編者按：本文來自微信公眾號“ToB行業(yè)頭條”（ID：wwwqifu），作者李曉松，36氪經(jīng)授權(quán)發(fā)布。
“ 我在公司的管理軟件上發(fā)了一項(xiàng)審批，領(lǐng)導(dǎo)卻半天看不到。不得已，我只能在微信群里@了一下領(lǐng)導(dǎo)。”
“ 我不知道管理軟件到底在哪里提升了效率，如果溝通、審批還得依靠微信，那為什么要買管理軟件，強(qiáng)制讓員工裝上呢？”
相信許多企業(yè)管理者都遇到過這樣的難題，員工在工作時(shí)間更喜歡使用微信，而OA、CRM等企業(yè)管理軟件則備受冷落。
企業(yè)購置管理軟件本來是為了提升辦公效率，可員工并不愿為此買賬。
在大多數(shù)員工眼里，管理軟件的目的就是“管理”，可誰愿意被領(lǐng)導(dǎo)管著呢？再有，企業(yè)管理軟件多半是老板強(qiáng)行部署的，有幾個(gè)考慮過員工的感受呢？
可我們都知道，用微信辦公有很多弊病，因?yàn)槲⑿艧o法分清工作與生活的界限。
我們覺得員工每天坐在“咔咔咔”打字，搞不好他正與小學(xué)同學(xué)聊得熱火朝天。我們以為群里發(fā)的通知大家都能看到，可誰知道哪些員工屏蔽了群聊，哪些員工故意視而不見。
按理說，不管是功能較為寬泛的OA，還是偏向于銷售管理的CRM，都提供集打卡、考勤、審批、IM溝通、日報(bào)、周報(bào)等多種常用且能提升辦公效率的的功能。
可為什么在很多員工眼中，企業(yè)管理軟件更像是累贅，而不是效率工具呢？
“ 公司美其名曰有了OA，我們就可以在OA上溝通工作，可領(lǐng)導(dǎo)、同事的工作交流還是使用微信，OA除了用來打卡，還能干嘛？”
相信遇到過這種問題的朋友不在少數(shù)，包括本文開頭描述的員工審批還是需要在微信上@領(lǐng)導(dǎo)。這些情況，都是企業(yè)管理軟件與微信直接且難以調(diào)節(jié)的沖突。
作為社交神器，微信幾乎人人必備，可企業(yè)管理軟件，卻像個(gè)可有可無的東西。
紅圈營銷CMO劉豪中在接受ToB行業(yè)頭條采訪時(shí)表示：
“現(xiàn)在人們的朋友圈基本都集中在微信里面，微信幾乎已經(jīng)成為手機(jī)打開率最高的應(yīng)用。辦公軟件的IM與系統(tǒng)化工作流，并沒有讓員工感覺到有太多的幫助。”
在劉豪中看來，企業(yè)管理軟件與微信相比，有三個(gè)根本的問題。
第一，相較于微信，企業(yè)管理軟件的功能設(shè)計(jì)相對更專業(yè)，操作相對更復(fù)雜，員工的學(xué)習(xí)成本較高。
第二，企業(yè)之所以采用企業(yè)管理軟件的初衷之一，是與員工的不良習(xí)慣和惰性做對抗的，本身就有很多功能的設(shè)計(jì)是與人的習(xí)性相悖，自然會(huì)導(dǎo)致員工的抵觸情緒。
第三，現(xiàn)在，市面上有很多企業(yè)管理軟件在功能設(shè)計(jì)與產(chǎn)品交互上做的非常完善，盡管這些都是微信無法實(shí)現(xiàn)的，但是在用戶體驗(yàn)上與微信還是存在很大的差距。微信最大的特點(diǎn)就是簡單、易用。在短時(shí)間內(nèi)，企業(yè)管理軟件在用戶體驗(yàn)上還是很難比肩微信。
而解決問題的關(guān)鍵，在劉豪中看來，還是需要回歸本質(zhì)，即從“產(chǎn)品+制度”的設(shè)計(jì)入手。
“產(chǎn)品設(shè)計(jì)是基礎(chǔ)，用戶體驗(yàn)要盡可能的向微信學(xué)習(xí)，畢竟微信教育了大家怎么去使用智能手機(jī)。
不過，在不能很快解決這個(gè)問題的情況下，企業(yè)需要做相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度設(shè)計(jì)，并在企業(yè)內(nèi)部配合系統(tǒng)進(jìn)行引導(dǎo)執(zhí)行。
