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我曾經(jīng)遇到過一位職場菜鳥，他在大四下學(xué)期去了北京一家很不錯的游戲公司實習(xí)做游戲策劃，可惜三個月之后并沒有被錄用。
他很沮喪，來找我做咨詢。
他思維敏捷，邏輯清晰，對游戲也很感興趣，當時他包里正好裝著筆記本電腦，我就讓他展示一下最近的工作。
電腦一開機，各種應(yīng)用軟件，還有文件夾、文檔、PPT，甚至還有電影的圖標，鋪滿了整個電腦桌面。
我讓他把參與的第一個游戲的最終版策劃案展示給我看看，他找了足足5分鐘。
我要求他下一次見面之前把電腦桌面整理干凈，桌面上的圖標加上文件夾不能超過10個。
再次見面的時候，他的桌面干凈了不少，但還是有比較多的圖標和文件夾，于是我教了他一套“項目序列法”，幫助他整理工作文檔，有效地積累工作經(jīng)驗。
如今，絕大多數(shù)工作都是在電腦上完成的，電腦里留存著大量的工作文檔，這些文檔都是我們經(jīng)驗的沉淀，要學(xué)會整理和保存。
可惜職場菜鳥往往像這位學(xué)生一樣，將各種文檔隨意亂放，堆積得多了就更不愿意整理，過了一段時間，發(fā)現(xiàn)再整理更麻煩，想著這些文檔也沒什么用了，于是就一股腦地刪掉。
可以說，職場中最大的浪費就是踩坑積累出的經(jīng)驗都被忘掉了。
我要教給你一個重要的技巧，用“項目序列法”整理工作文檔，幫助你在三個月內(nèi)積累半年的工作經(jīng)驗。
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具體怎么做呢？
1.當天不用的文檔不要放在電腦桌面上
首先，我要告訴你電腦文件整理的一個基本原則，那就是：
當天不用的文檔不要放在電腦桌面上。
當天不用的文檔不要放在電腦桌面上。
當天不用的文檔不要放在電腦桌面上。
重要的事情說三遍??！!
這是你高效管理各種文檔必須遵循的第一原則，否則，如果隨意碼放各種文檔，你的電腦桌面就會成為擾亂你視線、分散你注意力的垃圾堆。
更糟糕的后果是，一段時間之后，這些散落在桌面上的文檔，你不知道它們屬于哪個項目，就會認為它們是毫無價值的垃圾，開始刪除它們。
不將當天不用的文檔放在電腦桌面上，有兩個顯而易見的好處：
一是電腦桌面立馬變得干凈整潔，桌面上留下的都是今天要處理的文檔，你能更專注當下的工作；
二是只有養(yǎng)成這樣的習(xí)慣，你才能建立起一套文件管理系統(tǒng)。
2.用項目序列法管理所有的文件
在“當天不用的文檔不要放在電腦桌面上”的前提下，你就可以開始使用“項目序列法”來整理工作文檔了。
什么是項目序列法呢？
就是用帶序號的文件夾去管理所有的文件，分為兩個層級：
一是放在桌面的項目文件夾，通常在7個左右；
二是桌面項目文件夾里的子文件夾，不限個數(shù)。
例如我的電腦桌面上只有5個文件夾：“1我的資料”“2工作項目”“3書稿”“4課程開發(fā)”“定期清理”。
將電腦中所有的工作文檔放在這7個項目文件夾中，之所以建7個文件夾，是因為我們一眼看過去，能夠同時處理的圖文信息也就7個左右。
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這7個文件夾大致可以分為三類：
大類項目文件夾，是類似于“我的資料”和“工作項目”這類大而全的文件夾；
高頻項目文件夾，是最近你經(jīng)常要打開的具體工作項目，比如這段時間我每天要寫這本書，為了方便，就建一個“書稿”文件夾在桌面上；
定期清理文件夾，是一些并不特別重要，但也不想立刻刪掉的文檔，每一個月清理一次。
接下來就是在大類項目里面設(shè)置子文件夾。我的桌面上第一個項目文件夾是“1 我的資料”，在這個文件夾下面，是編號建立的子文件夾，例如“1 圖片”“2 課件”“3 稿件”“4 月度報表”。
這些都是與我個人事務(wù)相關(guān)的資料，我會按照自己在工作中使用的頻率和資料的重要性，進行排序和編號。
第二個項目文件夾是“我的工作”，里面的子文件夾是“1 校園講座”“2 線上課程”“3 課程資料”“4 線上節(jié)目”……在這個項目文件夾里，根據(jù)我的工作任務(wù)，設(shè)置了12個文件夾，包含工作中在做的所有項目。
以上說到的是比較重要的大類項目文件夾，你需要對工作內(nèi)容進行整體梳理，將不同的部分分開，建立文件夾進行資料管理。
我給那位做游戲策劃的大學(xué)生新建的項目工作文件夾有：“1 工作日報及周報”“2 游戲分析測評”“3 游戲策劃”“4 項目報告”“5 商務(wù)合作”。
這樣做的目的就是讓他對工作形成一個整體架構(gòu)。
這就是工作文件管理的項目序列法。
簡單來說，就是將自己所有的工作分成幾個大的板塊，最好不要超過7個，列出大類項目文件夾，然后在每一個大類項目文件夾下面，根據(jù)具體的工作類型設(shè)置子文件夾。
項目序列法最大的好處是能夠讓你將所有的資料放置在一個簡單明晰的架構(gòu)當中，有助于文檔存放，以及后期的回顧整理。
項目序列法不僅可以用在文件夾中，對我們每天編輯的文檔也同樣有用。
很多職場菜鳥新建文檔就叫“新建word文檔1”，發(fā)給同事的文檔也不知道改名稱，這是非常糟糕的習(xí)慣，正確的做法是使用“文件名+時間+版本”的格式。
舉個例子，《半年收獲一年經(jīng)驗值》這篇文章，就改了很多次。
最初只是一篇關(guān)于文檔管理的文章，寫成之后，自己反復(fù)修改多次，發(fā)給幾位老師看，收到他們的反饋之后再改，我會這樣命名：文檔管理書稿 1201 v3.2。
“文檔管理書稿”是文檔的名字，“1201”指12月1日，“v3.2”指第三版的第二次修改。
這個習(xí)慣很重要，尤其是Word、Excel、PPT這樣數(shù)量多、修改頻繁的文檔，運用這樣規(guī)范的命名方式，有利于保存和檢索。
3.定期回顧所保存的文檔，積累經(jīng)驗
在職場上，最寶貴的東西其實是經(jīng)驗。
幾乎所有工作都會要求“有相關(guān)工作經(jīng)驗優(yōu)先”，同樣是做過一件事，不同的人留存的經(jīng)驗值是不一樣的，有的人勤思考、擅總結(jié)，從簡單的工作中也能提煉豐富的經(jīng)驗。
無論經(jīng)驗累積的多還是少，僅僅靠自己的記憶力是遠遠不夠的，最好能夠有一套經(jīng)驗管理的方法。
首先要做的是將自己的工作文檔保存下來，定期回顧，下次遇到同類項目的時候，有一個參照，不至于又從零開始。
這就是，能夠幫助你半年收獲一年經(jīng)驗值的方法。
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