CXO學(xué)社 2010-03-09 18:49:37 閱讀42 評(píng)論0 字號(hào)：大中小
通過學(xué)習(xí)戴維.艾倫的《盡管去做：無壓工作的藝術(shù)》和《GTD and Outlook 2007》兩本書，自己總結(jié)了GTD的核心思想，并從2009年11月開始實(shí)踐GTD。經(jīng)過4個(gè)月的磨合，不斷的體會(huì)，感覺GTD給了我很大的幫助。昨天又跟同事們做了分享，大家都覺得很實(shí)用。接下來，我將用一系列的短文來總結(jié)我的GTD實(shí)踐，希望對(duì)大家會(huì)有幫助。
什么是GTD？
先分享一句哲言，知名華人講師林偉賢老師：“做事是靠系統(tǒng)，而不是靠感覺”
GTD（Get Things Done）這是關(guān)于時(shí)間管理的一套體系和方法，它讓我們抓住所有一切需要處理的“工作”，并把它們統(tǒng)統(tǒng)置入一個(gè)脫離大腦的邏輯系統(tǒng)中進(jìn)行組織和管理。
這里的“工作”是指廣義上的工作，我的理解是所有你需要處理的事情，包擴(kuò)資料、信息、雜事、郵件等等，大到拯救地球，小到替老婆打醬油。
GTD的核心思想是將你的所有的“工作”都從大腦中請(qǐng)出來，放在一個(gè)外部的系統(tǒng)中統(tǒng)一的組織和管理，讓你的大腦專心的做思考工作，而不是記憶雜事。打個(gè)比方，GTD系統(tǒng)就是你的私人秘書，她幫你安排好你的工作；而你相當(dāng)于企業(yè)的CEO，專心思考公司的戰(zhàn)略。
為什么要這么做呢？
“焦慮是由于缺乏控制力，組織管理、準(zhǔn)備和行動(dòng)不足所造成的。”（戴維·凱克奇David·Kekich）。
GTD的方法，試圖通過以下三個(gè)途徑，幫助我們解決掉事情老是縈繞心頭的感覺，減少/消除焦慮，真正的做到“無壓工作”：
（1） 確切地認(rèn)定它們的預(yù)期結(jié)果是什么；
（2） 決定你下一步的具體行動(dòng)到底是什么；
（3） 把后果和即將采取行動(dòng)的提示信息存入你所依賴的體系中去。
GTD時(shí)間管理的五個(gè)步驟
GTD針對(duì)工作的管理共有五步，分別是收集、組織、執(zhí)行、檢視和更新。下面對(duì)這五個(gè)步驟先做個(gè)簡介，然后再詳細(xì)說明。
圖片 1 GTD方法的五個(gè)步驟
（1） 收集，顧名思義，就是要把你要做的工作全放到一起，或者是全部都列出來，不需要經(jīng)過任何處理，只需要將他們都從大腦里請(qǐng)出來。
（2） 組織，對(duì)于上面收集到的工作，一件一件的進(jìn)行判斷、整理、計(jì)部劃、安排，并制作任務(wù)清單和日歷。這個(gè)過程之后我們會(huì)介紹處理的詳細(xì)過程。
（3） 執(zhí)行，就是按照上一步做的任務(wù)清單和日歷按部就班的做事。
（4） 檢視，就是每隔一段時(shí)間就做個(gè)回顧，自我總結(jié)。
（5） 更新，不斷添加要做的工作、計(jì)劃等，更新GTD系統(tǒng)，讓能夠跟你的生活一致。
這五個(gè)步驟最終構(gòu)成了一個(gè)閉環(huán)，在執(zhí)行的過程中，你需要不斷地更新自己的GTD系統(tǒng)，使它盡可能的與你的生活同步，這樣你才能完全的依賴他，為自己創(chuàng)造價(jià)值。
真正的落實(shí)GTD的方法，會(huì)讓你將你的夢(mèng)想（To Be），通過一個(gè)一個(gè)的“下一步”執(zhí)行的步驟（To Do），最終得到實(shí)現(xiàn)（To Have）。
第一步：完整收集工作
收集工作是GTD的第一步，要做的是先把腦子里面裝的各種事情清空。這個(gè)過程還不涉及對(duì)工作的處理，只需要把事情全部列出來，會(huì)在下一步進(jìn)行處理。
需要收集的工作內(nèi)容有：