包括與績效KPI進(jìn)行掛鉤等等，來保證系統(tǒng)能順利的落地推行，從而更好地去幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)客戶信息資產(chǎn)化的管理目標(biāo)，讓銷售管理簡單起來。”
SaaS創(chuàng)業(yè)顧問吳昊也補(bǔ)充說道：“ 員工的個(gè)人交流和員工與員工之間的交流，肯定更傾向于使用微信，因?yàn)檫@樣更方便拉近外面的客戶。但公司一定要想辦法把審批流放在內(nèi)部的OA上跑，吸引大家盡量還是在IM里面交流?！?/strong>
不過，吳昊同樣認(rèn)為：“想要OA要想黏住員工，其實(shí)沒什么特別好的辦法，只能盡可能吸引大家到OA上來處理業(yè)務(wù)。所以問題的關(guān)鍵，不是員工為什么不用OA，而是企業(yè)到底有多少業(yè)務(wù)能在OA、CRM里面跑？”
如果企業(yè)單純?yōu)榱颂嵘?，完全不顧業(yè)務(wù)貼合度，強(qiáng)行部署企業(yè)管理系統(tǒng)，那么系統(tǒng)落不下去、員工不愿使用OA，是在所難免的事情。
前面說了那么多，如果我們不想一些辦法，讓員工在辦公生活中少用微信、多用OA，那這篇文章就沒有存在的意義了。
不過，企業(yè)一定要清楚，在選購管理軟件之前，一定要從實(shí)際業(yè)務(wù)出發(fā)，要清楚自己的業(yè)務(wù)哪些能與企業(yè)管理軟件結(jié)合，哪些不能結(jié)合，不要為了效率而效率。
如果一家公司的老板、管理層每天還在微信群里溝通工作，那這家公司的OA、CRM十有八九用不起來。
道理很簡單：管理層都不用OA，要讓員工怎么用呢？
所以，如果管理層有心推動(dòng)公司業(yè)務(wù)上OA，真心想讓全體員工用企業(yè)管理軟件，那就需要從他做起，帶頭解散掉所有和工作相關(guān)的微信群。
之后，管理層不管分配什么工作，都要用OA來操作。而員工為了參與工作，也必須使用OA。久而久之，員工的習(xí)慣就會(huì)被培養(yǎng)出來，公司自然會(huì)實(shí)現(xiàn)效率提升。
直到現(xiàn)在，我所在的公司發(fā)工資條、發(fā)放假通知，還在使用企業(yè)郵箱。不能說企業(yè)郵箱不好，可既然我們有了OA，為什么不把這些內(nèi)容遷移到OA上呢？
確實(shí)會(huì)有員工故意忽視OA上彈出的工作信息，可當(dāng)工資條、放假通知這些與每位員工息息相關(guān)的事情只會(huì)出現(xiàn)在OA上時(shí)，他們還會(huì)假裝看不到嗎？
讓員工形成使用OA的習(xí)慣，就要讓他經(jīng)常打開OA。短期內(nèi)如果工作不能完全遷移到OA上，那就先把重要的信息通過OA發(fā)送吧。
相信很多有過報(bào)銷經(jīng)歷的小伙伴，都不愿意去財(cái)務(wù)辦公室，因?yàn)槲覀兛倳?huì)填錯(cuò)信息，最后報(bào)銷單會(huì)被打回重填。
可財(cái)務(wù)是有一套完整、詳細(xì)的報(bào)銷流程的，為什么我們還會(huì)出錯(cuò)，那是因?yàn)槲覀儓?bào)銷的時(shí)候，早就忘了流程在哪里。
所以，下次再有人問財(cái)務(wù)報(bào)銷、人力請假以及相關(guān)基礎(chǔ)性問題時(shí)，請不要用微信回答，而要把對話轉(zhuǎn)到OA上去。
同時(shí)，財(cái)務(wù)、人力以及其他部門同事在傳輸、保存資料時(shí)，也要讓這些行為通過OA完成，這樣大家才會(huì)形成使用習(xí)慣。
就是因?yàn)槊恳淮翁釂枺嚓P(guān)人員都會(huì)用微信回復(fù)，所以員工才舍不掉微信。
