一、收集(Collecting) 隨便什么都可以作為收集箱(老板交辦事項，自己想到的點子，今天收到的喜帖等)。但一定要控制inbox 的數(shù)量。inbox 的數(shù)量越少越好:初步規(guī)劃我的inbox 控制在5 個:outlook 里面的收件箱，手機備忘錄/草稿本，專用記事本和三層文件匣，手機任務(wù)列表、紙制to do 列表
二、整理(Processing)。從以上5個inbox里面，循環(huán)反復(fù)地進行處理分類。我們收集到一個程度，就需要做某程度的整理工作，例如一天一次或一天數(shù)次，GTD 書上說要讓自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行事務(wù)的程度為整理的頻率。inbox 里面的東西處理到以下7 個類別中去:
1) 2 分鐘內(nèi)
這雖然單獨提出了一個分類，但是并沒有讓你建立管理并且維護這個分類的意思，為兩分的事情不值得呀。。。
2) 等待事項:
無法兩分鐘內(nèi)完成的，這件事要委托他人完成，所以授權(quán)后放入等待清單。(如請老婆去領(lǐng)錢，叫你的下屬完成某件企劃案)
3) 日程
這件事情需要在特定的時間或日期去做，此時要將這件是放在DATEBOOK 或行事歷中紀錄下來。(如參加婚禮，和朋友約會，開會時間)
4) 單步事項
不能在兩分鐘內(nèi)完成，不能授權(quán)出去，并非要在特定時間下完成，需要盡可能快完成的，此時才是列入所謂單步事項。單步事項是你一個人，拿過來就可以一直干完的。如果你還需要等別人的結(jié)果，那就不行;如果你還要去別的地方再拿個東西，那也不行。當你下一步清單超過五十個時，你就不能用一張清單列出來，這樣會看不出哪件事要先做，所以還要分類。目前分類的方式主要是采用地點為主，Home/Office/outdoor/Anywhere 等。如此你的工作效率會大大提升。
5) 多步事項
對于那些在Inbox 里面的任務(wù)不是可以一步做完的,特點就是不能由你一個人決定，要分解成多步在不同的時間和地點完成項目(projects)。
6) 未來/某一天事項
你想到的點子，未來才要實現(xiàn)的計劃等。
7) 參考資料
Inbox 里的信息和資源等。
三、組織(Organizing).其實要組織的概念就是檔案系統(tǒng)及工作清單兩種概念，整理完inbox里面的東西后就是管理和組織幾大類中的東西:
1) 2 分鐘內(nèi)
馬上處理，不要放著了。如轉(zhuǎn)發(fā)郵件給同事。
2) 等待事項:
要有一張清單讓你可以追蹤交辦事項的進度，用outlook 的任務(wù)清單自定義屬性管理，自定義"進展狀態(tài)""事項類型""責任人"。
對于郵件的處理，在收件箱里建立"等待事項"文件夾，如果需要對方回復(fù)采取下一步行動的郵件，同時抄送給自己，設(shè)置自動過慮歸入等待事項文件夾，以便提醒自己日后等待對方答復(fù)。
3) 日程
用手機、電腦的日歷或臺歷管理。(如參加婚禮，和朋友約會，開會時間)
4) 單步事項
用outlook 的任務(wù)功能，添加自定義屬性來管理，自定義"事項類型","任務(wù)環(huán)境"表示所需地點。當你下一步清單超過五十個時，你就不能用一張清單列出來，這樣會看不出哪件事要先做，所以還要分類。目前分類的方式主要是采用地點為主，Home/Office/outdoor 等。如此你的工作效率會大大提升。
對于郵件工作，在收件箱里則設(shè)置"待讀待復(fù)"，存放需要處理但不緊急的工作。設(shè)置"今日事項"存放緊急需要處理的工作。
5) 多步事項
用outlook 的任務(wù)功能，添加自定義屬性來管理，自定義"事項類型","任務(wù)環(huán)境"，列出多步事項的清單。另外用項目管理軟件或者xls列出多步事項的計劃單步事項和對應(yīng)的時間點，分解后的事項又再進入單步事項中進行管理。
6) 未來/某一天事項
用outlook 的任務(wù)功能，添加自定義屬性來管理，自定義"事項類型""任務(wù)環(huán)境"。
