管理理論的關(guān)注焦點，是人類社會行為中的理性和非理性層面的分界線。管理理論尤其是關(guān)于刻意理性和有限理性的理論，也就是關(guān)于因為最優(yōu)化的不可及，退而求滿意決策的理論。
管理決策的正確性是一個相對的概念——如果它選擇適當(dāng)?shù)氖侄蝸磉_到指定的目的就是正確的。理性管理者主要關(guān)注如何選擇有效手段。要建立一種管理理論，必須進一步考察理性的概念，尤其必須要徹底澄清“選擇有效手段”的含義。這個概念的澄清過程，對于理解管理理論的兩個核心概念“效率”和“協(xié)調(diào)”非常有益。
我們先來考察決策的客觀環(huán)境，以及做出抉擇的實際后果。抉擇只要是理性的并且其客觀條件是可認知的，它就是從多個備選方案中選出其中一個的過程。由于各備選方案的實施后果不同，所以對決策客觀環(huán)境的分析，主要就是指研究抉擇的各種可變的后果。
由于人們不可能永遠都是理性的(功利主義的政治理論和古典經(jīng)濟理論的大部分內(nèi)容當(dāng)中呈現(xiàn)明顯的“理性主義”偏向)，因此在管理中就會出現(xiàn)決策的優(yōu)劣之分，研究決策的優(yōu)劣程度就有了必要。
手段和目的
“事實和價值”同“手段和目的”有關(guān)系。在決策過程中，只有具有達到預(yù)期目的的適當(dāng)手段的方案才能入選成為備選方案。但是目的本身，往往只是幫助更遠大目標(biāo)的實現(xiàn)。因此，就出現(xiàn)了目標(biāo)系列或目標(biāo)層級的概念。而理性必然同構(gòu)建這種手段—目的鏈有關(guān)。
目的層級
即使發(fā)生在生理層次上，手段—目的關(guān)系也是起到整合行為的作用。在這個層次上，肌肉張力的協(xié)調(diào)是(一種手段)為了執(zhí)行簡單的生理動作，如行走，伸手拿一樣?xùn)|西，將眼光轉(zhuǎn)移到某件物體上。這些簡單的動作對于成年人來說在很大程度上是無意識和自動進行的;但是兒童必須費很大力氣去學(xué)習(xí)，這種學(xué)習(xí)雖然不是反射行為，但實質(zhì)上完全類似于成年人在手段—目的情形下的學(xué)習(xí)。
但是邁步或抓住某個東西，這些動作本身通常又是達到下一個目的的手段。要確定哪些目的是這些動作本身所追求的最終目的，追求哪些目的是為了實現(xiàn)下一個目的而使用的手段，最明顯的方法是：讓行動主體處于在矛盾的目的之間必須做出選擇的情境當(dāng)中。
某些目標(biāo)必須依賴于其他一些更遠大的目標(biāo)才能發(fā)揮作用。這個事實導(dǎo)致目標(biāo)的層級式結(jié)構(gòu)，每一層相對于其下層都是目的，相對于其上層又是手段。通過目的的層級結(jié)構(gòu)，行為得以保持完整性和一致性，因為每個備選行動方案都使用綜合的價值尺度即“最終”目的來權(quán)衡。但是真實行為幾乎達不到高度自覺的整合。因為有意識動機的結(jié)構(gòu)不是單一的分支層級式，而通常是錯綜復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)式，更確切地說，是只有微弱和不完整關(guān)聯(lián)性的要素集。隨著目的層級上的等級逐漸提高(就是說有更遠大的目的)，這些要素的整合程度也逐漸減弱。
手段和目的的層級結(jié)構(gòu)既是個人行為的特征也是組織行為的特征。實際上，目的型組織的專業(yè)化分工模式，也就是與目標(biāo)實現(xiàn)的手段和目的體系保持一致的組織結(jié)構(gòu)安排。因此，消防部門的目的是減少火災(zāi)損失，但是實現(xiàn)這個目的的手段則是防火和滅火。這兩種主要手段在組織結(jié)構(gòu)中一般分別由防火局和滅火隊來實現(xiàn)。我們發(fā)現(xiàn)，由于后者必須散布在城市的各個分區(qū)才能達到目的，所以該單位的下一層組織單位是按照地點進行專業(yè)化分工的。
