表里（或記在軟件的清單里）
2、設(shè)定你的番茄鐘（定時(shí)器、軟件、鬧鐘等），時(shí)間是25分鐘。
3、開始完成第一項(xiàng)任務(wù)，直到番茄鐘響鈴或提醒（25分鐘到）。
4、停止工作，并在列表里該項(xiàng)任務(wù)后畫個(gè)X。
5、休息3~5分鐘，活動(dòng)、喝水、方便等等。
6、開始下一個(gè)番茄鐘，繼續(xù)該任務(wù)。一直循環(huán)下去，直到完成該任務(wù)，并在列表里將該任務(wù)劃掉。
7、每四個(gè)番茄鐘后，休息25分鐘。
在某個(gè)番茄鐘的過程里，如果突然想起要做什么事情——
a.非得馬上做不可的話，停止這個(gè)番茄鐘并宣告它作廢（哪怕還剩5分鐘就結(jié)束了），去完成這件事情，之后再重新開始同一個(gè)番茄鐘；
b.不是必須馬上去做的話，在列表里該項(xiàng)任務(wù)后面標(biāo)記一個(gè)逗號(hào)（表示打擾），并將這件事記在另一個(gè)列表里（比如叫“計(jì)劃外事件”），然后接著完成這個(gè)番茄鐘。
番茄工作法的主要作用是集中注意力和減少焦慮。但是為什么采用番茄工作法后，能有效的減少自己拖延癥呢？我認(rèn)為有兩個(gè)原因：
第一，當(dāng)你要開始一個(gè)番茄時(shí)間的時(shí)候，你已經(jīng)知道自己要做什么了，并且下定決心要完成這個(gè)事情。
第二，當(dāng)你點(diǎn)擊開始番茄始終的那一刻起，就是一種“儀式”，類似于短跑運(yùn)動(dòng)員聽到了，起跑的槍聲；當(dāng)你點(diǎn)擊開始的那一刻，剩下的就是跑完這個(gè)跑道。從而規(guī)避了自己知道要做什么事情，但是遲遲不開始的拖延狀態(tài)。
這里用“點(diǎn)擊開始”這個(gè)動(dòng)作，代替了“我要開始做”的心理決定，從而減輕心理勞累和恐懼感。
只要我們開始了一個(gè)番茄，那么就解決了 “要怎么開始”的問題，開始奔跑之后，就會(huì)產(chǎn)生結(jié)果，至于結(jié)果的好壞，可以一邊做一邊調(diào)整，至少我們已經(jīng)在路上了，已經(jīng)在完成他的過程中了。
/記錄自己的時(shí)間
把自己的時(shí)間用在什么地方記錄下來，還有就是完成某項(xiàng)小工作用了多少時(shí)長(zhǎng)，認(rèn)真的記錄下來。
例如，每次做的提成和工資表，從開始做到完成用了多少時(shí)間；
例如，已經(jīng)商定的活動(dòng)，從撰寫方案到完成，用了多少時(shí)間。
堅(jiān)持記錄時(shí)間，過了一段時(shí)間后，你自己對(duì)于時(shí)間的規(guī)劃會(huì)越來越清晰，因?yàn)槟阋呀?jīng)知道自己的效率情況，完成某件事要用多長(zhǎng)時(shí)間，開會(huì)要講幾個(gè)內(nèi)容，預(yù)計(jì)用時(shí)多少，你都很清晰。
屆時(shí)，在每天固定的工作時(shí)間內(nèi)，你能完成多少件事，估算得清清楚楚，如果沒按時(shí)完成就會(huì)自己的檢討和反省，心態(tài)上也能做到從容不迫，計(jì)劃性也變得很強(qiáng)。
/讓待解決的事情或可能遇到的事情，長(zhǎng)期在腦子掛機(jī)
所謂的靈感，不過是你一直端著槍盯著天空，等了好久有一只小鳥飛過，一槍嘣的打下來。如果你對(duì)打鳥沒有欲望，天空中飛過的小鳥，就算幾十上百只，它和你也沒有什么關(guān)系。
