“云”作為保存文件的功能盡人皆知。然而，“云”不僅僅是保存文件這么簡(jiǎn)單。作為在現(xiàn)代辦公環(huán)境下的應(yīng)用，如何充分發(fā)揮“云”存儲(chǔ)及其各項(xiàng)功能，真正為提高辦公效率服務(wù)，是辦公一族應(yīng)該掌握的技能。那么，有哪些“云”技巧可以為我們?nèi)粘＾k公所用呢？
1. 配合QQ下發(fā)員工任務(wù)
將文件存放在云盤中，按照不同的任務(wù)給不同員工分配不同的文件。只需針對(duì)不同員工生成不同的文件鏈接，附帶不同的訪問密碼（圖1）。然后，將這些文件鏈接和密碼，通過QQ、微信等通信工具，分別發(fā)送給相應(yīng)的員工。這樣，工作小組中的每個(gè)人，都可以及時(shí)通過下載獲得自己的工作文件。
2. 工作現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控
在PC端連接攝像頭，或者直接用筆記本電腦的攝像頭，安裝定時(shí)拍照軟件，將照片存儲(chǔ)文件夾設(shè)置為系統(tǒng)庫(kù)中的“圖片”文件夾（圖2）或其他云盤的指定同步文件夾。這樣，每次自動(dòng)拍攝的照片，都會(huì)自動(dòng)同步到云盤當(dāng)中。訪問者在另一地點(diǎn)，只要用同樣的賬號(hào)登錄云盤，就能看到工作場(chǎng)所拍攝的實(shí)時(shí)畫面。
小提示：
定時(shí)拍照可用Timershot、WebCameyes等工具來完成。
3. 員工資料聯(lián)合自動(dòng)備份
云盤的自動(dòng)備份文件夾一般都有個(gè)數(shù)限制，例如百度云管家最多同時(shí)自動(dòng)備份5個(gè)文件夾，而360云盤為6個(gè)文件夾。那么，倘若一個(gè)辦公室需要將多于5個(gè)文件夾的資料自動(dòng)備份到云端，該怎么做？
我們可以在辦公室員工的多臺(tái)電腦上安裝同一個(gè)云盤，用同一個(gè)賬號(hào)登錄，但每臺(tái)電腦上設(shè)置不同的自動(dòng)備份文件夾。以百度云為例，假設(shè)辦公室有5臺(tái)電腦，就可以設(shè)置25個(gè)自動(dòng)備份文件夾。讓每臺(tái)電腦分工負(fù)責(zé)不同的備份任務(wù)，但云端獲得的是全套25個(gè)備份任務(wù)。
小技巧：
對(duì)于一臺(tái)電腦中的文件，若需要自動(dòng)備份的文件夾多余規(guī)定的最大限度5個(gè)或6個(gè)，可以用建立二級(jí)文件夾的辦法自動(dòng)備份更多的文件夾。由于自動(dòng)備份的文件包含各級(jí)子文件夾下的文件，因此，只要先將需要備份的多個(gè)文件夾納入到5個(gè)或6個(gè)以及自動(dòng)備份文件夾下，這個(gè)文件夾下的所有文件夾都會(huì)被自動(dòng)備份到云盤中。之后，用戶可訪問云端文件目錄，將備份文件夾下的不同文件夾用轉(zhuǎn)移命令轉(zhuǎn)移到云盤的任意位置。不論文件夾有多大，轉(zhuǎn)移操作基本上是妙傳，不占用時(shí)間。
4. 辦公云盤鎖定資料安全
辦公室資料放在云盤中，這樣可以免于本地災(zāi)難發(fā)生時(shí)數(shù)據(jù)遭殃。但是，云盤客戶端常開著，電腦可能被閑雜人等接觸，云端存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)可能會(huì)被別人看到。在這種情況下，可使用多種方法鎖定云盤。以百度云管家為例。