無論是對于個人行為還是對于組織行為來說，手段—目的層級結(jié)構(gòu)一般都不是完全聯(lián)系在一起的整合鏈。組織活動和最終目標(biāo)之間的關(guān)系往往很模糊，要么這些最終目標(biāo)沒有完全形成，要么在最終目標(biāo)中或?qū)崿F(xiàn)最終目標(biāo)的手段中，存在內(nèi)在的沖突和矛盾。例如，公共工程管理署由于把“政府投資”和“失業(yè)直接救濟”這兩個相互沖突的目標(biāo)同時當(dāng)做該機構(gòu)的目標(biāo)，因此使得其決策復(fù)雜化了。戰(zhàn)時生產(chǎn)委員會制定決策時，也必須在戰(zhàn)爭需求和平民需求之間取得平衡。
組織的手段—目的層級缺乏完整性，有時是因為政策制定機關(guān)拒絕確定一個政策“熱”點，比方說，國會拒絕確定家庭身份和職業(yè)在延緩服兵役中的相對重要性。手段—目的聯(lián)系本身有時就很模糊。比方說，“軍隊的目標(biāo)就是打敗敵人”這種說法，在實現(xiàn)該目的的正確戰(zhàn)略上給人們留下了很大的爭吵和沖突的余地。說到這個問題，我們首先聯(lián)想到的就是美國在第二次世界大戰(zhàn)時，“先打德國”與“先打日本”兩個派系之間的辯論。
考慮這些手段—目的關(guān)系，組織和個人都不能完全地整合自身的行為。但是，行為中的理性，恰好就體現(xiàn)在剛才描述過的那種不完整，有時還不一致的層級中。
手段—目的分析結(jié)構(gòu)的局限性
用手段—目的層級對理性行為進行分析時，要小心謹慎，否則可能得出錯誤的結(jié)論。
首先，如果不考慮其他行動方案可以達到的目的，那么我們對選擇某特定行為方案能達到的目的的陳述就會是片面的、錯誤的。在選擇某橋梁的設(shè)計方案時，僅知道懸臂設(shè)計能夠達到為河流架橋的目的是不夠的，抉擇是否明智，還取決于懸臂設(shè)計是否比吊橋、高架橋或其他設(shè)計方案更有效更經(jīng)濟。理性的決策始終需要根據(jù)各種可行手段分別實現(xiàn)的目的，對這些手段進行比較。這意思就是說“效率”(也就是說，使用有限的手段實現(xiàn)最大價值)必須是管理決策的主導(dǎo)準(zhǔn)則。
其次，在真實的情形下，往往無法將手段和目的完全分離，因為對于各種可行手段的評價并不是中性的。正是因為這種分離的困難，所以在“手段是否符合目的”的問題上，出現(xiàn)了許多無效的論點。就拿“禁酒修正案”的例子來說，使用禁酒手段涉及的價值問題太多了，有個人自由問題、合適的治安方法問題等等，這些問題很快顯得比禁酒這個“最終”目標(biāo)還重要。因此，認為禁酒令只是實現(xiàn)禁酒這個最終預(yù)期目的的一種手段便是錯誤的。采用實現(xiàn)某個特定目的的特定手段，可能產(chǎn)生許多始料未及的其他后果。因此我們在評價手段的可取性時，也必須適當(dāng)考慮這些可能的后果。
最后，手段—目的術(shù)語一般會掩蓋時間要素在決策過程中的作用。如果某個目的是實現(xiàn)過程中的某種條件或狀態(tài)，那么在某個時點只會實現(xiàn)一種狀態(tài)，但是在一段時間里會實現(xiàn)許多狀態(tài)，抉擇不僅受到特定目的影響，還受到時間要素的影響，也就是受到不同時點預(yù)計會實現(xiàn)的目的的影響。抉擇提出了兩個問題：(1) 如果要在給定的時間里實現(xiàn)某特定目的，那必須放棄哪些備選的目的?(2) 如果要在給定的時間里實現(xiàn)某特定目的，這個任務(wù)對于在其他時間實現(xiàn)的目的會產(chǎn)生什么限制?法國路易十五說“我們的身后有大洪災(zāi)”時，他是在表達一種事實判斷，也是在表達一種價值判斷。說是事實判斷，是因為他特定的短期目的如果實現(xiàn)的話，就會產(chǎn)生某些不幸的長期后果;說是價值判斷，是因為他不關(guān)心長期后果。按照經(jīng)濟學(xué)家的說法，他是將時間大打折扣(以眼前利益為重，未來不重要)了。
