OA（Office Automation）系統(tǒng)是廣大企事業(yè)單位建設(shè)過程必然要經(jīng)過的里程碑，本系列文擬從項(xiàng)目管理和功能規(guī)劃兩個(gè)視角來探討建設(shè)企業(yè)級(jí)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的全景 ,分別有“需求分析篇（《如何做好大型OA系統(tǒng)的需求分析？》，
http://cio.it168.com/c/2007-09-18/200709181053981.shtml）”、“總體設(shè)計(jì)篇（《如何做好大型OA系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)？》，
http://cio.it168.com/t/2007-09-20/200709201709247.shtml，）”、“項(xiàng)目管理篇（《 如何做好大型OA系統(tǒng)的項(xiàng)目管理？》，
http://cio.it168.com/t/2007-09-26/200709260946515.shtml）”、“功能設(shè)計(jì)篇”數(shù)篇文章。“他山之石,可以攻玉”，如果您也面臨著同樣的問題，希望這些文章的闡述對(duì)你能有所裨益。
1 門戶網(wǎng)站子系統(tǒng)
SharePoint Portal Server 2007(簡稱SPS) 將業(yè)務(wù)流程中的人員、工作組和知識(shí)連接在一起。它將分散的信息統(tǒng)一起來，便于就文檔、項(xiàng)目和其他工作進(jìn)行協(xié)作，并根據(jù)用戶的功能組和組織角色呈現(xiàn)特定應(yīng)用程序和自定義內(nèi)容。
通過對(duì)SPS的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)以下功能。
1.1 企業(yè)集成
●創(chuàng)建S省省郵政公司統(tǒng)一的門戶網(wǎng)站,為省公司各部門創(chuàng)建部門的站點(diǎn),為幾個(gè)大的地市公司創(chuàng)建自己的站點(diǎn),并歸由S省省郵政公司門戶統(tǒng)一管理。
●將現(xiàn)有系統(tǒng)集成到一個(gè)解決方案中來,用戶登錄到門戶,通過對(duì)單點(diǎn)登錄的設(shè)計(jì)開發(fā),實(shí)現(xiàn)一次登錄后即可直接執(zhí)行現(xiàn)有系統(tǒng)中,自己權(quán)限范圍內(nèi)的所有功能。
●將正在開發(fā)的及今后要開發(fā)的系統(tǒng)集成到一個(gè)解決方案中來,如生產(chǎn)資源管理系統(tǒng)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)等，利用單點(diǎn)登錄集成到整個(gè)解決方案中。
1.2 管理、組織和發(fā)布內(nèi)容
●通過SharePoint Portal Server 建立電子公告、規(guī)章制度、電子刊物、及公共通訊錄等資源性質(zhì)的內(nèi)容的維護(hù)方式，建立相關(guān)的區(qū)域，來展現(xiàn)這些內(nèi)容，管理這些內(nèi)容，從而更便于用戶查找和管理。
●通過SharePoint Portal Server 來控制以上內(nèi)容的特定訪問群體，訪問的權(quán)限，哪些人可以編輯、那些人可以設(shè)置欄目、那些人可以見到這些內(nèi)容等等
● 通過開發(fā)可以指定這些內(nèi)容的訪問位置，通過開發(fā)一個(gè)區(qū)域數(shù)據(jù)瀏覽的Web Part更好的將內(nèi)容組織到更方便的位置。
上圖為通過開發(fā)的區(qū)域內(nèi)容展示web part看到的效果。
1.3連接協(xié)作
允許您查找人員、工作組、網(wǎng)站、現(xiàn)有最佳實(shí)踐方案等，并與人員和工作組協(xié)作或者使用網(wǎng)站和使用最佳實(shí)踐方案。提供基于 Web 的交互式工作組網(wǎng)站，為整個(gè)組織提供文檔協(xié)作。
1.4用戶的個(gè)人環(huán)境
通過SPS為用戶建立個(gè)人站點(diǎn),用戶可以自己組裝個(gè)人站點(diǎn)上的內(nèi)容,讓用戶非常方便的去了解自己最想知道的內(nèi)容。
2 業(yè)務(wù)功能需求描述
S省省郵政公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要是建立S省郵政統(tǒng)一門戶網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)包括企業(yè)辦公管理、個(gè)人信息管理、行政后勤管理、公共信息管理、后臺(tái)維護(hù)管理等功能，達(dá)到辦公管理自動(dòng)化的最終目的。
S省省辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能主要分為以下級(jí)大類，見下表：
表1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能列表
功能類別
子功能
企業(yè)辦公管理子系統(tǒng)
收文管理
發(fā)文管理
任務(wù)管理
省公司文檔中心
會(huì)議管理
個(gè)人信息管理子系統(tǒng)
待辦事宜
電子郵件
