一般企業(yè)管理以研發(fā)管理、生產(chǎn)管理、營(yíng)銷管理、財(cái)務(wù)管理、信息管理以及人事管理為主，而隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的來臨，人力資源是企業(yè)獲利與永續(xù)發(fā)展的利器，有鑒于企業(yè)失敗系于人，成功也系于人，故近年來人力資源管理有成為企業(yè)最重要管理功能的趨勢(shì)。
人事部門的職能亦隨時(shí)代的變遷愈來愈專業(yè)化，在組織變革為使各部門人員有能力承擔(dān)授權(quán)，人力培訓(xùn)成為當(dāng)前人力資源管理的重心，以提升員工工作生活質(zhì)量，俾順應(yīng)企業(yè)環(huán)境之改變及未來的挑戰(zhàn)。
＊一般企業(yè)人力資源運(yùn)用常見之現(xiàn)象如下：
- 用人費(fèi)率成長(zhǎng)快速，一般主管常未考慮生產(chǎn)力提升之精簡(jiǎn)，而以公司年度預(yù)算上限來編列預(yù)算。
- 低階高用或高階兼任人員愈趨頻繁，使得職位職等之調(diào)整與職位設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)間發(fā)生矛盾。
- 各部門單位職位設(shè)置之原則，以及員額標(biāo)準(zhǔn)之設(shè)定未客觀，有些單位員額因各種理由增補(bǔ)，難以取信于一般主管。
- 有冗員呆人傳聞，但仍抱怨人手不足要求再增補(bǔ)。
- 未從工作設(shè)計(jì)開始做工作分析與工作評(píng)價(jià)之實(shí)體系，職位說明書縱使有記載，但常與實(shí)際不盡相符。
- 員工教育訓(xùn)練經(jīng)費(fèi)編列不足，不重視新進(jìn)人員之養(yǎng)成訓(xùn)練及在職人員培育訓(xùn)練。
本文以輔導(dǎo)中小型企業(yè)手工具制造業(yè)K公司50多位員工為案例簡(jiǎn)介：
一、初期先作人力資源運(yùn)用現(xiàn)象之檢視，經(jīng)企業(yè)診斷后列舉幾點(diǎn)缺失說明：
(一) 雖有人事組織系統(tǒng)表，而無明確部門主管與權(quán)責(zé)區(qū)分，其指揮體系和管理幅度太大，欠缺中階干部作為員工升遷之管道。
(二) 因K公司屬于家族企業(yè)，各單位事務(wù)未明確劃分及文件化，職員工對(duì)職務(wù)期望與職責(zé)認(rèn)知不能密切融合。
(三) 新進(jìn)人員流動(dòng)率偏高，尚未建立職員工之職務(wù)分配，且無工作分析和工作評(píng)價(jià)表，則無法作好人事考核制度。
(四) 盤點(diǎn)各部門現(xiàn)有人力資源，發(fā)現(xiàn)技術(shù)開發(fā)課僅有一位小姐負(fù)責(zé)產(chǎn)品繪圖兼圖樣管理，品管課轄設(shè)六位品檢員，其他間接單位各設(shè)2 ~3位，總?cè)藬?shù)與直接生產(chǎn)單位人力比率為1：1，人事成本偏高。
(五) 現(xiàn)場(chǎng)欠缺多技能員工培育訓(xùn)練，未加以分析干部管理員工能力不足原因。
二、人力資源合理化
人力資源規(guī)劃是人力資源發(fā)展之基石，其規(guī)劃之良窳為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展成敗之關(guān)鍵，人力規(guī)劃應(yīng)考慮的因素，包含基本人力配置的量與質(zhì)，員工流動(dòng)、升遷、退休等人員流失的替補(bǔ)，與業(yè)務(wù)組織擴(kuò)大或緊縮的增減，可依年度計(jì)劃、短期計(jì)劃或中長(zhǎng)期計(jì)劃來調(diào)整，使企業(yè)有彈性擴(kuò)充經(jīng)營(yíng)能力。
