在前文《管理思維：做一個有原則的人》和《管理思維：沒有任務就沒有發(fā)展》中，我們分別介紹了有效管理的第一要素：管理原則，第二要素：管理任務。本文介紹有效管理的第三要素，也是最后一個要素：管理工具。
管理是一門手藝，自然需要趁手的工具。作者認為管理者應該熟練使用七種工具，會議、報告、工作設計與任務控制、個人工作方法、預算、績效評估和系統(tǒng)的“垃圾”處理。七種工具并沒有一個倚天屠龍一般的稀罕之物，都是大多數(shù)工作中司空見慣的東西。
工具一：會議
會議的目的是獲得成果。
管理者在會議上投入了相當大比例的時間，這是很容易想見的。然而遺憾的是，大部分會議沒有效果、毫無收獲。這意味著對大多數(shù)組織而言，一般都存在會議過多的問題。所以使用會議的第一原則是：減少會議次數(shù)。
開一個成功的都會，關鍵在于前期準備和后續(xù)跟進。真正的工作通常不是在會議期間完成的，而是在它之前和之后完成。準備會議的工具就是會議議程，沒有議程就沒有會議。好的議程只有少數(shù)幾個議題，而不是很多。最后，沒有行動就沒有議題，一個完整的會議包括會前準備、開會、會后跟蹤。跟蹤階段需要把待完成的任務明確負責人及截止期限，然后持續(xù)跟蹤執(zhí)行。
會議的目的是獲得成果，獲得成果的關鍵是行動起來，管理中的每一件事都必須聚焦在行動上。
工具二：報告
寫報告應該是促進溝通，而不是阻礙它。
這里的報告泛指一切涉及書面內容的東西：會議記錄、通知、文件說明、商業(yè)信件以及建議書等。
很多人認為寫作是一件冗長、耗時、低效率、緩慢而過時的方法，這種看法是錯誤的。
對寫作者而言，寫作可以有效促進他的思考，并留下可信記錄。
對接收者而言，從文字中獲取的信息要遠高于通過打電話或語音聊天獲取的信息。
報告的作用在于讓接收者迅速采取行動，最有可能達到這樣預期效果的方式，是報告以接收者或讀者為導向來進行撰寫。舉例而言，當接收者是律師時，就不要發(fā)一堆精美的數(shù)學圖表，它們只會讓律師瞬間傻眼。對日理萬機的高層領導，不要發(fā)一份長達100頁的專業(yè)報告，這樣只會讓領導一頭霧水。
工具三：工作設計與任務控制
在組織完善的公司中，控制雇員的主要是工作任務，而非管理者。
如果目標是有效的，則必須適當?shù)脑O計所有員工的任務和工作。任務幾乎就是工作本身，然而，工作設計路上卻有很多坑。
工作量之坑：工作量不能太少，也不能過大。工作量太少會導致員工壓根不去考慮如何提高自己工作效率的問題，這不僅會造成員工挫敗感，也造成了組織生產率低下。工作量太多的害處相對而言更顯而易見，總是完不成任務，個人身心俱疲，組織同樣被拖累。但兩者是有區(qū)別的，工作量不足是“不可饒恕的重罪”，工作量過大則是“可以饒恕的罪行”。
空轉之坑：缺乏實質性工作內容。常見于大型企業(yè)，特別是那種叫“助理”或“協(xié)調人”的職位，工作幾乎沒有什么實質性內容，這還不是最可怕的，最可怕的是他們既擁有重大影響，又完全不承擔責任。這簡直就是為個人腐敗和組織潰爛敞開了后門。這類崗位必須縮減到最低程度，并保持人員流動性。
扯皮之坑：多人參與同一項工作。能分割的工作就要分割，每部分工作都指定負責人，重疊或三不管地帶總會伴隨著扯皮。
大包干之坑：避免“幾乎包含一切”的工作，這類工作會強迫人們分散精力、浪費精力。
兼職之坑：避免超出一個人的能力范圍，比如將銷售和營銷放在同一個職位上，銷售與營銷是兩個在本質上完全不同的任務，它們需要的能力也不一樣，一個人很少能同時擁有這些能力。銷售是說服人們在銷售合同上簽字，而營銷在本質上是改變人們頭腦中的觀念。
如果說工作設計是靜態(tài)的，那任務控制就是動態(tài)的。
任務管理的核心在于人員配置，確保員工對工作事項的優(yōu)先排序非常清楚，不存在任何被誤解的空間；確保每一位雇員盡可能不受干擾的、把精力和能力聚焦在這些優(yōu)先事項上。
工具四：個人工作方法
對管理者而言，個人的工作方法是極其重要的。幾乎沒有別的什么東西能夠像它這樣直接而廣泛地影響管理者的績效。
