只要你能堅(jiān)持行動(dòng)，記錄并持續(xù)改進(jìn)系統(tǒng)，對(duì)自己的生活有所幫忙，別讓生活失控就行了，千萬(wàn)別想一開(kāi)始就做得完美。

作者：tseen  郵箱：tseen@163.com

一本不厚的書(shū)。在導(dǎo)言里作者提出，這本書(shū)要解決的問(wèn)題就是“做什么（what）？”、“什么時(shí)候做（when）”、“怎么做（how）”。我很贊同他的看法，因?yàn)樽鍪裁唇鉀Q了方向問(wèn)題，什么時(shí)候指明了時(shí)間，怎么做解決了行動(dòng)的問(wèn)題。針對(duì)解決這三個(gè)問(wèn)題，書(shū)中描述了一套很有趣的個(gè)人工作項(xiàng)目管理模式。我認(rèn)為他主要包括兩個(gè)部分，一個(gè)是項(xiàng)目所需的行為的管理，另一個(gè)是相關(guān)資料的管理。全書(shū)追求的是一種清空大腦后的輕松的狀態(tài)。

我讀的第一遍是電子版。感覺(jué)非常好，于是又在當(dāng)當(dāng)網(wǎng)上買了一本實(shí)體書(shū)。

我認(rèn)為書(shū)中描述的主要是一種配合操作程序的分類系統(tǒng)。他的操作流程見(jiàn)下面的流程圖。主要由材料收集、業(yè)務(wù)判斷、業(yè)務(wù)分類、工作計(jì)劃、實(shí)踐業(yè)務(wù)操作的。

第一部分 建立管理模式的思想體系

業(yè)務(wù)的分類有以下幾種

材料

工作籃

項(xiàng)目：需要很多個(gè)行動(dòng)才能完成。

等待：安排給別人做的事情。需要等待別人的工作結(jié)果。需要不斷提醒自己。時(shí)時(shí)溝通。

日程表：里面的事件都是不在某個(gè)時(shí)間完成就不行的事情?；蛘邍?yán)格說(shuō)說(shuō)是非在某個(gè)時(shí)間完成，否則就沒(méi)有意義的。比如日記，過(guò)了12月22日就不是12月22日的日記了。

下一步：記錄下來(lái)，在一旦有時(shí)間的時(shí)候就啟動(dòng)的事情。應(yīng)該是大部分行動(dòng)儲(chǔ)存的地方?；蛘邔?duì)我們財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)不一樣？因?yàn)閷?duì)我們來(lái)說(shuō)似乎大部分事情都是定時(shí)的，比如說(shuō)報(bào)報(bào)表。

將來(lái)某時(shí)/也許（備忘錄）：

參考資料

在對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行分類后。判斷行動(dòng)的先后順序和重要性就主要依靠直覺(jué)了。關(guān)鍵是在行動(dòng)的時(shí)候要相信管理系統(tǒng)的可靠性，也就是在建立管理系統(tǒng)的過(guò)程中已經(jīng)思考好了問(wèn)題。輔助選擇工作先后順序的方法主要有三種。我也認(rèn)為他是一種限定條件。

1.確定某一時(shí)刻工作的“四標(biāo)準(zhǔn)法”。判定工作所需的情景、有多少時(shí)間、有多少精力、重要性

情景：特定的地點(diǎn)（如辦公室或家里），所需的工具（電腦或者電話），這是限定我們選擇的首要因素。

有多少時(shí)間：開(kāi)展工作需要必要的時(shí)間，而時(shí)間受到可支配時(shí)間的限制。比如參加一個(gè)會(huì)議需要一小時(shí)，而現(xiàn)在只有五分鐘。那么就無(wú)法參加這個(gè)會(huì)議了。

有多少精力：現(xiàn)在的精力思路和創(chuàng)造性是否適合這個(gè)工作。比如瞌睡的時(shí)候就沒(méi)法做需要高精度的工作。我想到的反面例子就是醉駕、疲勞駕駛之類。

重要性：對(duì)某個(gè)行動(dòng)的回報(bào)進(jìn)行評(píng)價(jià)。基本這種評(píng)價(jià)是基于直覺(jué)的。