日程管理
名片管理
個(gè)人設(shè)置
信息訂閱收藏
行政后勤管理子系統(tǒng)
合同審批管理
行政用車管理
申請(qǐng)事宜管理
其他物品管理
公共信息管理子系統(tǒng)
電子公告
規(guī)章制度
電子刊物
公共通訊錄
電子論壇
后臺(tái)維護(hù)管理子系統(tǒng)
系統(tǒng)管理
部門管理
人員管理
權(quán)限管理
表單定義管理
審批流管理
決策信息定義管理
字典定義
3 企業(yè)辦公管理子系統(tǒng)
企業(yè)辦公管理功能是以流程為基礎(chǔ)，支持對(duì)企業(yè)的日常工作的管理，包括收文管理、發(fā)文管理、任務(wù)管理、文檔管理、會(huì)議管理、事宜申請(qǐng)等功能。
3.1 收文管理
為用戶提供了環(huán)境下簡單易用的文件傳遞和文件共享功能，通過使用系統(tǒng)就能夠?qū)⒑线m的文件傳遞給合適的人。同時(shí)與先進(jìn)的消息傳遞機(jī)制相配合，還可以及時(shí)將文件到達(dá)的信息通知到文件閱讀者，從而減少了信息獲取的不確定性。
收文管理是指送給本公司（如無特殊說明，“本公司”指省公司、市公司和省公司直屬單位）或本公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門閱批的文件（包括正式文件和非正文件）式的處理過程。
收文處理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)以下功能：
●對(duì)所有的來文通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、傳閱、歸檔。
●對(duì)來文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印。
●對(duì)來文的處理全過程進(jìn)行自動(dòng)化管理和記錄。
●對(duì)要求辦理的文件進(jìn)行全自動(dòng)跟蹤、監(jiān)督及閉環(huán)控制。
該流程可以通過表格定義或圖形化的流程定義工具來自定義。
以下是對(duì)各個(gè)功能的具體描述。
（1）、簽收登記與錄入
在此涉及的文檔包括所有進(jìn)口文件，分紅頭文件（有文件號(hào)）和白頭文件（無文件號(hào)）兩大類，文件的來源有：OA系統(tǒng)發(fā)來的文件、正常郵件、交換來的文件、傳真、事務(wù)性通知等、遠(yuǎn)端傳送來的文件、處室送公司領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示等。每個(gè)處室均具有錄入功能，僅處理本處接收的文件。按類型（紅頭文件，白頭文件）系統(tǒng)自動(dòng)編制流水號(hào)。
對(duì)正式公文分為上級(jí)來文和下級(jí)來文兩種（平級(jí)來文按上級(jí)來文歸類）。來文分急、特急、普通幾類。簽收后由綜合文秘人員根據(jù)來文的各種屬性（文件標(biāo)題、文件字號(hào)、主題詞、收文日期、來文單位、分類代碼、密級(jí)、收文流水號(hào)等）填寫來文登記表、存入收文登記簿為查詢統(tǒng)計(jì)和存檔依據(jù)。同時(shí)將來文以各種方式（掃描、錄入等）存入來文文檔庫，產(chǎn)生來文處理流程臺(tái)帳。來文處理流程臺(tái)帳包括以下內(nèi)容：簽收登記欄、簽收登記者、簽收日期、錄入登記欄、錄入者、錄入日期、擬辦登記欄、擬辦者、擬辦日期、擬辦意見、辦文期限、設(shè)否催辦、催辦時(shí)間、預(yù)先提醒期、設(shè)否批辦、批示領(lǐng)導(dǎo)、批示日期、批示意見、是否傳閱、傳閱領(lǐng)導(dǎo)、傳閱處室、是否傳閱完畢、是否辦文、辦文處室、有否協(xié)辦、協(xié)辦處室、辦理意見、辦理結(jié)果、催辦次數(shù)。
登記、錄入模塊具有以下功能：
●自動(dòng)搜索未完成的文檔及創(chuàng)建新文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對(duì)于從OA系統(tǒng)發(fā)來的文件、系統(tǒng)可自動(dòng)提取并錄入來文的各種屬性（文件標(biāo)題、文件字號(hào)、主題詞、收文日期、來文單位、分類代碼、密級(jí)、收文流水號(hào)等）。
●對(duì)文稿的編輯和瀏覽，提供編輯文本稿件、編輯多媒體文稿、鏈接附加文件、提供WORD或WORD PRO編輯工具供選用、在編輯過程中能應(yīng)用WORD PRO 參考相關(guān)文檔并剪輯。
●提交擬辦，并自動(dòng)填寫來文處理流程臺(tái)帳。
（2）、擬辦
綜合文秘專人查看原文、根據(jù)閱文或辦文需要填寫公文處理單、公文傳閱單等相關(guān)欄位，提交辦公室主任審閱。
擬辦模塊具有以下功能：
●自動(dòng)搜索待擬辦的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對(duì)文稿的閱讀和瀏覽
●擬辦文件，填寫公文處理單或公文傳閱單。
●提交批示或承辦傳閱，并自動(dòng)填寫來文處理流程臺(tái)帳。
（3）、審閱
文件擬辦后，由辦公室主任對(duì)擬辦意見進(jìn)行審閱，辦公室主任有權(quán)修改擬辦意見和擬辦結(jié)果。審閱完成后，通過綜合文秘提交公司領(lǐng)導(dǎo)閱批、承辦人承辦或下發(fā)傳閱。
（4）、批示
根據(jù)擬辦結(jié)果，公司領(lǐng)導(dǎo)批示原文，填批辦意見欄后返還綜合文秘處理。
