在目前眾多的公文寫作教科書中，都沒有對如何寫“匯報材料”作專門闡釋。盡管匯報材料不是規(guī)范體例的公文，但卻在機關工作中經常地、大量地用到。如果說寫作公文是機關干部“家常便飯”的話，那么練就寫好匯報材料的基本功就多一手“看家本領”了。
一、匯報材料的定義
給匯報材料定義，我感到有這樣幾個要素需要把握：
第一，從性質上講，匯報材料是一種非規(guī)范體例的公文。大家知道，公文有廣義和狹義之分。狹義的公文是指黨政機關公文處理條例規(guī)定的具有法定效力和規(guī)范體例的公文。廣義的公文不僅包括這些規(guī)范性的正式公文，還包括機關公務活動中形成和使用的文字材料，如領導講話、調查報告、典型材料、匯報材料等。黨政機關公文文種，目前都沒有把匯報材料列入其中。因此它只能算非規(guī)范體例的公文。
第二，從使用范圍上講，匯報材料是指在公務活動中產生和使用的，而不是個人與個人交往中產生和使用的，即使是個人的思想?yún)R報材料，也通常是個人對組織的行為。
第三，從行文方式上講，匯報材料是下級對上級的，屬上行文的范疇?！冬F(xiàn)代漢語詞典》對“匯報”的解釋：“是指綜合材料向上級報告”。
第四，從發(fā)揮作用上講，匯報材料是反映情況、報告工作、交流思想、傳遞信息的工具。
基于以上分析，可以得出這樣一個結論：匯報材料是機關通用公文中的一種，是在機關公務活動中產生的、用于下級向上級匯報工作、反映情況的非規(guī)范體例的公文。
二、匯報材料的特點
?。ㄒ唬r明的針對性
匯報材料是根據(jù)首長或上級機關指示，針對某種特定的事項準備的。無論是專題匯報材料，還是綜合匯報材料，都緊緊圍繞某一事物的中心，反映某一事物最需要反映的問題，回答首長和上級機關最關心、最想了解的問題。同時，匯報材料多采用口頭方式表達，這就可以充分發(fā)揮它匯報情況詳細、報告工作具體、回答詢問直接等優(yōu)長，針對什么問題說什么問題，形象、生動、鮮明、具體，針對性強。
（二）文體的兼容性
匯報材料實際上是一種邊緣性公文，其作用與“報告”相似，都是用于對上反映情況、報告工作、提出建議、答復詢問；其內容又與相關公文的內容比較接近，某種情況的匯報材料與這種情況的公文大同小異，如調研情況匯報材料與“調查報告”、典型考察匯報材料與“典型事跡材料”或“典型經驗材料”、教育情況匯報材料與教育“總結”等，它們之間的主體部分就是相近或相同的。但也不是說匯報材料完全等同于相關公文，既然它在機關公務活動中大量使用，就說明有它不可替代的功能、特定的用法和存在的價值。
?。ㄈ┦褂玫撵`活性
相對于規(guī)范性公文來講，匯報材料的使用可謂靈活多樣。規(guī)范性公文都是采用書面形式傳遞、經有關人員的辦理產生效用的。匯報材料盡管也可以采用這種形式辦理，但多數(shù)時候是采用面對面的形式。這種匯報，既可以單個匯報，也可以集體匯報；既可以在上級召開的重要會議等正規(guī)場合匯報，也可以在非正規(guī)場合匯報。匯報場合的多樣性決定了匯報材料使用的靈活性。
三、匯報材料的分類和寫法
因匯報的內容、方式、場合的不同，匯報材料的種類和寫法也多種多樣?，F(xiàn)將在機關日常工作中用得比較多的幾種列舉如下：
?。ㄒ唬┱{研情況匯報材料
調查研究是領導機關科學決策的重要環(huán)節(jié)。機關人員根據(jù)有關指示下部隊調查研究，返回后通常要向本級首長或上級機關作匯報。匯報的方式，有的是用“調查報告”的書面方式上報，有的則是專門召開會議聽取調研人員的匯報，后一種方式則要寫成匯報材料。
這種匯報材料的通常寫法是，開頭簡要寫調研的根據(jù)、時間、對象、方法、任務等。主體部分重點寫調研的成果和對被調查事物的看法，根據(jù)調查的情況提出建議等。
（二）教育情況匯報材料
無論是部隊還是機關，在開展一項大的教育活動或主題重大的集中教育之后，上級一般明確要求將開展教育的情況作出匯報。匯報的方式有兩種：一種是用“報告”的書面形式向上報告，另一種就是寫成匯報材料在首長召集或上級召開的會議上作口頭匯報。
這種匯報材料的通常寫法是，開頭簡要寫開展教育的依據(jù)、時間、內容、方法、成效等；主體部分重點寫教育的做法、收獲（或解決的問題）及深化教育、鞏固成果的打算等。