時間要素還以另一種形式體現(xiàn)在決策制定中。有些決策一旦營造了新局面就無法挽回了，因為新局面又會影響到后面的決策。在經(jīng)濟學(xué)里，這種情形可以用固定成本來解釋。某個制造商正在決定是否建造一家制鞋廠，他目前就只要確定，銷售收入是否足夠支付各種費用就可以了。但是，如果他已經(jīng)擁有了一家制鞋廠，該廠的成本是一種無法收回的“沉沒”成本，所以即使整體出現(xiàn)損失，但只要收入能夠沖抵新增的成本和費用，他就會繼續(xù)生產(chǎn)。所以開辦工廠的決策影響到他后面的決策。就是因為存在這些具有長期效應(yīng)且不可撤銷的決策，所以個人行為和組織行為在時間上存在相對一致性。在面對新形勢而進行調(diào)整的過程中存在“慣性”也就是因為這個原因。
備選方案和后果
人們對手段——目的分析結(jié)構(gòu)的反對意見，包括：(1) 它不能明確決策過程中需要進行比較的要素;(2) 不能成功地分離決策的事實要素和價值要素;(3) 沒有充分認識到有目的的行為中時間變量的作用。我們?nèi)绻褂脗溥x的行為方案和方案的實施結(jié)果的術(shù)語來表述決策理論，恰好可以滿足上述反對意見提出的正面要求。
行為備選方案
行為主體或多個行為主體組成的行為組織，任何時刻都要面臨大量可行的行為備選方案，主體只意識到其中的一部分。決策或抉擇，按照我們這里的用法，指的是在某個時刻選擇將要執(zhí)行的其中一種行為備選方案的過程。我們可以把確定一段時間里的行為的決策序列稱為一項策略。
選擇并貫徹執(zhí)行任何一種可行戰(zhàn)略，都會產(chǎn)生一定的結(jié)果。理性決策的任務(wù)就是選出能夠產(chǎn)生最優(yōu)的一系列結(jié)果的策略。我們應(yīng)該強調(diào)的是，不僅是那些預(yù)料之中的結(jié)果，選定的策略所產(chǎn)生的所有結(jié)果都對評價該策略的正確性很重要。
決策的任務(wù)包括以下三步：(1) 列舉所有備選策略;(2) 確定執(zhí)行每個備選策略所產(chǎn)生的所有結(jié)果;(3) 對多個結(jié)果序列進行比較評價。我經(jīng)過一番考慮，才決定在這里使用“所有”這個詞。個人顯然不可能知道所有備選方案或每個備選。
時間和行為
行為主體或行為組織如果在周一選擇了某種策略，那么在周二完全可以選擇不同的策略。但是由于在重新考慮是否采用決策之前，它在周一已經(jīng)執(zhí)行了一部分，所以實際上周二可行策略的范圍已經(jīng)縮小了。我們在上面制鞋廠的例子中已經(jīng)說明了這一點。因此，個人或組織可以堅持特定的行為路線，因為事實上，一旦開始執(zhí)行某個特定的行動方案，那么最好將它繼續(xù)進行下去，而不要完全放棄已經(jīng)執(zhí)行的那一部分。
策略的這種時間限制特性應(yīng)該受到我們的高度重視，因為它至少能給行為帶來一絲理性，不然行為就變得不可思議了。比方說，如果某人已經(jīng)花了7年時間學(xué)醫(yī)，又花了10年時間行醫(yī)，他一般不必會再花時間決定是否應(yīng)該從醫(yī)。因為從他的策略所進行的投資來看，他實際上已經(jīng)沒有選擇職業(yè)的余地了。
同樣，一個制鞋廠也不必每天都重新考慮是否應(yīng)該轉(zhuǎn)行生產(chǎn)汽車(也許有必要間或地重新考慮這個問題)。這樣就縮小了個人每時每刻必須考慮的備選方案的范圍，它雖然不是理性的充分條件，但肯定是理性的必要條件。
