費(fèi)用報(bào)銷管理制度
公司管理制度 2009-11-30 13:04 閱讀82 評論0
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為了加強(qiáng)公司成本管理，減少不必要的開支，實(shí)現(xiàn)公司利潤最大化，公司費(fèi)用開支必須遵循‘費(fèi)用與收入比’、‘計(jì)劃總額控制’、‘先申報(bào)、審批，后支出、報(bào)銷’的原則。
一、憑有效票據(jù)報(bào)銷
有效票據(jù)主要指內(nèi)容填寫齊全、大小寫金額一致、票面完整、清晰的正規(guī)發(fā)票、收據(jù)。所謂正規(guī)的發(fā)票是指在發(fā)票上部蓋有橢圓形稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制章，且從稅務(wù)局購入的發(fā)票，并蓋有購入單位發(fā)票專用章。所謂正規(guī)收據(jù)是指在收據(jù)上部蓋有財(cái)政局統(tǒng)一監(jiān)制的章，且從稅務(wù)局購入的收據(jù)。發(fā)票與收據(jù)主要區(qū)別：發(fā)票是營業(yè)機(jī)構(gòu)在取得營業(yè)收入時(shí)開具的，以此確認(rèn)收入實(shí)現(xiàn)，而收據(jù)僅作為款項(xiàng)往來收訖一種證明，不列入收入范疇。在發(fā)生費(fèi)用支出時(shí)應(yīng)主動索取發(fā)票（對于匯總發(fā)票，在報(bào)銷時(shí)須附上銷售清單，清單應(yīng)列明購入商品時(shí)間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)等詳盡信息）。
二、填制報(bào)銷單
除差旅費(fèi)填制‘差旅費(fèi)報(bào)銷單’外，其他性質(zhì)的費(fèi)用統(tǒng)一填寫‘報(bào)銷單’。填制時(shí)應(yīng)先將票據(jù)按費(fèi)用性質(zhì)進(jìn)行歸類，如：電話費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)；不同類別的票據(jù)應(yīng)分開填制‘報(bào)銷單’，并詳細(xì)填寫‘報(bào)銷內(nèi)容’。比如填報(bào)業(yè)務(wù)招待費(fèi)時(shí)要說明宴請的原由、宴請對象、人數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)；填表報(bào)電話費(fèi)時(shí)要說明所報(bào)月份，如“08年2月份某某電話話費(fèi)”；報(bào)銷打車費(fèi)時(shí)除上述要求外還需在每張票據(jù)背面注明始發(fā)、到達(dá)地點(diǎn)；在‘用途說明’欄填寫費(fèi)用發(fā)生的時(shí)間，原因，地點(diǎn)等；‘單據(jù)張數(shù)’欄填寫所附單據(jù)，在‘合計(jì)人民幣’欄正確填大寫，從1至10的數(shù)字大寫分別為：壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾。有特殊事由要說明時(shí)可填在‘用途說明’欄，最后在‘經(jīng)辦人’欄中簽名。參照如下：
報(bào)銷單
2008年 4月 5日
人名幣 貳佰肆拾陸元整 ￥246.00
借方科目
用途說明：請興城智德制衣分廠金總、李冬雪、翻譯一行三人，王長明陪同，中午餐飲費(fèi)116元，地點(diǎn)：金州久日隆酒店
請韓國ELLE客戶一行兩人，陪同陸春華、王長明，中午餐費(fèi)130元，地點(diǎn)：金州久日隆酒店
報(bào)銷部門主管 取款經(jīng)手人 王長明 經(jīng)辦 王長明
負(fù)責(zé)人 會計(jì)主管（或?qū)徍耍?nbsp; 記賬 出納
報(bào)銷單制完后，將發(fā)票整齊有序的張貼于報(bào)銷單后。
三、報(bào)銷內(nèi)容規(guī)定
1）、辦公支出具體包括文案用具、耗材、家俱器具、辦公機(jī)具設(shè)備、家電設(shè)備、電子設(shè)備等內(nèi)容，此類用品應(yīng)遵從‘保證供應(yīng)、方便工作、節(jié)省開支’的原則，由人資行政部統(tǒng)籌計(jì)劃、統(tǒng)一采購。每月未由各部門編制下月申購清單，人資行政部進(jìn)行匯總再結(jié)合現(xiàn)有用品情況擬定采購計(jì)劃，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批后統(tǒng)一交于采購人員或進(jìn)行自采。采購人員或自采人員應(yīng)充分了解所購物資的品名、規(guī)格、性能等要求，要做好貨比三家。采購后交于人資行政部驗(yàn)收、保管，無誤后由采購、人資行政人員分別在發(fā)票背面簽字確認(rèn)，報(bào)銷時(shí)，必須附發(fā)票內(nèi)容清單明細(xì)。人資行政部應(yīng)建立領(lǐng)購存臺帳，財(cái)務(wù)定期進(jìn)行核對。辦公設(shè)備采購人員根據(jù)發(fā)票、采購計(jì)劃，填制報(bào)銷單據(jù)。
