關(guān)于在平煤集團財務(wù)系統(tǒng)實施辦公自動化的方案
平煤集團計算機通訊分公司 張長松 張后軍 王華
摘要:根據(jù)平煤集團公司信息化建設(shè)步伐的加快,辦公條件的改善,高效率的辦公越來越離不開信息化,建設(shè)平煤財務(wù)系統(tǒng)辦公自動化信息平臺迫在眉睫.結(jié)合集團公司目前實際情況,本文提出在文件傳達、會議通知、文檔傳送等辦公方式的解決方法,以提高工作效率,在財務(wù)系統(tǒng)具有借鑒意義.
關(guān)鍵詞:財務(wù) 自動化 實施
我國在Internet/Intranet的迅猛發(fā)展，為信息的交流和共享，團隊的協(xié)同運作提供了技術(shù)保證，同時也預(yù)示著網(wǎng)絡(luò)化辦公時代的來臨。辦公實際上是通過企業(yè)內(nèi)部人與人、人與部門、部門與部門之間的信息收集、積累、組織、分類、共享、傳播等行為的協(xié)調(diào)，實現(xiàn)企業(yè)整體目標的過程，實現(xiàn)辦公自動化正是控制管理信息流的直接實現(xiàn)。作為新經(jīng)濟時代的電子化辦公，整個信息還是應(yīng)該在一個流暢、便捷的電子化平臺上流動，實施辦公自動化OA系統(tǒng)，目前可以說是最科學(xué)最明智的選擇，尤其是存在多個基層分支機構(gòu)的大型集團公司，其信息如何與上級主管部門同步，上級主管部門如何統(tǒng)籌調(diào)配資源，如何對經(jīng)營數(shù)據(jù)進行有效分析，使決策在及時準確的信息基礎(chǔ)上更勝一籌，比較好的解決方案就是實行辦公自動化。
為了充分利用平煤集團公司現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)資源，提高公司辦公效率，降低管理成本，實現(xiàn)各基層單位、各部門、各崗位、各員工的協(xié)同工作，快速有效地處理集團公司的各種工作，計算機通訊分公司于2002年下半年與中科軟公司聯(lián)合開發(fā)了平煤集團公司辦公自動化系統(tǒng)，并與2002年9月18日下發(fā)了《關(guān)于推廣應(yīng)用平煤辦公自動化系統(tǒng)的通知》，成立了集團公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）應(yīng)用推廣工作領(lǐng)導(dǎo)小組。
（左圖為網(wǎng)絡(luò)辦公模式示意圖）
平煤集團辦公自動化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享、信息管理、數(shù)據(jù)傳遞、個人事務(wù)管理、業(yè)務(wù)交流、短信服務(wù)、日程安排、信息申請發(fā)布、公文流轉(zhuǎn)、公文歸檔管理、會議管理、輔助管理等多種功能。能夠?qū)崿F(xiàn)遠程辦公和移動辦公，信息資源共享和信息的快速檢索，實現(xiàn)上下級單位、同級單位和單位內(nèi)部各種信息的上傳下達，實現(xiàn)企業(yè)各部門日常業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、電子化、標準化，提高工作效率和決策效率。
在很多單位，已經(jīng)有大量的數(shù)字化信息已經(jīng)以O(shè)ffice文檔的形式存放在每個人的電腦或文件服務(wù)器上，所以建立一套完整、有效、方便和持續(xù)的機制把這些Office文檔管理、組織以及進行安全地交流共享具有非常重要的意義。
2002年12月，計算機通訊分公司率先開始使用OA系統(tǒng)，下級向上級匯報工作、各部門之間交流信息和傳遞文檔、公司發(fā)布通知、發(fā)布電子公文、工作安排、下載憑單等多種業(yè)務(wù)全部通過OA系統(tǒng)來進行，極大地提高了工作效率，大幅度降低了辦公費用的開支。在試運行的過程中，又對系統(tǒng)進行了全面的測試和改進，使OA系統(tǒng)的功能日漸完善和人性化。系統(tǒng)的日臻成熟為辦公自動化的推廣打下了扎實的基礎(chǔ)。2003年4月1日起，集團公司辦公室系統(tǒng)正式進入使用階段，結(jié)束了以往繁瑣的行政事務(wù)通知的歷史。
