Microsoft(R) Excel(R) 2007 的主要前提是為所有技能水平和所有行業(yè)中的用戶簡化數(shù)據(jù)處理。 但簡化 Excel 本身的使用并提高其效率是否有所幫助？ 減少鍵入肯定會有幫助，根據(jù)單元格的值將顏色應用到單元格也同樣有用。 作為我們 Excel 技巧系列的一部分，這是我們最新的一期，介紹了可提高 Excel 使用效率的兩種方法。
1. 下拉列表為了使 Excel 中的數(shù)據(jù)輸入更簡單，或為了限制對您定義的某些值/項目的輸入，可以創(chuàng)建一個下拉列表，其中包含對單元格有效的輸入。 下拉列表使您僅點擊三次（相對于鍵入）就可在單元格中輸入內(nèi)容。 當您創(chuàng)建了下拉列表后，它在該單元格中顯示箭頭。 要在該單元格內(nèi)輸入信息，單擊在選擇該單元格時顯示的箭頭，然后單擊想要的輸入即可。
對特定單元格設置有效輸入的下拉列表很簡單：
- 在單列或行中鍵入條目而不要將單元格留為空白。 您可能希望對數(shù)據(jù)排序，以便將其顯示在下拉列表中。
- 在相同的電子表格中，選擇希望放置下拉列表的單元格。
- 在“數(shù)據(jù)”選項卡的“數(shù)據(jù)工具”組中，單擊“數(shù)據(jù)驗證”。
- 在“數(shù)據(jù)驗證”對話框中，單擊“設置”選項卡。
- 在“允許”框中，選擇“列表”。
- 要指定有效輸入列表的位置，請單擊“源”字段右側的小圖標。 這將縮小“數(shù)據(jù)驗證”對話框，并使您能夠再次單擊電子表格。
- 選擇包含下拉列表的有效輸入的單元格范圍，然后按“輸入”。
- “數(shù)據(jù)驗證”將自動關閉，具有新下拉列表的單元格將被選中，現(xiàn)在單元格的右側有一個箭頭。 單擊此箭頭將顯示要在單元格中輸入的選項，而且它們是唯一的有效輸入。 選擇其中一個即可完成。 如果想要改變選擇，只要單擊該單元格并選擇另外一個選項即可。
復制/粘貼功能也適用于下拉列表，允許相同列表粘貼到多個單元格中。 刪除下拉列表也很簡單： 選擇具有列表的單元格并重復上述步驟三和步驟四。 在“設置”選項卡中，單擊對話框左下角的“全部清除”。
2. 條件格式無需排序或過濾，就可突出顯示需要的數(shù)據(jù)。 條件格式讓您根據(jù)單元格的值，使用特定顏色來突出顯示單元格。 您先指定某些條件，當這些條件滿足時，Excel 會應用您選擇的格式。 這一方便的工具使您能夠直觀地查看單元格中的值，這樣可以更方便地快速查找數(shù)據(jù)、發(fā)現(xiàn)例外以及辨別趨勢。 以下是具體步驟：
- 選擇想要應用條件格式的單元格。 （它們可以是非連續(xù)單元格。 在選擇非連續(xù)單元格時按住“Ctrl”鍵。）
- 在“主頁”選項卡的“樣式”組中，單擊“條件格式”。
- 指向“突出顯示單元格規(guī)則”，然后選擇想要使用的條件。 條件選項包括“大于”、“小于”、“等于”、“文本包含”、“發(fā)生日期”和“重復值”。 當您選擇了想要使用的條件后，將打開一個對話框，可在其中指定該值。
- 輸入想要在文本框中引用的值。 在這里，您可以鍵入一個值，也可以引用單元格地址，針對相關單元格中的值設定格式條件。
- 單擊格式選項旁邊的下拉箭頭，然后選擇需要的格式。 如果想要創(chuàng)建自己的格式選擇，請選擇“自定義格式......”。
簡化的數(shù)據(jù)輸入和條件格式是 Excel 改善數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)處理和操作效率的附加方式。 請親自嘗試一下這些技巧，并在日常 Excel 使用中應用它們。