（1） 承諾他人的事情，如明天我要給XX發(fā)個(gè)XX材料；
（2） 工作中要做的事情，如XXX集團(tuán)XX項(xiàng)目、XXX大會(huì)準(zhǔn)備等；
（3） 生命中應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任，如我要幫助XXx干XXXX，我要拯救全地球等等，呵呵；
（4） 生活中的各種雜事，如幫媳婦打醬油，給孩子買生日禮物等；
（5） 突然冒出的靈感想法，如突然想SNS是不是可以跟家教結(jié)合在一起，需要去論證一下；
（6） 接受到得各種材料，需要處理；
（7） ……
等等吧，只要是跟自己有關(guān)，需要去過問或做的事情，都統(tǒng)統(tǒng)的收集到一起，放到一個(gè)容器里，我們稱之為“工作籃”。
下面介紹一下“工作籃”，就是存放你還沒有處理的工作的地方?？梢允且粋€(gè)真正的籃子，放各種待處理的工作（材料、文件、記錄等）。不過現(xiàn)在是信息社會(huì)了，可以更加先進(jìn)一點(diǎn)：).“工作籃”通常可以使用便簽紙、即時(shí)貼、記事本、智能手機(jī)或者是電腦軟件來記錄。我自己就使用Palm的Diddlebug軟件來記錄，可以手寫，隨時(shí)寫隨時(shí)刪。
收集的過程中有幾個(gè)注意事項(xiàng)：
1) 完整的收集。做到一件都不漏，這樣系統(tǒng)才能完全幫你管理起你的生活和工作。
2) 一定盡量減少你用于收集雜事的工具的數(shù)量。這樣便于統(tǒng)一管理，不容易漏掉，而且簡便。
3) 你的工具隨時(shí)隨地都能收集。不能隨時(shí)收集，很難做到第一條完整性。
4) 按照你的愛好選擇工具，最喜歡的工具才會(huì)用。
第二步：工作的組織
在將所有的事情都收集到一起后，我們要將他們進(jìn)行加工。加工的目的是徹底清空“工作籃”，將這些事情最終組織成為可以執(zhí)行的“下一步”工作清單。組織的步驟可以用下面的流程圖來表示。
圖片2 GTD工作加工流程圖
Step I ：弄清工作到底是什么？
不是已經(jīng)寫出來是什么工作了么？現(xiàn)在要回答的是“這件工作到底是什么”的問題。要問自己幾個(gè)問題：
（1） 這件工作對(duì)我有什么意義？
（2） 我對(duì)這件工作的預(yù)期是什么？
這樣才能真正明確這件事到底是什么，然后進(jìn)入下一步；
Step II：判斷是否要采取行動(dòng)：
對(duì)于不需要采取行動(dòng)的工作，有三種可能。
（1）這個(gè)工作（包括信息、資料、雜事等）對(duì)自己沒有任何意義，直接扔掉，不要留戀；
（2）這個(gè)工作是我的一個(gè)夢(mèng)想、或一直想做的事情，但現(xiàn)在又不能馬上采取行動(dòng)，那么把它列為Someday/Maybe的事情。如學(xué)習(xí)英語、去趟鐵嶺度度蜜月等等。這些事情有待你日后規(guī)劃來實(shí)現(xiàn)的。
（3）這是一份資料，自己覺得很有用處，但現(xiàn)在用不上，那么就存檔，留待日后查找。存檔的時(shí)候注意要分門別類，避免日后知道自己有這樣一份資料，但不知道放到哪里去了，那就尷尬了。
如果需要采取行動(dòng)，則進(jìn)入下一步。
Step III：判斷下一步行動(dòng)是什么
“下一步”是指那些耗時(shí)不超過1小時(shí)，可以立即動(dòng)手做的事情。如我要規(guī)劃一個(gè)公司的網(wǎng)站，我的下一步工作可以是“查找同行的網(wǎng)站，找出共性和差別”。“下一步”的關(guān)鍵是可執(zhí)行性，可以慢慢體會(huì)。
按照工作的大小有兩種情況。