綜合文秘收到領(lǐng)導(dǎo)批示后，查看批示，根據(jù)批示結(jié)果對(duì)來文進(jìn)行處理分發(fā)。
批示模塊具有以下功能：
●自動(dòng)搜索待批示的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對(duì)文稿的閱讀和瀏覽
●批辦文件，填寫公文處理單或公文傳閱單。
●提交擬辦或分發(fā)，并自動(dòng)填寫來文處理流程臺(tái)帳。
（5）、傳閱
根據(jù)公文傳閱單，系統(tǒng)自動(dòng)分發(fā)到接受人，或按一定順序傳閱。
部室領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)決定是否傳閱他人。
分級(jí)傳閱的功能與省公司辦公管理?xiàng)l例相關(guān)，由綜合文秘傳來的公文，僅傳到下級(jí)處室，由部室領(lǐng)導(dǎo)或室主任決定是否傳閱本處室其他人員。
傳閱模塊具有以下功能：
●自動(dòng)搜索待傳閱的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對(duì)文稿的閱讀和瀏覽
●填寫公文傳閱單。
●提交存檔，并自動(dòng)填寫來文處理流程臺(tái)帳。
（6）、承辦
●承辦處室業(yè)務(wù)綜合代表接到來文后，將辦文轉(zhuǎn)送處室領(lǐng)導(dǎo)。
●處室領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)來文的具體情況，提出具體擬辦意見及辦理人選，并將辦理文件下送承辦部室主管。
●承辦部室主管接到辦文后，根據(jù)具體辦理意見親自辦理或轉(zhuǎn)交下級(jí)承辦人辦理。
●承辦人具體辦理，承辦人接到來文后，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，進(jìn)行辦理，辦理完畢，填寫辦理情況。
承辦模塊具有以下功能：
●自動(dòng)搜索待承辦的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對(duì)文稿的閱讀和瀏覽。
●對(duì)擬辦意見和領(lǐng)導(dǎo)批示的查閱。
●承辦文件，填寫公文處理單。
●提交歸檔，并自動(dòng)填寫來文處理流程臺(tái)帳。
（7）、催辦
參見擬辦。
（8）、存檔
對(duì)原文和處理過程進(jìn)行存檔。處理過程存檔為處理痕跡（意見、結(jié)果，等等）的存檔。處理過程結(jié)束，將系統(tǒng)處理過程信息與原文共同保存于檔案庫中。來文數(shù)據(jù)庫文件轉(zhuǎn)移到檔案庫中，對(duì)分發(fā)處理公文亦相同。
存檔模塊具有以下功能：
●自動(dòng)搜索待歸檔的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對(duì)文稿的閱讀和瀏覽。
●提交歸檔，并自動(dòng)填寫來文處理流程臺(tái)帳。
（9）、查詢和統(tǒng)計(jì)
收文系統(tǒng)不僅僅處理文件的接收流程，還具有收文的查詢和統(tǒng)計(jì)功能，利用此功能，可以查詢、統(tǒng)計(jì)到某一時(shí)期的收文數(shù)量，辦文效果，辦文率等指標(biāo)。形成報(bào)表輸出或圖表顯示。
（10）、流程狀態(tài)的顯示
對(duì)文件的狀態(tài)可以查詢。
可以查看文件所有經(jīng)過的流程的詳細(xì)記錄。
3.2發(fā)文管理
執(zhí)行發(fā)文擬稿、核稿、會(huì)簽、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、發(fā)文、歸檔等流程，流程結(jié)束后由歸檔員歸檔。發(fā)文處理是指以本公司名義發(fā)出去的文件的處理過程。對(duì)省郵政公司，一般分為公司文、處文、會(huì)議紀(jì)要、函、非正式文件等，它們具有相似工作流處理過程，用戶可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置工作流程，以決定不同行文流向及處理過程。對(duì)于市公司，發(fā)文流程與省公司的差別不大。
發(fā)文處理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)以下功能：
●要求對(duì)所有的發(fā)文通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行擬稿、核稿、會(huì)簽、復(fù)核、簽發(fā)、成文、蓋章、發(fā)文、歸檔。
●可對(duì)發(fā)文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印。
●對(duì)發(fā)文的處理全過程進(jìn)行自動(dòng)化管理、跟蹤和記錄。
發(fā)文處理流程如下圖所示。系統(tǒng)可由管理員自定義發(fā)文流程并配制具體的環(huán)節(jié)。
以下是對(duì)各個(gè)功能的具體描述。
（1）、擬稿
擬稿人編輯發(fā)文原文、填寫發(fā)文頭紙中擬文單位、擬稿人、文件密級(jí)、文件字號(hào)、分類代碼、主送單位、抄送單位、文件標(biāo)題、起草日期、發(fā)文份數(shù)、主題詞等，存入發(fā)文登記簿中作為查詢統(tǒng)計(jì)和存檔依據(jù)。
