“6S”管理試行辦法
第一章 總則
第一條 為營(yíng)造整齊清潔的工作環(huán)境、提高工作效率、提升學(xué)校形象；培養(yǎng)具有良好習(xí)慣、遵守規(guī)則的職工隊(duì)伍，結(jié)合實(shí)際制定本辦法。
第二條 本辦法適用于辦公室及周邊區(qū)域、庫(kù)房和儲(chǔ)物間等場(chǎng)所。
第二章 管理內(nèi)容、實(shí)施細(xì)則
第三條 管理內(nèi)容：
（一）整理：劃分辦公室個(gè)人責(zé)任區(qū)域，并對(duì)辦公室物品進(jìn)行公私區(qū)分、分類(lèi)整理，區(qū)分為必要物品和非必要物品。
1、辦公室個(gè)人責(zé)任區(qū)是指?jìng)€(gè)人使用的桌面、抽屜、電腦、文件柜以及辦公室的地面、墻面、天花板、窗臺(tái)以及相關(guān)辦公設(shè)備和設(shè)施。
2、公私區(qū)分是指對(duì)公司資料與私人資料進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分,個(gè)人使用的資料也要納入管理,且必須注明是“私人參考資料”，并按照要求進(jìn)行標(biāo)識(shí)，避免發(fā)生工作移交的情況時(shí)出錯(cuò)。
（二）整頓：整頓是將整理后留下來(lái)的物品按規(guī)定的位置擺放整齊，并加以標(biāo)識(shí)，實(shí)行定置管理。對(duì)非必要物品果斷丟棄，并遵照安全、保密的原則進(jìn)行銷(xiāo)毀或轉(zhuǎn)移存放地點(diǎn)；對(duì)必要物品要妥善保存，使辦公室現(xiàn)場(chǎng)井井有條，做到想要什么，一分鐘之內(nèi)便能拿到。
（三）清潔：清潔過(guò)程是根據(jù)整理、整頓的結(jié)果，將不需要的部分清除出去，對(duì)各自崗位周?chē)⑥k公設(shè)施定期進(jìn)行徹底清掃、清洗，保持無(wú)垃圾、無(wú)臟污。
（四）清理：在整理、整頓、清潔管理工作之后，認(rèn)真維護(hù)已取得的成果，使其保持完美和最佳狀態(tài)，它是對(duì)前三項(xiàng)管理活動(dòng)的堅(jiān)持和深入。
（五）安全：把工作現(xiàn)場(chǎng)所要做的工作的每一步全部列出來(lái)，然后分析每一步工作是否可能造成安全隱患。目的是為了加強(qiáng)職工的安全觀念，使其具有良好的安全工作意識(shí)，更加注重安全細(xì)節(jié)管理。
（六）素養(yǎng)：培養(yǎng)職工對(duì)周?chē)说膼?ài)、對(duì)工作場(chǎng)所的愛(ài)、對(duì)物品的愛(ài)；切實(shí)執(zhí)行《“6S”管理試行辦法》，持之以恒，養(yǎng)成良好習(xí)慣。
第四條 實(shí)施細(xì)則
（一）公共區(qū)域的管理
1、辦公室地面要求平整、干凈、通暢；門(mén)窗、墻壁、天花板、室內(nèi)照明設(shè)施完好整；每一間房屋內(nèi)應(yīng)當(dāng)有定置管理圖，并且圖形與實(shí)際相符；
2、墻面只允許懸掛時(shí)鐘、定置圖及宣傳標(biāo)語(yǔ)（畫(huà)），張貼或懸掛管理要求的公告板、學(xué)院特許懸掛的字畫(huà)、掛歷，其它多余物應(yīng)清除；
3、室內(nèi)物品存放的位置必須經(jīng)過(guò)科學(xué)的設(shè)計(jì)、認(rèn)真的清理，做到合理、方便、整齊、樸實(shí)，并合理確定室內(nèi)固定物品的位置和移動(dòng)物品的靜態(tài)位置；
4、辦公桌要同向擺放，避免使用者背部朝向門(mén)；