一種是比較大的工程。如要執(zhí)行一個(gè)咨詢項(xiàng)目（我自己是咨詢顧問，職業(yè)病），這就需要事先對(duì)這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)劃，列出要做的任務(wù)，給出時(shí)間點(diǎn)，甚至是畫出甘特圖。但一般自己的事情做到用思維導(dǎo)圖列出要做的事情就可以了。這樣就能知道自己可以馬上要做的“下一步”工作是什么了。
另一種是小事，沒有多少步驟，在心里盤算一下就行。如給老媽打個(gè)電話，這本身就是個(gè)行動(dòng)。
小事和大的工程的區(qū)別就在于，工程不是一次工作能做完的，它需要很多的步驟，需要你多次的工作才能完成。
這樣無論是小事還是大工程都有了下一步，下面要進(jìn)行初步的處理。
Step IV：初步處理“下一步”并制作工作列表和排程
處理的時(shí)候，可采用2分鐘原則：
（1）對(duì)于用時(shí)不超過2分鐘的事情，馬上動(dòng)手做。這樣做能夠節(jié)省很多時(shí)間，避免你日后再找出這些小事，反而會(huì)花更多的時(shí)間去做。舉個(gè)例子，我們公司筆記本可以分月報(bào)銷費(fèi)用，當(dāng)我已收到IT發(fā)送提交報(bào)銷發(fā)票的通知時(shí)，我會(huì)馬上把發(fā)票交過去，不到2分鐘解決。否則，如果你覺得這是小事，放著不管，很可能很快就忘了，等超期了，重新審批，說不定半小時(shí)也搞不定。
圖片3 下一步處理流程
（3） 對(duì)于大于2分鐘的事情。
a) 能夠指派給其他人做的，盡量分派下去。華人成功學(xué)講師陳安之針對(duì)時(shí)間管理講到：“時(shí)間管理的精髓就在于，自己制作最有生產(chǎn)力的事情。”所以，把除了只有自己做才能保證品質(zhì)、只有自己才能做、自有自己做才能保證最高產(chǎn)能之外的能夠放權(quán)的事情，全部委派出去，要善于Use Others People’s Time（UOPT）。
b) 自己做的事情。對(duì)于這些事情，我們要分場合來編制行動(dòng)清單，一有時(shí)間，就從列表中挑選出要做的事情執(zhí)行。對(duì)于其中要發(fā)生在某個(gè)特定時(shí)間的行動(dòng)，我們要在日歷中安排。
下面我會(huì)分別描述制作任務(wù)清單和日歷的排程。
面我們?cè)敿?xì)探討一下行動(dòng)清單：
行動(dòng)清單時(shí)記錄所有的工作和工作的“下一步”行動(dòng)的大列表，之后你要執(zhí)行事情都是參考這個(gè)清單，相當(dāng)于秘書給你做的工作安排。
每個(gè)人大約在執(zhí)行的工作（廣義的工作）都有十幾甚至是幾十件，再加上他們的下一步，在你的任務(wù)清單上可能會(huì)產(chǎn)生幾十甚至上百個(gè)要執(zhí)行的“下一步”工作，這樣我們就要分類管理。在GTD管理思想中，采用的是按照?qǐng)龊蟻矸诸?，場合是決定你在某個(gè)時(shí)刻能夠采取的“下一步”工作的內(nèi)容。
下面參考的臺(tái)灣時(shí)間管理講師張永錫先生的分類方法，這個(gè)分類方法非常適合入門級(jí)的選手。當(dāng)然，按照?qǐng)龊戏诸悾耆梢愿鶕?jù)自己的工作環(huán)境自己組織。
下面介紹一下我的分類方式，參考戴維.艾倫在《GTD and Outlook 2007》上的分類方式做的個(gè)性化分類。
² L-Projects是指超過3個(gè)月的工作
² S-Projects是指3個(gè)月內(nèi)可以完成的工作
這兩個(gè)分類是從縱向上把握自己同時(shí)在執(zhí)行的項(xiàng)目的列表，可以讓你長期對(duì)同一件事情保持跟蹤執(zhí)行。下面帶@符號(hào)的都是細(xì)分出來的“下一步”行動(dòng)。我分成了8中場合：
² @Agendas，主要是約定、打電話等事情
² @Christine，這是我的直接領(lǐng)導(dǎo)，由于溝通比較密切，這個(gè)分類用來存我要向她匯報(bào)的工作
