| 創(chuàng)建和使用任務(wù)清單相當(dāng)簡單，但也需要講究一些技巧和訣竅以提高辦事效率的。下面我將與大家分享多年來我管理日程安排和任務(wù)時總結(jié)出來的一些訣竅：
你需要選擇一個方便隨時查閱記錄工作清單的地方。對于大多數(shù)人來說，可能是桌上的一個小記事本，但也可以是你電腦、手機中的一款小軟件應(yīng)用。只要確保你能夠隨時輕松地在你的清單上添加、刪除和編輯條目就行。
有必要讓你的任務(wù)清單整日出現(xiàn)在你的眼前。這樣會加強緊迫感，一旦自己開始懈怠了，看到它就會不斷督促自己趕緊工作。
養(yǎng)成在每一天早上開始坐下辦公桌時就著手寫任務(wù)清單的習(xí)慣。這是安排計劃的最佳時間，因為你的腦子是新鮮、精神飽滿，也是你最能清晰抓住當(dāng)天必須要完成的所有重要事情。
不要試圖把整個星期或者就算提前幾天的安排都列出來。你應(yīng)該只記錄在當(dāng)天必須完成的任務(wù)，因為你無法知道白天一天下來會發(fā)生什么事情，因此一天后的事情它們的優(yōu)先次序可能會發(fā)生變化。
始終把最重要的任務(wù)放在最前面，也就是說重要的事情先來。有必要要順序來完成任務(wù)， 否則將重要的事情置頂也是沒有用的。
白天里非常有可能會有一些新的想法和任務(wù)冒出來。切勿將這些東西與你已經(jīng)列出的任務(wù)清單混在一起。否則，你就會搞亂。你應(yīng)該專門弄一塊區(qū)域來記錄這些想法和其他注釋，以作為你明天工作安排的參考。
除了列出你需要做的事情之外，你也可以列出你不應(yīng)該做的事情。例如，如果因為你每隔十分鐘就檢查一次電子郵件或者一整套都登陸在Twitter上而造成效率不高，你可以在你的任務(wù)清單上列這樣的條目，“每天檢查郵件兩次”和“只在下午六點以后打開新浪微博”。如果你有設(shè)法遵照列表去做，那么一天結(jié)束后，你就不會做這些不該做的事情了。
即使早上自我感覺良好，不要試圖將腦袋里所有想做的事情都加到任務(wù)清單中。任務(wù)的數(shù)量、事情不能過多而應(yīng)符合實際，并盡量在一天結(jié)束時能將所有的條目都完成。列出的任務(wù)太多可能會讓你感到氣餒，完不成又讓你沮喪。
完成一個任務(wù)后稍作休息，不過盡量不要在任務(wù)中間休息。適當(dāng)?shù)男菹⑹翘岣?a title="同強動力的任務(wù)改善你的工作效率" target="_blank">工作效率不可或缺的，只要確保你是在任務(wù)與任務(wù)之間休息的，而不是在執(zhí)行一個任務(wù)的半中間停下來去休息就行。換句話說，完成手頭的任務(wù)再去休息。如果你在做某一件事情的時候停下來去休息，會讓你無法做到集中注意力，完成該任務(wù)的時間很可能就會拖延了。記住，休息之前完成你已經(jīng)開始做的事情。
碰到一兩個任務(wù)無法完成是正常的。你也無法精確地預(yù)計每件事都需要多長的時間來完成。最重要的是不要將這些事情給忘記了。你應(yīng)該將今天無法完成的一些任務(wù)放到明天任務(wù)列表的前面。 |
