1.分清輕重緩急。要分清各項(xiàng)任務(wù)的輕重緩急,提前溝通,科學(xué)安排,協(xié)助做好領(lǐng)導(dǎo)全年、月度以及每周的工作計(jì)劃表。在計(jì)劃表中,要區(qū)分常規(guī)工作和應(yīng)急工作,按任務(wù)的重要性、緊急性?xún)?yōu)先級(jí)來(lái)協(xié)調(diào)安排領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間。
2.集中辦理要事。要掌握和配合好領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間節(jié)奏,合理有效地安排時(shí)間和任務(wù),讓領(lǐng)導(dǎo)能夠在精力最旺盛的時(shí)間段處理最重要、最困難的工作。就自身而言,要把主要時(shí)間和精力集中在完成重要和緊急的任務(wù)上,不要因?yàn)殇佁焐w地的瑣碎小事而貽誤了領(lǐng)導(dǎo)交辦的大事。對(duì)于像起草重要文稿這類(lèi)時(shí)間上不緊迫但需要集中精力的重要任務(wù),要放在一個(gè)可以集中注意力思考的時(shí)間段。
體制內(nèi)提拔重用的核心訣竅
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3.善用碎片時(shí)間。我們每天都有大量的零碎時(shí)間,這些時(shí)間應(yīng)充分利用起來(lái),處理比較瑣碎的事務(wù),如整理存檔文件、分發(fā)通知和紀(jì)要、溝通各類(lèi)會(huì)議活動(dòng)安排、回復(fù)郵件和傳真等。積細(xì)流成江河,這有助于我們做到案無(wú)積卷、事不過(guò)夜。
執(zhí)行環(huán)節(jié)
4.立說(shuō)立行立改。接到領(lǐng)導(dǎo)指示和任務(wù)時(shí),特別是遇到突發(fā)性、臨時(shí)性事件時(shí),要立說(shuō)立行、馬上就辦。對(duì)重要工作任務(wù)要逐一登記,及時(shí)分解細(xì)化,抓住關(guān)鍵點(diǎn),設(shè)定工作完成期限,倒推各步驟的時(shí)間節(jié)點(diǎn),有序推進(jìn)落實(shí)。
5.及時(shí)溝通協(xié)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)部署工作任務(wù)時(shí),要迅速準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖,對(duì)拿不準(zhǔn)或容易出錯(cuò)的地方,要和領(lǐng)導(dǎo)再次確認(rèn)清楚。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)部署,要協(xié)助做好后續(xù)落實(shí),及時(shí)與職能部門(mén)溝通,抓好協(xié)調(diào)、跟進(jìn)和督辦,并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋情況。
6.實(shí)現(xiàn)同頻共振。“身在兵位,胸為帥謀”,秘書(shū)要從大局和全局出發(fā)考慮問(wèn)題,多從領(lǐng)導(dǎo)的視角來(lái)?yè)Q位思考,多替領(lǐng)導(dǎo)想辦法、出思路和提建議,與領(lǐng)導(dǎo)形成“共振”。
總結(jié)環(huán)節(jié)
7.做好工作日志。要做好每天的工作記錄,列清第二天的工作安排。勤用“爛筆頭”,記錄下工作內(nèi)容、花費(fèi)時(shí)間以及在工作過(guò)程中遇到的問(wèn)題、解決思路和結(jié)果,記下工作中的收獲、體會(huì)和感悟。記錄的過(guò)程就是體悟升華的過(guò)程,經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的積累,一定可以不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平和工作效率??梢岳矛F(xiàn)代化的信息手段記錄和共享行程等工作安排。要經(jīng)?;仡^反思,定期形成月度工作小結(jié),總結(jié)存在的不足,從而改進(jìn)工作方法,提高時(shí)間利用效率。
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