| 聯(lián)合行文中常見的病誤淺析 |
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岳海翔
聯(lián)合行文是機(jī)關(guān)的一種重要行文方式。它是指兩個(gè)或兩個(gè)以上的平級(jí)機(jī)關(guān)和單位為處理同一事項(xiàng)而共同發(fā)文，其目的在于使各聯(lián)辦單位步調(diào)一致，協(xié)同動(dòng)作，從而增強(qiáng)公文的權(quán)威性，并可有效地精簡(jiǎn)文件。由于聯(lián)合行文需要各個(gè)聯(lián)辦同單位的協(xié)調(diào)配合，其所涉及的內(nèi)容事項(xiàng)較為復(fù)雜，因而必須按照特定的規(guī)范要求行事，方能順利實(shí)現(xiàn)行文的目的。然而，從實(shí)踐來看，當(dāng)前不少機(jī)關(guān)或單位在聯(lián)合行文方面尚存在許多問題，直接影響了工作的正常開展和公文處理的規(guī)范化建設(shè)。這些問題之較常見者，大體有以下幾個(gè)方面： 一、聯(lián)合行文各單位的級(jí)別不具有對(duì)等性。聯(lián)合行文的各個(gè)單位之間必須是同一級(jí)別，這是聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)遵循的一條重要原則。對(duì)此， 二、聯(lián)合行文的單位過多過濫。既然是聯(lián)合行文，當(dāng)然其主體至少要有兩個(gè)，但最多是多少卻沒有明確的量化限制。盡管如此，也要注意把握其必要性與適度性?！掇k法》第十三條規(guī)定：“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。”聯(lián)合行文時(shí)尤應(yīng)遵循這一原則，而決不能不視具體情況，不看有否必要，只是為了廣造聲勢(shì)，擴(kuò)大影響，動(dòng)輒以聯(lián)合行文形式發(fā)布，其結(jié)果只能事與愿違，貽害工作。例如有一份《關(guān)于加強(qiáng)科技市場(chǎng)管理的通知》，其聯(lián)合行文的單位竟然多達(dá)8個(gè)，包括科委、科協(xié)、工商局、稅務(wù)局、財(cái)委、計(jì)委、專利局和物價(jià)局，該份文件的首頁并排印有8家紅色版頭，版頭之下則是并列的8個(gè)發(fā)文字號(hào)，而且在文尾還蓋有8個(gè)單位的公章，以致于出現(xiàn)“版頭排列，文號(hào)成串，圖章扎推”，顯得既多且濫。正確的做法是，因此例所涉及的聯(lián)辦單位太多，故而可只標(biāo)識(shí)主辦單位一家的版頭，而將其他協(xié)辦單位名稱納入標(biāo)題或者公文的開頭部分，就顯得較為科學(xué)、合理了。 三、聯(lián)合行文所用文種不夠恰當(dāng)。盡管聯(lián)合行文的方向是多向性的，但其所涉及的公文種類卻相對(duì)較為穩(wěn)定。屬于聯(lián)合行文的公文名稱，通常是“通知”、“決定”、“報(bào)告”和“函”等等。行文時(shí)必須根據(jù)行文的目的、聯(lián)合行文各單位的職權(quán)范圍和與受文單位之間的行文關(guān)系準(zhǔn)確確定使用相應(yīng)的文種，不可粗疏。實(shí)踐中，有些聯(lián)合行文卻沒有這樣做，例如某市三大百貨商場(chǎng)擬聯(lián)合舉辦“迎新春商品交易洽談會(huì)”，向市有關(guān)單位行文，其標(biāo)題為《關(guān)于聯(lián)合舉辦“迎新春商品交易洽談會(huì)”的通告》，這里用“通告”文種是不恰當(dāng)?shù)?，因?yàn)樗窍滦形?，用于向社?huì)各有關(guān)方面公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)，具有強(qiáng)制性質(zhì)，而告知有關(guān)單位舉辦商品交易洽談會(huì)，聯(lián)合行文的各單位與受文單位之間屬于不相隸屬的關(guān)系，所以不能使用“通告”，而應(yīng)用“函”。 四、聯(lián)合行文各相關(guān)格式要素的標(biāo)識(shí)不合規(guī)范。主要表現(xiàn)在：一是各聯(lián)辦單位的排列次序不當(dāng)。按照《辦法》的規(guī)定，聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)的名稱排列在前。但在實(shí)踐中，有些聯(lián)合行文卻違反了這一規(guī)定，如××縣林業(yè)局?jǐn)M就制止亂砍濫伐森林一事與××縣公安局聯(lián)合行文，按規(guī)定其版頭部分應(yīng)將××縣林業(yè)局的名稱排在前面，但在正式行文時(shí)卻按職能大小把××縣公安局排列在前，顯欠規(guī)范。這里順便提及的是，如系行政機(jī)關(guān)與同級(jí)或相應(yīng)的黨的機(jī)關(guān)、軍隊(duì)機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體聯(lián)合行文，則要注意按規(guī)定依照黨、政、軍、群的順序排列，而不可拘泥主辦機(jī)關(guān)排列在前的做法。其二是發(fā)文字號(hào)的標(biāo)識(shí)不當(dāng)。按照《辦法》規(guī)定，聯(lián)合行文時(shí)，只需標(biāo)明主辦單位的發(fā)文字號(hào)，但有些行文卻不如此。仍如上述《關(guān)于加強(qiáng)科技市場(chǎng)管理的通知》，其在版頭部分竟將8個(gè)聯(lián)辦單位的發(fā)文字號(hào)并列標(biāo)出，顯得極其繁瑣，也有悖規(guī)定。其三是用印不符合規(guī)范。對(duì)于聯(lián)合行文的用印，應(yīng)當(dāng)視其行文方向的不同而有所變化?！掇k法》規(guī)定：“聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。”其中，對(duì)聯(lián)合上報(bào)的公文作出只加蓋主辦單位印章的規(guī)定，目的在于簡(jiǎn)化手續(xù)，提高工作效率，但實(shí)踐中不少上行文唯恐不加蓋印章就顯得不夠鄭重或者不負(fù)責(zé)任，于是就無一遺漏地全部加蓋。例如××省公安廳所屬的五所人民警察學(xué)校因進(jìn)行教育體制改革和布局結(jié)構(gòu)調(diào)整一事聯(lián)合向省公安廳政治部行文，其在文尾落款處并列署有五所警校的名稱，而且分別加蓋公章。這種做法是不規(guī)范的，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定只由主辦單位加蓋公章即可。其四是對(duì)成文時(shí)間的確定和標(biāo)識(shí)不合規(guī)范。聯(lián)合行文時(shí)，因其文稿需經(jīng)各方的領(lǐng)導(dǎo)同志簽署意見并簽字，“中轉(zhuǎn)”時(shí)間可能較長(zhǎng)，那么成文時(shí)間如何確定？《辦法》中明確規(guī)定；“聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。”但在實(shí)踐中有些聯(lián)合行文卻以主辦單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)，是有悖規(guī)定的；還要注意對(duì)于成文時(shí)間的標(biāo)識(shí)必須依照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》的規(guī)定寫公元全稱，而且要用漢字?jǐn)?shù)字（“零”寫為“○”）；如系兩個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各距版心7個(gè)字，以便加蓋印章。加蓋印章時(shí)要將主辦單位印章在前，兩印章間互不相交或相切，相距不能超過 （作者單位：中國(guó)公文寫作研究秘書處） |
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