傳說牛頓被樹上掉落的蘋果砸到，得到了靈感，發(fā)現(xiàn)了萬有引力。地球上被果子砸中的人不計(jì)其數(shù)，為什么就只有牛頓發(fā)現(xiàn)了萬有引力？如果他不是長(zhǎng)期進(jìn)行科學(xué)研究，不斷的做類似的思考，他會(huì)因?yàn)檫@個(gè)事情得到靈感嗎？
我想是不會(huì)的。
我們也是如此，你只有長(zhǎng)期的思考、琢磨某方面的問題，利用任何可以思考的時(shí)間來專注于你在意的問題，那么你就會(huì)從生活中各式各樣的，看似毫不相關(guān)的事物上取得啟發(fā)（也可以叫靈感）。
這就是差距的誕生啊，以前培訓(xùn)的時(shí)候，經(jīng)常和員工舉一個(gè)例子：
同樣學(xué)車考駕駛證，有的人一次就全考過了，而有的要一而再再而三的補(bǔ)考，事實(shí)上，未通過考試的人，雖然大家在駕校上課的時(shí)間是一樣的，但是他們?cè)谏险n時(shí)只要沒在車上練車以及在等待別人練車的時(shí)間里都在玩手機(jī)。
而那些一次考過的人，即使不是他在練車，他也會(huì)認(rèn)真觀察別人如果練習(xí)，而且教練對(duì)別人進(jìn)行點(diǎn)評(píng)時(shí)，他們一定會(huì)湊上去認(rèn)真傾聽，平日里看著別人開車的時(shí)候也會(huì)進(jìn)行總結(jié)和腦內(nèi)演練，所以雖然大家花了同樣的時(shí)間，學(xué)習(xí)成效卻是不一樣的。
工作中我們可以這樣應(yīng)用：
做銷售的，你把如何和客戶打交道的相關(guān)問題，一直掛在腦海中，不斷的思考，久而久之，你開始會(huì)注意，火車上叫賣的售貨員他是如何在火車上銷售的，你開始留意商城內(nèi)與客戶討價(jià)還價(jià)的售貨員，他們是如何引導(dǎo)客戶的，你也會(huì)觀察你的同事如何與客戶交流。
做活動(dòng)策劃的，腦海中有研究的需求之后，你開始留意眼睛所見，每一個(gè)活動(dòng)的包裝、布場(chǎng)和創(chuàng)意。連街頭路演的小活動(dòng)，你都會(huì)認(rèn)真的傾聽他們播放的背景音樂；你會(huì)留意，遇見的所有活動(dòng)，他們的噴繪擺放、舞臺(tái)顏色，還有包裝方式等等。
如果是文案的，那么你對(duì)于路邊收到的廣告單張不在厭倦，也開始認(rèn)真的對(duì)待電視廣告，會(huì)看看人家怎么表述和措辭，連家電產(chǎn)品的說明書也開始看得靜靜有味。
如果平日里沒有反復(fù)思考，臨到需要的關(guān)頭，如何拿得出成果呢？就像春節(jié)廣告文案，平日里沒有進(jìn)行構(gòu)思，到節(jié)點(diǎn)了，突然要收稿，隨意拼湊的文字怎能出彩呢？
把你的需求長(zhǎng)期“掛機(jī)”在腦海中，一則有足夠長(zhǎng)的時(shí)間構(gòu)思，二則你隨身可能從身邊的事物中受到啟發(fā)，長(zhǎng)期以往所產(chǎn)生的效果是驚人的。
/防干擾的措施
這里說的防干擾，主要是日常工作學(xué)習(xí)時(shí)的被干擾，還有精力聚焦的問題。
很多時(shí)間管理類的書籍或文章都有說了，譬如采用番茄工作法保持專注、調(diào)整工作方法，把瑣碎的事情安排到指定時(shí)間處理、把聽匯報(bào)的時(shí)間集中時(shí)間段處理，不被下屬的碎片化匯報(bào)而粉碎整塊時(shí)間，還有每天騰挪出精力最充沛的時(shí)間處理高價(jià)值的事情等。