² @Commuting，是指我在路上的場合，這個(gè)場合我可以聽講座、看電子書等
² @Errands，是我要做的一些雜事，如超市購物什么的，主要跟采購相關(guān)。
² @Home，是指我在家里能做的事情。如洗衣服、看電影等等，只能在家里才能做的事情?？措娪耙惨涗浢?？是的，你做的所有的事情最好都能詳細(xì)的列出來，這是效率的根本。可以防止你看完一個(gè)再看一個(gè)，然后再上會(huì)網(wǎng)逛逛，然后一個(gè)周末就沒了。
² @Office，在辦公室需要做的工作。這里面大多數(shù)都是我要做的公司的事情。每天我到公司基本上看的最多的就是Office這項(xiàng)，從中挑選出當(dāng)天要做的事情，就是一天的行動(dòng)清單。每天在公司目標(biāo)明確，效率很高，現(xiàn)在已經(jīng)基本上不把工作帶回家了，感謝戴維.艾倫。
² @Planning，這個(gè)分類是專門放計(jì)劃和構(gòu)思的。這個(gè)需要有安靜的場合，有充足的時(shí)間去做，所以我早上的時(shí)候多數(shù)查看里面的列表，挑選要做的計(jì)劃執(zhí)行。
² @Waiting For，這個(gè)是我分派出去的工作環(huán)節(jié)，放在里面，我可以隨時(shí)查看，然后到時(shí)侯，如果對(duì)方還沒把我要的東西給我，我會(huì)像“黃世仁”似的要帳，絕對(duì)不漏，沒有爛帳。
以上是“下一步”行動(dòng)的分類列表的描述，這些列表中的項(xiàng)目都是每個(gè)大的“Project”的在現(xiàn)在這個(gè)時(shí)間點(diǎn)上要做的事情，是橫向的事件管理。
下面的三項(xiàng)是定制的：
² Someday/Maybe，是前面流程中講到的自己想做但現(xiàn)在沒法馬上行動(dòng)的事情，很多是自己想要學(xué)習(xí)的東西或要實(shí)現(xiàn)的夢(mèng)想。這個(gè)類別很重要，一定記得時(shí)常瀏覽，挑出可以行動(dòng)的項(xiàng)目出來，并制定出下一步逐漸實(shí)現(xiàn)他們。這些才是我們要的真正的人生。
² 讀書，我比較喜歡讀書，所以，我通常把我正在讀的書放到這個(gè)分類里面，并記錄讀的進(jìn)度和心得
² 習(xí)慣養(yǎng)成，列出我要改掉的壞習(xí)慣，人無完人，找出自己的一些壞習(xí)慣，列上去，經(jīng)常查看，不斷改正，養(yǎng)成新的習(xí)慣，很有用。
下面介紹一下日歷的使用
在初步處理中，需要對(duì)自己在某個(gè)時(shí)間點(diǎn)上要做的事情進(jìn)行排程。
先說一下，可以放在日歷中的事情。
² 在某個(gè)確切的時(shí)間里采取的行動(dòng)。如XX月XX日X時(shí)，我要參加一個(gè)XXX會(huì)議。
² 在某個(gè)確切的日期里采取的行動(dòng)。如XX月XX日，我要給X同學(xué)打個(gè)電話，祝他生日快樂，只要我在這一天里把這個(gè)事情做了就行。
² 在某個(gè)確切的日期所需要的資訊。我在某天需要得到XX部門給我的XX資料，我通常會(huì)設(shè)置日歷，到時(shí)看是否收到，沒收到就主動(dòng)上門索要。這與@Waiting For 里面的條目是關(guān)聯(lián)的。
在使用日歷的時(shí)候，我非常贊同臺(tái)灣張永錫老師的觀點(diǎn)，“日歷是個(gè)神圣的地方，盡量要減少放在日歷中的事件的數(shù)量；事情一旦放到日歷中，就代表著到這個(gè)時(shí)間點(diǎn)的時(shí)候，你一定會(huì)完成這件事。”
截止目前為止，我們完成了工作的完整收集，又通過分析、計(jì)劃、處理2分鐘內(nèi)執(zhí)行的工作、制定行動(dòng)清單、日歷排程完成了工作的組織，徹底清空了“工作籃”。如果你認(rèn)真做到了這些，現(xiàn)在我們心中總會(huì)有如釋重負(fù)的感覺，如同剛剛徹底打掃了房間一樣，這就是時(shí)間管理的目的“處于沒有壓力的狀態(tài)”。
