在看今天的文章之前，你不妨先想象一下，當你同時間碰到下述這些事情，你會怎么做？ “老板要你兩天內(nèi)完成一個項目方案設計； 正在進修的職業(yè)課本周有一份作業(yè)要交； 供應商那邊出了紕漏，必須要趕過去盯著； 團隊的績效考核數(shù)據(jù)該寫成月報遞交了； 下午部門有一個匯報會是你負責的，從人員通知到后期記錄都需要你來做……” 聽到這里，你的腦海里是已經(jīng)清晰地知道自己要做什么了，還是只覺得一團漿糊，一個頭兩個大呢？ 達蒙·扎哈里亞德斯 | 作者 華章心理（ID：hzbook_xl）| 來源 01 為什么工作永遠做不完？ 在生活和工作中，意外情況總是比計劃發(fā)生的要快，我們常常要多線處理各種事情。缺乏合適的任務管理方法，我們的生活很容易失控。 面對許多接近截止日期的重要項目，我們的壓力將一路飆升，我們將會感到不知所措，因為清單已經(jīng)超出了我們能力可及的范圍。 讓我們一起來看看以下這四個數(shù)字（這些數(shù)據(jù)來自任務管理App—iDoneThis）。 □ 41％：有41%的待辦事項永遠不會完成。 □ 50％：已完成的待辦事項有50%是在一天內(nèi)完成的。 □ 18％：已完成的待辦事項有18%是在一小時內(nèi)完成的。 □ 10％：已完成的待辦事項有10%是在一分鐘內(nèi)完成的。 這些數(shù)字告訴我們什么？ 1、這表明許多待辦事項清單是無效的。 超過40％的任務從未完成，這意味著將近一半的任務被轉(zhuǎn)移到了第二天，無限期推遲或完全丟棄—這顯然不是有效的任務管理應有的樣子。 超過40％的任務從未完成，這意味著將近一半的任務被轉(zhuǎn)移到了第二天，無限期推遲或完全丟棄—這顯然不是有效的任務管理應有的樣子。 2、我們可以看到絕大部分事項很快就完成了。 這表明許多人的清單未能指定單項任務完成所需的時間，或者傾向于選擇看起來容易做的任務。待辦事項清單最根本的用途是規(guī)劃我們的時間，為我們的任務排出優(yōu)先級，但許多人在使用的時候并沒有解決這方面的問題。 大量的待辦事項在幾分鐘后就被我們從清單中劃掉，在這些待辦事項中少有正確或是重要的工作。除了給我們帶來虛假的成就感以外，很難看到這樣的任務安排有什么額外的價值。 3、許多清單都太長了。 任務負擔過重會帶給我們過多的壓力，連我們自己也清楚地意識到，完成清單中的每個項目是近乎不可能的——于是最終被迫放棄它們。 4、41％的任務未完成，這意味著許多人是在沒有清楚掌握自己的日程安排和時間可用性的情況下處理任務的。 如果通過任務完成率來衡量我們的效率，那么許多人使用待辦事項清單并沒有太多有意義的收獲。 在討論了“什么導致待辦事項清單失效？”這個問題之后，不妨讓我們一起來看看高效能人士常用的待辦事項清單制作法吧。
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6種最常用的待辦事項清單法
1、“任務+開始日期+截止日期”清單
“任務+開始日期+截止日期”這種格式的吸引力就在于它的形式簡單。另外，它還引入了任務管理方法中最重要的要素之一：截止日期。
截止日期很重要，因為它能激發(fā)我們行動起來。它能幫助我們在沖突的項目和任務之間正確分配有限的時間。
2、待辦事項清單“兩人組”：主任務清單+每日任務清單
“主任務清單+每日任務清單”法是創(chuàng)建清單的進階操作。
主清單是你想到的每項任務的滾動存儲庫。它是你記錄每個項目的地方，無須考慮優(yōu)先級、截止日期、完成項目所需的時間以及與之關(guān)聯(lián)的項目。
每日清單，顧名思義，就是你全天工作的清單。這是你需要每日使用并定期審查以衡量進度的清單—它的適用范圍僅限于你打算在一天內(nèi)完成的任務。
兩份清單需要協(xié)同工作：每天晚上你都要查看主清單；你要尋找在不久后要到期的任務或需要完成的任務，以便推進其他任務。