2.評(píng)估每日工作的“三分類法”。把工作分成執(zhí)行事先安排好的工作、處理突發(fā)事件、安排自己的工作三類。

執(zhí)行事先安排好的工作：安裝“下一步”清單或者日程表開(kāi)展業(yè)務(wù)即可。

處理突發(fā)事件：放下計(jì)劃好的工作去處理突發(fā)事件的前提是他必須比計(jì)劃好的工作更重要。

安排自己的工作：其實(shí)就是收集和清空工作籃的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程里隨手處理了一部分兩分鐘之內(nèi)就可以完成的工作。同時(shí)把其他工作分類歸檔。

3.總體檢視工作的“六層次法”。為了明確到底哪些工作才是最重要的，我們必須首先搞懂我們工作到底是為了什么。至少可以從六個(gè)層次對(duì)此進(jìn)行審視。用高度的概念進(jìn)行類比

跑道：目前的行動(dòng)。在行動(dòng)清單上的一切事物。

1萬(wàn)英尺：當(dāng)前的項(xiàng)目/目標(biāo)。當(dāng)前需要完成的工作。都是希望在相當(dāng)短的時(shí)間內(nèi)取得成效的工作例如，為家里購(gòu)置一臺(tái)電腦，組織一次銷售會(huì)議等。

2萬(wàn)英尺：責(zé)任范圍。自身承擔(dān)的種種責(zé)任和義務(wù)，也是讓你承受了先前大部分工作的原因。例如：工作方面員工培訓(xùn)、市場(chǎng)調(diào)研、客戶服務(wù)等。個(gè)人生活中的宗教信仰、住宅環(huán)境、娛樂(lè)休閑等。把所有這些責(zé)任和義務(wù)訴諸文字，并經(jīng)常回顧和自檢，將有助于更加綜合全面地對(duì)自檢的項(xiàng)目清單進(jìn)行分析和評(píng)估。

3萬(wàn)英尺：1到2年的目標(biāo)。在生活的不同領(lǐng)域，你希望有哪些新的體驗(yàn)；通過(guò)1~2年的努力，要為自檢開(kāi)創(chuàng)一個(gè)什么樣的局面。

4萬(wàn)英尺：3—5年的展望。展望未來(lái)3—5年的發(fā)展前景，會(huì)從一個(gè)更加廣闊的角度著眼：管理策略、周邊環(huán)境發(fā)展的趨勢(shì)、事業(yè)和生活轉(zhuǎn)變的條件。

5萬(wàn)英尺以上：人生。整個(gè)生活的全景。公司為何存在？你自己為何存在？

縱向管理：為更嚴(yán)格控制一個(gè)項(xiàng)目，找出解決方案或確保方案切實(shí)可行就是縱向管理。

縱向思考的方式大部分的時(shí)候不要求詳細(xì)周密，非正式的思考效率更高。在書(shū)中把這種非正式思考稱為“信封背面的計(jì)劃”，意為喝著咖啡討論業(yè)務(wù)的時(shí)候隨手記在信封背面的計(jì)劃。但是，正式的計(jì)劃在應(yīng)對(duì)復(fù)雜情況，安排詳盡的工作計(jì)劃的時(shí)候是必要的。它能讓你理清事件的要素，以及要素之間的關(guān)聯(lián)程度以及重要程度。我的理解是，收集主意的時(shí)候非正式思考更好，但是安排正式計(jì)劃的時(shí)候就要對(duì)這些主意進(jìn)行整理了。非正式計(jì)劃的具體表現(xiàn)形式之一就是“頭腦風(fēng)暴”。

縱向管理的最好模式是“自然式計(jì)劃模式”。他的步驟有5個(gè)

1.定義目標(biāo)和原則。你的意愿就是目標(biāo)，原則規(guī)定了計(jì)劃的界限。我有些不太理解這句，尤其是原則的部分。但是書(shū)中說(shuō)思維會(huì)在潛意識(shí)里用原則限定計(jì)劃。我理解比如回民吃飯不回考慮豬肉。

這個(gè)階段要站在“目標(biāo)的高度”問(wèn)問(wèn)“為什么”。思考為什么的好處有界定成功、建立決策標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)配資源、激發(fā)動(dòng)機(jī)、闡明重點(diǎn)、拓寬選擇6個(gè)?！叭绻麑?duì)自己的行為動(dòng)機(jī)缺乏十足的把握，你就不可能盡力而為。”