5、辦公設(shè)備：如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)施或燈具、空調(diào)、電風(fēng)扇等電器每周應(yīng)檢查一次完好情況，并要求導(dǎo)線、線纜集束，整齊、美觀，符合安全要求；
6、電話號(hào)碼單不要張貼在任何位置，可制作成電話簿，置于電話機(jī)旁；
7、電腦內(nèi)保存的文件資料分類(lèi)科學(xué)，便于查找；
8、垃圾桷(廢紙簍)應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行清理，每天至少清理一次；
9、下班后關(guān)閉所有電氣設(shè)備電源及門(mén)窗。
（二）柜、架管理
1、柜頂上不允許擺放任何物品，柜底不放任何雜物，表面保持干凈無(wú)積塵，所有物品定置放置；
2、定置圖貼在柜門(mén)左邊內(nèi)側(cè)。要求所有的柜、架、盒均加上標(biāo)識(shí)，明確責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人、柜架上資料的類(lèi)別等信息。標(biāo)識(shí)字體為3號(hào)宋體，如文件盒內(nèi)有兩種以上，盒內(nèi)要有文件類(lèi)型目錄清單。文件柜實(shí)行一柜一圖，柜內(nèi)每層、每堆物品應(yīng)有定置標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)內(nèi)容與實(shí)物相吻合；
3、文件柜要每半個(gè)月整理一次，并按大小、類(lèi)別、使用頻率等進(jìn)行分類(lèi)建檔，貼上標(biāo)簽；若有變動(dòng)，標(biāo)簽應(yīng)及時(shí)更新。
（三）資料歸位管理
1、工作臺(tái)、辦公桌面每天整理一次，在辦公時(shí)間內(nèi)，桌面上只能放置當(dāng)日要使用的物品和文件資料；
2、置于辦公桌上的文件架內(nèi)只能存放三天內(nèi)使用的文件資料，每個(gè)文件夾要分類(lèi)標(biāo)識(shí)清楚，每個(gè)文件夾內(nèi)的資料超過(guò)3份就必須有目錄清單;
3、文件柜內(nèi)的文件、資料，一個(gè)月內(nèi)經(jīng)常使用的放在上面，半年內(nèi)周期性使用的放在中間，兩年內(nèi)周期性使用的放在下面，做到便于查找、整齊美觀、號(hào)位一致，三年以上（含三年）要使用的歸檔保存;
4、要根據(jù)文件資料的屬性進(jìn)行不同類(lèi)別的劃分；其次，在文件夾和放置位置上分別貼上相應(yīng)的標(biāo)簽，避免不同文件夾的放置出現(xiàn)錯(cuò)位。
（四）桌面狀態(tài)
1、工作人員每天下班離開(kāi)辦公室之前，均須整理個(gè)人桌面，桌面允許擺放的物品包括電腦顯示器1臺(tái)、音箱2個(gè)、電話機(jī)1臺(tái)、三格文件架1個(gè)、水杯1個(gè)、或小型植物1盆，并定位擺放，其它物品一律不得保留；
2、三格文件架內(nèi)可放置9個(gè)文件夾，并通過(guò)3種顏色區(qū)分出文件的類(lèi)別，可將資料分為待處理、處理中和已處理三類(lèi)，在每個(gè)文件夾上加貼標(biāo)識(shí)，使人一看就知道資料內(nèi)容、責(zé)任人等信息，改變過(guò)去桌面雜亂的情況；
3、使用中班臺(tái)的，桌面靠墻側(cè)端起依次擺放三格文件架、電話機(jī)、水杯、電腦顯示器、音箱，帶鍵盤(pán)架及文具盒的，文具盒內(nèi)只允許擺放紅筆、藍(lán)色圓珠筆、簽字筆、鉛筆各1支、橡皮擦1塊，文具用完后即時(shí)歸位；
4、使用直形辦公臺(tái)的，靠墻側(cè)端起依次擺放三格文件架、電話機(jī)、水杯、電腦顯示器、音箱，文具用完后即時(shí)歸放到最上面一格抽屜的相應(yīng)位置；