設(shè)置發(fā)文處理流程臺(tái)帳，發(fā)文處理流程臺(tái)帳有以下內(nèi)容：擬稿處室，擬稿人，擬稿日期，核稿人、核稿日期、核稿意見、會(huì)簽處室、會(huì)簽意見、會(huì)簽日期、復(fù)核人、復(fù)核意見、復(fù)核日期、簽發(fā)人、簽發(fā)意見、簽發(fā)日期、成文日期、蓋章人、蓋章日期、分發(fā)人、分發(fā)日期、發(fā)文完成標(biāo)志。對(duì)文件字號(hào)，由系統(tǒng)自動(dòng)生成。
擬稿人確定核稿人、會(huì)簽處室，系統(tǒng)存入發(fā)文數(shù)據(jù)庫，并自動(dòng)提交給核稿人。
系統(tǒng)默認(rèn)擬稿人的直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（負(fù)責(zé)）人為核稿人，處文由部室主管核稿，公司文由部室領(lǐng)導(dǎo)核稿。
擬稿模塊具有以下功能：
●自動(dòng)搜索待擬稿的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對(duì)文稿編輯、擬定和瀏覽。提供編輯文本稿件、編輯多媒體文稿、鏈接附加文件、對(duì)已經(jīng)擬定的文稿瀏覽、提供WORD或WORD PRO編輯工具供選用，在編輯過程中能應(yīng)用WORD PRO 參考相關(guān)文檔（包括政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫，領(lǐng)導(dǎo)講話數(shù)據(jù)庫，文檔數(shù)據(jù)庫等）并剪輯。
●編輯發(fā)文頭紙。
●提交核稿，并自動(dòng)填寫發(fā)文處理流程臺(tái)帳。
（2）、核稿
核稿人核稿，填修改意見、簽名。由核稿人確定簽發(fā)人，并可增加批閱流程中會(huì)簽處室。
核稿模塊具有以下功能：
●自動(dòng)搜索待核稿的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對(duì)文稿的編輯和瀏覽。提供編輯文本稿件、編輯多媒體文稿、鏈接附加文件、對(duì)已經(jīng)擬定的文稿瀏覽、提供WORD或WORD PRO編輯工具供選用，在編輯過程中能應(yīng)用WORD PRO 參考相關(guān)文檔（包括政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫，領(lǐng)導(dǎo)講話數(shù)據(jù)庫，文檔數(shù)據(jù)庫等）并剪輯。
●填寫發(fā)文頭紙。
●提交會(huì)簽，并自動(dòng)填寫發(fā)文處理流程臺(tái)帳。
（3）、會(huì)簽
如果需要會(huì)簽，根據(jù)批閱流程中會(huì)簽部門，系統(tǒng)并發(fā)送到相關(guān)會(huì)簽處室領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，填寫修改意見，自動(dòng)記錄會(huì)簽過程、日期。
會(huì)簽?zāi)K具有以下功能：
●自動(dòng)搜索待會(huì)簽的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對(duì)文稿的編輯修改和瀏覽。提供編輯文本稿件、編輯多媒體文稿、鏈接附加文件、對(duì)已經(jīng)擬定的文稿瀏覽、提供WORD或WORD PRO編輯工具供選用，在編輯過程中能應(yīng)用WORD PRO 參考相關(guān)文檔（包括政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫，領(lǐng)導(dǎo)講話數(shù)據(jù)庫，文檔數(shù)據(jù)庫等）并剪輯。
●填寫發(fā)文頭紙。
●提交下一個(gè)會(huì)簽或提交復(fù)核，并自動(dòng)填寫發(fā)文處理流程臺(tái)帳。
備注如下：
●在部室領(lǐng)導(dǎo)或部室主管不能會(huì)簽情況下，部室領(lǐng)導(dǎo)或部室主管可預(yù)先授權(quán)其他人具有相應(yīng)的權(quán)力以代理部室領(lǐng)導(dǎo)或部室主管的職能，保證工作流暢通。
●由部室領(lǐng)導(dǎo)或部室主管決定由部室領(lǐng)導(dǎo)或部室主管本人會(huì)簽，或由本處室人員會(huì)簽；對(duì)處室會(huì)簽人員，部室領(lǐng)導(dǎo)或部室主管可設(shè)定會(huì)簽意見是否返回部室領(lǐng)導(dǎo)或部室主管同意，或直接返回上一級(jí)。若直接返回，按辦公自動(dòng)化條例，責(zé)任人規(guī)定為部室領(lǐng)導(dǎo)或部室主管。
●根據(jù)批閱流程中會(huì)簽順序，系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置此會(huì)簽處室與使用筆顏色的對(duì)應(yīng)關(guān)系，可直接在原文上批示，此功能由系統(tǒng)維護(hù)功能模塊實(shí)現(xiàn)。
（4）、返還
會(huì)簽后，將結(jié)果全部送給擬稿人，確認(rèn)會(huì)簽意見，由其完成全文的整理，并根據(jù)情況，可選擇是否重新進(jìn)入會(huì)簽工作流?；蛑苯舆M(jìn)入復(fù)核。會(huì)簽意見文稿（文本）全部保留，經(jīng)整理后給全文另存為一個(gè)版本。