原則是遵循的標(biāo)準(zhǔn)或價(jià)值觀。比如法律規(guī)定等，個(gè)人喜好，道德標(biāo)準(zhǔn)等。

2.展望結(jié)果。書(shū)中用了一種比喻來(lái)形容展望：當(dāng)就餐稱為目的的時(shí)候?qū)ν聿瓦M(jìn)行的想象就是展望。想象一下就餐的氣氛，結(jié)局，晚餐時(shí)的美好體驗(yàn)之類的。

詢問(wèn)什么而不是為什么。當(dāng)工作成功的完成后，現(xiàn)實(shí)會(huì)產(chǎn)生什么樣的景象。比如，吃飽了飯以后不餓了。書(shū)中認(rèn)為這樣可以激活思考。因?yàn)闆](méi)有體驗(yàn)是很難思考的。

3.頭腦風(fēng)暴/集思廣益。當(dāng)目標(biāo)和當(dāng)前的狀況產(chǎn)生差距的時(shí)候，彌補(bǔ)這一差距以消除“認(rèn)知失調(diào)”的過(guò)程。這是自然是計(jì)劃法中“如何……”這一思考階段的起始點(diǎn)。就是不斷出主意的過(guò)程。

4.組織整理。一旦有了大量的想法和細(xì)節(jié)，就開(kāi)始了組織整理。根據(jù)想法的組織要素、重要性、先后順序等進(jìn)行歸納整理。

5.明確下一步行動(dòng)方案。

書(shū)中要求我們對(duì)“事物的成功結(jié)果進(jìn)行大膽的預(yù)期。”“產(chǎn)生任何想法之前，一心期待著想出一個(gè)好主意，那么，你就不會(huì)擁有太多想法了?！?/p>

我認(rèn)為思維導(dǎo)圖和適合這個(gè)階段的工作。

第二部分 建立管理的物質(zhì)形式

按照以上的管理理論。建立一套管理的實(shí)踐系統(tǒng)。建立這套系統(tǒng)在物質(zhì)上需要

準(zhǔn)備專門的時(shí)間

準(zhǔn)備工作區(qū)：建立一個(gè)具體的控制中心。比如我就是在我的床上。工作區(qū)應(yīng)該是一個(gè)人專享的，不能與他人公用，以減少?zèng)_突。除了固定的工作區(qū)之外還應(yīng)該有移動(dòng)的工作區(qū)。這樣可以在外出的時(shí)候充分利用時(shí)間。

準(zhǔn)備工具：資料存放托盤，用以存放新資料和已經(jīng)處理完畢的事務(wù)文件，另外準(zhǔn)備1～2個(gè)放置輔助性資料和要回顧檢查的資料。最好用側(cè)面標(biāo)注字母，可以堆起來(lái)的種類。    即時(shí)貼、回形針、訂書(shū)機(jī)、白板紙文件夾、日程表、廢紙簍

構(gòu)建歸檔系統(tǒng)：歸檔系統(tǒng)分為：專用歸檔系統(tǒng)，比如會(huì)計(jì)信息；一般歸檔系統(tǒng)，包羅萬(wàn)象，專用系統(tǒng)以外的資料。

這個(gè)歸檔系統(tǒng)要在自己觸手可及的地方，查閱一份資料不應(yīng)超過(guò)一分鐘；資料按字母（或者拼音）排序，可以根據(jù)主題、工作人或者公司加以細(xì)分，比如字母g下面的“園藝-花盆”；如果一個(gè)主題過(guò)多，可以安排一個(gè)專門的抽屜或者柜子；準(zhǔn)備足夠多的空文件夾；保持抽屜中的資料少于3/4，把一般性歸檔系統(tǒng)和不常用的參考資料分開(kāi)存放；用自動(dòng)打簽機(jī)標(biāo)注文件夾；質(zhì)量好的文件柜；定期整理歸檔系統(tǒng)，至少一年一次。