試想，幾十人、一兩百人的中小公司，財(cái)務(wù)、人力還能應(yīng)對每個(gè)人的提問，可如果公司是上千人、甚至上萬人的大公司，誰回復(fù)的過來？
再說，這些人面對的問題幾乎都是千篇一律的，而相對成熟的OA系統(tǒng)都有智能機(jī)器人服務(wù)，只要設(shè)置好關(guān)鍵詞，相應(yīng)內(nèi)容就可以直接顯示。
如果把這些環(huán)節(jié)都優(yōu)化掉，是不是能省很多時(shí)間？提升很多效率？如果員工每次用微信尋求幫助都沒人回復(fù)，他是不是會(huì)主動(dòng)來OA上尋求幫助？
不過，令我尷尬的是，我突然想查查自己的年假還剩多少天。當(dāng)我在公司OA系統(tǒng)中輸入“年假”兩個(gè)字，并且點(diǎn)擊搜索后，OA給我來了個(gè)“啥也沒搜到”……
互聯(lián)網(wǎng)公司很喜歡提效率這個(gè)詞，可效率需要建立在彼此互相了解、彼此尊重的前提上。
舉個(gè)例子，如果一位基層員工已經(jīng)安排好每個(gè)時(shí)間段的工作，那么領(lǐng)導(dǎo)突然要開會(huì)，這位員工要不要參加？
很多時(shí)候，員工并不清楚領(lǐng)導(dǎo)要什么時(shí)候開會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)也不知道員工一天到底在忙什么。所以，大家才會(huì)在時(shí)間上有各種沖突。
可當(dāng)前大部分OA都提供日歷、時(shí)間表格這類工具，為什么很多企業(yè)沒有把這些功能用起來呢？
領(lǐng)導(dǎo)、同事要開會(huì)，需要提前約定，否則員工在自己設(shè)定好的工作時(shí)間內(nèi)，就做自己的事情就好了。
而領(lǐng)導(dǎo)一定要放低姿態(tài)，成為遵守OA規(guī)則的人。不然，每次都以領(lǐng)導(dǎo)的名義臨時(shí)打破員工的既有安排，那員工還會(huì)相信OA時(shí)間工具的價(jià)值嗎？
當(dāng)整個(gè)公司的員工把每個(gè)時(shí)間段的工作安排都記錄在OA上，領(lǐng)導(dǎo)在安排工作、召開會(huì)議的時(shí)候，就會(huì)看到每個(gè)人的空閑忙碌狀況。這樣再約會(huì)議或是其他事情，效率是不是更高一些呢？
如果，領(lǐng)導(dǎo)層愿意更好地推動(dòng)效率至上原則，還可以減少公司層級，讓審批、管理的流程更簡單。
甚至領(lǐng)導(dǎo)層可以開放更多的閱覽權(quán)限，讓基層員工知道自己的工作狀態(tài)和工作任務(wù)，以便基層員工能夠在領(lǐng)導(dǎo)空閑時(shí)，與他們進(jìn)行更多的溝通與交流。
其實(shí)，以前在企業(yè)管理軟件不發(fā)達(dá)的時(shí)候，很多大公司的基層員工在跨部門協(xié)調(diào)工作，向領(lǐng)導(dǎo)反映問題的時(shí)候，存在很大困難。
可由于OA等企業(yè)軟件的進(jìn)化發(fā)展，這些事情變得更簡單，也更公平、更開放。
企業(yè)管理軟件明面上是提升了企業(yè)效率，但在使用這些軟件的過程中，又何嘗不是在塑造企業(yè)的效率文化、平等文化呢？
員工為什么不愿意用OA，那是因?yàn)樘嗥髽I(yè)只把工具當(dāng)工具，而不把OA當(dāng)成是公司文化的一部分。
如果一家公司從萌芽階段就把企業(yè)管理工具當(dāng)做公司的一部分，那么后來入職的員工從第一天起就會(huì)接受這樣的文化。當(dāng)這種文化一撥一撥傳下去后，誰能說一家企業(yè)的管理軟件作用沒有微信大呢？
當(dāng)然，如果讀者朋友還有更多讓企業(yè)管理軟件落地的好方法，歡迎在評論區(qū)和大家探討交流，以便真正提升我們的工作效率。
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