在GTD中，“什么場合做什么事”是主要的管理思想。所以我們先探討在一個(gè)時(shí)間點(diǎn)上如何決定“現(xiàn)在干點(diǎn)什么呢?”這個(gè)問題。
（1）場合，是首要因素。如果你在飛機(jī)上，就沒法打電話；如果你在辦公室，最好不要收開心上的菜；如果你正在等車，就不適合給客戶打電話；……。
（2）時(shí)間，這個(gè)要從兩個(gè)角度看：一方面，要看時(shí)間塊的大小是否合適，即所謂量體裁衣。所以在管理行動(dòng)列表的時(shí)候，如果能加上用多少時(shí)間這個(gè)因素，會(huì)更加實(shí)用；另一方面，如果是跟別人合作，要注意對(duì)方的時(shí)間是否合適。如果你是在做跨國合作，更要注意對(duì)方的時(shí)區(qū)的影響。
（3）精力，人的精力不是無限的，但很多人不是這么認(rèn)為。任何人，每天都有精力的低潮和高潮，仔細(xì)體會(huì)自己的周期情況。在精力旺盛的時(shí)段安排較難的任務(wù)，在精力低潮的時(shí)段安排一些相對(duì)輕松一些的雜事，會(huì)使你一直保持較高的工作熱情。在精力管理方面，向大家推薦吉姆·洛爾和托尼·施瓦茨《精力管理》一書，大家有興趣可以讀一下。當(dāng)然也可以等著看我的文章，后期我會(huì)寫一些。
（4）重要性，為什么重要性放在最后？很多時(shí)間管理的方法都強(qiáng)調(diào)重要性因素。但在GTD體系中，我們更關(guān)注“現(xiàn)在”“馬上”可以做的事情，所以重要性的決定意義不大。但GTD體系中還是很重視重要性的作用，但主要會(huì)體現(xiàn)在每日清單的安排上，這個(gè)后面會(huì)說明。
綜上，決定“現(xiàn)在能做什么?”的一般流程是：當(dāng)你處在一個(gè)特定的場景中時(shí)，你可以監(jiān)視你的分類行動(dòng)清單，從當(dāng)前的場景中，挑選出即符合時(shí)間要求有符合精力要求的事情，“馬上行動(dòng)”。當(dāng)然符合以上條件的前提下，重要性才會(huì)被考慮。
舉個(gè)例子，早上，一般和媳婦一起出發(fā)上班，我一切就緒了，但媳婦還得收拾5分鐘，這五分鐘能干什么呢？在我的@home列表里面，“閱讀《創(chuàng)業(yè)家》雜志”，OK就是它了，我馬上翻開雜志，閱讀了2篇短文。整本整本的雜志就是這樣被讀完的，并且我要聲明我不是工作狂！呵呵。
[筆者注]關(guān)于執(zhí)行，下面會(huì)另起一篇，寫一些執(zhí)行的技巧。
執(zhí)行中保證高效能的技巧
（1） 養(yǎng)成制定每日清單的習(xí)慣
雖然我們有了所有工作的詳細(xì)的“下一步”行動(dòng)清單，但是，我們最好制定一份每天的清單，讓每一天的工作都有明確的目標(biāo)。
在GTD體系下，安排日計(jì)劃的很簡單，只需要從“下一步”清單中挑選出今天要執(zhí)行的事情標(biāo)記出來，然后按照上一篇給出的選擇條件，依次執(zhí)行就好。
根據(jù)我的學(xué)習(xí)和心得，有三點(diǎn)需要注意。
l 每天至少安排3-5件MITs（Most Imp
l 每天至少安排一些實(shí)現(xiàn)自己的夢(mèng)想的事情（To Be）。這樣不至于讓日常的生活拖累，以至于忙忙碌碌一年，但一見自己真正想做的事情都沒有。
l 對(duì)日計(jì)劃時(shí)間要安排的有余地。每天都會(huì)有一些突發(fā)的事情，很急很重要，不得不像救火隊(duì)員似地馬上去做，所以要留一些余地，為這些事作準(zhǔn)備。這個(gè)是任何時(shí)間管理方法都無法回避的，我們只能為它們留出空間。GTD的好處是對(duì)時(shí)間的安排較靈活，當(dāng)你一有空余時(shí)間的時(shí)候，就可以從行動(dòng)清單中跳出任務(wù)來做，而不是以時(shí)間點(diǎn)為中心的管理方法。
