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“在我的工作生涯中，效率非常關(guān)鍵：投入到組織原始數(shù)據(jù)中的精力越少，投入到工作中的精力就越多。OneNote 是我多年以來夢寐以求的組織與協(xié)作解決方案。”

Scott Bright 是總部設(shè)在西雅圖的產(chǎn)品開發(fā)公司— Synapse Product Development, LLC 的一位負責人。像這家小公司的其他員工一樣，Scott 有很多頭銜，如程序經(jīng)理、客戶經(jīng)理、信息技術(shù)經(jīng)理和設(shè)計工程師等等。

在 Microsoft Office OneNote 2003 面市之前，Scott 和同事依賴 Microsoft Outlook® 來安排時間、彼此交流信息和跟蹤任務(wù)— 那時他們做的是書面筆記。將這些筆記鍵入到文檔或電子郵件中以及將交辦事項復制到 Outlook 中都需要大量的時間，但他們誰也沒有這么多時間。

當時，客戶會議上有關(guān)項目的重要細節(jié)和計劃也是以書面形式捕獲的。如果時間允許，還會將筆記鍵入到員工計算機的活頁夾或文件夾中進行存儲。轉(zhuǎn)錄并組織這些筆記的工作非常費時— 而公司里沒有誰會有富余的時間。但是，如果沒有人做這些管理性的工作，就無法保證這些重要信息已經(jīng)記錄并使用一種便于共享的格式保存。

Scott 當時就認為公司需要一種更有效的方法來組織和跟蹤客戶開發(fā)項目并在整個工作組內(nèi)共享想法。他們需要一種能夠提供靈活的工作環(huán)境的軟件程序，而且這種程序要像 Microsoft Office Outlook® 2003 和 Microsoft Office Word 2003 那樣能夠提供組織和協(xié)作功能— 同時還不會限制創(chuàng)造力。

后來 Scott 發(fā)現(xiàn)了 OneNote。從他使用該程序的第一天起，他做筆記的習慣就變得更加有條理、更加高效。OneNote 很快就成為他所有項目計劃活動的一個方便的存儲中心?，F(xiàn)在，Scott 將 OneNote 用作存儲重要信息的倉庫，他利用這些信息來組織項目和人員并經(jīng)營一個小型企業(yè)— 而且他的一些同事也開始使用 OneNote 了。

注釋  本主題中介紹的某些功能僅在您已經(jīng)安裝了 Microsoft Office OneNote 2003 Service Pack 1 的情況下才可用。要了解有關(guān) Service Pack 及其下載方法的詳細信息，請參閱 OneNote 2003 中的 Service Pack 功能。

使用 OneNote 組織項目和經(jīng)營企業(yè)

作為一名工程師兼顧問，Scott 的企業(yè)重點考慮的是為客戶開發(fā)具有創(chuàng)造性的解決方案。為實現(xiàn)這一目的，他必須及時而有條理地將會議細節(jié)和交辦事項傳達給公司內(nèi)部的相應(yīng)人員?，F(xiàn)在 Scott 通過使用 OneNote 解決了這一問題，他可以在與客戶、開發(fā)工作組或 Synapse 管理層會面時，一邊做筆記，一邊規(guī)劃項目并解決企業(yè)的發(fā)展與運營問題。由于所有這些信息都非常便于獲得，他可以很方便地將交辦事項傳達給工作組成員，并通過電子郵件共享筆記。下面讓我們看一下 Scott 是怎樣組織筆記本、捕獲信息以及與他人共享信息的。

組織信息：從知識庫到購物列表

Scott 的筆記本由具有特定主題的文件夾和分區(qū)組成，其中存有他與客戶、工作組成員分別或同時會面時對每個項目所做的筆記。這樣，他可以擁有所有業(yè)務(wù)往來的自動歷史記錄。任何時候出現(xiàn)的問題都可以通過 OneNote 的搜索功能輕松找到。利用縱向邊緣上的頁選項卡和頂端的文件夾與分區(qū)選項卡，可以很容易地導航到項目、客戶、會議和特定問題。

Scott 筆記本中的分區(qū)和文件夾囊括了從常用知識庫到日常管理的所有項目— 包括用于日用品列表的區(qū)域！做為一名工程師，Scott 在很大程度上依賴于他在其職業(yè)生涯中積累的各種技術(shù)與設(shè)計信息。相應(yīng)地，Scott 創(chuàng)建了一個名為“知識庫”的文件夾。他使用該文件夾來存儲那些可能不屬于某個特定項目但卻在許多不同項目開發(fā)過程中可能要經(jīng)常使用的信息。下圖顯示 Scott 的“知識庫”文件夾的組織方式。

與書面筆記本或文件系統(tǒng)不同的是，Scott 的“知識庫”文件夾很容易進行搜索。他所要做的就是記住他要查找的概念中的一個單詞，然后利用 OneNote 的關(guān)鍵字搜索功能進行搜索。所有包含該單詞的頁將立即顯示出來。

