在一個企業(yè)中，會議的組織和安排是必不可少的。以往都是通過打電話聯(lián)絡(luò)與會人，會議材料及日程等也要通過郵件的方式來完成，而且將會議結(jié)束后的文檔與信息組織起來也會比較困難。有了全新的Microsoft Office 2003，會議的組織和安排是否可以非常方便呢？小馬是一家公司財務(wù)部的職員，現(xiàn)在，來看看她是如何使用Outlook 2003來完成這些工作的吧。
創(chuàng)建會議請求
通過Outlook 2003中的日歷，不但可以安排個人的時間安排，也可以為與會者發(fā)送會議請求，邀請與會者參加會議。
（1）運行Outlook應(yīng)用程序，在“郵件控制面板”中單擊【日歷】按鈕，打開“日歷”視圖窗口。
（2）在“常用”工具欄中選擇“新建”下拉菜單中的“會議要求”命令，打開一個新建的會議要求對話框，如圖1所示。在“會議”對話框中填寫會議的“主題”、召開的“地點”、以及會議的“開始時間”與“結(jié)束時間”等信息，然后在“收件人”文本框中輸入邀請的與會人的電子郵件地址。
圖1 創(chuàng)建會議請求
（3）單擊“會議”對話框中的“計劃”選項卡，此時就可以在一個時間線上看到邀請的與會者、甚至包括資源的忙閑狀態(tài)情況，使你能夠更好地掌握會議安排的時間和會議長度。如果在預(yù)定會議時很難確定哪個時間段是可以利用的，則可以單擊【自動選取下一個】按鈕，讓Outlook 2003智能地幫助我們選擇一個合適的時間來安排會議，如圖2所示。
圖2 了解人員狀態(tài)
在WSS站點上創(chuàng)建會議工作區(qū)
Microsoft Windows SharePoint Services站點為企業(yè)部門以及合作團隊中的同仁們提供了一個協(xié)同工作的平臺。團隊成員們只需利用瀏覽器就可以瀏覽信息、發(fā)送信息到共享的站點中，這些數(shù)據(jù)包含了如：相關(guān)事件、布告欄與通知、討論區(qū)、任務(wù)清單及聯(lián)絡(luò)人清單，甚至還包含了一個文檔庫來管理網(wǎng)絡(luò)協(xié)作過程中的文檔，同時，Windows SharePoint Services站點還提供了創(chuàng)建文檔工作區(qū)和會議工作區(qū)的能力，使得團隊成員在網(wǎng)站上可以開展進一步的溝通與協(xié)作。
在Windows SharePoint Services站點中提供了專門為會議準備的會議工作區(qū)，為任何準備、引導和跟蹤會議的人提供相關(guān)的服務(wù)和信息整合。會議工作區(qū)提供了一個安全的聯(lián)機站點用于集中管理所有與會議有關(guān)的通訊、文檔和后勤，這使得它成為組織、共享和獲取所有與會議有關(guān)的事情的絕好的地方。會議工作區(qū)的設(shè)計目標是使會議處理更加直覺化、流水線化和有效，以便節(jié)省客戶的時間和提高會議的工作效率。
使用Outlook 2003創(chuàng)建會議工作區(qū)的方法如下：
（1）在“會議”對話框中單擊【會議工作區(qū)】按鈕，打開“會議工作區(qū)”任務(wù)窗格，如圖3所示。
圖3 創(chuàng)建會議工作區(qū)
（2）在“會議工作區(qū)”任務(wù)窗格中單擊“更改設(shè)置”鏈接，打開會議工作區(qū)的配置頁面，如圖4所示。在此可以選擇會議工作區(qū)的創(chuàng)建位置，以及會議工作區(qū)所使用的模板語言和模板類型等。
提示：不同的模版類型針對不同的會議類型，所包含的列表也不同。
圖4 配置會議工作區(qū)
（3）單擊【確定】按鈕返回“會議工作區(qū)”任務(wù)窗格，單擊【創(chuàng)建】按鈕，此時Outlook 2003開始向Windows SharePoint Services工作組站點中創(chuàng)建新的會議工作區(qū)，創(chuàng)建完成后如圖5所示。
圖5 加入會議工作區(qū)的會議安排
（4）保存并關(guān)閉此會議安排，系統(tǒng)會詢問“‘中國互聯(lián)網(wǎng)政策與發(fā)展研討會’尚未發(fā)送，是否發(fā)送？”，單擊【確定】按鈕后，Outlook會開始給設(shè)定的與會人員發(fā)送會議請求。
（5）再次打開此會議對話框，可以發(fā)現(xiàn)增加了一個“跟蹤”標簽，打開“跟蹤”選項卡，會發(fā)現(xiàn)所有與會人的響應(yīng)都已顯示在此選項卡中了，同時，在對話框的標簽項與編輯框之間也有與會人的響應(yīng)信息顯示。（有的與會人暫時沒有響應(yīng)，今后只要發(fā)送了響應(yīng)，就會在此體現(xiàn)出來）單擊會議工作區(qū)標題鏈接，打開該會議工作區(qū)，如圖6所示。