（2） 批處理雜事
GTD的重要思想之一是“按場景分類‘下一步’行動(dòng)，然后盡可能的批量處理”。下圖是摘自臺(tái)灣張永錫老師的文章，很好的展示了批處理的力量：在同一個(gè)場景中，批處理工作，有效利用時(shí)間段，最終可以騰出大塊的時(shí)間段做一些重要耗時(shí)的工作。
如何才能有效的批處理，可能是個(gè)逐漸體會(huì)的過程。開始的時(shí)候很難把握，當(dāng)你對(duì)“下一步”行動(dòng)清單的使用日漸熟練地時(shí)候，就會(huì)發(fā)現(xiàn)在同一個(gè)場合中可以批次處理的一系列的小事。
如在@office的場合，有三個(gè)要當(dāng)面溝通的事情，這個(gè)時(shí)候我會(huì)把這三個(gè)事情要見的人和要談的觀點(diǎn)都打印到一張紙上，然后拿著這張紙去找所有的人，一圈下來就全搞定了。
（3） Do It Now
Do It Now，現(xiàn)在就做。這是Steve Pavlina的一篇關(guān)于時(shí)間管理的文章的題目，現(xiàn)在已經(jīng)成了我的座右銘，放在我的DreamCar上面，來警示我做事不要拖沓。每次我想推推再做的時(shí)候，我會(huì)對(duì)自己說“現(xiàn)在就做！”，然后就從“下一步”清單種提出這個(gè)任務(wù)，動(dòng)手開始行動(dòng)。
GTD的好處就在于將難辦的事情，拆分成可以馬上行動(dòng)的“下一步”，提高人的執(zhí)行力。
（4）倒計(jì)時(shí)法
這個(gè)辦法是做事的時(shí)候給自己設(shè)定時(shí)限，比如45分鐘，開始倒計(jì)時(shí)。計(jì)時(shí)器啟動(dòng)開始行動(dòng)，45分鐘到了停止。這樣有助于再這一段時(shí)間里高度集中注意力，取得高的效率?？荚嚨臅r(shí)候我們能夠在120分鐘內(nèi)完成若干選擇、填空、閱讀和一片作文，但做練習(xí)的時(shí)候確經(jīng)常用更多的時(shí)間，就是這個(gè)道理——沒有把自己的潛能發(fā)揮到極致！
（5）讓別人了解你的時(shí)間安排
別人了解了你的時(shí)間安排的直接效果就是在你工作的時(shí)候輕易不會(huì)打擾你。但首要的前提是自己要養(yǎng)成好的時(shí)間安排習(xí)慣，最好形成規(guī)律性。
例如，如果你有自己的書房，晚上看完新聞聯(lián)播后（看的人越來越少了），每天都會(huì)在8左右去書房待1-2個(gè)小時(shí)，習(xí)慣了，你的家人就會(huì)知道，“他”這個(gè)時(shí)間正在書房呢，不要打擾他。
（6）委婉的拒絕不必要的事情
拒絕是各種時(shí)間管理方法中都會(huì)講的，因?yàn)槊總€(gè)人的時(shí)間和精力都是有限的，不能做所有的事情。但拒絕一定要有技巧，要委婉。這方面要多看一些溝通和人際管理方面的東西補(bǔ)充，在這里就不多說了。
第四步：檢視
蘇格拉底說，“沒有檢視的人生不值得活！”。不知道大家都做自我檢視么？；）
據(jù)說，飛機(jī)90%的時(shí)間是偏離航向的，但絕大多數(shù)飛機(jī)都安全抵達(dá)了機(jī)場。這是為什么呢？（小沈陽）因?yàn)轱w機(jī)駕駛員頻繁的檢查并修正飛機(jī)的航向。
GTD體系中，檢視是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，它起到修正航線的作用。下面我列出了我的檢視規(guī)劃。