實(shí)際實(shí)施時(shí)間管理是在進(jìn)行好物質(zhì)準(zhǔn)備之后進(jìn)行的。他的操作流程包括

收集資料：如果想要捕獲盡可能詳盡的未盡事宜，時(shí)間要盡可能長(zhǎng)一些。收集的第一步是把所有的東西放入工作籃。收集過(guò)程中不動(dòng)的東西有日用品、參考資料、裝飾品、辦公設(shè)備，但是這對(duì)這四樣?xùn)|西的整理工作屬于未盡事宜，應(yīng)該寫(xiě)個(gè)紙條扔進(jìn)工作籃。要分清打掃和整理的界限，收集過(guò)程中不要做清理工作。把事情放在“啟動(dòng)”后完成，不要在收集過(guò)程中處理收集到的業(yè)務(wù)。把腦子里的所有事情寫(xiě)在紙片上扔進(jìn)工作籃。

處理階段，清空工作籃：丟棄不再需要的一切；完成不用兩分鐘就能完成的事務(wù)；把所有可以委托他人處理的事情委派出去；為需要兩分鐘以上的行動(dòng)注明提示信息，以提醒日后執(zhí)行；根據(jù)獲取的信息，明確目前較為重要的工作和任務(wù)。   處理的原則是從最上面的一件開(kāi)始，一次一事，永遠(yuǎn)不再放回工作籃。  處理過(guò)程的關(guān)鍵問(wèn)題“下一步行動(dòng)是什么？”如果確實(shí)沒(méi)什么可以采取的行動(dòng)，那么就是垃圾、待醞釀的事務(wù)、參考資料三者之一。  “下一步行動(dòng)”必須是可執(zhí)行的具體行動(dòng)，必須有對(duì)具體措施的明確描述。比如開(kāi)會(huì)就包括召集參會(huì)人員這個(gè)具體行動(dòng)。  確定行動(dòng)之后直接就可以立即執(zhí)行（2分鐘之內(nèi)能夠完成的工作）、安排他人、推遲執(zhí)行。

處理懸而未決的行動(dòng)：包括處理階段產(chǎn)生的安排他人和推遲執(zhí)行產(chǎn)生的行動(dòng)。

明確項(xiàng)目：項(xiàng)目是承諾的，需要多步完成的工作。如果決定執(zhí)行的下一個(gè)行動(dòng)無(wú)法完成目標(biāo)，那么列出一個(gè)項(xiàng)目清單，提醒自己要完成的目標(biāo)。

組織整理“清理工作籃”的成果，建立清單：包括項(xiàng)目清單、項(xiàng)目的輔助資料、記錄在日程表中的行動(dòng)信息、下一步行動(dòng)清單、等待清單、參考資料、將來(lái)也許清單。用清單記錄業(yè)務(wù)內(nèi)容，用文件夾保存正在運(yùn)作中的各項(xiàng)工作的參考資料和輔助信息。

“日程表”的用法：日程表里一定是想要扔在腦后但是在某個(gè)時(shí)候得到提醒的事情，是必須在某個(gè)時(shí)刻完成的剛性事務(wù)。日程表還有三大用法（1）提醒自己開(kāi)始某個(gè)項(xiàng)目。（2）提醒自己可能想要在某個(gè)時(shí)候參與的活動(dòng)（3）提醒自己做出決定。

組織整理“下一步工作”清單中需要盡快完成的工作的方法：根據(jù)情境分類。情境是指完成工作需要的地點(diǎn)、工具、人員等。情境的數(shù)量取決于（1）你所需要跟蹤的行動(dòng)的數(shù)量（2）不同的行動(dòng)所要求的環(huán)境差異的大小。建立家里、辦公室、閱讀回顧等下一步工作清單的子項(xiàng)

組織整理“等待”清單：等待清單是不關(guān)注過(guò)程，只關(guān)注成果的事情。等待清單只有放在手邊，而且與下一步清單放在同一系統(tǒng)中才能取得最佳效果。某個(gè)任務(wù)在結(jié)束之前，可能會(huì)多次在兩個(gè)清單中跳來(lái)跳去。

關(guān)于紙質(zhì)材料和電子郵件：他們本身就是很好的標(biāo)志物，一般情況下不用寫(xiě)入清單。把他們分門別類就可以了。比如文件筐上寫(xiě)上閱讀，然后把需要閱讀的文件放在里面，建立個(gè)郵件參考資料文件夾，把歸為參考資料的郵件放在里面。