5、使用組合式屏風(fēng)辦公臺(tái)的，靠墻側(cè)懸空位端起依次擺放三格文件架、電話機(jī)、水杯，屏風(fēng)直角處擺放電腦顯示器、音箱，外側(cè)或擺放小型植物1盆，文具盒內(nèi)只允許擺放紅筆、藍(lán)色圓珠筆、簽字筆、鉛筆各1支、橡皮擦1塊，文具用完后即時(shí)歸位；
6、桌面下靠墻側(cè)依次擺放三抽柜、電腦主機(jī)；
7、辦公椅要以與之對(duì)應(yīng)的辦公桌為相對(duì)位置基準(zhǔn)，定置放置，長(zhǎng)時(shí)間外出辦事或下班后，無(wú)扶手辦公椅處于全推進(jìn)狀態(tài)，有扶手辦公椅應(yīng)端正置于辦公桌正面。
（五）抽屜狀態(tài)
1、個(gè)人抽屜應(yīng)每星期整理一次，對(duì)三個(gè)月內(nèi)用不到的東西，從抽屜里清理走；
2、最上面一個(gè)抽屜用于存放文具及工作筆記本、最下面一個(gè)抽屜用于存放私人物品，私人物品應(yīng)保持最低限度，如毛巾1張、肥皂1塊、衛(wèi)生紙類(lèi)不超過(guò)2包、雨傘1把、藥品少量。其他抽屜只允許放置工作用品，并采用科學(xué)方法將物品固定，保證取物的方便與高效率。
（六）張貼管理
1、一定要明確允許張貼的區(qū)域，可以購(gòu)買(mǎi)白板專(zhuān)門(mén)用于各類(lèi)文件的張貼；
2、公告板應(yīng)當(dāng)分區(qū)管理，如分成“6S專(zhuān)欄”、“公告欄”、“學(xué)習(xí)園地”等；
3、一般張貼品保留3-5天，重要張貼品保留7-10天；
4、每份張貼物的左下角應(yīng)注明張貼天數(shù)及起止時(shí)間，到期應(yīng)由貼出人負(fù)責(zé)收回。
（七）不需要物品的清理及處理方法：
1、不需要的物品主要指沒(méi)有用的文件、資料、桌椅、文件柜（架）、文具用品等，或在一個(gè)月之內(nèi)不需要使用到的滯留物品、不急用物品、劣質(zhì)產(chǎn)品。處理方法：
2、對(duì)需廢棄的物品全部進(jìn)行廢棄處理；
3、對(duì)不可廢棄或者必須保管的物品，與總務(wù)處倉(cāng)庫(kù)聯(lián)系后，轉(zhuǎn)移至物品長(zhǎng)期保管放置區(qū)；
4、屬固定資產(chǎn)管理范圍的，及時(shí)與資產(chǎn)科聯(lián)系，經(jīng)鑒定確認(rèn)后辦理相應(yīng)手續(xù)。
（八）儀態(tài)儀表及素養(yǎng)
1、培養(yǎng)對(duì)周?chē)说膼?ài)、對(duì)工作場(chǎng)所的愛(ài)、對(duì)物品的愛(ài)；
2、注意儀表與形象，做到著裝整齊，梳妝適宜；
3、工作時(shí)間使用普通話；
4、接聽(tīng)電話時(shí)使用問(wèn)候語(yǔ)：“你好！****處（科）”，態(tài)度熱情、大方；
5、接待來(lái)訪客人時(shí)言行得體；
6、提倡禁煙，任何人不得在辦公室內(nèi)吸煙。發(fā)現(xiàn)員工在禁煙區(qū)吸煙，每人每次罰款50元；
7、在參加會(huì)議時(shí)，必須關(guān)閉手機(jī)或調(diào)到振動(dòng)狀態(tài)。除特殊情況，一般不得接聽(tīng)電話；
8、將上述內(nèi)容切實(shí)執(zhí)行、持之以恒，從而養(yǎng)成習(xí)慣。
（九）庫(kù)房的管理
庫(kù)房是指所有材料、工具等長(zhǎng)期存放物品的場(chǎng)所。
1、貨架上物品擺放整齊，設(shè)置卡片或柜類(lèi)定置圖加以標(biāo)識(shí)，存放工具或產(chǎn)品的柜（架）應(yīng)有統(tǒng)一的位號(hào)標(biāo)識(shí)，物品擺放與定置圖相符；