（1）日檢視，我是通過晨間日記來實(shí)現(xiàn)的，記錄了我在個(gè)人財(cái)務(wù)、工作、學(xué)習(xí)、人脈、家庭、讀書、夢(mèng)想實(shí)現(xiàn)等方面的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。每天大約十分鐘。重點(diǎn)是客觀記錄前一天發(fā)生的事情。
（2）周檢視，日檢視是主要的材料，同時(shí)我還會(huì)查看當(dāng)周的行動(dòng)清單和日歷的執(zhí)行情況?？催@周取得了哪些成績，并做下周的一些簡單的計(jì)劃。做這個(gè)事情，我最大的感受是周一開晨會(huì)的時(shí)候，前一周的總結(jié)和本周的工作計(jì)劃都爛熟于胸，從容應(yīng)對(duì)。
（3）半年檢視，實(shí)話實(shí)說，我執(zhí)行GTD剛剛4個(gè)月，還沒做過。但通過學(xué)習(xí)，我知道需要檢視的內(nèi)容有：1）做的不錯(cuò)的事情；2）表現(xiàn)的不好，但是盡力去做的事情；3）不夠努力地事情；4）毫不留情的批判做的很糟，或是根本沒有做到的事情；5）最后，規(guī)劃未來6個(gè)月的工作。
大家可以看到，日記在整個(gè)檢視的過程中起到了貫穿的作用，在之后的實(shí)踐篇，我會(huì)介紹我的晨間日記，但讓大家也可以先看一下佐藤傳的《晨間日記的奇跡》一書。
第五步：更新
更新是要不斷地更新你的行動(dòng)列表，保證GTD體系時(shí)刻與你的生活相一致。GTD體系與你的生活擬合的越好，你就越會(huì)相信她依賴她。更新過后，就又回到工作的收集，從而形成一個(gè)閉環(huán)的流程。
更新要做的主要事情有：
（1）適時(shí)清空自己的“工作籃”。對(duì)于工作籃中的未處理過的雜事，要做到一有空就拿出來組織、計(jì)劃，最后條理的放到“下一步”工作清單，等待處理。這里有個(gè)需要注意的問題，對(duì)于那謝可以放到Someday/Maybe中的工作，不要一次做的太多（視個(gè)人的精力和時(shí)間而定），否則，過多的工作量會(huì)讓你沒有工作的欲望，仿佛是彈簧被拉直了。
（2）更新“下一步”行動(dòng)清單。在執(zhí)行了一些“下一步”行動(dòng)之后，需要瀏覽自己的工作清單“@L-Projects”和“@S-Projects”制定新的“下一步”供執(zhí)行。這個(gè)我一般每天都做一次，通常是早上，可以根據(jù)個(gè)人的習(xí)慣設(shè)定。
（3）更新工作計(jì)劃。試想隨著工作的執(zhí)行或者是外部環(huán)境變化了，你的工作計(jì)劃也會(huì)變動(dòng)，這就需要及時(shí)更新。工作計(jì)劃的變動(dòng)，如果工作量比較大，我通常也會(huì)把它作為一個(gè)行動(dòng)，放到@Planning中，等待執(zhí)行。
【后記】截止目前，整個(gè)GTD的整個(gè)體系就介紹完了。
雖然這五個(gè)步驟是按照順序講下來的，但在實(shí)際的操作中，對(duì)于剛開始執(zhí)行GTD的人，這五個(gè)步驟是順序的，尤其實(shí)收集和組織，需要消耗半天的時(shí)間。但當(dāng)這個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行起來后，這些步驟通常是動(dòng)態(tài)的穿插的，例如我正在執(zhí)行某個(gè)“下一步”行動(dòng)，突然新的雜事出現(xiàn)，就要先收集到“工作籃”，然后再執(zhí)行。最終的目的是保持GTD體系與你的生活的一致，套用武俠里面的話，如果GTD是一把劍，你要做到的是“劍人合一”。
在理論篇中，我說的主要是GTD的體系和一些理念，主要是給沒有接觸過GTD的朋友看的。接下來，我會(huì)用一定的篇幅描述GTD的實(shí)踐，讓大家能夠真正的貫徹GTD方法。
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