若組織在人力資源分配不當(dāng)，會(huì)對(duì)生產(chǎn)力產(chǎn)生不良作用，必須賦予合理化，然人力不足可采內(nèi)升或?qū)ν庹心佳a(bǔ)充，低能力高運(yùn)用無效能，則采訓(xùn)練或調(diào)整職務(wù)補(bǔ)救，而人員過剩是組織最大的負(fù)擔(dān)，應(yīng)予立即改善。
茲就該K公司在人力資源合理化輔導(dǎo)作業(yè)程序簡(jiǎn)述如下：
(一)各部門單位內(nèi)職掌分擔(dān)全面進(jìn)行調(diào)查，了解各單位作業(yè)流程與關(guān)連，并區(qū)分其責(zé)任歸屬審核、督導(dǎo)、計(jì)劃、執(zhí)行、協(xié)助或會(huì)辦等等。
(二)從現(xiàn)職員工實(shí)際作訪談，了解目前職務(wù)內(nèi)容項(xiàng)目及比重的真實(shí)性，對(duì)現(xiàn)行工作職掌是否充分明了，對(duì)組織的向心力、團(tuán)隊(duì)合作等情形是否良好或松散。
(三)依職員工個(gè)人職務(wù)的日常工作內(nèi)容，再作工時(shí)分析調(diào)查，單位主管審核時(shí)應(yīng)注意有否工時(shí)灌水或縮水與真實(shí)有出入的情形。
(四)發(fā)現(xiàn)品管人員在廠商交貨作進(jìn)料檢驗(yàn)時(shí)，均采目視全檢的方式，較浪費(fèi)時(shí)間且無法達(dá)到質(zhì)量管理的效果。
(五)現(xiàn)場(chǎng)制造課雖設(shè)一位課長(zhǎng)但只管轄兩班，其他三班分別由班(副)長(zhǎng)自行負(fù)責(zé)工作進(jìn)度與班員的管理，無法發(fā)揮管理效能。
(六)生管課主管能力不足無法勝任，建議須加強(qiáng)輔導(dǎo)生產(chǎn)計(jì)劃與管制的專業(yè)知識(shí)，俾使生產(chǎn)出貨如期達(dá)成。
人力資源作合理化后，建議K公司組織架構(gòu)調(diào)整，將多余人力與欠缺人力做適當(dāng)異動(dòng)，使企業(yè)人力精簡(jiǎn)之下，用人唯才是用的原則，得以發(fā)揮人力資源效能。
三、 建立職能/職務(wù)說明書
職位說明書是組織內(nèi)各職位的工作內(nèi)容與權(quán)責(zé)之說明書，通常各職位都有人擔(dān)任(在職者)，職位說明書的設(shè)計(jì)應(yīng)考慮人員配置被賦予職位名稱、所屬部門、主要職責(zé)內(nèi)容、資格條件及職位列等，可由各直接主管填寫，呈送一級(jí)主管或總經(jīng)理復(fù)核，再交給人事部門匯總辦理，并作劃一之訂定。
職務(wù)說明書系依職位說明書詳加說明日常負(fù)責(zé)工作(含作業(yè)程序、細(xì)則)、兼辦工作、協(xié)助辦理工作、職務(wù)代理工作以及受責(zé)任考核等項(xiàng)目，讓個(gè)人明了自己上班應(yīng)盡的職務(wù)與責(zé)任，可使部門單位之間彼此曉得每個(gè)人負(fù)責(zé)的工作范圍和內(nèi)容，以避免有些主管對(duì)屬員應(yīng)做那些事情模糊不清或有重迭的情形。
在輔導(dǎo)過程中，要建立該K公司現(xiàn)場(chǎng)單位主管與間接單位職員、干部的職務(wù)說明書之前，先與他們召開說明會(huì)，溝通為何要建立職務(wù)說明書的用意，對(duì)公司人力資源管理奠定良好的基石。
首先，發(fā)給每一位工作調(diào)查問卷表，請(qǐng)自行填寫日常工作、周期性工作(周/月/年)、 臨時(shí)性工作、定期須完成之報(bào)表數(shù)據(jù)(需與那些人配合/花費(fèi)多少時(shí)間) 以及最忙的日子等等，之后再個(gè)別與他們?cè)L談，實(shí)際了解每個(gè)職位任務(wù)職掌與個(gè)人因工作性質(zhì)不同，而負(fù)擔(dān)的職務(wù)亦有所區(qū)分。
經(jīng)由工作分析與工作評(píng)價(jià)，劃分相關(guān)工作負(fù)荷和責(zé)任，俾設(shè)置職務(wù)說明書，并安排總經(jīng)理與各單位人員討論，先試辦一段時(shí)間，經(jīng)多次修改或增添之后，才能逐漸符合實(shí)際需要，趨于完備。