一旦你確定了這些待辦事項，就要選擇幾個，將它們轉(zhuǎn)移到第二天的每日清單中，并估算你是否有足夠的時間來完成它們。
3、“3 + 2”法
這種待辦事項清單方法遵循一個簡單的公式：三項大任務+兩項小任務。
大任務通常設定為一兩個小時才能完成，小任務則是用30分鐘或更短時間就能完成的。
“3 + 2”法的這一特性使其可以與番茄工作法和時間盒（time-box）等常用的時間管理法兼容。
例如，你可以安排四個番茄鐘（每個番茄鐘包含25分鐘的工作時間和5分鐘的休息時間）來完成你的一項大任務。分配好時間盒能使你有時間完成較小的任務。
“3 + 2”法通過限制任務清單的范圍來提高你的注意力。因為只需要處理5項任務，你就會受到較少的干擾。你不再糾結(jié)要去做什么，因為你不需要從眾多選項中做出決定。
4、“便利貼”法
“便利貼”法是一種更直觀的任務管理方法。如果你喜歡直觀看到處在各階段的項目和任務，那么這是一種很棒的待辦事項清單法。可以分為“待辦事項”、“進行中”，和“已完成”。
通過“便利貼”法，你能直觀看到一個任務的發(fā)展方向。
“便利貼”法包括以下幾個步驟：在便利貼上寫下每項新任務（一項任務使用一張便利貼），并將其粘貼在“待辦”列中。它會一直在那里，直到你準備著手解決它；當你開始處理任務，便將這張便利貼移到“進行中”列；完成任務后，將便利貼移至“已完成”列。
5、“四象限”法
這是一種用于在沖突性的任務間分配時間的工具。任務根據(jù)各自的優(yōu)先級被分配到不同的象限。
放置在第一象限的那些任務應立即處理；第二象限中的那些任務則不那么可怕，但應該安排在不久的將來完成；第三象限中的任務可以委派給其他人；第四象限中的任務可以放棄。
這種方法提供了一種簡便的方式來查看哪些待辦事項值得關(guān)注，而哪些是可以忽略的。通過這種方法，你能夠便捷地識別出與你有關(guān)的最重要的項目。
6、GTD法
GTD是當今最著名的任務管理法之一。你有很多任務被存放在大腦的倉庫里，其中大部分任務在任務背景、優(yōu)先級和預期結(jié)果方面仍未分類。因為沒有采取行動的具體計劃，所以這些思緒會一直留在那里。
GTD試圖將這些思緒從大腦中趕出去，放進清單里面，它讓每個項目都變成可操作的。當我們把項目寫進主清單中時，要花時間根據(jù)項目的具體場景組織它們。我們需要做的是創(chuàng)建多份清單并將項目放在它們所屬的位置，同時每周進行一次回顧，以保持我們處理的是那些最重要的事。
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10步創(chuàng)建完美待辦事項清單
有效的任務管理方法不僅可以幫助你推進工作流程，還可以幫你協(xié)調(diào)日常生活。
第1步：從任務中分離出當前任務
首先，使用“當前任務”清單來決定如何分配每天的時間和注意力。此清單記錄的必須是當天要完成的待辦事項。
其次，使用“未來任務”清單來跟蹤需要你關(guān)注的所有項目。在工作時間內(nèi)，你不會使用此清單，但在一天結(jié)束時，你可以參考它來創(chuàng)建第二天的清單。
將當前任務與未來任務分離的這一簡單步驟至關(guān)重要。它可以幫助你實現(xiàn)顯著的跨越——從被大量任務（包含不同優(yōu)先級和最后期限）壓到不堪重負轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌虬磿r完成高價值工作。
第2步：根據(jù)期望的結(jié)果確定任務
在運用待辦事項清單的時候，讓我們想想“內(nèi)在動機”會帶來什么影響。你長久沒有完成某項任務，是不是因為任務對你來說不重要？更可能的情形是，這項任務沒有被附加到你想要實現(xiàn)的特定目標中。
完成每日清單的最簡單方法是為清單上的每個項目指定“原因”。你要知道該項目存在于清單中的原因，確定為什么要完成它，然后在任務旁邊寫下那個目標或你期望的結(jié)果。