本著先易后難、點線結(jié)合的推廣步驟，同時借鑒集團公司行政辦公室系統(tǒng)的推廣經(jīng)驗，我們認為在財務(wù)系統(tǒng)推廣使用OA系統(tǒng)勢在必行。推廣財務(wù)辦公自動化，便于財務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)進行業(yè)務(wù)管理和經(jīng)營決策；實現(xiàn)基層單位快速查詢有關(guān)信息和資料；使基層單位足不出戶既可方便快捷地上傳各種報表，切實提高工作效率和管理水平；降低報表的紙張消耗，大幅度降低辦公費用和礦廠傳送報表的人員往來；財務(wù)管理部門可根據(jù)基層單位報送的報表，進行初步帳目審核；審計部門可以通過OA系統(tǒng)完成遠程審計的部分工作。
目前集團公司使用的財務(wù)報表系統(tǒng)還停留在十年前的DOS環(huán)境下，不能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的傳遞、電子文檔保存不方便、歷史資料查詢不方便；其次有保存管理成本費用高等諸多問題。在信息時代的今天，這種方式遠遠不能適應(yīng)財務(wù)電子化、網(wǎng)絡(luò)化的步伐，不符合信息社會飛速發(fā)展的需要。同時， 企業(yè)辦公手段的落后也在一定程度上影響了集團公司的形象。
實施辦公自動化以后，財務(wù)報表系統(tǒng)將由現(xiàn)在的DOS系統(tǒng)改為用OFFICE套件編輯后上傳（報表采用EXCEL格式），凡需在集團公司范圍內(nèi)統(tǒng)一格式的各種報表、表格、單據(jù)等均由財務(wù)處統(tǒng)一制定格式，發(fā)布在財務(wù)處主頁上，基層單位無須自行制作報表，均可直接調(diào)用已制定好的相應(yīng)表格，編輯報表后上傳。如：應(yīng)收應(yīng)付款明細表、資金申請表等。
根據(jù)集團公司實際情況，初步設(shè)想如下：建立財務(wù)處網(wǎng)站，內(nèi)部辦公網(wǎng)作為其中一個欄目鏈接，集內(nèi)部網(wǎng)站建設(shè)、企業(yè)管理功能于一體，滿足本地化、自動化辦公需求。以O(shè)A系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)報表遠程傳送、內(nèi)部信息交流、公文的審批流轉(zhuǎn)等，以網(wǎng)站實現(xiàn)涉密數(shù)據(jù)的存儲和查詢，系統(tǒng)管理員定期將集團公司的報表資料等整理分類后傳至網(wǎng)站的相應(yīng)欄目中，并提供安全可靠的權(quán)限管理功能，只有被系統(tǒng)管理員授權(quán)的用戶才能使用本系統(tǒng)中相應(yīng)被授權(quán)的部分。
一、應(yīng)用環(huán)境的建立
1、建立集團公司財務(wù)處站點，財務(wù)處有自己的OA主頁，由財務(wù)處進行信息規(guī)劃，由系統(tǒng)管理員進行管理和維護；
2、在財務(wù)系統(tǒng)設(shè)置如下幾種角色：集團公司總會計師、財務(wù)處處長、財務(wù)處副處長、財務(wù)系統(tǒng)管理員、財務(wù)處各科科長、財務(wù)處各科科員、各基層單位總會計師、財務(wù)科長、主管會計（兼本單位管理員）。
3、建立財務(wù)系統(tǒng)下發(fā)鏈，以方便下發(fā)資料和便于管理的原則來建立財務(wù)系統(tǒng)特有的下發(fā)鏈（見圖四），每個基層單位在本系統(tǒng)內(nèi)至少具有三個以上的用戶，并確定由基層單位主管會計負責(zé)定時接收上級財務(wù)部門傳達的信息和重要通知等。各基層單位用戶之間也可以靈活使用這個下發(fā)鏈進行事務(wù)通知和業(yè)務(wù)交流。
二、財務(wù)處主頁面上的信息規(guī)劃和管理
（一） 信息規(guī)劃
OA系統(tǒng)主頁上的四項根目錄為可改的，實施單位可以根據(jù)實際情況定義自己的根目錄名稱。對于財務(wù)處OA主頁，應(yīng)本著科學(xué)分類、合理布局、覆蓋面廣的原則規(guī)劃信息庫。
新聞動態(tài)區(qū)：由系統(tǒng)管理員發(fā)布財務(wù)系會議通知、重要事務(wù)、新聞等信息；
企業(yè)資料區(qū)：建議設(shè)置與財務(wù)管理有關(guān)的資料，包括法律法規(guī)、財務(wù)管理制度、管理規(guī)范、規(guī)定、平煤集團內(nèi)部有關(guān)管理制度等，力求全面、準確和系統(tǒng)，為基層單位提供盡可能全面的各種業(yè)務(wù)參考資料，充分發(fā)揮專業(yè)信息庫的功能和作用。