職位/職務(wù)說明書絕非一成不變的，因應(yīng)企業(yè)組織運(yùn)作之需要和提升管理機(jī)制，均可能會(huì)更新改變，始具有參考與運(yùn)用的價(jià)值。
就K公司人事部門主管可依據(jù)職位/職務(wù)說明書作有效管理，其好處如下述：
1.人力規(guī)劃：原有職位出缺或新設(shè)職位時(shí)，由K公司內(nèi)部先甄選，正好可檢討該單位人力配置的機(jī)會(huì)，原品管課轄設(shè)六位品檢員，抽調(diào)一位至廠務(wù)部擔(dān)任廠長(zhǎng)助理，可收精簡(jiǎn)人事的功效。
2.薪酬規(guī)劃：依據(jù)職位說明書的內(nèi)容，可把薪酬的規(guī)劃和工作的成果結(jié)合，而有較合理與具激勵(lì)性的薪資待遇設(shè)計(jì)。
3.人員招募與解雇：依據(jù)職位說明書的內(nèi)容決定任用之資格，可避免隨意進(jìn)用而造成不能勝任的局面。
4.新進(jìn)人員的異動(dòng)：新進(jìn)人員可依職務(wù)說明書的引導(dǎo)加速進(jìn)入狀況，避免摸索適應(yīng)的痛苦，人事單位亦可在新舊人員交接時(shí)不致耽誤時(shí)效，因而可降低流動(dòng)率。
5.人員訓(xùn)練與發(fā)展：職務(wù)說明書可做為在職人員平時(shí)的訓(xùn)練或升遷發(fā)展之參考。
6.工作稽核與績(jī)效評(píng)估：總經(jīng)理可依職務(wù)說明書的內(nèi)容來稽核各項(xiàng)工作或報(bào)表的正確性，亦可較公正地評(píng)估各職位之工作表現(xiàn)。
7.協(xié)調(diào)配合：可藉由職務(wù)的劃分，廠務(wù)部生管和品管彼此協(xié)調(diào)溝通了解組織的運(yùn)作，更強(qiáng)化了每一環(huán)節(jié)的互動(dòng)力。
8.組織結(jié)構(gòu)評(píng)估：總經(jīng)理可以與各部門主管透過職位/職務(wù)說明書深入了解各職位間之工作負(fù)荷是否平衡，再次檢討各項(xiàng)工作流程是否合理，是否可再予以簡(jiǎn)化。
四、 部門績(jī)效與個(gè)人考績(jī)關(guān)系
企業(yè)的各部門年度計(jì)劃目標(biāo)達(dá)成程度之衡量，即為部門績(jī)效評(píng)鑒，而部門中各職員工在年度工作表現(xiàn)成果之綜合績(jī)效評(píng)核即稱為個(gè)人考績(jī)。茲就該K公司設(shè)定部門績(jī)效與個(gè)人考績(jī)關(guān)系，簡(jiǎn)略說明之：
(一) 部門績(jī)效：
以ISO-9001質(zhì)量目標(biāo)規(guī)劃展開各部門單位的目標(biāo)計(jì)劃值，譬如制造部設(shè)定生產(chǎn)效率、制程達(dá)標(biāo)率或不良率、倉(cāng)庫(kù)物品周轉(zhuǎn)率和庫(kù)存量準(zhǔn)確度、生產(chǎn)如期出貨率、銷貨退回金額百分比、訂單處理流程時(shí)效、顧客滿意度、—-等，研發(fā)部門設(shè)定新產(chǎn)品開發(fā)時(shí)程縮短百分比、節(jié)省開發(fā)成本、客戶樣品確認(rèn)時(shí)效、—-等，行政人事單位設(shè)定員工訓(xùn)練績(jī)效考評(píng)、人員流動(dòng)率、—-等，其他采購(gòu)、品管、財(cái)務(wù)等單位亦設(shè)定相關(guān)目標(biāo)計(jì)劃值，每半年統(tǒng)計(jì)實(shí)際完成目標(biāo)值與計(jì)劃設(shè)定值之比較，于年度召開管理審查會(huì)議逐項(xiàng)檢討各部門績(jī)效，給予公開獎(jiǎng)勵(lì)，并能持續(xù)改善，以提升整體經(jīng)營(yíng)管理績(jī)效。
