上文我們聊了其實(shí)Excel并不擅長錄入大量的源數(shù)據(jù)，哪它到底擅長適合錄入什么樣的數(shù)據(jù)呢？適合哪些錄入場景呢？在解答這兩問題之前，我們首選需要了解Excel它在單元格中支持錄入什么數(shù)據(jù)類型？在Excel中，我們錄入的數(shù)據(jù)可以根據(jù)錄入的數(shù)據(jù)是否產(chǎn)生變化分為常量和公式，先了解一下Excel中的常量有哪些數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)類型吧。
常量是一個(gè)計(jì)算機(jī)語言的術(shù)語，它的廣義概念就是不變化的量，在我們錄入源數(shù)據(jù)后，不是人為修改，它是保持穩(wěn)定不變的。Excel的常量我分為了6大類型，分別為數(shù)值，文本，邏輯值（布爾值）,錯(cuò)誤值，數(shù)組，接下來逐個(gè)介紹一下：
數(shù)值：數(shù)值是常用的數(shù)據(jù)類型之一，type函數(shù)識別為1，比如某產(chǎn)品產(chǎn)量、銷量，年度銷售業(yè)績以及商品的單價(jià)，而不參與計(jì)算的數(shù)字序列比如身份證號，郵政編碼，手機(jī)號碼，電話等通常為文本數(shù)字而不是數(shù)值，在系統(tǒng)中數(shù)值一旦超過15位就會自動轉(zhuǎn)為采用科學(xué)計(jì)數(shù)法，超出的部分會被清除且不可逆，所以超出15位的數(shù)值計(jì)算基本沒有意義，遇到這樣的問題我們該如何解決呢？
如果你是用記事本錄入的就需要在導(dǎo)入的過程中，可參考小白講Excel-怎樣錄入數(shù)據(jù)才是正確的錄入姿勢
如果你是在表格中錄入，常用的方法加單引號',但我不建議你這么做，因?yàn)橐坏┘恿酥?，再轉(zhuǎn)變成數(shù)值的話就會多操作幾步才行，推薦使用給數(shù)據(jù)所在的列設(shè)置為文本格式，具體方法：
比如數(shù)據(jù)在B列，鼠標(biāo)移至b列標(biāo)識符后變成后，點(diǎn)鼠標(biāo)左鍵，選中整列，然后ctrl+1或鼠標(biāo)左鍵彈出的菜單中選設(shè)置單元格格式，格式選擇文本，然后點(diǎn)擊確定再輸入。
文本：日常錄入數(shù)據(jù)類型之一，type函數(shù)識別碼為2，主要由漢字，英文字母，文本型數(shù)字以及特殊符號組成，比如錄入姓名，性別，公司名稱以及身份證號等，除了人為的設(shè)置文本格式的數(shù)字外，我們也會遇到導(dǎo)入的數(shù)據(jù)的并沒有設(shè)置正確的格式的數(shù)字，在帶入公式中或編寫公式常常會導(dǎo)致無法正常的結(jié)果，這里有幾個(gè)快速轉(zhuǎn)化文本數(shù)字為數(shù)值的方法，與你分享一下：
符號法：轉(zhuǎn)化為數(shù)值的操作符號有加減0,乘除1，負(fù)號-；如果通過設(shè)置單元格格式的方法是無法立即生效的，除非對文本數(shù)字進(jìn)行修改才能起作用；我采用的方式是選擇性粘貼，選擇一個(gè)空白的單元格輸入數(shù)值1，復(fù)制，然后選擇要轉(zhuǎn)換類型的數(shù)據(jù)，鼠標(biāo)右鍵-選擇性粘貼，選擇運(yùn)算乘或除都可以，然后確定，是不是所有的數(shù)據(jù)就轉(zhuǎn)化為數(shù)字類型；
分列法：如果你選擇數(shù)據(jù)的整列的數(shù)據(jù)，你也可以通過分列的方式來轉(zhuǎn)化成數(shù)值，具體操作如下圖：
兩種方法比較：分列轉(zhuǎn)化法只能一列一列數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化，而且需要將轉(zhuǎn)化的數(shù)據(jù)存入到新列，因?yàn)樗粫薷膯卧窀袷?，如果做修改的話，原來的單元格式文本格式，修改完又自動變回文本了，而符號轉(zhuǎn)化就沒有這個(gè)問題，而且數(shù)據(jù)的量不受限制，這里推薦用符號法。
