基于協(xié)同OA的知識管理2006-3-14 10:56:13 王晨志/KMCenter 知識管理是知識經(jīng)濟(jì)時代的管理方法，而協(xié)同OA以其先進(jìn)的管理理念和高效的工作平臺為知識的獲取、積累和利用創(chuàng)造了良好的實(shí)現(xiàn)環(huán)境，事實(shí)上，兩者在管理的思想和特性方面是共通和相融的，協(xié)同的工作環(huán)境可以促進(jìn)知識管理得到更好的實(shí)踐和發(fā)展。 知識管理提出的需求知識是企業(yè)的一種特殊的資源，是個人和組織的智力資本。知識管理可以分為對知識內(nèi)容（包括以文檔資料等形式存在的顯性知識和人的經(jīng)驗(yàn)、技能等隱性知識）的管理；知識流動環(huán)節(jié)的管理，包括知識的生產(chǎn)、知識的獲取、知識的整理、知識的傳遞、知識的共享、知識的利用、知識的積累、知識的創(chuàng)新等；知識載體（人和組織）的管理。 而知識管理的關(guān)鍵，第一是便是要迅速、有效的獲取知識內(nèi)容并建設(shè)企業(yè)的知識庫，這包括它的及時性、有效性、可被利用性和可持續(xù)發(fā)展性；第二是使知識能夠大流量、高效率的進(jìn)行流轉(zhuǎn)，把知識迅速而通暢的貫穿到企業(yè)工作的各個方面中，以最佳的方式實(shí)現(xiàn)知識的共享、利用和增值；第三是建立知識的人和組織，這包括對人員和組織進(jìn)行變革，使其能適應(yīng)知識管理的需求，讓人和組織在知識的活動中最大程度的受益。 然而，企業(yè)的知識管理現(xiàn)狀卻不盡人意，一個比較突出的原因便是企業(yè)工作環(huán)境中大量“孤島”的存在給知識管理帶來了障礙，使知識在這樣的環(huán)境下成為了一潭“死水”，無法健康的流動起來，當(dāng)然也就無法給企業(yè)帶來效益。究其原因，首先是企業(yè)的管理理念、組織的文化、知識系統(tǒng)的規(guī)劃、實(shí)施和應(yīng)用等不切合知識管理的需求，其次也是由于信息化進(jìn)程中的一些“孤島式”建設(shè)所產(chǎn)生的IT屏障，不能有效的推進(jìn)知識管理的進(jìn)行。 例如，企業(yè)的信息很多時候是被封存在不同的數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用系統(tǒng)之間的，這樣便形成了一個個的信息孤島；企業(yè)的各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)常常被割裂開來，各部分工作就像在一個個封閉的“格子間”里進(jìn)行，相互之間缺乏應(yīng)有的關(guān)聯(lián)和協(xié)調(diào)；企業(yè)的各人員、各部門、企業(yè)與外部的客戶和商業(yè)伙伴之間各行其是，沒有形成有效的溝通和協(xié)作渠道；這些都阻礙了知識管理環(huán)境的建設(shè)，造成信息滯后、知識陳舊，知識利用率低下、組織應(yīng)變能力不高等問題。 總而言之，要實(shí)現(xiàn)知識管理的目標(biāo)，企業(yè)就應(yīng)該建設(shè)一個開放、共享、協(xié)同的知識實(shí)踐環(huán)境，讓知識的“死水”活起來。而協(xié)同OA可以為知識管理提供這樣的平臺：一方面，知識來源于工作而應(yīng)用于工作，作為辦公平臺，協(xié)同OA可以為知識管理提供實(shí)際層面的支持；另一方面，協(xié)同OA與知識管理在管理思想上相通相融，因而能夠貼合知識管理的需求。 協(xié)同OA的“三網(wǎng)一動”協(xié)同OA的基本管理思想是“協(xié)同”，也就是說通過打破各種資源（人、財、物、信息、流程）之間的壁壘和邊界，實(shí)現(xiàn)對資源配置和開發(fā)的最優(yōu)化。協(xié)同OA的特性歸納起來可以用一個詞表示，即“三網(wǎng)一動”。“三網(wǎng)”是指“信息網(wǎng)”、“流程網(wǎng)”和“人員網(wǎng)”，“一動”是指“隨需而應(yīng)”，即資源協(xié)作的靈動性。 “信息網(wǎng)”是指建立一個立體的、多維的信息獲取、共享和使用的環(huán)境，為各種信息點(diǎn)提供關(guān)聯(lián)和交流的通道，實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)狀化結(jié)構(gòu)管理；“流程網(wǎng)”是指對各個工作環(huán)節(jié)進(jìn)行整合，使它們之間可以實(shí)現(xiàn)互通和協(xié)同，并可為企業(yè)的統(tǒng)一目標(biāo)而進(jìn)行配合；“人員網(wǎng)”是為處于不同部門、不同層級、不同企業(yè)、不同地域的人之間建立互聯(lián)和溝通的橋梁，打破組織的邊界，形成靈活化和柔性化的虛擬組織；而“隨需而應(yīng)”就是將企業(yè)的“人”、“財”、“物”、“信息”和“流程”等各種資源根據(jù)需求進(jìn)行動態(tài)和靈活的整合，并為企業(yè)共同的目標(biāo)而進(jìn)行緊密的協(xié)調(diào)和運(yùn)作。 