2、柜（架）的擺放要整齊，標(biāo)識(shí)清楚，易于識(shí)別查找，擺放空間要符合要求，并保持通道暢通；
3、外觀顏色統(tǒng)一，對(duì)有須防止光線照射的物品；
4、庫(kù)房不得存放與職責(zé)無(wú)關(guān)的物品；
5、對(duì)存放危險(xiǎn)物品的庫(kù)房，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的安全標(biāo)識(shí)，具備相應(yīng)的安全防范器具；
6、臨時(shí)存放的物品也應(yīng)當(dāng)有標(biāo)識(shí)牌；
7、其它按照辦公室內(nèi)物品管理辦法施行。
第三章 檢查、考評(píng)辦法
第五條 檢查辦法
1、每周各部門(mén)負(fù)責(zé)人例行對(duì)本單位“6S管理”活動(dòng)工作的開(kāi)展情況進(jìn)行監(jiān)督檢查；
2、逢單周周五為巡回檢查日,每次檢查后，將檢查記錄交給各部門(mén)負(fù)責(zé)人一份，督促當(dāng)事人在期限內(nèi)整改；雙周周一公布上周評(píng)比結(jié)果，并張貼于公告欄。
第六條 考評(píng)辦法
1、巡回檢查日上班前或下班后，由檢查員按“6S管理”評(píng)分體系表對(duì)各部門(mén)進(jìn)行逐項(xiàng)對(duì)照檢查，對(duì)檢查出的不符合項(xiàng)做好記錄并通報(bào)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)令整改，三次檢查仍不整改的單位按獎(jiǎng)懲條款處罰；
2、各種檢查、考評(píng)、獎(jiǎng)懲必須有記錄、有考評(píng)人員簽字，并統(tǒng)一上報(bào)到“6S”管理辦公室，經(jīng)匯總并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后及時(shí)公布。
第四章 獎(jiǎng)懲辦法
第七條 獎(jiǎng)懲細(xì)則
1、各部門(mén)的“6S”管理執(zhí)行情況，作為對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人及員工的工作考核內(nèi)容之一；
2、每月對(duì)各單位周檢查評(píng)分匯總平均后，得到該單位月綜合得分，在年中及年末對(duì)成績(jī)突出的部門(mén)予以獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)表現(xiàn)差的部門(mén)和個(gè)人懲以紅牌（紅色紙做成的6S問(wèn)題揭示單），使之產(chǎn)生整改的壓力。通過(guò)不斷地增加紅牌或減少紅牌，從而達(dá)到發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題的目的;
3、對(duì)周檢查暴露出的不符合項(xiàng)三次不進(jìn)行整改者，對(duì)責(zé)任單位扣罰500元，單位領(lǐng)導(dǎo)100元；
4、所有“6S管理”考核，由“6S”辦公室開(kāi)出獎(jiǎng)勵(lì)或處罰單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，與財(cái)務(wù)處落實(shí)獎(jiǎng)罰金額。
第五章 附則
第十一條 本辦法由后勤集團(tuán)“6S”管理辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第十二條 本辦法自公布之日起開(kāi)始實(shí)施。
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