圖6 創(chuàng)建完成的會議工作區(qū)
可以看到，所有邀請的與會者都已列入了“與會者”區(qū)域中。在“與會者”區(qū)域中可以對與會者進行進一步的編輯。例如說，名為coren@bookyard.com的與會者是被邀請的重要發(fā)言人，希望在這里將其職務(wù)體現(xiàn)出來，以使其他與會人在工作區(qū)了解到重要發(fā)言人的信息。單擊“管理與會者”鏈接，打開“與會者”頁面，在“名稱”列表中單擊名為coren@bookyard.com的“編輯”圖標，打開此與會者的編輯對話框，在“備注”文本框中輸入與會者的身份等信息，如圖7所示。
圖7 編輯與會人信息
單擊【保存并關(guān)閉】按鈕，回到會議工作區(qū)主頁，在“與會者”區(qū)域中就顯示出剛剛編輯過的與會人信息。
依此方法，編輯其他需要注明的與會者信息。如果此時想增加新的與會人，不必回到Outlook中添加，再次單擊“管理與會者”鏈接，打開“與會者”頁面，單擊【添加與會者】按鈕，打開新建與會者頁面，輸入新增與會者的個人信息，單擊【保存并關(guān)閉】按鈕后，新的與會者即添加成功。
對于一個會議，應(yīng)該有明確的目標，以確定會議召開的目的。單擊主頁上的“目標”區(qū)域中的“添加新目標”鏈接，打開“新建目標”頁面，在“目標”中輸入會議的目標，也可以單擊【附加文件】按鈕，為目標添加有關(guān)的文件內(nèi)容。
為與會者提供會議議程，使與會人掌握大會的主要內(nèi)容和時間安排，對會議的安排人員來講是必不可少的環(huán)節(jié)。在“主頁”的“議程”區(qū)域單擊“添加新議程”鏈接，打開“新建議程”頁面，輸入會議的“主題”，議程的“所有者”，議程的“時間”以及議程內(nèi)容等信息，同樣可以向議程中附加文件。輸入完畢后，單擊【保存并關(guān)閉】按鈕，回到主頁，此時，在主頁的“議程”區(qū)域中會顯示出剛剛新建的議程，與會人員可以單擊該議程鏈接，瀏覽會議議程，如圖8所示。
圖8 在工作區(qū)中瀏覽會議議程
確定了會議目標和會議議程以及會議的邀請人后，往往在開會前還要向與會人員散發(fā)一些會議用品、會議摘要、材料等東西，這些東西都可以通過主頁上的“文檔庫”區(qū)域來實現(xiàn)。會議組織者只需要單擊該區(qū)域中的“添加新文檔”鏈接，打開“上載文檔”視圖窗口，單擊【瀏覽】按鈕，將本地需要上載的文件上傳到工作區(qū)，也可以單擊“上載多個文件”一次上載多個文件，單擊【保存并關(guān)閉】按鈕，回到主頁。這樣，關(guān)于“中國互聯(lián)網(wǎng)政策與發(fā)展研討會”就基本在會議工作區(qū)安排好了，所有被授予權(quán)限的與會人都可以在這里查看到有關(guān)此次會議的信息，如圖9所示。
圖9 “中國互聯(lián)網(wǎng)政策與發(fā)展研討會”會議工作區(qū)
事實上，在這個工作區(qū)中可以實現(xiàn)更多的會議安排與組織工作，它是使用Windows SharePoint Services和Web部件構(gòu)建而成的，當這些系統(tǒng)默認的Web部件不能滿足我們的要求時，還可以通過自行設(shè)置Web部件來設(shè)計符合自己需要的會議工作區(qū)。關(guān)于Windows SharePoint Services網(wǎng)站的定制我們將在后續(xù)的專欄中進行介紹。
召開定期的會議
如果希望將會議設(shè)計成一個定期進行的會議，可以在Outlook中打開該會議要求，執(zhí)行菜單欄中的【動作】|【重復(fù)周期】命令，打開“約會周期”對話框，如圖10所示。
圖10 設(shè)定約會周期
設(shè)置會議的重復(fù)周期，單擊【確定】按鈕后，該會議就變成了一個定期進行的會議，每到周期中設(shè)定的日期，Outlook就會自動提醒。在會議工作區(qū)中也圍繞該會議列出了10次會議的日期列表，如圖11所示。我們前面為會議作的所有設(shè)置都只作用于日期列表中第一天的頁面上，單擊其他日期鏈接，打開的頁面上除了“與會者”有內(nèi)容外，其他區(qū)域都為空。這樣，會議組織者可以根據(jù)每次會議結(jié)束后總結(jié)的經(jīng)驗來擬定下一次會議的內(nèi)容。
圖11 周期性會議工作區(qū)