/把常規(guī)的事情做成模板
我們經(jīng)常自嘲：我們是做生意的，不是搞藝術(shù)的。效率和穩(wěn)定輸出是我們的第一需求，不能為了某一個(gè)點(diǎn)上追求完美，而把所有的人力物力過度的投入。
既要穩(wěn)定又要快，還要持續(xù)改進(jìn)提高，那么我們就要把常規(guī)預(yù)見的事情，制作成模板，避免每次遇到類似的事情，又從頭思考，從零籌備。
例如，房地產(chǎn)行業(yè)做價(jià)格表，可以直接做成模板，連價(jià)格說明的綱要都模塊化，這樣我們就可以有更多的精力放在，與競(jìng)品產(chǎn)品分析和價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力對(duì)比上，而不是花大量的時(shí)間折騰excel表格和文字匯報(bào)。
還有，面對(duì)現(xiàn)房銷售、期房銷售、車位銷售、商鋪銷售，不同物業(yè)及不同時(shí)期產(chǎn)品的培訓(xùn)和講解思路。干脆一次性做完總結(jié)分析，羅列好培訓(xùn)大綱和教材，每個(gè)項(xiàng)目的培訓(xùn)，不管是現(xiàn)房和期房，你都能快速根據(jù)自己的培訓(xùn)大綱，調(diào)整課件進(jìn)行培訓(xùn)。
如果沒有模板，那么我們的精力更多花在“怎么做”上面，有了模板之后，我們的精力就可以放在“如何做的更好”上。
這樣你就有了更多的時(shí)間思考“怎么做得更好”，當(dāng)你有新的思路的時(shí)候，直接升級(jí)你的“模板”，然后又反哺到你的工作上，從而實(shí)現(xiàn)全面提升。
例如:
原來你的模板打分是80分的，那么你的工作輸出基本保障水平至少是80分（可能這次是82分，下次85分，基本不會(huì)有低于80分的出現(xiàn)，因?yàn)槟憔褪钦粘?0分的模板來做的）。
后面有了更好的思路，你升級(jí)了模板達(dá)到了90分的水平，那么你的所有輸出，基本上都是在90分以上了。
可以應(yīng)用模板的地方還很多，例如word文檔和PPT，一次性做好一個(gè)排版形式，以后寫word就不用再考慮排版的問題，做PPT也不用想著怎么展示，把精力專注于內(nèi)容上。
如何提高團(tuán)隊(duì)的效率
/專注度管理
在一個(gè)團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)人效率再高，如果員工的效率跟不上，那等于零。
那么如何提高基層員工的效率，就是重點(diǎn)問題?；鶎訂T工作為執(zhí)行層，工作重心在于執(zhí)行，如何讓他們執(zhí)行到位，其實(shí)就是專注度管理的問題。只要你能把控住員工的工作重心，讓他始終把精力放在管理層安排的事情上，那么就成功了一大半了。
團(tuán)隊(duì)專注度的管理上，我們采用的手法是：早計(jì)劃→午監(jiān)督→晚復(fù)盤
早計(jì)劃，即上午上班，部門員工集合匯報(bào)今日的工作計(jì)劃，羅列今日的工作重點(diǎn)和工作事項(xiàng)，確保每個(gè)人的工作計(jì)劃，是符合團(tuán)隊(duì)目標(biāo)的。
午監(jiān)督，即下午上班，部門員工集合，由管理人員檢查員工今日計(jì)劃的進(jìn)展程度。這是對(duì)過程的監(jiān)督工作，避免一天結(jié)束了，才發(fā)現(xiàn)沒按計(jì)劃做，來不及補(bǔ)救。