（5）、復(fù)核
會(huì)簽結(jié)果送復(fù)核人，系統(tǒng)默認(rèn)綜合文秘主管為復(fù)核人。公司文由復(fù)核人確定簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)。處文的簽發(fā)在核稿時(shí)確定。
復(fù)核模塊具有以下功能：
●自動(dòng)搜索待復(fù)核的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對(duì)文稿編輯修改和瀏覽。提供編輯文本稿件、編輯多媒體文稿、鏈接附加文件、對(duì)文稿瀏覽、提供WORD或WORD PRO編輯工具供選用，在編輯過程中能應(yīng)用WORD PRO 參考相關(guān)文檔（包括政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫，領(lǐng)導(dǎo)講話數(shù)據(jù)庫，文檔數(shù)據(jù)庫等）并剪輯。
●填寫發(fā)文頭紙。
●提交簽發(fā)，并自動(dòng)填寫發(fā)文處理流程臺(tái)帳。
（6）、簽發(fā)
送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)填寫修改意見，如無異議，則簽字認(rèn)可，同意簽發(fā)；如不同意，或駁回給擬稿人，流程結(jié)束；也可以退回給擬稿人做重大修改，重新進(jìn)入會(huì)簽程序。
簽發(fā)模塊具有以下功能：
●自動(dòng)搜索待簽發(fā)的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對(duì)文稿的編輯修改和瀏覽。提供編輯文本稿件、編輯多媒體文稿、鏈接附加文件、對(duì)文稿瀏覽、提供WORD或WORD PRO編輯工具供選用，在編輯過程中用應(yīng)用WORD PRO 能參考相關(guān)文檔（包括政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫，領(lǐng)導(dǎo)講話數(shù)據(jù)庫，文檔數(shù)據(jù)庫等）并剪輯。
●填寫發(fā)文頭紙。
●提交成文，并自動(dòng)填寫發(fā)文處理流程臺(tái)帳。
（7）、成文
由成文人參照核稿、會(huì)簽、復(fù)核、簽發(fā)的意見整理成文。成文后，處文由相應(yīng)處室蓋章。公司文由保密室蓋章。
成文模塊具有以下功能：
●自動(dòng)搜索待成文的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●對(duì)文稿的編輯、整理和瀏覽。提供編輯文本稿件、編輯多媒體文稿、鏈接附加文件、文稿瀏覽、提供WORD或WORD PRO編輯工具供選用，在編輯過程中能應(yīng)用WORD PRO 參考相關(guān)文檔（包括政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫，領(lǐng)導(dǎo)講話數(shù)據(jù)庫，文檔數(shù)據(jù)庫等）并剪輯。
●形成正文。
●填寫發(fā)文頭紙。
●提交蓋章，并自動(dòng)填寫發(fā)文處理流程臺(tái)帳。
（8）、發(fā)文蓋章
形成正文后，首先交由辦公室打印、蓋章，聯(lián)網(wǎng)的單位按分發(fā)地址表連同發(fā)文回執(zhí)單一同自動(dòng)發(fā)送出去，未聯(lián)網(wǎng)單位由辦公室將文件封發(fā)出去（發(fā)文系統(tǒng)應(yīng)提供標(biāo)準(zhǔn)化的分送表，與電子郵箱的分送表共用）。并負(fù)責(zé)打印兩份歸檔。系統(tǒng)自動(dòng)接受發(fā)文回執(zhí)，供以后查詢統(tǒng)計(jì)用。
蓋章分發(fā)模塊具有以下功能：
●自動(dòng)搜索待蓋章分發(fā)的文檔，以醒目的方式顯示提醒。
●打印正文，以備送檔案館留存或發(fā)給沒有電子辦公系統(tǒng)的單位。
●蓋章處理，包括蓋實(shí)際公章和電子公章。
●分發(fā)及發(fā)文回執(zhí)的接收。
●填寫發(fā)文頭紙。
●提交存檔，并自動(dòng)填寫發(fā)文處理流程臺(tái)帳。
（9）、存檔
以上步驟完成后，發(fā)文過程以及產(chǎn)生的一切文稿，連同發(fā)文的實(shí)際文件一同存檔。
（10）、查詢和統(tǒng)計(jì)
發(fā)文系統(tǒng)不僅僅處理文件的發(fā)文處理流程，還具有發(fā)文的查詢和統(tǒng)計(jì)功能，利用此功能，可以查詢、統(tǒng)計(jì)到某一時(shí)期的發(fā)文數(shù)量，發(fā)文類別等指標(biāo)。
（11）、流程狀態(tài)的顯示
對(duì)文件的狀態(tài)可以查詢。
可以查看文件所有經(jīng)過的流程的詳細(xì)記錄。
（12）、發(fā)文回執(zhí)單的回收和查詢統(tǒng)計(jì)
電子文件封發(fā)的同時(shí)，要同時(shí)送出一份發(fā)文回執(zhí)單，相關(guān)單位接收文件成功后，自動(dòng)發(fā)回發(fā)文的回執(zhí)，以備查看文件傳送的情況。
