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禮儀

不要用公司信箱發(fā)私人信件。
如有需要請用Bcc。不要把所有人的地址都寫到cc里面，這樣容易被發(fā)垃圾信的收集到，另外如果那些人互相不認識，也不方便。自己的地址應該寫到to里面。
不要發(fā)送格式信件。這對朋友和同事來說不禮貌，除非大家都在一個組織中并希望看到這種信。
不要轉發(fā)鏈條信。不管它說的是好運還是壞事，不要轉發(fā)。
職業(yè)。不要用u，afk這種手機簡寫，這在商務中不合適，會讓人覺得你孩子氣或沒文化。
職業(yè)2：注意語氣。注意你和收信人之間的關系。
小心謹慎。Email不是私人的，它可能在傳輸途中被截取，也可以在收信人那里存上好多年，還會返回給發(fā)信人。所以，不要發(fā)自己會遺憾的Email。
縮減簽名。最好4行，太多就不好了。
引用。只Copy要回復的句子來引用，引用前面應該有“>”。
憤怒時不要用Email。Email很難傳送幽默，但很容易傳達憤怒。
澄清。如果有郵件讓你不安，最好搞明白你沒有誤解它。你可以回復去問，說明你以為它是什么意思，確保自己沒搞錯。
不要向朋友們發(fā)垃圾。即便是服務器出錯，連發(fā)數十封，你也應該為此向朋友們道歉。
注意其他郵件系統的非標準行為。雖然很難說清每個系統的問題，但注意一下總是好的。
適當地回復群組郵件。注意不要隨便就回復給所有人。
不要回復每一個群組郵件。有時候群組中的某個郵件并不需要你來回復。
遵守Email法規(guī)。比如對商業(yè)廣告郵件，不同國家有不同的法規(guī)，不但是自己國家，也要考慮到收信人所在國家。

溝通及效力
使用有意義的標題，讓收信人一下就能明白里面是什么，同時也區(qū)別于垃圾郵件。
簡短。盡量簡短，如果有很多話，可以列成要點。
摘要。在長信之前加上摘要。
可以用模板。如果要重復地大量回復同樣的問題時。
需要時可使用“回復所有人”。平時不要用。
也要記得電話。Email有它的優(yōu)勢，但打電話和手寫信可以產生親自接觸。
如果真是很緊急，就寫上它。比如在標題上加上“URGENT”。
休假時應設置自動回復，這是禮貌和方便的問題。但不要給私人郵件設這種東西，免得有心人知道你家里沒人。
使用表情。如果你的情緒可能被誤解，就加上這種笑臉
。
校對。寫作水平不高可以原諒，敲錯字就很難給人好印象，尤其是交稿子或申請工作時。

移動Email
了解限制。
使用Voice-to-text。
小心重復或刪除。
專用。最好設個專用的移動信箱。
不要給移動設備發(fā)附件。
要節(jié)約使用。

生產力，文件夾和過濾
快速回復。要么當時回復，要么先放到“須回復”文件夾內。
24小時內回復，某些行業(yè)要求可能更快些。
如果信太長沒辦法全部答復，就先回個短的，說明過后再細說。
分段回復。如果來信太長又要求全回，就一個要點一個要點地回復。
紀律。定時檢查Email，5分鐘或5天，固定下來，別人也會依此反應。
按緊迫性分類。設置緊急/必須回復/個人/信息/其他等幾個文件夾，把來信按地址分到這些文件夾內。最好配合過濾器，讓它自動分類。
有選擇。并不是每個信都要回。FYI的，群組的一般都只是看看就行。與工作不相關的也先轉發(fā)到私人郵箱以后再看。
快速。工作郵件應該是問題和回答，是知識傳送。搞笑或論文應該在其他地方。
限制。如果沒時間讀，就不要訂閱太多內容。如果要訂，最好用免費信箱來訂。
文本通訊。有時文字IM比來往郵件要快。
向大師們學習。諸如43-Folders，GTD等等。
GTD。如果沒讀，就不要把所有信都移到文件夾里，應該是讀、回復再歸檔。
標題要明確。
使用免費信箱。訂閱免費內容要用免費信箱。
把垃圾郵件加入黑名單。不要只是刪除它們，還應該阻擋發(fā)信人，通常垃圾郵件發(fā)信人都是重復的。
開啟垃圾郵件過濾器。當然，沒有過濾器完成準確，所以還應該檢查一下垃圾郵件。
拋棄被垃圾占領的郵箱。保存資料，再開一個，記得通知聯系人（不現實）。
防止郵件過載。如果不需要回復就不回復。