布爾值：只有兩個(gè)值的數(shù)據(jù)類型TRUE和FALSE,TYPE識別碼為4，它比較特殊的地方就是它是可以參與數(shù)學(xué)運(yùn)算的，比如TRUE + 1 + FALSE+TRUE你猜猜等于幾呢？3，你作對了嗎？這里TRUE等效1，F(xiàn)ALSE等效0，但實(shí)際并不相等，如果單元格輸入=if(1=TRUE,"相等","不相等")或=if(0=FALSE,"相等","不相等"),結(jié)果都是"不相等"；
擴(kuò)展內(nèi)容：在Excel中，什么值的結(jié)果為TRUE,≠0的數(shù)值，正負(fù)都可，0的結(jié)果為FALSE,這是可以用數(shù)學(xué)表達(dá)式來代替【與】和【或】邏輯條件的原理之一，比如A1單元格成績>70且<=80的條件的我們通常會這么寫吧！AND(A1>70,A1<=80)或多層if嵌套來寫if(A1>70,if(A1<=80,'優(yōu)異',''),''),而用數(shù)學(xué)表達(dá)式就簡單很多，比如(A1>70)*(A1<=80)，是不是就簡潔多了呢？接下來就是公式遇到異常才會出現(xiàn)的錯(cuò)誤編碼。
錯(cuò)誤編碼：常見數(shù)據(jù)格式之一，type函數(shù)對應(yīng)值為16，語法結(jié)構(gòu)：#錯(cuò)誤編碼，常見的錯(cuò)誤代碼為：
#N/A，#DIV/0!，#VALUE!，#REF!，#NAME?，#NUM!，#NULL!，######；而且每一個(gè)都有特別含義，這些可以幫助我們更好找出公式中的錯(cuò)誤和bug的原因所在。
雖然這些錯(cuò)誤代碼通常都是由公式生成，不過也并沒有限制我們手動輸入這些錯(cuò)誤代碼，至于意義嗎？會在之后的文章詳解這些錯(cuò)誤代碼的意義以及如何才能更好處理它們。
數(shù)組：常用的數(shù)據(jù)類型但很少手動錄入，type函數(shù)對應(yīng)識別碼為64，Excel中數(shù)組是2維結(jié)構(gòu)，也滿足了Excel表格的行列結(jié)構(gòu)需要，用;號隔縱向數(shù)據(jù)，用,號分隔橫向數(shù)據(jù)，雖然我們不容易見到選擇A1:F1范圍的數(shù)組存儲結(jié)構(gòu)，我們可以借助定義名稱，然后通過名稱管理器來查看其實(shí)際數(shù)組存儲結(jié)構(gòu)，
從上圖可以看出行和列的數(shù)據(jù)用數(shù)組存儲的方式，哪么問題來了，上圖A1:C3的數(shù)據(jù)又是怎樣的呢？總結(jié)為8個(gè)字
標(biāo)志符號為{},不論數(shù)據(jù)是什么類型數(shù)據(jù)，都用"引號包括；
先列后行，列為逗號，行為分號；數(shù)據(jù)存儲的格式為{"1","2","3";"7","8","9";"13","14","15";}
注意：所觀察的特征只是在名稱管理器的樣式顯示的樣式，并不能代表實(shí)際的情況。
說了這么多關(guān)于數(shù)組的內(nèi)容，它有什么用呢？主要為了給公式開啟數(shù)組模式做個(gè)鋪墊，之后我會花一篇到兩篇詳細(xì)解釋公式數(shù)組模式的用法及其使用的場景有哪些？我了解的常量的內(nèi)容也就這些了，下面開始公式部分的介紹。
公式的引導(dǎo)符號為=，當(dāng)在一個(gè)單元格第一個(gè)字符輸入=，則系統(tǒng)會自動進(jìn)入公式模式，在這種狀態(tài)下，可以輸入三種類型，常量，表達(dá)式，函數(shù)；
常量中的數(shù)值，錯(cuò)誤編碼，數(shù)組，邏輯值上并無區(qū)別，只是在輸入文本時(shí)需要用雙引號包括可以，否則會自動識別為定義名稱；
表達(dá)式：通常有常量和操作符組成，比如文本的拼接="天津"&"市政府" 結(jié)果為天津市政府，數(shù)學(xué)表達(dá)式如=3+3+TURE 結(jié)果為7，還有引用單元格內(nèi)容的方式：=A1&A2或=A1*A2(A1模式),常量在前面的內(nèi)容已經(jīng)介紹過了，這里說一下操作符，它分算術(shù)運(yùn)算符,文本連接符（&），比較運(yùn)算符（=，<,<=,>,>=）,引用運(yùn)算符；
算術(shù)運(yùn)算符：加（+），減（-），乘（*），除（/），冪(^)，百分號（%），負(fù)號（-），加減乘除負(fù)都比較熟悉，這里不過多介紹，看一下冪和百分號用法：假如2的5次方，正確的表達(dá)式為= 2^5,結(jié)果為32，如果一旦數(shù)值后加%，則數(shù)值會縮小100倍，比如=5%，結(jié)果為0.05