實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)際會(huì)議的從召集、準(zhǔn)備、召開、記錄等一系列現(xiàn)實(shí)操作的模擬管理。同時(shí)實(shí)現(xiàn)會(huì)議記錄歸檔的功能。會(huì)議管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)所有會(huì)議的管理，主要對(duì)計(jì)劃會(huì)議和日常會(huì)議進(jìn)行管理,實(shí)現(xiàn)會(huì)議安排的起草、審批、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要和出勤記錄進(jìn)行管理?？捎晒芾韱T自定義流程并配制具體的環(huán)節(jié)。管理內(nèi)容包括會(huì)議室基本資料，即名稱、地址、面積、容納人數(shù)、設(shè)備狀況（、電腦、電話、網(wǎng)線等），狀態(tài)等等，用戶可以通過會(huì)議審批流程完成會(huì)議室的申請(qǐng)、審批、預(yù)定及準(zhǔn)備等工作，會(huì)議審批內(nèi)容包括：主題、時(shí)間、與會(huì)人員、人數(shù)、所需設(shè)施、預(yù)計(jì)時(shí)間、重要程度等等內(nèi)容。同時(shí)用戶還可以查詢會(huì)議室的使用情況及申請(qǐng)狀況。并能對(duì)會(huì)議室的使用情況做統(tǒng)計(jì)分析。流程如下圖所示。
具體過程如下：
（1）、會(huì)議計(jì)劃
提供計(jì)劃會(huì)議的匯總、審批功能，各處室每年初指定一個(gè)時(shí)間上報(bào)會(huì)議計(jì)劃，發(fā)送到綜合文秘，由綜合文秘進(jìn)行匯總，提請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后返回各處室作為一年召開計(jì)劃會(huì)議的依據(jù)，審批后的會(huì)議計(jì)劃作為全年計(jì)劃會(huì)議的初始資料，供以后開會(huì)統(tǒng)計(jì)、比較用。
（2）、提出議題議程
會(huì)議主辦單位負(fù)責(zé)起草會(huì)議安排，確定會(huì)議議題、議程、內(nèi)容、參加人員、類別（計(jì)劃內(nèi)，計(jì)劃外，日常會(huì)議）等，通過領(lǐng)導(dǎo)日程安排系統(tǒng)的參考來確定會(huì)議的時(shí)間，保證有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議并根據(jù)情況確定會(huì)議地點(diǎn)。
（3）、會(huì)議地點(diǎn)安排
由會(huì)議主辦單位負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議地點(diǎn)，計(jì)劃（含計(jì)劃外）會(huì)議由主辦單位自行確定會(huì)議地點(diǎn)，日常會(huì)議要預(yù)定會(huì)議室，填寫會(huì)議室使用單。系統(tǒng)提供會(huì)議室自動(dòng)安排功能。對(duì)已安排好的會(huì)議室，綜合文秘有權(quán)作調(diào)整。
（4）、會(huì)議審批
填好會(huì)議安排后，計(jì)劃會(huì)議提交辦公室審批。計(jì)劃外會(huì)議提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。日常會(huì)議不用審批。會(huì)議安排以電子郵件方式通知與會(huì)人員。若未通過審批，則駁回結(jié)束。
（5）、發(fā)會(huì)議通知
會(huì)議安排以電子郵件方式或短信方式通知與會(huì)人員。
（6）、回復(fù)
與會(huì)人員接到會(huì)議通知后，即可回復(fù)會(huì)議主辦單位參加與否。
（7）、會(huì)議記錄
會(huì)議舉行時(shí)，由大會(huì)秘書記錄簽到，統(tǒng)計(jì)會(huì)議出勤情況，由專人錄入會(huì)議紀(jì)要和決議。
（8）、校對(duì)
會(huì)議紀(jì)要整理校對(duì)。
（9）、歸檔
將會(huì)議過程記錄文件歸檔。
（10）、查詢和統(tǒng)計(jì)
提供對(duì)會(huì)議情況的查詢和統(tǒng)計(jì)功能。
（11）、會(huì)議決議執(zhí)行情況匯報(bào)
4 個(gè)人信息管理子系統(tǒng)
個(gè)人信息管理以個(gè)人秘書為指導(dǎo)思想，建立一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的工作環(huán)境。用戶可通過此模塊完成個(gè)人日常信息的管理、協(xié)助進(jìn)行辦公事宜，其中主要包括待辦工作、電子郵件、日程安排、名片管理、個(gè)人設(shè)置、信息訂閱等模塊。系統(tǒng)提供處理事務(wù)的統(tǒng)一入口，每個(gè)用戶只看到自己的待辦事宜，處理事宜時(shí)進(jìn)入對(duì)應(yīng)的處理界面。用戶通過這些模塊可完成與個(gè)人有關(guān)的待辦事務(wù)，提高處理公務(wù)的效率，建立自己的個(gè)性化辦公界面。
4.1待辦事宜
通過系統(tǒng)自帶的強(qiáng)大工作流引擎，并按照用戶定義的模式，每位網(wǎng)上工作者只需打開其待辦工作即可查看并辦理所有需其處理的公文，顯示當(dāng)前急需處理的審批、會(huì)簽、簽發(fā)、批示、辦理等事宜，并提供文件辦理功能，待辦事宜顯示在主頁的顯要位置。真正實(shí)現(xiàn)并創(chuàng)建輕松而又有序的協(xié)同工作環(huán)境。