在系統(tǒng)托盤云管家圖標(biāo)上右擊，選擇“鎖定云管家”命令鎖定云盤。還可在云管家設(shè)置窗口的“安全”頁面下，設(shè)定鍵盤在若干時(shí)間段內(nèi)無操作后自動(dòng)鎖定云盤，時(shí)間可由用戶來設(shè)定，以分鐘為單位。此外，也可以給鎖定云盤操作定義一個(gè)熱鍵，需要鎖定云盤時(shí)，隨手按動(dòng)熱鍵組合，即可讓云盤處于鎖定狀態(tài)。這更適合于正在進(jìn)行鍵盤操作的環(huán)境下使用（圖3）。
5. 移動(dòng)辦公資料異地中轉(zhuǎn)
讓每位員工的手機(jī)中都安裝與辦公室PC同類的云客戶端軟件，并用單位的工作賬號(hào)登錄。這樣，無論是出差在外，還是在上下班的路上，遇到緊急情況，都可以隨時(shí)登錄云盤，訪問工作文件。甚至可以配合手機(jī)中安裝的各類辦公軟件，在云盤中直接處理辦公文件。
小提示：
如果在網(wǎng)吧等公共場(chǎng)所處理閱讀或處理辦公資料，建議直接通過網(wǎng)頁端訪問云盤，不要使用客戶端訪問，以免將資料同步到本地而泄露機(jī)密。
6. 免裝工具進(jìn)行文書管理
以往的一些文書資料，如通行版Office或PDF文件，總需要找專門的閱讀器來閱讀。如果用云盤來管理PDF文書資料，無論是文件管理還是閱讀都會(huì)更加省心。
首先在云端分門別類地創(chuàng)建各級(jí)文書目錄的文件夾，然后將各類Office文檔、PDF或TXT、JPG等文書資料保存在相應(yīng)的文件夾中。需要閱讀時(shí)，只需進(jìn)入云盤，直接按類定位文書文件，點(diǎn)擊可直接打開預(yù)覽文檔或圖片，不需要安裝第三方閱讀工具（圖4）。推介使用360或百度云盤。
小技巧：
如果云盤中存放的文書資料很多，一時(shí)難以定位，可利用云盤的搜索功能，直接用文件名關(guān)鍵詞來搜索文件。
7. 創(chuàng)建小組協(xié)作辦公方案
以往的協(xié)作辦公離不開郵件工具，而相互之間傳送資料常常會(huì)使用U盤。云盤的出現(xiàn)可以讓郵件和U盤下崗。
對(duì)于需要協(xié)作工作的項(xiàng)目，可以在小組云盤中建立一個(gè)專門的工作項(xiàng)目文件夾，接下來每個(gè)小組成員根據(jù)自己的需要在其中創(chuàng)建自己的工作文件夾，把各自的資料上傳到其中。需要共同討論修改的文檔，每個(gè)人都可以在自己的終端打開修改，然后同步上傳到云端。個(gè)別文件如果涉密，可通過文檔自身的二級(jí)密碼功能或壓縮軟件加密碼功能，添加訪問權(quán)限，確保文檔內(nèi)容的安全。
小技巧：
如果小組外部人員需要訪問特定的文件，可使用上面所說的生成私密文件鏈接的方法，用密碼來下載。
8. 辦公首選軟件自帶云盤
除了諸如百度云、360云盤的一些專門云盤外，越來越多的軟件自帶有云盤功能。例如Windows 8.1便自帶了OneDrive云盤，國(guó)內(nèi)辦公軟件WPS也自帶了云盤。這些軟件的云盤不用單獨(dú)申請(qǐng)，在使用軟件過程中，只要用個(gè)人賬戶登錄，即可將生成的文檔保存在云盤當(dāng)中（圖5），云盤與軟件的銜接和使用更加自然方便，尤其對(duì)普通電腦用戶，更能帶來便利。
小提示：
如果你在使用新版的Windows 8.1操作系統(tǒng)，最好請(qǐng)注冊(cè)網(wǎng)絡(luò)賬戶登錄系統(tǒng)，這樣自帶的云盤就能發(fā)揮作用。對(duì)于處理辦公文檔的用戶，使用WPS前將賬戶設(shè)置為自動(dòng)登錄，在使用過程中養(yǎng)成將文檔保存到云端的習(xí)慣，這樣對(duì)于異地訪問文檔、文檔協(xié)作共享、特殊情況下的災(zāi)難恢復(fù)等都大有益處。
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