Email附件
附件要小。郵箱總不是無限的。
不要轉發(fā)附件。
在正文中包含一點附件摘要。
可以發(fā)送鏈接代替附件。
在線共享文檔，比如Google Docs。
在線共享2，如果公司不讓用外網，就在內部網上共享。
在線共享3，如果前兩個方法都不行，可以用IM來傳送。
使用純文本或RTF格式，不要用Doc格式。造成不要傳可執(zhí)行文件，Doc/xls也可能會有病毒。
可以使用OpenOffice.org的XML格式。
小心打開附件。如果不是自己要的，就不要打開。
知道哪些不能打開。打開垃圾郵件等于做了驗證，會引來更多垃圾。

技巧，調整和備份
使用定制的郵件閱讀工具。比如定制過濾器，自動分類等。
合并郵件?？梢园涯硞€文件夾下或某標簽的郵件生成一個單一的RTF或PDF文件，以備以后再讀。
更有效地過濾。郵件工具應該提供全選和單選的快速方法，以及分類垃圾和清除全部垃圾的操作。
加速Gmail操作。比如清空緩存和臨時文件等方法。
利用Gmail郵箱的別名來更有效地執(zhí)行過濾。+的用法。

不同郵件系統的技巧
使用Gmail。
少用Gmail的格式。主要考慮到其他信箱的接收。
使用Gmail的星標來追蹤對話。
使用Gmail的歸檔功能。
使用Gmail的空間，Gspace等。
使用Gmail的文件轉換功能，把不同的格式轉成HTML格式。
使用Gmail的MP3播放功能。
Hotmail的壞毛病之一是鏈接都要在新窗口打開（地址還是亂的）。
從Outlook中直接呼叫聯系人，需要通過插件實現。
最新的Outlook也可以訂閱RSS。
Yahoo Mail beta現在也用Ajax了。

隱私和安全
Email隱私權第一規(guī)則：沒有真的隱私。
遵守Email規(guī)定，主要就是企業(yè)應該備份全部郵件，所以也沒有隱私。
Copy信件，這不是備份，而是有關重要事件時，就給老板或其他組內成員抄一份，免得某些人到時候說沒收到你的說明之類。這會影響到隱私。
不要隨便散發(fā)真實的郵件地址，它只應該在同事間和家人間使用。
使用聯系表格（留言本）來代替員工郵箱。
把公開的信箱地址打亂，比如把@替換成at等。
使用免費郵箱，但也不要在賬號上透露公司名字或真實的賬號。
不請自來的內容不要直接取消訂閱，這樣也等于認證了自己的郵件地址，把它加到黑名單里就行了。
使用純文本郵件客戶端?？梢员苊忉烎~或病毒。
使用安全的郵件客戶端。
郵件加密。
使用freenigma加密。這是一個Firefox擴展，可以對Web郵件進行加密。
秘寫。比如把信息隱藏在一張圖片中。
尼日利亞騙劇。
小心偽裝成Paypal，西聯等財務公司的信件，不要點其中的鏈接。
小心那些偽裝成著名組織的來信。
不要被偽裝得很好的郵件標題欺騙而打開它，比如偽裝成你自己發(fā)的信被退回等。
頭腦要清醒，在Email世界里你不會中什么獎，也不會中什么彩票。
把這些教給你的小孩。
信息只是刪除是不夠的，必須破壞它，必要時，可使用大鐵錘。
保持機器干凈，殺毒等等。
其他參考，見原貼。

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