究其原因,有2個因素最重要:
1、企業(yè)規(guī)范化的分析工作尚未展開,需要從哪些角度來觀察企業(yè)經(jīng)營情況,還沒有可參考的模式。因為沒有可參考得模式,所以也沒有提出收集相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的需求。即:企業(yè)采集數(shù)據(jù)的能力有欠缺;
2、數(shù)據(jù)處理,即將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有用的信息的工作尚未展開。有些企業(yè),實施管理信息系統(tǒng)已經(jīng)多年,也收集了很多企業(yè)經(jīng)營方面的數(shù)據(jù)。但是,還沒有形成一套完善的方法,將相關(guān)的數(shù)據(jù)組織成決策支持的信息,即便企業(yè)有要求制作一些報表,但是制作過程既不及時也不方便,在企業(yè)經(jīng)營過程中的對問題診斷和發(fā)現(xiàn)規(guī)律的幫助不大。
本文以零售連鎖企業(yè)為例,針對管理信息系統(tǒng)模塊、決策支持報表、問題診斷和發(fā)現(xiàn)過濾等過程進行一個詳細的描述,期待對正在進行信息化建設(shè)的企業(yè)有所幫助。
描述過程分為三個步驟:
一、描述管理信息系統(tǒng)模塊的功能,這些功能通常是為了滿足流程的需要
二、相關(guān)數(shù)據(jù)可以提供哪些決策支持信息(報表)
三、決策支持報表可以反映企業(yè)經(jīng)營的哪些情況,對決策支持的幫助在哪里,從商業(yè)智能分析系統(tǒng)實現(xiàn)的角度反饋數(shù)據(jù)采集步驟有哪些注意事項
其中,在第二步驟中,有一個顯著的特點,就是商業(yè)智能分析系統(tǒng)的決策支持報表,都是即時實現(xiàn)的。這就有別于傳統(tǒng)意義上的其他報表,所以這種分析系統(tǒng),會被命名為聯(lián)機分析處理(OLAP,Online Analytical Processing)
零售連鎖管理信息系統(tǒng)基本模塊通常包括如下內(nèi)容:
管理維護子系統(tǒng)
多公司帳套
用戶檔案
權(quán)限組
權(quán)限
系統(tǒng)數(shù)據(jù)表
根據(jù)該模塊的數(shù)據(jù),決策者可以考慮:
使用本公司管理信息系統(tǒng)的用戶有哪些?
這些用戶是如何進行分類的?
這些用戶都分別被賦予了怎樣的功能操作權(quán)限、數(shù)據(jù)查看權(quán)限等?
在管理信息系統(tǒng)中分別建立了哪些帳套?
上述報表實現(xiàn)的,尚屬于操作層面的管理信息。
譬如權(quán)限管理,可以查看最新的信息,包括每個角色擁有哪些權(quán)限、某一用戶屬于那些角色等。
其中有一點特寫需要予以關(guān)注,在多帳套分析系統(tǒng)中,為了確保將來可能的對比分析,特別是集團公司內(nèi)部各分、子公司的各項內(nèi)容的對比分析,需要對集團整體的數(shù)據(jù)格式進行標準化工作,即凡屬需要進行對比分析的項目,諸如會計科目編碼等信息,應(yīng)該由集團制定標準,各下屬公司(帳套)按照標準進行設(shè)置。
基本信息子系統(tǒng)
會計科目信息
現(xiàn)金流量項目信息
預(yù)算科目和項目信息
核算項目信息
銀行帳戶信息
劃款方式信息
交易方式信息
交易對象類別
客戶信息
供應(yīng)商信息
計量單位信息
計價方式信息
商品信息
商品類別信息
顏色規(guī)格信息
成本核算方法
倉庫信息
庫位信息
部門信息
人員信息
根據(jù)該模塊的數(shù)據(jù),決策者可以考慮:
收入是如何劃分的?
考核收入時,如何劃分收入項目?是按產(chǎn)品線?按產(chǎn)品?還是按服務(wù)?
是否需要進行收入的同比分析、環(huán)比分析、定比分析,也就是收入的趨勢分析?
是否需要按項目對收入進行結(jié)構(gòu)百分比分析,以確定為公司帶來主要收入的項目是什么?