對于郵件工作，在收件箱里設(shè)置"未來事項"文件夾，存放日后某個時刻可能需要處理的工作。
7) 參考資料
需要建立一個可以收藏你所有要參考資料的檔案系統(tǒng)，我有一個一每日每月收藏檔案的系統(tǒng)，也有一個依資料不同收藏資料的檔案系統(tǒng)，電腦資料系統(tǒng)可以搜尋，但要有備份。如此任何檔案我?guī)缀蹩梢栽谝环昼妰?nèi)找到。
在outlook 收件箱里建立一個"GTD 存檔"文件夾，并在其中根據(jù)不同項目或郵件內(nèi)容分別設(shè)置子文件夾，將所有日后可能需要作為參考的郵件內(nèi)容分別歸類存入歸檔文件夾。需要歸檔的郵件是指郵件本身需要存檔，如果只是附件需要存檔的話，還是將其另存到硬盤上，以免郵件客戶端越來越龐大，降低運行效率;
面對紛繁復(fù)雜的任務(wù)，如何才能迅速準確地判斷它們對你有多重要，從而對它們進行選擇和排序呢?任務(wù)可以分為緊急任務(wù)和重要任務(wù)，在此基礎(chǔ)上，你就能快速而準確地分辨出哪些是主要任務(wù)，哪些是次要任
務(wù)了。
緊急任務(wù)指:如果不能按期完成，它對你或別人的價值會減少甚至消失。重要任務(wù)指:如果它成功地完成，你或別人將取得很大的收益。帶來的收益越高，這項任務(wù)的重要程度越高。緊急任務(wù)和重要任務(wù)有四種不同組合:
1.緊急并且重要的任務(wù)這些任務(wù)應(yīng)具有最高的優(yōu)先級，應(yīng)該從現(xiàn)在就開始做。
2.緊急但不重要的任務(wù)這些任務(wù)現(xiàn)在需要時間，但優(yōu)先級比緊急且重要的任務(wù)要低。
3.重要但不緊急的任務(wù)它們的優(yōu)先級不是最高的，但應(yīng)該在你的時間表中占重要位置。
4.既不緊急又不重要的任務(wù)你真的需要做這些事情嗎?
按順序做事對任務(wù)進行分類，舍棄不需要的任務(wù)，然后把剩下的任務(wù)排序，以便優(yōu)先處理緊急和重要的任務(wù)。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應(yīng)當享有優(yōu)先權(quán)。因此要善于區(qū)分這20%的有價值的事情，然后根據(jù)價值大小，分配時間。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果;把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。
但是如何排列這些任務(wù)的優(yōu)先級呢?答案是價值觀!
價值觀是我們想和做的基本原則，它是進行時間安排的最基本的因素。我們有不同的價值標準，它們形成我們個人特性的基礎(chǔ)，也是我們進行時間管理的基礎(chǔ)。大多數(shù)時候，我們根據(jù)自己的價值觀采取行動，雖然往往沒有意識到這一點。
什么對你而言是最重要的?家庭?工作?金錢?你首先要明確自己需要的是什么，然后才能朝那個方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能會到達別的地方。
上一節(jié)練習(xí)中的事件可以分為幾個類別:
健康--看牙醫(yī)，洗澡，等等
家庭--給家里打電話，等等
友誼--買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等
愛情--準備燭光晚餐，等等
工作--簡報，電視節(jié)目，會議，整理材料，考試，等等
金錢--夜間兼職的面試，等等
興趣--看演唱會，等等
重看一遍你對這些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一項放在首位，把哪些放在無關(guān)緊要的地方。這就是你的價值觀。
目標是我們的需求和愿望--我們想得到什么。它們應(yīng)該直接源于我們的價值觀。否則，我們所做的事將無法滿足自己的需要。目標往往不能由單個行動達到，需要花費相當長的時間，并需要采取若干步驟。