粗略地說，理性就是根據(jù)評價行為結(jié)果的某些價值系統(tǒng)來選擇偏好的行動方案。這個意思是說，人們的適應(yīng)是個自覺的過程，還是它也包括了很多無意識的過程?數(shù)學(xué)發(fā)明過程大概算是最需要運用理性的了，但事實表明，即使是這個高級的創(chuàng)造過程，其中許多步驟也是受潛意識支配的。對于更簡單的方程求解過程來說當(dāng)然更是如此。而且，如果我們不規(guī)定自覺是一個理性要素，那么我們是只承認刻意的適應(yīng)過程，還是也承認無意的適應(yīng)過程?打字員訓(xùn)練自己受到特定字母的刺激，就產(chǎn)生敲特定鍵的反應(yīng)。一旦學(xué)會了某個動作，該動作就是不自覺的，但卻是刻意的。另一方面，任何人都會本能地縮回被燙的手指，從滿足實用目的這個角度來說，這種適應(yīng)過程是“理性的”，但是這種適應(yīng)既不是自覺的也不是刻意的。
此外，如果某種行為出錯只因為依據(jù)的信息有缺陷，我們還可以稱之為“理性”行為嗎?從主觀角度進行檢驗，個人如果認為某種藥能治他的病，那吃藥就是理性的行為。從客觀角度進行檢驗，只有該藥確實有效，吃藥才算是理性行為。
單一個體的行為不可能達到任何理性的高度，因為他必須考慮的備選方案的數(shù)量太大，評價備選方案所需要的信息太多，所以就算要達到近似的客觀理性也難以想像。個人的種種決策是在“給定條件”的環(huán)境中發(fā)生的，所謂“給定條件”就是被決策主體當(dāng)成個人決策所依據(jù)的前提條件，行為只能適應(yīng)這些“給定條件”所設(shè)置的限度。
如果決策的心理環(huán)境，即那些“給定條件”，是以某種偶然方式?jīng)Q定的，那么成人的行為不會比兒童的行為表現(xiàn)出更多的模式和完整性。但是，由于成人能對決策環(huán)境進行選擇和刻意修改，所以其行為可以達到更高程度的完整性和理性。從某種意義上說，這是屬于個人的事：個人讓自己置身于受到一定刺激和一定信息影響的情境中。但是，這更大程度上屬于組織的問題。組織的一項職能就是，將組織成員安排在某種心理環(huán)境中，組織成員會根據(jù)環(huán)境的情況制定出最終能實現(xiàn)組織目標(biāo)的決策，這種環(huán)境也能為他們提供正確決策所必需的信息。
理性的限度
真實行為，就算是通常人們眼里的“理性”行為，也包括在理想狀態(tài)下不會出現(xiàn)的許多不連貫元素。如果從一段時間區(qū)間里看待行為，行為就會表現(xiàn)出拼湊的特性。行為模式的每一部分由于指向共同的目的所以綜合在一起，但是這些目的又會隨著知識和注意力的轉(zhuǎn)移而逐漸發(fā)生改變，并且只是通過任意一個總體決策準(zhǔn)則的概念松散地結(jié)合在一起?？梢哉f，行為只表現(xiàn)了理性的一些“片斷”，也就是說，行為只是表現(xiàn)了每個片斷內(nèi)部的理性結(jié)構(gòu)，而各個片斷之間基本沒有太強的聯(lián)系。
知識的不完備性
理性就意味著要完全了解每項抉擇的精確結(jié)果，這在實際中是不可能達到的。事實上，每個人對于自己行動所處的環(huán)境條件只有片面的了解，也只能稍微洞察其規(guī)律和規(guī)則，讓他可以在了解目前狀況的基礎(chǔ)上，推導(dǎo)出未來的結(jié)果。
比方說，為了成功地應(yīng)用現(xiàn)有資源來徹底解決城市的滅火問題，消防部門的成員必須詳細而全面地了解該市每一個分區(qū)(實際上是每個建筑物)發(fā)生火災(zāi)的概率，以及管理程序的任何變化或滅火主力的重新安排對火災(zāi)損失的確切影響。