組織整理“項(xiàng)目”清單：格式應(yīng)該簡(jiǎn)單，和行動(dòng)清單類似就可以?？梢允请娮拥囊部梢允且豁?yè)紙還可以是一個(gè)文件夾。項(xiàng)目清單不應(yīng)包括項(xiàng)目執(zhí)行的具體細(xì)節(jié)和方案，也不應(yīng)安裝重要性、大小、緊急程度來(lái)排序—他就是一個(gè)包含了所有未完成任務(wù)的目錄。項(xiàng)目清單用來(lái)宏觀控制各個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度，并確保每個(gè)羨慕都處于自己掌控之中。大部分情況下項(xiàng)目清單試用一張清單就可以了，不用進(jìn)一步細(xì)分，除非是同一類型的多個(gè)不同項(xiàng)目?？梢园汛箜?xiàng)目下的子項(xiàng)目列入項(xiàng)目清單，也可以列入?yún)⒖假Y料里的子項(xiàng)目清單。

項(xiàng)目輔助資料：不是項(xiàng)目的行動(dòng)信息，也不是項(xiàng)目提示信息，只是支持項(xiàng)目行動(dòng)和決策的輔助信息。注意，不要把輔助資料作為項(xiàng)目提示信息。輔助材料可以是紙質(zhì)的、專門的文件夾、電子記錄或者電子郵件。應(yīng)該在郵箱里為項(xiàng)目建立專門的文件夾。應(yīng)盡快刪除不用的記錄，以免舊的想法擾亂思維。

整理非行動(dòng)性資料：包括參考資料和提示信息這兩種當(dāng)時(shí)不需要采取任何行動(dòng)，但是日后可能有用的信息。如果關(guān)于某一主題的參考資料較多，就是專門資料，那么應(yīng)該安排一個(gè)獨(dú)立的區(qū)域存放，并按照字母排序。如果對(duì)于資料是應(yīng)該歸入一般性還是專門性資料有困難，那么就放入一般性資料。專門資料還有名片冊(cè)和通訊簿。

“將來(lái)/也許”類事情的管理：將來(lái)也許類也屬于非行動(dòng)性資料。經(jīng)常查看這個(gè)清單和“項(xiàng)目”清單，將“項(xiàng)目”清單中準(zhǔn)備近期不進(jìn)行的項(xiàng)目挪到“將來(lái)也許”清單，或反之。

“備忘錄”系統(tǒng)的用法：里面是日后可能會(huì)感興趣的事情。比如提醒自己帶上某個(gè)會(huì)議要用的文檔等等，書(shū)里描述為給自己發(fā)的郵件，三維立體的日程表，把實(shí)體形式的提示信息保存其中。書(shū)中推薦的方法是買48個(gè)文件夾，按12個(gè)月和一個(gè)月31天排列。每個(gè)月的第一個(gè)是月份盒，后面的是當(dāng)月剩余日子的，一天一個(gè)。事先把要在當(dāng)天處理的文件放在里面。

“核查清單”：檢查工作中容易遺漏的細(xì)節(jié)的清單。里面的事項(xiàng)如“堅(jiān)持鍛煉身體”這樣的對(duì)自己的承諾或者團(tuán)隊(duì)內(nèi)部咨詢活動(dòng)產(chǎn)生的，大部分是可以轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目和行動(dòng)的。應(yīng)該對(duì)“工作”的六個(gè)級(jí)別分別建立核查清單，包括在這個(gè)級(jí)別里重要的事務(wù)。在對(duì)某項(xiàng)工作足夠熟悉以前，都應(yīng)該建立核查清單來(lái)幫助提醒工作重點(diǎn)。情況快要失去控制的時(shí)候就開(kāi)列一張清單。

建立清單系統(tǒng)之后要不斷的檢查回顧，日常檢查清單的次序是先看“日程表”；然后根據(jù)情景查看“下一步行動(dòng)”，比如在電話前就看一下電話清單。在日常要不斷更新清單，至少要每周回顧一次?；仡櫟臅r(shí)候要再次收集散落的紙片、信息、整理筆記；回顧所有的清單并重新整理，。