是否需要按照時間、地區(qū)(包括國家、區(qū)域、省、市、縣等)、渠道、客戶進行收入分析?
是否需要按照品牌、產(chǎn)品、供應(yīng)商(對直接采購進行銷售的商品而言)進行收入分析?
是否需要按照銷售部門、人員(如銷售員)進行收入分析?
是否需要按銷售類型、銷售折扣方式對收入進行分析?
是否需要在分析收入的同時分析成本和毛利信息?
是否需要對費用進行明細項目結(jié)構(gòu)百分比分析和特定費用科目的趨勢分析?
是否需要進行預(yù)算與實際數(shù)據(jù)的對比分析?
對產(chǎn)品的分析,是否需要明細到產(chǎn)品的款號、顏色、尺寸、規(guī)格等?
對根據(jù)各維度對收入、成本、毛利同時進行分析,需要在采集數(shù)據(jù)的是否保留相關(guān)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性。這就需要對產(chǎn)品成本信息明細最低級別。
如希望進行每種產(chǎn)品的毛利分析,則必須有按產(chǎn)品記錄的成本信息,而不是成本信息只記錄到產(chǎn)品線級別。
同樣,若要按客戶來分析毛利貢獻,則需要關(guān)聯(lián)每一客戶的成本信息,通常這個成本信息由產(chǎn)品來過渡,即各客戶購買了哪些產(chǎn)品,而該產(chǎn)品的成本又是多少。
傳輸管理子系統(tǒng)
傳輸庫維護
傳輸機制設(shè)置
門店POS系統(tǒng)啟用設(shè)置
門店付款方式設(shè)置
數(shù)據(jù)下發(fā)
POS更新程序下發(fā)
門店上傳數(shù)據(jù)查詢
根據(jù)該模塊的數(shù)據(jù),決策者可以考慮:
數(shù)據(jù)傳輸頻率如何?是否每日傳輸?
各項數(shù)據(jù)是否需要按門店分析?
門店付款方式頻度分析?
采購管理子系統(tǒng)
供應(yīng)商檔案維護
供應(yīng)商料件價格維護
采購進貨
采購合同訂單的變更處理
采購驗收入庫
采購?fù)素?/span>
采購訂單清單
采購進貨清單
預(yù)計進貨清單
供應(yīng)商ABC表
根據(jù)該模塊的數(shù)據(jù),決策者可以考慮:
供應(yīng)商產(chǎn)品價格走勢分析?
采購交貨方式、付款方式分析?
質(zhì)量檢驗之檢驗率、合格率分析?
退貨率分析?
進貨頻率分析?
供應(yīng)商交貨及時率分析?
供應(yīng)商毛利分析(根據(jù)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品的毛利)?
采購到貨對比分析?
采購付款對比分析?
采購費用分析?
顯然,制作上述分析報表需要關(guān)聯(lián)到信息系統(tǒng)的質(zhì)量管理模塊、應(yīng)付款模塊等。
銷售管理子系統(tǒng)
客戶檔案維護
客戶商品核價檔案維護
客戶商品分類核價
客戶信用控管
銷售出貨
裝箱作業(yè)
銷售退貨
銷售訂單變更
商品在途管理
商品差異處理
訂貨會訂單
訂貨會出貨
銷售預(yù)測建立
客戶出貨清單
可退換貨額度維護
信用余額維護
已銷貨未結(jié)帳維護
根據(jù)該模塊的數(shù)據(jù),決策者可以考慮:
客戶分布分析?
客戶特性分析?
銷售價格走勢分析?
客戶超過信用額度分析(超過信用額度的帳齡分析)?
客戶超過信用時間分析(超過信用期的帳齡分析)
銷售方式結(jié)構(gòu)分析?
銷售退貨頻率、退貨產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和趨勢分析?
銷售退貨原因分析?
銷售訂單變更頻率分析?
銷售訂單量(訂單額)按時間波動分析?
銷售實際與預(yù)測差異分析?
銷售排行分析?
銷售發(fā)貨對比分析?
銷售收款對比分析?