2）、業(yè)務(wù)招待費(fèi) 遇特殊事項(xiàng)或其他部門因業(yè)務(wù)需要招待的，必須先填寫‘業(yè)務(wù)招待申請報(bào)告’，說明招待對象、時(shí)間、事由、人數(shù)、預(yù)計(jì)金額，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。報(bào)銷時(shí)憑批準(zhǔn)的‘業(yè)務(wù)招待申請報(bào)告’，無報(bào)告的財(cái)務(wù)一律不予以認(rèn)可。
3）、差旅費(fèi) 連續(xù)出差3日或長途出差及重大原因方可借款，借款必須提前一天通知財(cái)務(wù)用款金額，否則不予支付。借款的原則是‘前帳未清，后帳不借’，借款的最長期限為1個(gè)月，若無特殊事由超期的將從當(dāng)月工資中扣除。借款必須填制‘借款單’，由借款人詳細(xì)填寫：借款人、所屬部門、借款日期、用途及預(yù)計(jì)報(bào)帳日期，審批手續(xù)同費(fèi)用報(bào)銷，在借款手續(xù)齊全后出納方可付款。原則上出差人員回來3天內(nèi)到財(cái)務(wù)清帳。出差人員的住宿費(fèi)、往返車票、伙食補(bǔ)助費(fèi)、出差市內(nèi)交通費(fèi)按級別核定，超支部分自負(fù)。
a）、住宿費(fèi)按出差地區(qū)和人員級別分別制定標(biāo)準(zhǔn)，（同行同性2人出差，按最高的單人標(biāo)準(zhǔn)予以報(bào)銷）。
級別
一般地區(qū)
直轄市及省會城市
特區(qū)、廣州
副總經(jīng)理以上級別
150
200
250
部長級
120
150
200
主管級
80
120
150
員工級
50
80
120
b）、往返車票標(biāo)準(zhǔn)：
級別 交通工具
飛機(jī)
火車
輪船
其他交通工具
副總經(jīng)理以上級別
普通艙
軟座
三等艙
全額報(bào)銷
部長級
硬座（硬臥）
三等艙
全額報(bào)銷
主管級
硬座（硬臥）
三等艙
全額報(bào)銷
員工級
硬座（硬臥）
三等艙
全額報(bào)銷
c)、出差的市內(nèi)公交費(fèi)實(shí)行包干制，標(biāo)準(zhǔn)如下 ：
級別 額度
市內(nèi)交通費(fèi)
副總經(jīng)理以上級別
全額報(bào)銷
部長級
30元/天
主管級
25元/天
員工級
20元/天
d)、伙食補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn) 到異地出差的人員，一般城市享有補(bǔ)助 30元/天，省會城市及特區(qū)35元/天，具體的時(shí)間界定按以下標(biāo)準(zhǔn)。
（1）、中午10時(shí)前離開本市按全天補(bǔ)助伙食費(fèi)；
（2）、中午10時(shí)后離開本市按半天補(bǔ)助伙食費(fèi)。
（3）、中午14時(shí)前抵達(dá)本市按半天補(bǔ)助伙食費(fèi)；
（4）、中午14時(shí)后返抵本市按全天補(bǔ)助伙食費(fèi)。
e)、說明：
（1）、工作人員趁出差之便，事先經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)就近回家省親辦事的，不計(jì)發(fā)繞道和在家期間的出差伙食補(bǔ)助、市內(nèi)交通費(fèi)和住宿費(fèi)。若繞道車、船費(fèi)超出出差直線車、船費(fèi)票價(jià)的，按出差直線車、船費(fèi)票價(jià)計(jì)發(fā)，超出的部分個(gè)人自理；若繞道車、船費(fèi)少于出差直線車、船費(fèi)票價(jià)的，應(yīng)憑車船票按實(shí)報(bào)銷。
（2）、外出參加會議，會議費(fèi)用中包括食宿時(shí)不再享受食、住費(fèi)用補(bǔ)助，只享受市內(nèi)交通費(fèi)。會議費(fèi)用中不含食宿時(shí)，住宿費(fèi)用、伙食補(bǔ)助、市內(nèi)交通費(fèi)按前述標(biāo)準(zhǔn)予以補(bǔ)助。
（3）、對于自駕車輛出差人員，交通補(bǔ)助費(fèi)予以取消，給予報(bào)銷汽油費(fèi)、過道費(fèi)。
（4）、一般人員臨時(shí)出差享有伙食補(bǔ)助費(fèi)，但對于已享有住外補(bǔ)貼的人員不再重復(fù)計(jì)算出差補(bǔ)貼，如外檢人員。
4)、汽車費(fèi)用及運(yùn)輸費(fèi)