Scott 的 OneNote 筆記本中的其他文件夾和分區(qū)還包括：

• 會議筆記：  該文件夾根據(jù)不同類型的內(nèi)部會議（包括業(yè)務(wù)發(fā)展與策略）分成多個分區(qū)。
• 項目管理：  在該文件夾中，為每個客戶創(chuàng)建一個分區(qū)。在他與這些客戶或與開發(fā)工作組會面時所做的筆記均存儲在這些分區(qū)中。
• 個人項目：  該文件夾中包括的分區(qū)用于住房項目和購物列表。
• 便箋：  這是 OneNote 中默認的便箋分區(qū)，Scott 使用該分區(qū)來存儲在網(wǎng)站上進行信息檢索時所做的筆記，或者存儲在他要快速記錄信息但并不需要立即在筆記本中對其進行組織的其他場合中所做的筆記。
• Pocket PC 筆記：  Scott 在基于 Windows Mobile 的 Pocket PC 上記錄的筆記以及在 Smartphone 上記錄的音頻筆記都復制到這一分區(qū)。在 Tablet PC 上記錄筆記不方便時，Scott 可以在他的 Pocket PC 上快速記錄筆記或在 Smartphone 上錄音。下次他將這些設(shè)備連接到計算機上時，筆記和錄音將自動傳輸?shù)?OneNote 中。

以多種形式捕獲筆記

在 Scott 與其他工程師進行集體討論時，OneNote 為他們提供了所需的靈活性。在 OneNote 中，他們能夠以任意形式的草圖、框圖、手寫筆記以及思維導圖技術(shù)等形式來捕獲想法。下圖所示為 Scott 筆記本中的一個框圖。

要將螺旋形活頁簿、小紙片、白板甚至是粘滯便箋上的草圖或筆記集中在一起并提供給他人不但非常困難，而且它們還很容易丟失。OneNote 的繪圖功能和手寫功能使得那些使用筆式輸入設(shè)備或 Tablet PC 做筆記的工程師可以按他們所設(shè)想的方式來做筆記，并且還可以將這些筆記集中存儲在一個位置。這樣，共享和搜索各種集體討論筆記以及項目計劃筆記將更加方便。

包含錄音和錄像使工程師筆記本的內(nèi)容更加豐富。OneNote 中記錄的產(chǎn)品演示、測試案例或使用方案的錄像非常適合于后期參考。 此外，錄音用于補充會議或演示的手寫或鍵入筆記，它可以使與他人共享信息的活動變成更豐富的體驗。

在 OneNote 和 Outlook 之間共享信息

由于 OneNote 與 Microsoft Office Outlook® 2003 之間緊密集成，這兩個程序已經(jīng)成為 Scott 的主要工作工具。他將 OneNote 用作日記簿，在其中保存與工程相關(guān)的所有筆記— 包括概念草圖、簡略圖、機械操作及軟件的流程圖— 以及與管理問題（如項目計劃細節(jié)和資源分配）有關(guān)的筆記。

Scott 使用筆記標記來標記他或其他工作組成員需要注意或在以后執(zhí)行后續(xù)操作的項目。利用筆記標記摘要功能可以很快為自己和同事獲取待辦事項的列表。從 OneNote 中，Scott 可以基于這些項目創(chuàng)建 Outlook 任務(wù)，并將其發(fā)送給相應(yīng)人員或為自己保存起來。在下圖中，您可以看到 Scott 的任務(wù)在 OneNote 中做了標記時所顯示的情形，以及在傳輸?shù)?Outlook“任務(wù)”文件夾中之后所顯示的情形。

倡導在全公司范圍內(nèi)協(xié)同工作

Scott 已經(jīng)注意到 OneNote 如何改進公司內(nèi)的信息共享方式。以前，他一直認為在紙上記錄的重要信息及創(chuàng)新信息對于開發(fā)項目可能就沒有什么幫助。但現(xiàn)在不同了，他的工作組中的每個人都開始將 OneNote 用作記錄想法的日記簿、日志、速寫簿和知識庫。他們通過電子郵件或共享網(wǎng)絡(luò)位置以 OneNote 文件的形式來交換信息。

一些人還已經(jīng)開始著手共享的筆記記錄的例會，在會議中他們可以同時并實時地在共享筆記頁上繪圖或鍵入— 無論他們身處何方。在工程設(shè)計概念上的協(xié)作通常是一種視頻體驗，并且除非整個工作組可以看到構(gòu)思、參與其中并發(fā)表看法，否則項目很難有重大突破。共享的筆記記錄例會消除了 在工作組成員無法會面時可能發(fā)生的交流障礙。無論在會堂里的另一個會議室還是在路上，他們都可以繼續(xù)協(xié)作并不斷推進公司項目的發(fā)展。

盡管 Scott 的頭銜還與以前一樣多，但通過使用 OneNote，他的工作效率比以前有了大幅度提高，而且整個組織內(nèi)的信息交流也變得更加暢通，因為現(xiàn)在一些重要息更容易交流。使用 OneNote，工程師可以自由進行集體討論— 同時減輕了做書面筆記時必須要執(zhí)行的跟蹤、轉(zhuǎn)錄和組織任務(wù)的負擔。通過共享 OneNote 頁，工作組間和工作組內(nèi)的交流變得更加高效，協(xié)同工作變得比以前任何時候都容易。因為有了 OneNote，Scott 及部分同事現(xiàn)在能夠投入更多的時間為客戶開發(fā)具有創(chuàng)造性的解決方案。而且，由于認識到他們現(xiàn)在可以更有可能采用會使其公司領(lǐng)先一步的信息，他可以更加泰然處之了。