(二) 個(gè)人考績(jī)：
個(gè)人績(jī)效評(píng)核項(xiàng)目依主管人員(主管職)、專業(yè)人員(含企劃幕僚/工程師)、作業(yè)人員(含辦事員/技仕)三個(gè)層次，分別敘述如下：
(Ⅰ) 主管人員評(píng)核項(xiàng)目：領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)御、團(tuán)隊(duì)精神、工作質(zhì)量、進(jìn)度掌握、學(xué)習(xí)創(chuàng)新以及差勤獎(jiǎng)懲記錄等。
(Ⅱ) 專業(yè)人員評(píng)核項(xiàng)目：工作態(tài)度、團(tuán)隊(duì)精神、工作質(zhì)量、進(jìn)度掌握、學(xué)習(xí)創(chuàng)新以及差勤獎(jiǎng)懲記錄等。
(Ⅲ) 作業(yè)人員評(píng)核項(xiàng)目：工作態(tài)度、團(tuán)隊(duì)精神、工作質(zhì)量、工作效率、職場(chǎng)訓(xùn)練(多技能工)以及差勤獎(jiǎng)懲記錄等。
該K公司經(jīng)過輔導(dǎo)后，各部門績(jī)效與個(gè)人考績(jī)系習(xí)習(xí)相關(guān)，因?yàn)閭€(gè)人考績(jī)表現(xiàn)可透過人事獎(jiǎng)懲辦法給予獎(jiǎng)勵(lì)之，而部門績(jī)效的達(dá)成是靠直屬員工分工來完成，總經(jīng)理于月會(huì)或半年度管審會(huì)時(shí)給予公開表?yè)P(yáng)。
五、 強(qiáng)化員工教育訓(xùn)練
企業(yè)人力資源發(fā)展首重人員培育訓(xùn)練，應(yīng)以公司經(jīng)營(yíng)理念與長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、方針等做為企業(yè)人員訓(xùn)練體系建立之指導(dǎo)原則，以年度目標(biāo)預(yù)算及人力資源策略為依據(jù)擬定員工教育訓(xùn)練計(jì)劃表，再跟據(jù)部門績(jī)效與個(gè)人考績(jī)表現(xiàn)，加以分析人員能力不足原因，接著進(jìn)行規(guī)劃人員因知識(shí)不足、技能不熟或意愿不高所需之教育訓(xùn)練方式，加強(qiáng)內(nèi)部職場(chǎng)訓(xùn)練或派外專業(yè)受訓(xùn)呢？ 由管理部門主管重新修訂員工教育訓(xùn)練計(jì)劃表呈報(bào)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)經(jīng)核準(zhǔn)后，即按時(shí)實(shí)施教育訓(xùn)練。
該K公司實(shí)施教育訓(xùn)練后，就其員工工作表現(xiàn)予以評(píng)估追蹤訓(xùn)練成效，除了給予技能評(píng)鑒升等外，使事務(wù)行政效能提升20%，作業(yè)質(zhì)量亦達(dá)到管制目標(biāo)之要求，強(qiáng)化員工本著自我學(xué)習(xí)成長(zhǎng)的需求，對(duì)于訓(xùn)練培育要有積極的自主性和配合度，如此，企業(yè)與員工同步成長(zhǎng)，才不致產(chǎn)生人員離職或企業(yè)裁員等不必要的情形發(fā)生。
六、結(jié)語(yǔ)
一般中小企業(yè)由于人員精簡(jiǎn)的情況下，人力資源規(guī)劃能否有效運(yùn)作管理，人事部門的職能隨時(shí)代的變遷愈來愈專業(yè)化，如何充分了解公司人力資源規(guī)劃管理并認(rèn)識(shí)人事人員應(yīng)扮演的角色，與其他部門有良好的分工實(shí)為未來工作推動(dòng)順利與否之關(guān)鍵所在。
此外，我個(gè)人認(rèn)為從事規(guī)劃輔導(dǎo)者的專業(yè)能力，以及公司高階主管對(duì)人力資源的理念與承諾，均是人力資源規(guī)劃能否成功的重要因素。