晚復(fù)盤，即每日下班后，部門員工集合，盤點(diǎn)今日的工作進(jìn)展，并進(jìn)行復(fù)盤,復(fù)盤主要有兩個(gè)作用:
第一，如果發(fā)現(xiàn)有執(zhí)行不到位或者遇到員工處理不妥當(dāng)?shù)膯栴}，馬上就可以要求全員按正確的解決辦法執(zhí)行，避免明天、后天有員工遇到類似的問題還吃虧，這個(gè)是及時(shí)止損。
第二，如果有做的很好的，那么要進(jìn)行總結(jié)，并分享給其他的員工，第二天就可以應(yīng)用，這個(gè)是為了讓團(tuán)隊(duì)進(jìn)步。
/對(duì)員工的作息，做出引導(dǎo)
對(duì)于員工下班后夜晚娛樂的事情，大多管理層的態(tài)度有兩種：
第一種，下班后怎么瘋都可以，第二天能來上班干活就可以了，不會(huì)過多干涉員工下班后的生活。
第二種，不希望員工下班后玩得太晚，怕影響了第二天的工作。但是這一種，只要員工第二天能上班工作，你也不能說他影響了工作。
但是，我曾在會(huì)議上明確表示，不希望員工下班后，晚上玩得太晚。為什么呢？我舉了例子：
有些年輕人，晚上玩到2、3點(diǎn)，第二天照樣能按時(shí)上班，做好工作?？雌饋硭坪鯖]什么不對(duì)，雖然玩得晚，但是第二天能上班，能完成公司安排的事情。
但是啊，所謂的完成公司安排的事情，那只是一種工作“維持”，拖著疲憊的身體，盡力維持工作而已。
你還有多余的精力做創(chuàng)新、改進(jìn)嗎？還會(huì)有精力想著怎么把這個(gè)事情做得更好嗎？維持工作，預(yù)防出錯(cuò)已經(jīng)耗盡了你所有的注意力。
如果企業(yè)都是這樣的員工，何以進(jìn)步？
所以，我做了明確表態(tài)，并把這些原因告訴了員工，不僅是對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)，也是對(duì)于員工的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)的負(fù)責(zé)。
/把事情整個(gè)“生命周期”出現(xiàn)的事項(xiàng)，整合統(tǒng)籌
有時(shí)候，我們只顧著解決當(dāng)前的事情，對(duì)后續(xù)可預(yù)見的事項(xiàng)，沒有做到全盤銜接的統(tǒng)籌。
舉個(gè)例子：
招聘新員工入職，入職當(dāng)天，通常手續(xù)是辦入職申請(qǐng)，看公司制度，錄考勤等。等過了一兩天，我們發(fā)現(xiàn)新員工沒在公司的溝通群，又開始安排加入各種微信群、qq群。
等到發(fā)工資的時(shí)候，我們又找到員工要銀行卡賬號(hào)，等到有請(qǐng)假或出差了，又到處找申請(qǐng)單、審批單，離職時(shí)，又找各種申請(qǐng)表、交接手續(xù)表等等。
就像上面的例子一樣，我們可以把員工從入職到離職的”生命周期”考慮完，把整條線的涉及的事項(xiàng)統(tǒng)籌優(yōu)化。
比如，所有的常規(guī)化表格（入職申請(qǐng)、請(qǐng)假、調(diào)休、報(bào)銷、轉(zhuǎn)正、離職申請(qǐng)等等），統(tǒng)一放置網(wǎng)絡(luò)共享盤，需要什么文檔自己下載。
比如，入職的時(shí)候就一口氣提供后續(xù)所需的：銀行卡、證件號(hào)碼、電話號(hào)碼等信息，并共享給需求部門。