由上可以看出，協(xié)同OA的“三網(wǎng)一動”實(shí)質(zhì)上就是打破各種孤島，將信息、流程、人員等進(jìn)行聯(lián)結(jié)和整合，使它們能夠暢通無阻的進(jìn)行協(xié)作。協(xié)同OA與知識管理一樣，都倡導(dǎo)開放的、互動的、共享和協(xié)同的工作環(huán)境。 協(xié)同OA對知識管理的推進(jìn)協(xié)同OA的特性可以快速的建立起共享和協(xié)作的知識環(huán)境，從而為更好的開發(fā)、組織和利用智力資產(chǎn)打下良好的基礎(chǔ)。 信息網(wǎng)和知識管理信息網(wǎng)中的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)之間高度關(guān)聯(lián)，從一個信息點(diǎn)可以迅速的捕獲與其相關(guān)的其他信息，同時，當(dāng)這張網(wǎng)中的某個數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，相關(guān)的數(shù)據(jù)也能夠隨之發(fā)生變化，以保持彼此之間的同步性。信息網(wǎng)首先突破了信息之間的屏障，將信息涉及的范圍和視野進(jìn)行了極大的擴(kuò)展，有助于迅速查找及收集企業(yè)內(nèi)外部各個角落的信息和知識，并有助于建立知識之間的關(guān)聯(lián)性；其次，信息網(wǎng)中的信息能夠保持較好的同步性，可以迅速的進(jìn)行更新，從而有利于保持知識的及時性和有效性；第三，信息網(wǎng)將數(shù)據(jù)和應(yīng)用進(jìn)行統(tǒng)一的管理和展現(xiàn)，使用戶可以通過唯一的平臺進(jìn)行獲取，而無需在不同的數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用系統(tǒng)之間切換，有利于企業(yè)建設(shè)便利的信息和知識的共享環(huán)境。 流程網(wǎng)和知識管理在這里可以把流程網(wǎng)看作是知識流經(jīng)的“管道”，流程的通暢意味著知識能夠在這個管道中“活”起來。知識的生產(chǎn)、獲取、整理、傳遞、共享、利用、創(chuàng)新等必須與企業(yè)實(shí)際的業(yè)務(wù)和工作流程進(jìn)行很好的結(jié)合，或者說知識管理必須依附于企業(yè)的流程環(huán)節(jié)，才能達(dá)到知識管理的目標(biāo)。而流程網(wǎng)中的各個業(yè)務(wù)流程是關(guān)聯(lián)、互通和相互協(xié)調(diào)的，這樣的流程體系就能夠不斷強(qiáng)化知識流的流量（知識的沉淀、獲?。┖土魉伲ㄖR傳遞和更新的速度）。反過來說，在一個流程割裂的環(huán)境里，企業(yè)的各部分工作自行其是，就很難創(chuàng)建通暢平滑的支持知識流通的途徑。例如，對銷售部門的人力資源管理和銷售人員的銷售業(yè)務(wù)管理相割裂，企業(yè)就很難將銷售人員在工作中積累和創(chuàng)建的知識與其知識貢獻(xiàn)的績效考核相掛鉤。因此，通暢無阻、互聯(lián)互動的流程網(wǎng)便于將知識管理貫穿于企業(yè)運(yùn)作的各個環(huán)節(jié)，從而讓知識的價值得到發(fā)揮。 人員網(wǎng)和知識管理知識管理的另一個關(guān)鍵點(diǎn)便是建立一個知識型的組織，知識型組織的特性是突破邊界的知識聯(lián)盟體。而人員網(wǎng)正是在于打破人員之間的屏障，把以地理或?qū)嶓w為邊界的傳統(tǒng)組織，拓展為由雇員、管理人員、客戶、商業(yè)伙伴、外部組織和公眾等構(gòu)成的以知識為目標(biāo)的柔性虛擬組織，并為他們提供緊密結(jié)合的、相互協(xié)作的工作環(huán)境，使他們可以即時的、互動的進(jìn)行溝通，從而給知識的衍生和發(fā)展創(chuàng)造了極為有利的條件；其次是打破了金字塔型的管理結(jié)構(gòu)，而轉(zhuǎn)為扁平化的形態(tài)，讓管理可以越過原有的多重層級而迅速的到達(dá)目標(biāo)點(diǎn)，便于建立“以人為本”的管理機(jī)制，形成以創(chuàng)新、共享和協(xié)同發(fā)展為內(nèi)涵的組織文化。 總結(jié)而言，協(xié)同OA的理念和特性與知識管理相融合，以“協(xié)同”的手段，把知識變?yōu)樵丛床粩嗟?、流通無阻的“活水”，為知識管理創(chuàng)建了一個良好的實(shí)踐環(huán)境。（作者為泛微軟件市場總監(jiān)）
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