根據(jù)退貨情況和退貨原因分析,可以改進工作,減少退貨情況的發(fā)生;
根據(jù)銷售量的時間波動分析,可以合理調(diào)配空閑和緊張時刻的人力安排;
銷售排名分析,可以對重點客戶進行關(guān)注和分析;
根據(jù)銷售方式,乃至收款方式的分析,可以判斷何種方式給顧客帶來便利;
存貨管理子系統(tǒng)
品號檔案維護
調(diào)撥業(yè)務(wù)處理
調(diào)撥商品在途管理
調(diào)撥商品差異處理
一般庫存交易業(yè)務(wù)處理
抽盤或全盤業(yè)務(wù)處理
分批盤點處理
成本計算
庫存調(diào)整
庫存明細表
庫存明細帳
進銷存統(tǒng)計表
庫存ABC維護
庫存呆滯商品維護
根據(jù)該模塊的數(shù)據(jù),決策者可以考慮:
進貨發(fā)貨頻率(工作量)分析?
出入庫類型結(jié)構(gòu)分析?
實際庫存、最高庫存量、最低庫存量對比(安全預(yù)警)分析?
倉儲費用分析?
最優(yōu)訂貨量分析?
盤點差異分析?
庫齡分析?
呆滯品分析?
庫存ABC類別分析?
庫存商品按時間快照分析?
商品狀態(tài)分析(在途、在用、維修中、委外加工中...)?
總部專柜管理子系統(tǒng)
促銷活動檔案維護
專柜提成檔案維護
終端零售價上下限檔案維護
營業(yè)日報維護
交易明細查詢
專柜對帳單自動產(chǎn)生
專柜對帳單維護
營業(yè)日報維護
支付方式信息維護
零售商品滯暢銷狀況維護
根據(jù)該模塊的數(shù)據(jù),決策者可以考慮:
促銷方式結(jié)構(gòu)分析?
促銷期間銷售額走勢分析?
VIP管理子系統(tǒng)
VIP等級維護
VIP信息維護
VIP積分策略維護
VIP積分兌換維護
VIP過期積分處理
根據(jù)該模塊的數(shù)據(jù),決策者可以考慮:
VIP分類分析?
VIP客戶特性分析?
數(shù)據(jù)挖掘分析?
POS收銀系統(tǒng)
收銀員信息維護
銷售收銀
銷售退貨
調(diào)換收銀
調(diào)換退貨
其他銷售收銀
預(yù)付款
贈品
交班
交易明細查詢
盤點
上下傳
庫存查詢
商品查詢
商品零售維護
根據(jù)該模塊的數(shù)據(jù),決策者可以考慮:
POS點的各類銷售及回款分析?
POS點的各類庫存分析?
POS點的各類進貨分析?
POS點的工作量分析?
POS點的營業(yè)員業(yè)績分析?
WEB物流系統(tǒng)
訂貨業(yè)務(wù)處理
銷售出貨
調(diào)撥出貨
到貨管理
退貨管理
門店零售價設(shè)定
VIP資料維護
積分兌換處理
根據(jù)該模塊的數(shù)據(jù),決策者可以考慮:
Web方式實現(xiàn)的銷售分析?
Web方式實現(xiàn)的每日商品零售分析?
Web方式實現(xiàn)的每日零售分析?
Web方式實現(xiàn)的商品時間段分析?
Web方式實現(xiàn)的營業(yè)員銷售排行分析?
Web方式實現(xiàn)的庫存明細分析?
應(yīng)收管理子系統(tǒng)
應(yīng)收帳款處理
預(yù)收賬款處理
溢收帳款處理
應(yīng)收沖應(yīng)付處理
月底調(diào)匯
根據(jù)該模塊的數(shù)據(jù),決策者可以考慮:
應(yīng)收帳款(預(yù)收款)周轉(zhuǎn)率分析?
應(yīng)收帳款帳齡分析?
應(yīng)收帳款回款統(tǒng)計分析?
應(yīng)收帳款分類統(tǒng)計?
超期應(yīng)收帳款分析?
上述分析報表,只是初級分析中對基礎(chǔ)信息的充分展現(xiàn)。還只是商業(yè)智能分析的第一步。
在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)能夠及時準確地提供的基礎(chǔ)上,可以運用管理會計中的全面預(yù)算管理、數(shù)據(jù)挖掘中的分類決策樹方法、運籌技術(shù)中的最短路徑(最低運價)等方法,對經(jīng)營中的決策進行智能化支持。