業(yè)務(wù)信息區(qū)：要靈活運用OA系統(tǒng)，真正使之成為日常業(yè)務(wù)交流的應(yīng)用平臺。發(fā)布集團公司重要公文、財務(wù)系統(tǒng)公文、公布財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的重要事項、學(xué)習(xí)資料、評選表彰、開辟論文區(qū)發(fā)布，將財務(wù)系統(tǒng)的優(yōu)秀論文發(fā)布在主頁上；此外還可以針對某一主題展開討論，用戶均可以發(fā)布言論并實現(xiàn)信息共享；
公共信息區(qū)：設(shè)置分類報表欄目，為基層單位提供各種統(tǒng)一格式的報表表格下載；為用戶提供內(nèi)部人員聯(lián)系方式；提供相關(guān)工具；放置OA操作說明等公共類信息。
其他：利用滾動公告發(fā)布通知、提示等內(nèi)容；利用網(wǎng)上調(diào)查功能開展特定主題的網(wǎng)上調(diào)查等；利用系統(tǒng)中的欄目定制和站點導(dǎo)航功能，實現(xiàn)業(yè)務(wù)聯(lián)系密切單位的網(wǎng)站鏈接。
（二） 建立管理制度，規(guī)范信息庫管理
為確保辦公自動化系統(tǒng)高效、暢通、安全的運行，同時考慮到財務(wù)系統(tǒng)的資料具有特殊性和安全性的特點，還需要建立制度來保證信息管理的規(guī)范，應(yīng)及時建立起相應(yīng)的規(guī)章制度并設(shè)置各崗位規(guī)范，（如《財務(wù)系統(tǒng)管理員工作職責(zé)》、《主頁信息發(fā)布制度》、《信息安全管理制度》、《基層單位管理員工作職責(zé)》、《信息發(fā)布格式》等），以完善的制度來管理，確保報表和資料的安全，保障系統(tǒng)規(guī)范運行；對各類信息，其內(nèi)容、數(shù)據(jù)是否可以公開，系統(tǒng)管理員要從源頭上嚴格把關(guān)；內(nèi)部文件、各類信息未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，不得發(fā)布。
三、 報表的審批和流轉(zhuǎn)
在OA系統(tǒng)中，公文可以實現(xiàn)審批過程和流轉(zhuǎn)過程（歸檔、下發(fā)、移交），而我們可以靈活運用流程管理功能，把公文的概念擴大化，將報表審批的業(yè)務(wù)也設(shè)計成為一種流程，制作報表審批模板，實現(xiàn)報表審批。發(fā)起人在定義流程的步驟時可以直接調(diào)用已制定好的基礎(chǔ)模板，也可以根據(jù)具體情況在基礎(chǔ)模板的基礎(chǔ)上自定義流程模板。
以制作的模板為例，發(fā)起人的報表進入流程，首先由角色“會計”對該報表進行審批，審批結(jié)束后即自動流轉(zhuǎn)到審批人員“科室負責(zé)人”，然后由該人員進行審批，審批后該流程就正式結(jié)束。公文被返回到發(fā)起人方，發(fā)起人可以看到各審批節(jié)點的意見，然后根據(jù)批示意見對本單位的報表進行修改（見圖五：財務(wù)報表審批流程模板〈舉例〉）。
在OA系統(tǒng)中，除運用便箋進行日常工作匯報、業(yè)務(wù)交流以外，還可利用便箋進行報表的報送審批和意見反饋：報送單位將報表以附件形式傳送給上級管理人員，管理人員審批后仍以便箋形式返回給報送單位。
四、落實到人，明確責(zé)任
1、集團公司總會計師、財務(wù)處處長、財務(wù)處副處長：負責(zé)系統(tǒng)中業(yè)務(wù)審批，接收信息、參考決策；
2、財務(wù)系統(tǒng)管理員：負責(zé)財務(wù)處站點使用環(huán)境的搭建、財務(wù)系統(tǒng)主頁的維護、主頁信息管理和維護、統(tǒng)一設(shè)計電子報表模板、同時負責(zé)財務(wù)處網(wǎng)站的信息維護和管理；
3、基層單位總會計師、財務(wù)科長、主管會計：向上級主管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，與平行單位的用戶之間進行業(yè)務(wù)交流和信息傳遞。
4、基層單位信息員：負責(zé)定期向財務(wù)處主頁上傳報表和相關(guān)信息。
五、財務(wù)數(shù)據(jù)的安全保密