用戶登錄系統(tǒng)后可以查看各種事務(wù)的應(yīng)該辦理的情況、已辦情況、代辦情況等，選擇具體的事宜并進(jìn)入處理頁面后，可以填寫對(duì)應(yīng)流程的表單內(nèi)容，并發(fā)送給流程所設(shè)置的下一環(huán)節(jié)的處理人員。也可以回退給發(fā)送者，暫時(shí)保存處理結(jié)果，查看目前處理狀況。事務(wù)處理過程中能上傳、下載附件。對(duì)于超過處理時(shí)限尚未進(jìn)行處理的待辦事宜進(jìn)行特殊顯示，以提高用戶的注意力。
●已辦事宜：用戶登錄系統(tǒng)后可以通過已辦事宜查看已經(jīng)處理過的事務(wù)，了解目前的狀況及最新的進(jìn)度，如果下一環(huán)節(jié)的處理人員尚未進(jìn)行下一步的處理，用戶可以回收當(dāng)前已經(jīng)處理過的事宜。
●擬辦事宜：用戶前次起草并暫時(shí)保存的事宜（各種流程），在登錄系統(tǒng)后，可以從擬辦事宜中重新打開，編輯并發(fā)送給下一環(huán)節(jié)的處理人員。擬辦事宜如果不需要再進(jìn)行處理，可以直接刪除。
5后臺(tái)維護(hù)管理子系統(tǒng)
系統(tǒng)維護(hù)涉及代碼數(shù)據(jù)庫的維護(hù)、系統(tǒng)的維護(hù)、系統(tǒng)日志數(shù)據(jù)庫、部門管理、用戶管理、用戶權(quán)限控制、表單定義、決策信息定義、字典定義等功能。
6 管理功能
6.1系統(tǒng)管理
●各數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)
系統(tǒng)主要對(duì)收文、發(fā)文、信訪、會(huì)議管理、檔案管理、電子公告、個(gè)人辦公等數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)。諸如文件字號(hào)代碼、來文單位代碼、員工代碼、處室代碼等各種代碼的維護(hù)。
●數(shù)據(jù)的清除。
●系統(tǒng)安全性維護(hù)。
●系統(tǒng)管理員操作日志
對(duì)系統(tǒng)使用的情況進(jìn)行跟蹤記錄。如用戶名、使用的數(shù)據(jù)庫名、使用日期、使用時(shí)間等。管理和維護(hù)系統(tǒng)日志。日志分為兩種：系統(tǒng)日志和運(yùn)行日志
6.2 人員管理
包括人員名稱、所屬部門、性別、職務(wù)、電話、EMAIL等人員基本資料的添加、修改、刪除，及調(diào)整部門等等功能。
6.3 權(quán)限管理
權(quán)限管理分為兩部分，功能的權(quán)限和業(yè)務(wù)權(quán)限。
功能權(quán)限指系統(tǒng)的功能執(zhí)行的權(quán)限分配，如：誰可以執(zhí)行車輛的基礎(chǔ)資料維護(hù)，誰可以查詢請(qǐng)假的統(tǒng)計(jì)情況等等。
業(yè)務(wù)權(quán)限指業(yè)務(wù)過程中處理范圍，由流程設(shè)置過程來指定，如張三可以使用請(qǐng)假流程A，李四可以使用請(qǐng)假流程B，流程A中的審批環(huán)節(jié)A由部門主管來審批等等權(quán)限由流程制定過程來設(shè)置。
6.4 表單定義管理
使用表單自定義工具來進(jìn)行表單設(shè)計(jì)。表單定義包括內(nèi)容，內(nèi)容的類型、規(guī)則、布公司、驗(yàn)證條件等資料。
●表單內(nèi)容：有哪些屬性，如合同表單內(nèi)容有：編號(hào)、標(biāo)題、客戶、內(nèi)容摘要、合同日期等等。
●表單類型：對(duì)應(yīng)內(nèi)容的類型，如編號(hào)為字符，標(biāo)題為字符，合同日期為日期類型。類型分為：字符、數(shù)字、日期、字典等。
●表單規(guī)則：對(duì)應(yīng)內(nèi)容附帶的規(guī)則，如編號(hào)可以設(shè)置自動(dòng)編號(hào)規(guī)則，日期的初值為今天的日期。客戶從客戶表中關(guān)聯(lián)并選取過來的。等等全部是規(guī)則。
●布公司：輸入界面的設(shè)計(jì)、排版。
●驗(yàn)證：設(shè)置輸入內(nèi)容時(shí)驗(yàn)證條件，如客戶名稱輸入時(shí)不能超過100個(gè)字符等等。
6.5 審批流管理
一般的工作流開發(fā)有兩種模式，既定的流程設(shè)置及自定義、拖放式及圖形化的流程設(shè)置。
（1）、按既定的工作流程處理模式
該模式事先設(shè)計(jì)好業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)發(fā)起后按照既定的處理環(huán)節(jié)進(jìn)行處理。該模式的實(shí)現(xiàn)一般采用“共享庫+郵件”，即所謂的“群件模式”。該模式的最大特點(diǎn)既有共享協(xié)作，又可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)流轉(zhuǎn)即采用所謂的PUSH技術(shù)。該模式還可以實(shí)現(xiàn)串行的流轉(zhuǎn)和并行流轉(zhuǎn)。隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的發(fā)展，人類步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，該流轉(zhuǎn)模式已逐不適應(yīng)現(xiàn)代辦公模式的需要。