（1）、 車輛管理、維修和保養(yǎng)，由人資行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)安排。人資行政部應(yīng)根據(jù)車輛狀況編制車輛的年度保養(yǎng)維修計(jì)劃及具體的用款計(jì)劃，報(bào)經(jīng)審批后執(zhí)行。日常車輛維護(hù)費(fèi)用，經(jīng)公司核定標(biāo)準(zhǔn)后在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)掌握使用。各種車輛保險(xiǎn)費(fèi)由公司統(tǒng)一到指定的保險(xiǎn)公司投保。
（2）、汽車的年檢費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、養(yǎng)路費(fèi)、維修費(fèi)費(fèi)用據(jù)實(shí)報(bào)銷，報(bào)銷費(fèi)用時(shí)需附費(fèi)用清單；大連市區(qū)外加油費(fèi)或特殊原因產(chǎn)生的加油費(fèi)發(fā)票必須日期填寫完整，注明加油原因；所有罰款一律不予以報(bào)銷，總經(jīng)理特批者除外。
（3）、對于長期托運(yùn)（物流公司）的合作單位應(yīng)簽定協(xié)議，由運(yùn)輸單位將運(yùn)費(fèi)發(fā)票、發(fā)貨記錄交于材料部（物流），由其對單價(jià)、數(shù)量、運(yùn)輸費(fèi)用金額審核后填制付款單據(jù)。
5)、職工教育費(fèi) 職工在不影響工作并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意的前提下接受相關(guān)教育發(fā)生的費(fèi)用，在完成舉辦單位規(guī)定的課程并取得相應(yīng)證書后，憑有關(guān)證書，經(jīng)人資行政部審核后報(bào)總經(jīng)理簽批報(bào)銷。因善自中斷勞動合同的，已報(bào)銷的相關(guān)費(fèi)用需退還。
6)、買支票、匯票憑證、支付匯費(fèi)及其他財(cái)務(wù)費(fèi)用，由財(cái)務(wù)部審核報(bào)銷。
7)、市內(nèi)交通費(fèi)
（1）、員工因特急事務(wù)外出或其它特殊原因需打車的要事前經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，必須于五日內(nèi)憑的士票填寫報(bào)銷單據(jù)注明原因和起始地點(diǎn)，逾期簽批不予認(rèn)可。
（2）、因工作需要晚加班的人員，在沒有公交車及班車的情況下，方可打車，報(bào)銷同上。
（3）、特殊人員因工作需要辦理公交月票的須預(yù)先申請。
8）、后勤及水電費(fèi)根據(jù)約定的時(shí)間、金額、方式進(jìn)行操作。經(jīng)辦人憑發(fā)票填制‘付款申請單’，詳細(xì)填寫付款單位全稱、支付項(xiàng)目、支付金額等內(nèi)容。
9）、快遞費(fèi)用由人資行政部負(fù)責(zé)審核對賬，各相關(guān)人員每月底將所發(fā)送快遞單據(jù)整理傳遞給人資行政部予以審核，通知快遞公司開具發(fā)票到財(cái)務(wù)結(jié)賬。
10）、托保費(fèi)交由出納，統(tǒng)一填單交由會計(jì)蓋章后由公司負(fù)責(zé)人簽字，統(tǒng)一報(bào)銷。
11）、以上未包括的其他費(fèi)用，經(jīng)財(cái)務(wù)審核，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審批后予以開支。
五、報(bào)銷流程
1)、報(bào)銷流程 報(bào)銷人在制定完成‘報(bào)銷單’后，先交于部門經(jīng)理進(jìn)行審核，確認(rèn)費(fèi)用發(fā)生的合理性、真實(shí)性，并在‘報(bào)銷部門主管’欄簽名，之后交于財(cái)務(wù)部會計(jì)，由其對票據(jù)的有效性、費(fèi)用的合理性作出判斷，無誤后再將單據(jù)統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞給公司負(fù)責(zé)人簽批，負(fù)責(zé)人簽批后交于出納，出納通知報(bào)銷人領(lǐng)款或辦理清帳手續(xù)。
報(bào)銷人 將票據(jù)交于 部門經(jīng)理 審核、簽字 ；會計(jì) 審核、簽字；公司負(fù)責(zé)人 審核、簽字 ；交由出納付款 。
2）、報(bào)銷時(shí)間 為合理有序安排工作，現(xiàn)規(guī)定日常報(bào)銷時(shí)間為每周二、五，非此時(shí)間段財(cái)務(wù)部不予受理。
3）、報(bào)銷要求：
（1）、費(fèi)用報(bào)銷必須及時(shí)，當(dāng)月費(fèi)用必須當(dāng)月報(bào)銷、清算，跨月無特殊事由不予以報(bào)銷。
（2）、商場帳扣費(fèi)用必須開具發(fā)票，并由經(jīng)手人在發(fā)票背面簽字確認(rèn)，交于財(cái)務(wù)復(fù)核。
（3）、費(fèi)用報(bào)銷的范圍僅限于公司規(guī)定幾大類，屬于個(gè)人生活性質(zhì)的支出一律不予報(bào)銷