系統(tǒng)化、有條理的工作是開發(fā)利用個人才能的關鍵，也是把能力轉化為工作成果和成功的關鍵。許多人不愿因進行有條理的系統(tǒng)化工作，因為他們相信，這樣的工作方法不適合創(chuàng)造性工作。這是一個廣泛流傳但完全錯誤的觀點，實際上恰恰相反，那些真正具有創(chuàng)造精神的人，至少是那些成功的人，都掌握了系統(tǒng)完善的工作方法。只有那些“冒牌”的創(chuàng)新性人才，才會把創(chuàng)造性工作和混亂的工作方法聯(lián)系起來。
需要注意的是，工作方法因人而異，也因環(huán)境而異，環(huán)境包括行業(yè)、職業(yè)、職位、年齡、坐班與出差、是否有秘書、組織結構、上司等各種因素。個人偏好比較穩(wěn)定，更多的是環(huán)境變化，這時應主動評估和調整個人的工作方法。
個人工作方法應該覆蓋的幾個基本方向，作者介紹的很瑣碎，其中首要是時間管理，最需要牢記的一句話是，通過減少做事來提高成功的效率。
工具五：預算和預算編制
預算是對管理者要求最高的工具之一。一份合格的預算申請往往要求預算編制者掌握企業(yè)管理知識、事實依據(jù)及二者的相互關系。
我們不能把預算和預算編制看作財務部門和審計部門的專有工具。全部管理人員都應該把它們當做最重要的工具之一。
可能預算在管理者眼中太沒存在感，作者苦口婆心的介紹了預算編制的六大好處。
（1）預算是經驗豐富的管理者的最佳工具，因為他們可以以此來有條理地安排全部計劃，并圍繞它來部署工作。對于經驗匱乏的管理者或是剛剛接任新職位的管理人員而言，預算是他們了解企業(yè)和自身工作領域的最佳工具。
（2）它是配置核心資源的最佳工具，尤其是人力資源配置，預算基本上是讓資源提高產出效率的唯一工具。
（3）它是事先規(guī)劃協(xié)調某一領域或整個公司全部活動的最佳工具。
（4）預算是將某一部門的員工，包括其管理者，融入整個組織當中的最佳工具。
（5）在以下方面，預算是唯一的也是最好的工具：它讓我們知道計劃應當如何修訂、在何時修訂、哪些偏差需要調整，更重要的是，它讓我們知道預算的基礎——現(xiàn)實環(huán)境及其假定——發(fā)生了哪些變化。
（6）最后，預算為有效、順暢的人際溝通提供了重要基礎，心理學家?guī)缀鯖]有認識到這一點。
工具六：績效評估
在管理中真正重要的不是那些可以標準化的東西，而是某項管理任務的具體特點以及某個人的性格特點。
什么才是我們真正需要評估的呢？當然不是員工的平庸程度。更重要的是找出組織中每個人的具體優(yōu)勢。
無論出于何種原因，取消績效評估，或過度的平均主義，都是對人性及團體精神的打擊，因為它剝奪了人們提升效能、獲取成功的機會。
工具七：系統(tǒng)的“垃圾”處理
任何有機生物體都有自己的“垃圾”處理系統(tǒng)，如腎臟、大腸、皮膚，等等。每一個單獨的細胞都有自身的“垃圾”處理機制。如果沒有持續(xù)不斷的系統(tǒng)化解毒功能，這些有機生物體是不可能生存下來的。
類似的系統(tǒng)也同樣適用于組織內部及組織本身，在每一個機構的內部，都需要建立一套清除過時的、需要淘汰的、不必要的事物的流程。我們應該發(fā)出這樣的呼吁：扔掉廢棄物！
需要定期問自己的問題是，我們應該停止做哪些工作？
建立先進的會計系統(tǒng)、建立非常成熟的人事管理制度、實施全面計算機管理或者創(chuàng)造大量就業(yè)機會等，并不是創(chuàng)立企業(yè)的目的。企業(yè)的創(chuàng)立是為了滿足客戶的需求，為他們開發(fā)、生產和出售商品和服務，治愈病患，幫助吸毒者戒掉毒癮，或是防止破壞環(huán)境。財務部門、信息部門、人事部門、行政部門、策劃部門等，都是組織為了達到其真實目的而運用的工具。然而手段常常搖身一變，成為目的，這是組織機構越來越臃腫的最常見原因之一。
小結
管理原則和管理任務決定了“什么是正確的事情”，管理工具則是“正確地做事”所提出的必然要求。