該模式的缺陷是：
●流程處理環(huán)節(jié)處理方式單一，即使是并行處理，也只能實(shí)現(xiàn)異步處理（即某個(gè)時(shí)刻只能有一個(gè)處理者）。
●流程處理過程中，由于某一環(huán)節(jié)的處理的正確性不能保證，因?yàn)?#8220;人非圣賢，孰能無過”，在處理者作出處理決策時(shí)，由于知識(shí)的有限性和掌握信息的程度不夠，可能會(huì)作出錯(cuò)誤的處理決策，在該模式下出錯(cuò)后只能收回或轉(zhuǎn)到管理員通過調(diào)整狀態(tài)重新流轉(zhuǎn)，這就大大降低了流轉(zhuǎn)的效率。
●很難實(shí)現(xiàn)流程的動(dòng)態(tài)組合，該模式在處理相對(duì)固定的流程時(shí)，還可以勝任，但在處理非固定流程或較復(fù)雜流程（固定+半固定+完全自由+分支）時(shí)，就顯得力不從心了。
（2）、自定義、拖放式及圖形化的流程設(shè)置
●設(shè)計(jì)思想
流程環(huán)節(jié)多人協(xié)同（共享）處理：在流程中某一處理環(huán)節(jié)可多人進(jìn)行異步或同步處理，既體現(xiàn)系統(tǒng)的自動(dòng)流轉(zhuǎn)特性，又具有實(shí)時(shí)協(xié)同工作的特點(diǎn)。
流程可視化動(dòng)態(tài)特性：流程處理過程中可動(dòng)態(tài)增加流程或終止流程。
流程處理的并發(fā)性：流程處理過程中，可以將一份文擋（或文件夾）同時(shí)提交幾個(gè)處理環(huán)節(jié)進(jìn)行處理；各個(gè)環(huán)節(jié)處理結(jié)果可以進(jìn)行合并，并自動(dòng)流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)。
共享文件夾：流程處理過程中，提交的可以是一份文檔，也可以是一個(gè)文件夾，流程處理過程中，具有權(quán)限的人可向文件夾添加文檔。
具有知識(shí)管理特性：在流程處理過程中，可動(dòng)態(tài)查閱有關(guān)的資料和信息，動(dòng)態(tài)圖形化監(jiān)控流程的處理情況。
本系統(tǒng)提供流程定義工具，方便用戶去設(shè)置和調(diào)整流程規(guī)則，用戶可以起草流程、增加流程環(huán)節(jié)，設(shè)置流程的起草人員，定義每個(gè)環(huán)節(jié)的處理人員，定義流程流轉(zhuǎn)路徑，流轉(zhuǎn)的條件等。
用戶登錄系統(tǒng)后可以發(fā)起自己有權(quán)限啟動(dòng)的流程，如張三做為市場部的一名銷售經(jīng)理，有權(quán)限發(fā)起一個(gè)合同審批的流程，選擇合同審批的流程并進(jìn)入流程事務(wù)處理頁面后，可以填寫對(duì)應(yīng)流程的表單內(nèi)容，并發(fā)送給流程所設(shè)置的下一環(huán)節(jié)的處理人員。也可
以暫時(shí)保存申請(qǐng)內(nèi)容，以便在下次從擬辦事宜中選擇并繼續(xù)處理。
如圖所示為參考的車輛使用申請(qǐng)流程的處理表單界面。
●環(huán)節(jié)可以分為普通環(huán)節(jié)、分流、合流環(huán)節(jié)
普通環(huán)節(jié)是指事務(wù)處理到當(dāng)前環(huán)節(jié)時(shí)有且只有一個(gè)主辦可以處理并指定去向的條件。
普通環(huán)節(jié)可以指定多個(gè)閱知人員（協(xié)辦）。
分流、合流環(huán)節(jié)：是一個(gè)控制環(huán)節(jié)，經(jīng)過分流的控制可以讓下一步同時(shí)交個(gè)不同環(huán)節(jié)不同的處理人員進(jìn)行處理。
分流、合流一定是成對(duì)出現(xiàn)的，分流合流也可以進(jìn)行嵌套。
●指定處理人員時(shí)，可以指定具體人員、部門、環(huán)節(jié)主辦、主管、條件人員等。
●可以通過兩種方式及他們的組合來指定流轉(zhuǎn)路徑。
在環(huán)節(jié)上定義處理動(dòng)作，并在路徑上指定當(dāng)動(dòng)作為A時(shí)，下一處理環(huán)節(jié)為環(huán)節(jié)A，當(dāng)動(dòng)作為B時(shí)下一處理環(huán)節(jié)為環(huán)節(jié)B。
定義路徑條件，可以根據(jù)上一環(huán)節(jié)的狀態(tài)屬性（部門、人員、表單內(nèi)容等）的值來組合條件，作為當(dāng)前路徑的邏輯判斷依據(jù)。
如：發(fā)送人的部門為“部門A” 并且 發(fā)送人職務(wù)為“職務(wù)B”。只有滿足此條件的實(shí)例才能正常發(fā)送到下一環(huán)節(jié)。
●系統(tǒng)可以指定流程狀態(tài)：啟動(dòng)和停止。
啟動(dòng)流程必須驗(yàn)證流程的有效性。無效流程不能啟動(dòng)。
6.6 決策信息定義管理
設(shè)置各種信息查詢的條件及對(duì)所設(shè)置的條件進(jìn)行命名。以便快速查詢。
6.7字典定義
定義各種數(shù)據(jù)字典。例如：請(qǐng)假類別，合同類型等。