例如，周末有一對矛盾:要么去外地拜訪朋友，要么準備星期天的報告。如果你決定去外地訪問朋友，而不為報告做準備，你的目標很可能是:保持友誼，哪怕自己做出某些犧牲。如果你不去訪問朋友，而是準備報告，你的目標很可能是:盡最大努力完成工作。當然，保持友誼和完成工作都是你的目標。但你對它們的重視程度取決于你的價值觀。把友誼放在前一位的價值觀可能是:你對生活的真正滿足源于你的家庭和朋友。把工作放在前一位的價值觀可能是:你對生活的真正滿足來自于追求卓越。
再如，任務(wù)表中還有一對矛盾:星期二和星期三晚上，在公司開會、兼職面試、看演唱會三者之間只能挑選兩樣，舍棄一樣。它們分別代表的是工作、金錢和興趣，對它們?nèi)绾闻判颍餐耆Q于你的價值觀和目標。一旦明確了自己的價值觀和目標，接下來制訂日程表的過程就很簡單了。
首先安排固定項目首先從工作或上課時間開始。這些時間段通常是事先就固定的。其他的活動必須圍繞它們進行。然后安排每天的日?；顒樱缢X和吃飯。把固定的項目安排完以后，你可以看到還剩哪些時間供你支配。注意在項目之間安排休息間隔，例如每工作50 分鐘休息10 分鐘。
(二)根據(jù)你的生物鐘安排時間
把重要的任務(wù)安排在你效率高、干擾少的時間段。把你的空余時間按你的效率和外界干擾給予不同分值。然后，把優(yōu)先度高的任務(wù)分配到分值較高的時間段。例如，用大塊的時間學(xué)習(xí)新知識。
三)3.把較大的任務(wù)分割成易于控制的小塊.當你面對一個巨大的任務(wù)，被它壓得喘不過氣來的時候，試著把它分成小塊，使它易于管理，然后相應(yīng)地安排你的時間。這樣做有幾個好處，首先，你明確了完成整個任務(wù)的各個步驟，只要循序完成各小塊就能成功，畏難情緒會減輕;其次，把一個任務(wù)拆分為若干塊，可以使你的進度顯得更顯著，并能多次體會達到目標的喜悅;再次，較小的任務(wù)段易于估計時間，從而加強對完成時間的控制。
(四)4. 充分利用零碎時間
從時間表中"剪裁"大塊大塊的時間后，剩下的邊角余料可不能浪費?？梢杂盟鼜?fù)習(xí)學(xué)過的知識、做一兩節(jié)操。一個利用小塊時間的技巧是:把你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的間隙每次完成一小片，不知不覺做完討厭的事情。
(五)5. 為每件事情設(shè)定明確的起止時間，這樣可以防止項目之間互相干擾，也可以防止你把事情拖到最后一分鐘才做。
(六)6.留出充分的休息和娛樂時間
在制訂時間表時，千萬不要"虐待"自己。要制訂一個切實可行的計劃，就應(yīng)該為生活中真實的你"度身訂做"，預(yù)留出你需要的休息和娛樂時間，使你保持良好的狀態(tài)和愉快的心情。否則，執(zhí)行的時候會不斷打亂計劃，不但沒有節(jié)省時間，反而使其他事情也脫離預(yù)定軌道。
(七)7.留出機動時間，不要把所有的時間都填滿.為突發(fā)事件預(yù)留時間。一個填得滿滿當當?shù)挠媱澅硎菦]有"防震"性能的，稍有意外，整個計劃都會"破碎"，無法執(zhí)行。訂完計劃后，按下面的標準逐條檢查，修改計劃:
i. 事情是按重要程度和緊急程度依次進行的嗎?先處理重要的和緊急的事情，發(fā)展型任務(wù)優(yōu)于維持型任務(wù)。是否有根本不需要做的事情列入了時間表?你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得盡善盡美。
ii. 每天應(yīng)有用于自省和修訂計劃的固定時間。如果遺漏了這一部分，請在時間表中補上。
iii. 對于有截止期的任務(wù)，是否有足夠的時間在時限內(nèi)完成?沒有處理過的事情往往比你想像中要花費更多時間，為它們留下充裕的時間。
iv. 把用于生活不同方面的時間分別加總，各部分之間應(yīng)保持平衡。很多時候，在時間表的各個單項中看不出來的問題，會在合計數(shù)字中顯示出來。如果某部分明顯超過或低于合理的比例，請進行調(diào)整。
下面總結(jié)了二十個節(jié)省時間的方法，請根據(jù)你的需要選用它們:
1) 對目標、任務(wù)、會議等事件分別按優(yōu)先級進行排序。
