精細化物業(yè)管理最重要的就是痕跡管理。
“痕跡化”管理使每一項工作有跡可尋、有檔備查、有據可依、有章可循、使工作更加科學化、規(guī)范化、統(tǒng)一化，是有效提高物業(yè)規(guī)范運作的基礎。
通過痕跡管理總結經驗、完善措施、制定計劃，才能切實提升物業(yè)服務水平，從而獲得更高的業(yè)主滿意度。
痕跡管理可以分為兩個部分：
一是做任何事情都要有文字記錄；
二是在現場要留下管理痕跡。
物業(yè)服務人員整天忙忙碌碌，要是沒有做好記錄，日復一日、年復一年也不知道我們究竟做了些什么事情，日常管理記錄表格可以將我們的管理痕跡記錄下來。
另一方面，建立和健全各項管理記錄和表格也是為了發(fā)生事故后便于溯源，找出事故責任人和防止同樣事故的再次發(fā)生，也是規(guī)避責任與風險的一種自我證明方式。
各類設施設備交接驗收記錄表格，包括設施的移交清單、設備的查驗記錄等。設備驗收時存在的問題記錄在相應的《工程缺陷》表格中，并經施工方和業(yè)主方確認，以便整改以后的再驗收或者設備出現故障時的責任追究。
運行記錄可分為管理運行記錄和設備運行記錄兩部分。
管理運行記錄包括如《業(yè)主（客戶）入駐登記表》、《業(yè)主（客戶）用電記錄表》、《客戶信息受理記錄》、《現場施工人員登記表》等除設備運行以外的所有日常工作及管理類的記錄表格。
設備運行記錄包括物業(yè)設施設備在運行中的正?；虍惓?，各類表計的讀數記錄表格等，如《變電室值班運行記錄》《空調機房值班運行記錄》《中央控制室值班運行記錄》《突發(fā)事件記錄及處理結果》等。
隨著新項目越來越多，自動化、智能化設備的應用，很多設施設備處于自動運行、無人值守的狀態(tài)，這就需要我們加強巡檢，提早發(fā)現故障苗頭，及時解決故障問題，如《水泵房巡檢記錄》《消防設備巡檢記錄》《電梯機房巡視記錄》《空調機房巡檢記錄》《發(fā)電機房巡檢記錄》《高低壓變配電室巡檢記錄》等。
建立訪客登記制度，對進入本物業(yè)管理區(qū)域內的訪客實施有效的管理和服務。關鍵和重要部位都應該設有《來訪人員登記表》，如：高低壓變配電室、空調機房、電梯機房、發(fā)電機房、水泵房、消監(jiān)控中心等。
各個部門（每個管理員）都要建立部門（自己）的《工作日志》，把這一天完成的主要工作，工作成果和存在的問題等記錄在案。把設備驗收記錄、運行記錄、巡檢記錄和訪客登記以外的事件記錄在《工作日志》之中。
各項目通過建立臺賬，使得設備的基礎管理、設備使用、維護管理、設備的故障管理、設備的維修管理、設備的安全管理等一目了然，通過我們的管理，以靠近或者實現建筑物所配套的設施，達到預期使用壽命的目標。
物業(yè)管理工作難在細節(jié)，我們應從細微處入手。
對內：各部門、各崗位職責、各設備機房管理制度等要做成標準式樣，懸掛在辦公室和相應的設備機房內，明確職責到人。
對外：設備及公區(qū)、樓道等物業(yè)責任人上墻公告，并要留存檢查記錄、聯系方式，可使用對應人員的企微二維碼，規(guī)范服務工作流程與話術，展示可信賴的企業(yè)標識，體現物業(yè)服務價值。
各部門、各崗位有崗位職責、各設備機房有管理制度，都要做成標準式樣懸掛在辦公室和相應的設備房內。
給設備編號并制成銘牌貼在設備上。如：1AL1-4照明配電箱、高區(qū)1#水泵、3#噴淋泵等，讓管理者一目了然。
生活水、消防水、空調水主要管路的流向用“→”表明水的流動方向。
運行和檢修的設備都要掛上相應的運行狀態(tài)標識，如：開、關、常開、常閉；自動；禁止合閘，有人作業(yè)等。
設備和衛(wèi)生包干區(qū)域的責任人上墻（或貼在設備上），并落實檢查制度。
危險地帶用黃黑相間的斑馬線或者隔離欄設置為警戒線，無關人員不得進入警戒線內。如變壓器室、高低壓配電柜、溴化鋰機組、發(fā)電機組等。
進入管理區(qū)域的現場施工人員都應該知道本區(qū)域施工的相關規(guī)定和注意事項，簽訂施工管理協議，簽訂安全管理協議，核發(fā)施工許可證、動用明火備案證等，并按要求佩戴工作牌，接受管理和檢查。
開關、控制器、景觀池、臺階、窖井、設備機房等給予標識或者提示。如：注意臺階、小心觸電、受限空間、請隨手關門、注意防火等。
在設施設備進行維保或者維修過程中，在設備醒目處設置維保工作進行中、維修中、止步前方危險等指示牌，提示用戶設備暫停使用，并注意安全。
大堂、物業(yè)前臺、單元樓道、電梯轎廂等處，按需布置“掃一掃關注”、“有事您喊我”、“維保中”等服務標識，配合物業(yè)宣傳內容，增加在線管理透明度。
物業(yè)服務中心可制作標準式樣的立牌，引導業(yè)主關注物業(yè)公眾號，自助查詢、繳費、報修，關注物業(yè)服務最新動態(tài)；如需直接聯系物業(yè)，可添加管家企微賬號獲得一對一服務支持，使得物業(yè)伙伴可以將有限的精力，投入到高品質服務管理工作中。
痕跡管理的關鍵在于創(chuàng)造“感知”。
對于已接單、進行中、已完成的各項物業(yè)工作，需要以線下紙質通知及線上公告提醒的形式，第一時間告知業(yè)主及相關工作人員。
線下通知可使用統(tǒng)一的樣式模板，配以圖文說明，直觀展示物業(yè)工作完成情況。
線上公告可通過物業(yè)公眾號，企微業(yè)主群、客戶朋友圈等平臺功能，發(fā)布物業(yè)工作動態(tài)、新聞公告。