然后，我們可以把從入職到離職的流程，做成說明書，簽署保密協(xié)議后，可以掃描二維碼進(jìn)入公司群、部門群；從說明書上可以下載公司通訊錄，從說明書上可以下載最新制度和各類申請(qǐng)表格……
當(dāng)你把全流程的事情都規(guī)范統(tǒng)籌后，將節(jié)省下大量的時(shí)間精力，之前的時(shí)間精力被用來教新員工“怎么做（走流程）”，現(xiàn)在可以把精力放在“如何做得更好”上，效率當(dāng)然越來越高。
時(shí)刻警惕，危機(jī)意識(shí)
人的才能和智謀是有限的，總會(huì)遇到一些靠謀略無法解決的問題，所以我們應(yīng)避免事件發(fā)展至才能謀略無法解決的地步，所以常日里多想想危機(jī)，多做預(yù)防性的工作。
回顧一下本文主要內(nèi)容，就此結(jié)束：
1、消磨的時(shí)光，不會(huì)因?yàn)橛腥酥Ц跺X了，它就變得有意義。
2、人的精力有限，做事情應(yīng)有側(cè)重點(diǎn)。
a、妥協(xié)是一種藝術(shù)，它是深思熟慮后的權(quán)衡，以犧牲一定的次要目標(biāo)來推進(jìn)主要目標(biāo)的達(dá)成。
b、只有經(jīng)過類似的分析，才能分出工作項(xiàng)的權(quán)重，從而才能做出權(quán)衡和妥協(xié)。
c、我理解的工作計(jì)劃，不是我想做什么，而是在有限的時(shí)間和資源里，我要怎么做？
3、如何推進(jìn)計(jì)劃實(shí)現(xiàn)目標(biāo)
a、所有要做的事情列清楚，減輕自己的思考和擔(dān)憂。
b、明確：人、事、物（人員名單、活動(dòng)流程、物品清單、活動(dòng)預(yù)案）
c、采用“分工明細(xì)表”每天上班、下班檢查工作進(jìn)度，用來把控進(jìn)度。
d、任務(wù)的委派，自己要時(shí)刻關(guān)注進(jìn)展、執(zhí)行情況和風(fēng)險(xiǎn)控制；對(duì)于被委派的人要有所評(píng)估。
4、提高自身效率的辦法
a、設(shè)置截止時(shí)間，進(jìn)入倒計(jì)時(shí)狀態(tài)，緊張感迫使我們頻繁的盤點(diǎn)工作進(jìn)度，時(shí)刻保持警醒。
b、鳴槍，讓自己動(dòng)起來，只要?jiǎng)悠饋砹耍蜁?huì)出結(jié)果。
c、記錄自己的時(shí)間，對(duì)自己的效率清楚后，如果沒按時(shí)完成就會(huì)自己的檢討和反省，心態(tài)上也能做到從容不迫。
d、讓待解決的事情或可能遇到的事情，長(zhǎng)期在腦子掛機(jī)，一則有足夠長(zhǎng)的時(shí)間構(gòu)思，二則你隨身可能從身邊的事物中受到啟發(fā)
e、采用一些防干擾的措施提高自己的效率
f、把常規(guī)的事情做成模板，把花在“怎么做”上面的精力，用在“如何做的更好”上。
5、 提高團(tuán)隊(duì)效率的辦法
a、專注度管理：早計(jì)劃、午監(jiān)督、晚復(fù)盤
b、對(duì)員工的作息，做出引導(dǎo)，避免過度勞累而無法做出創(chuàng)新和改進(jìn)。
c、把事情整個(gè)“生命周期”出現(xiàn)的事項(xiàng)，整合統(tǒng)籌，進(jìn)行優(yōu)化。
6、人的才能和智謀是有限的，總會(huì)遇到一些靠謀略無法解決的問題，保持危機(jī)意識(shí)。
經(jīng)過多次刪減，還是超過1萬字，希望大家能夠喜歡。祝大家新年快樂，豬年心想事成。