在執(zhí)行清單的時(shí)候要根據(jù)“四標(biāo)準(zhǔn)法”、“三分類法”、“六層次法”評(píng)估行動(dòng)的次序。任何人都不能多任務(wù)并行，清楚所有的行動(dòng)可能后可以根據(jù)直覺(jué)決定行動(dòng)。自下而上的工作。

控制項(xiàng)目的技巧：對(duì)項(xiàng)目的管理是縱向視角的管理。

項(xiàng)目計(jì)劃：項(xiàng)目清單中大部分項(xiàng)目不用專門計(jì)劃，只要一看就知道下一步該做什么了，比如洗車之類。需要詳細(xì)計(jì)劃的項(xiàng)目有兩類 第一類是做了計(jì)劃但依然吸引注意力的任務(wù)，這類項(xiàng)目需要進(jìn)一步計(jì)劃管理；第二類是哪些意外冒出的新點(diǎn)子或者剛剛發(fā)現(xiàn)的項(xiàng)目，把這些想法先記錄下來(lái)，等有時(shí)間好好想。

項(xiàng)目計(jì)劃也要確定下一步行動(dòng)。確定行動(dòng)的時(shí)候可以使用思維輔助工具、書(shū)寫(xiě)工具、電腦、文件夾等輔助工具。作者會(huì)用word的大綱視圖做計(jì)劃。

部署整個(gè)GTD系統(tǒng)要注意三個(gè)原則

原則一：養(yǎng)成收集的習(xí)慣。收集一切未盡事宜，將感到無(wú)比輕松。團(tuán)隊(duì)也應(yīng)該養(yǎng)成收集的習(xí)慣。

原則二：確定下一步的行動(dòng)。通過(guò)確定下一步的行動(dòng)來(lái)平抑煩惱。日程表和下一步清單中要明確的表述行動(dòng)，不能是未經(jīng)分析的材料。

原則三：學(xué)會(huì)關(guān)注結(jié)果。預(yù)想結(jié)果很重要，貫徹自然式計(jì)劃法。

第三部分 我對(duì)于時(shí)間管理的實(shí)踐

在讀書(shū)的過(guò)程中我就開(kāi)始逐步建立自己的時(shí)間管理體系。為了能在任何時(shí)間查閱，我用remember the milk網(wǎng)站建立和管理自己大部分的清單。清單包括 “項(xiàng)目”、“下一步”、“日程表”、“等待”、“等待可能”、“工作筐”6個(gè)。這個(gè)網(wǎng)站可以給每個(gè)條目增加關(guān)鍵字，所以我的“下一步行動(dòng)”清單沒(méi)有分成電腦、電話等明細(xì)表，而是給每個(gè)條目設(shè)定關(guān)鍵字，然后根據(jù)需要搜索關(guān)鍵字隨時(shí)產(chǎn)生專用表。但是關(guān)于關(guān)鍵字的設(shè)置我還沒(méi)有想好具體規(guī)則，現(xiàn)在我認(rèn)為應(yīng)該按照情景分類，然后增加一個(gè)公司關(guān)鍵字以區(qū)別私人和公司業(yè)務(wù)。

我有大量的書(shū)籍和電腦數(shù)據(jù)資源，計(jì)劃從整理自己的書(shū)柜開(kāi)始先建立一個(gè)書(shū)本的參考資料管理系統(tǒng)以方便資料查詢。還有大量的資料儲(chǔ)存在有道云筆記里，希望它的可靠性夠好。

我的“備忘錄”系統(tǒng)還沒(méi)有相好應(yīng)該怎么建立，在考慮回頭要不要給辦公室建立一套。但是應(yīng)該給自己準(zhǔn)備一個(gè)文件臺(tái)作為備忘錄和閱讀清單的實(shí)體位置。

計(jì)劃弄上一堆文件夾作為“項(xiàng)目”參考資料的存放地，專門清理出來(lái)抽屜建立“一分鐘”歸檔系統(tǒng)。

除了手機(jī)登陸rememberthemilk外，隨身再攜帶一個(gè)小本子作為隨身工作籃和項(xiàng)目參考資料。

我想有以上準(zhǔn)備應(yīng)該可以基本建立我的GTD了。