我們采用上面這種形式來陳述這個問題，就是承認完全理性在一定程度上要受到知識缺乏的限制。如果消防部門在每次火苗才出現(xiàn)時就收到警報，火災(zāi)損失就會奇跡般地減少。正是因為達不到無所不知的境界，消防部門才必須投入相當(dāng)大的氣力，通過特別警報系統(tǒng)以及其他方式獲得關(guān)于火災(zāi)形勢的信息，盡可能迅速地采取救援行動。
對這一點展開討論，是為了強調(diào)它所提出的一個非常實際的管理問題，即有必要獲得一種決策制定過程的組織方式，讓相關(guān)信息能夠順利地傳遞到?jīng)Q策點。我們還可以用企業(yè)組織的情況來說明這一點，比方說，其決策依賴于對市場價格的正確預(yù)測。
力爭達到理性但又受限于自身知識水平的人，已經(jīng)開發(fā)出一些工作程序，部分地克服了這個難題。這些程序主要是，假定他能分離出一個只包括有限變量和有限結(jié)果的封閉系統(tǒng)。
有這樣一個故事，大意是說，有個統(tǒng)計學(xué)家發(fā)現(xiàn)，在各個英語國家中，老處女的人數(shù)同三葉草植物的數(shù)量之間存在非常顯著的相關(guān)性。經(jīng)過一段時間的苦苦思索之后，他終于有了線索：看來老處女喜歡養(yǎng)貓;貓吃老鼠;但是田鼠又是大黃蜂的天敵;大黃蜂又是三葉草植物花粉的主要傳播者。這個故事的寓意在于，英國議會必須先評價老處女的減少對三葉草植物的影響，才能對婚姻利益的事項進行立法。
在實際決策過程中，我們必須忽略這類間接性非常強的結(jié)果。我們只考慮那些在因果關(guān)系和時間上與決策最密切相關(guān)的因素。對于正確抉擇來說，發(fā)現(xiàn)給定情形下的重要因素和次要因素的問題，與了解最終入選的相關(guān)因子所服從的經(jīng)驗規(guī)律一樣重要。
如果作為決策依據(jù)的有限數(shù)量的因子組在本質(zhì)上對應(yīng)于一個封閉的變量系統(tǒng)，也就是說，如果不存在顯著的間接效應(yīng)，理性抉擇就是可行的。只有在進行極端重要的決策時，我們才可能運用充分的資源，去解開一個非常復(fù)雜的效應(yīng)鏈。例如，如果投入大量研究經(jīng)費，確實得到了經(jīng)濟系統(tǒng)中政府的財政政策對就業(yè)問題的間接影響，那這項投資就很明智。另一方面，一位替人治病的醫(yī)生不會花時間去確定病人的生死會給社區(qū)帶來什么影響。
預(yù)期的難題
預(yù)期的快樂也許與現(xiàn)實的快樂相差甚遠，這是眾所周知的經(jīng)驗之談。真實體驗可能比預(yù)期的合意得多，也可能正好相反。
出現(xiàn)這種現(xiàn)象不僅是因為有些結(jié)果無法預(yù)期，有時就算我們相當(dāng)完整地描述了抉擇的結(jié)果，這種預(yù)期所帶來的情感波動也幾乎不如真實體驗所帶來的情感波動效果明顯。造成這種差別的其中一個原因就是，我們的頭腦一時間無法掌握所有結(jié)果，而是隨著對結(jié)果偏好的轉(zhuǎn)移，注意力也從某一價值要素轉(zhuǎn)向了另一種價值要素。
所以，評價的準(zhǔn)確度和一致性都受到個人能力的限制，也就是個人探索其設(shè)想結(jié)果中變動的價值要素，并在預(yù)期與實際體會中同樣重視這些價值要素的能力。
這對“風(fēng)險”行為來說可能是一種重要的影響力。比方說，在風(fēng)險投資中，失敗的結(jié)果根據(jù)以往的經(jīng)驗或出于其他原因讓人感受越深，風(fēng)險承擔(dān)行為就越不可取。這與其說是失敗的經(jīng)歷讓我們賦予失敗較大的發(fā)生概率，不如說避免出現(xiàn)失敗結(jié)果的愿望變得強烈了。
用一句話來概括理性管理和非理性心理，
管理理論的關(guān)注焦點，是人類社會行為中的理性和非理性層面的分界線。管理理論尤其是關(guān)于刻意理性和有限理性的理論，也就是關(guān)于因為最優(yōu)化的不可及，而退而求滿意決策的理論。