第3步：將項目分解為單個任務
完成任何項目的方法都是先將其分解為各個組成任務，使它們看起來更可行。完成了項目所需的各項子任務，這個項目自然就向前推進了。
因此，讓我們將項目細分為較小的任務。每項任務都有重點，并且可以在更短的時間內(nèi)完成。它還允許你根據(jù)優(yōu)先級和價值將有限的時間和注意力集中在特定任務上。
第4步：設定每個任務的截止日期
截止日期會幫助我們將時間和精力集中在重要任務上，同時幫助我們組織日程，還鼓勵我們采取行動。有研究結(jié)果顯示，設定每項任務的截止日期會提高我們的工作效率，促使我們完成重要的工作。
因此，主清單中的每項任務都應該有一個與之相關(guān)的截止日期。這個日期不一定是一成不變的，它可以隨著附加任務的優(yōu)先級和緊迫性而改變。
第5步：將當前任務的數(shù)量限制為7個
待辦事項清單最常見的問題之一是它們太長了。
我強烈建議將每日清單中的任務數(shù)限制為7個——這是一個可管理的數(shù)字。前面介紹的“3 + 2”法就是限制了每日清單中顯示的任務數(shù)量，使得任務管理變得更精簡，避免了那種令人喘不過氣的失敗感和自我負責感。
“限制為7”的建議僅涉及至少需要15分鐘才能完成的任務。一兩分鐘內(nèi)完成的“微任務”，不屬于你的日常待辦事項清單。
第6步：按項目、類型和地點組織任務
很多人將主清單視為什么都能裝的“任務倉庫”，想到了什么新任務都可以添加到清單的末端。問題是，如果你總是這樣處理待任務清單，最終會幾乎不可能完成。
按項目、類型和地點三個方面對主清單中的每項任務進行分類將使你保持井井有條。它確定了完成項目所需的時間，提醒你完成它們的原因，鼓勵你專注完成根據(jù)自己目標設定的具有最高優(yōu)先級的任務，還可以幫助你選擇日常清單中的任務，以補充你的具體情況。
第7步：“修剪”多余的任務清單
定期“修剪”清單，刪除不再需要或重復的任務，幫助你控制它，更輕松地識別重要項目及與其相關(guān)的任務，同時提高工作效率。
什么類型的任務應該作為“待刪除”的備選項呢？你可以找找以下這四類項目。
1、愿望：不可操作的任務。
2、含義不明確的任務：缺乏細節(jié)和背景的任務。
3、瑣碎的任務：這類任務不會對你的計劃產(chǎn)生影響，很可能是隨機事件突然從腦海中浮出來并在遺忘前被及時記錄了下來。
4、承諾和決心：下定決心去做什么，這只是一種承諾，有這樣的目標很正常，但不要將它們與可操作的任務混淆。
第8步：估算完成每項任務所需的時間
清楚主清單上的每個待辦事項需要多長時間才能完成。你可以以此為依據(jù)，為每日清單選擇對應的任務，規(guī)劃每日時間。如果你能清楚地估算完成每項任務所需的時間，就可以創(chuàng)建近乎完美的待辦事項清單，從而避免讓自己背負著需要延續(xù)到第二天的任務。
第9步：使用主動動詞引導每項任務
有時候，你需要的只是恰到好處的詞語來刺激行動。動詞有這種力量：把動詞放在待辦任務的前面時，你更可能完成這些任務。
當你使用動詞表達時，任務就會立刻生效。動詞能將清單中的文字變?yōu)榭刹僮鞯娜蝿眨凰苡|發(fā)大腦中某個部分，促使我們專注于完成任務。
第10步：注意哪些任務會受到他人的影響
每日清單中的某些任務需要其他人的參與，即使你是獨自工作，其他人的信息對你的工作流程來說也可能至關(guān)重要。重要的是，你需要了解任務清單中的哪些項目需要依靠其他人的行動。
大多數(shù)人都忽視了這一步，沒有去記錄是否需要其他方面的信息或者會受到他人的影響。而如果你正在完成的任務需要依靠其他人，那么缺少這方面的考慮將毀掉估計任務完成時間的準確性。
關(guān)于作者：達蒙·扎哈里亞德斯，效率和時間管理專家，廣受歡迎的時間管理網(wǎng)站的創(chuàng)辦者。他著有《高效清單工作法》《治療拖延癥》《30天高效率計劃》等一系列幫助讀者提高效率的書。