引用運(yùn)算符：范圍引用符 冒號（：），聯(lián)合符：逗號（，），交叉引用符空格（單個(gè)）；冒號： 比如A1:C3,是A1到C3的所有單元格的引用；交叉引用符空格：值兩個(gè)引用范圍中都包含的單元格，具體詳解如下圖：
那么問題來了，如果它們都在一個(gè)表達(dá)式中，誰先誰后呢？
引用先，算術(shù)后，連接，比較緊后排。
引用運(yùn)算符級別最高，算術(shù)運(yùn)算符其次，&中間，比較運(yùn)算符最后。
其中算符運(yùn)算，-（負(fù)號）第1，%第2，^第3，第4乘除，最后加減
若同級別，遵守從左到右依次計(jì)算。
了解運(yùn)算順序，主要是在編寫表達(dá)式的時(shí)候做到有數(shù)，別對自己編寫的表達(dá)式自己都不知道什么結(jié)果。舉個(gè)栗子求25的2次方再縮小100倍公式怎么寫？正確=(25^2)%,而不是=25^2%,也不是=25%^2,遇到無法用優(yōu)先級搞定的時(shí)候，就用()來改變優(yōu)先級，在Excel有()先算括號里的表達(dá)式。
函數(shù)：是編寫功能的主要元素，它的引導(dǎo)符除了=外，還有一個(gè)不為人知的@，也可以引導(dǎo)系統(tǒng)進(jìn)入函數(shù)識別模式，2016版的函數(shù)有405個(gè)，共分為12個(gè)使用場景的大類，有文本，信息，邏輯，查找與引用，日期和時(shí)間，統(tǒng)計(jì)，數(shù)學(xué)和三角，工程，財(cái)務(wù)，多維數(shù)據(jù)集，兼容性函數(shù)和web函數(shù)。不過我們需要掌握幾十個(gè)就能滿足我們?nèi)粘５男枨?，剩下的現(xiàn)用現(xiàn)查好了。更多關(guān)于函數(shù)的內(nèi)容可以從之前的文章里了解。
在公式錄入模式下，最多為8000字符，日常使用中很難超過這個(gè)字符，如果一個(gè)公式中函數(shù)套用超過的100多字符，排查和分析錯(cuò)誤變的十分困難，哪么該如何解決這個(gè)問題呢？拆分公式，把公式拆分如果子公式，存放到同行的單元格中，這樣既可以方便分析錯(cuò)誤，如果遇到不能顯示出這些單元格，可以按ctrl+0隱藏整列內(nèi)容，ctrl+9隱藏整行內(nèi)容，ctrl+shift+0,顯示隱藏列的內(nèi)容，ctrl+shift+9顯示隱藏行的內(nèi)容，如果按快捷鍵不能顯示隱藏內(nèi)容，可以用鼠標(biāo)拖拽顯示（原因是當(dāng)前打開軟件中有熱鍵沖突）。
文章到這，在Excel中能錄入的數(shù)據(jù)內(nèi)容了都說了，哪什么數(shù)據(jù)適合在Excel手動批量錄入呢？
有規(guī)律的數(shù)據(jù)，比如序列，日期，只要我們選擇好填充的范圍，可以借助鼠標(biāo)拖拽，【開始】下的【填充】下快速填充和序列，來完成，這里分享一個(gè)有用的小技巧，就是在當(dāng)如果拖拽填充的有的時(shí)候是復(fù)制，有的時(shí)候是創(chuàng)建遞增序列，其實(shí)這兩種模式有個(gè)轉(zhuǎn)換鍵就是ctrl，當(dāng)拖拽鼠標(biāo)是復(fù)制功能的時(shí)候，鼠標(biāo)不用放，按住ctrl鍵就能切換到填充序列模式是不是很方便呢？如果拖拽是序列而你要復(fù)制，照樣按ctrl就能切換到復(fù)制模式。
輸入相同的內(nèi)容，我們需要借助ctrl+g，先等位到這些位置，然后在當(dāng)前選擇單元格輸入內(nèi)容后按ctrl+enter(回車)就能同時(shí)在選定的位置填充上相同內(nèi)容了，
拆分結(jié)構(gòu)相同的數(shù)據(jù)，比如身份證號，提取省份，只需按身份證的內(nèi)容錄入第一個(gè)輸入，接著按ctrl+e就能批量完成整列對應(yīng)的數(shù)據(jù)的提取，不過這種方法有局限，我會后面的文章揭曉答案。
好了關(guān)于Excel錄入的什么數(shù)據(jù)以及適合批量手動錄入的數(shù)據(jù)，我就知道這么多了！如果你有想了解什么內(nèi)容，可以私信或留言給我！我會盡量提前安排更新相應(yīng)的內(nèi)容，如果有什么疑問或者文中有什么紕漏，歡迎留言指正！