建立財務(wù)處網(wǎng)站，只有被系統(tǒng)管理員授權(quán)的用戶才能使用本系統(tǒng)中相應(yīng)被授權(quán)的部分，以確保資料的安全和穩(wěn)定。企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)屬于企業(yè)的商業(yè)機密，為確保財務(wù)信息的安全，我們將OA系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)站結(jié)合運用，發(fā)揮各自的長處。系統(tǒng)管理員定期將財務(wù)信息分類后傳到財務(wù)網(wǎng)站相應(yīng)欄目中，供用戶查詢。OA系統(tǒng)和財務(wù)處網(wǎng)站結(jié)合使用，可以揚長避短，既實現(xiàn)了財務(wù)系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理和工作方式的變革，同時也兼顧了企業(yè)經(jīng)營資料的安全問題。
六、經(jīng)濟效益分析
根據(jù)目前集團公司的情況，全民單位有74家，集體單位有165家。每年、季、月都要向財務(wù)處上報財務(wù)會計報表，少則兩三套，多則六七套。還有各類文件和公函的下發(fā)、會計基礎(chǔ)規(guī)范資料的上報、會計人員業(yè)績考核資料的上報等等。據(jù)測算，目前一個基層單位報送財務(wù)會計報表平均每月需要消耗各種辦公用品費用約300元，實行辦公自動化以后，能夠從根本上降低辦公成本，提高工作效率，僅報表一項，每年即可為集團公司節(jié)約辦公費用80萬元。據(jù)測算，整個系統(tǒng)運行后，可為集團公司財務(wù)系統(tǒng)單位節(jié)約辦公費用150萬元。
七、該方案的優(yōu)越性
該方案比傳統(tǒng)的工作方式具有不可比擬的優(yōu)越性：
（1）傳輸網(wǎng)絡(luò)化：信息的瞬時傳送使工作效率大大提高；
（2）及時周全的辦公提醒：用戶一旦登錄OA系統(tǒng)，所需處理的事務(wù)便盡在眼前；使用者可以根據(jù)接收的各種信息及時作出決策；
（3）實現(xiàn)移動辦公和遠程辦公；
（4）采用計算機管理和分發(fā)電子文檔報表，對報表數(shù)據(jù)采用集中處理、分級存儲、按需索取，實現(xiàn)了在線海量存儲數(shù)據(jù)。安全可靠、方便快捷，可建立快速、準確、高效的財務(wù)業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)真正意義上的無紙化辦公；
（5）信息資源化：企業(yè)整體績效表現(xiàn)的明晰瀏覽，歷史資料網(wǎng)上查詢，各基層單位可通過網(wǎng)絡(luò)查詢上級主管部門發(fā)布的公共信息及共享的其他資源，了解公司的動態(tài)，加強基層單位之間的信息交流，實現(xiàn)各單位協(xié)同運作，
（6）決策科學(xué)化，提高決策效率；
（7）降低辦公費用，降低管理成本；
（8）提升管理質(zhì)量，使企業(yè)從彼此獨立被動的管理模式轉(zhuǎn)向一體化、信息共享的統(tǒng)一管理模式；
（9）樹立企業(yè)良好形象，同時也提高了社會效益。
綜上所述，當前實行辦公自動化是適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要、逐步實現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化、提升企業(yè)形象、實行集團公司信息化建設(shè)的關(guān)鍵步驟。作為國家特大型企業(yè)，我們平煤集團應(yīng)當率先在煤炭行業(yè)實行辦公自動化，以點線結(jié)合的方式穩(wěn)步推進，逐步構(gòu)建集團公司的辦公網(wǎng)絡(luò)，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和現(xiàn)代化管理奠定良好的基礎(chǔ)。
圖一：OA系統(tǒng)辦公區(qū)主要功能
圖二：平煤計算機通訊分公司的OA系統(tǒng)主頁
圖三：個人辦公區(qū)頁面
圖四：財務(wù)系統(tǒng)下發(fā)鏈
圖五：財務(wù)報表審批流程模板（舉例）
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