2) 從優(yōu)先級最高的事物著手。
3) 和拖延做斗爭，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做。
4) 把大的、艱難的任務(wù)細分為小的、容易的部分。
5) 為自己創(chuàng)造一小時的寧靜，哪怕這需要很強的意志力，或者有時不起作用。
6) 找到一個隱蔽的地方，如圖書館或空閑的辦公室。
7) 當你有重要的事情要處理時，學(xué)會對別人說"不"。
8) 學(xué)會委派別人做事。
9) 歸納相似的事情，把它們放在一起處理。
10) 減少例行事務(wù):它們不值得花費過多時間。縮短低價值的事件。拋開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優(yōu)先級很低的任務(wù)。
11) 避免完美主義。記住80/20 定律。
12) 避免作出過多許諾。對你在有限時間內(nèi)能完成的工作持現(xiàn)實態(tài)度。
13) 不要把時間表排得滿滿的，為自己留下一定機動時間應(yīng)付突發(fā)事件。
14) 設(shè)置時間限制。例如，做某些決定時，不應(yīng)超過3 分鐘。
15) 聚精會神地做手頭的事情。
16) 處理重要事情時，使用大塊的時間。
17) 迅速處理困難的事情，等待和拖延不會使它們變?nèi)菀住?/p>
18) 文書工作爭取只處理一次。
19) 在行動以前，徹底地思索整件工作。
20) 第一次就做好。
進行時間管理，就好像拋雞蛋，你要不停地把手中的一只雞蛋換成另一只，還要保持所有的雞蛋都不落到地上。要做好拋雞蛋的動作，需要耐心、毅力、練習(xí)和計劃。進行良好的時間管理，同樣需要這些品質(zhì)。當雞蛋越來越多，情況越來越糟的時候，你要有能力控制局面，把握好間隔和規(guī)律--這正是時間管理的內(nèi)容。
工作時，要持之以恒地進行時間管理。你要參加業(yè)務(wù)會談，要趕在截止期前完成工作。時間管理的意義不僅在于幫助你達到工作上的目標，它能使你最大程度地發(fā)揮自己的作用，并在工作和個人生活之間保持平衡。
四、回顧( review)與檢討(checking)
organize 完畢后，就是review以上6個大類里面的東西。最好是每天17:30check 一遍，每周review 一次。
五、執(zhí)行(DO)
實際上在do 的階段，do 的內(nèi)容只有三個:do 你GTD系統(tǒng)里面設(shè)定好的東西;do 你系統(tǒng)里面沒有但出現(xiàn)在你面前需要你作的東西;第三就是整理你下一步要do 的東西(就是GTD里面的前4 步)。
六、GTD之所以稱之為'無壓力'，只是因為你在do 的時候，不要再傷腦筋去想著其它事情了;因為你所有的事情都在你的GTD系統(tǒng)里面或者即使沒有在你系統(tǒng)里面，一般情況下就算出現(xiàn)也無傷大雅而可以納入系統(tǒng)或者及時處理。
七、GTD之所以更多地被我認為是一種習(xí)慣:是因為你在任何時點的工作都是已經(jīng)計劃好了的。只要有了空閑時間，就先看看日程;沒事的話，再看看地點相關(guān)的單步事項;再沒事的話，就看看多步事項，選取某個事項做項目分解;還是沒事的話，就找找someday里面的東西有沒有可以現(xiàn)在來作的了;還是沒有的話，就只好開始搜集任務(wù)了。總而言之，你要養(yǎng)成好習(xí)慣:盡量不要干你GTD系統(tǒng)以外的事情;除非你的GTD系統(tǒng)不夠完善，很多事情你根本沒有計劃進來，那么這個時候，你就需要對你現(xiàn)在，今后短時間內(nèi)，中長時間類，甚至一生的事情作一個規(guī)劃，并且把它們納入到你的GTD中來。
八、善用checklist:很多東西都可以做成checklist，包括一些項目的流程，比如出差這種項目，一旦有條件激發(fā)這類已經(jīng)流程固化的項目，則可以直接調(diào)用已經(jīng)設(shè)定好的checklist，按流程走下去，一個action 一個action地去完成。
