銷售經(jīng)理管理與控制銷售隊(duì)伍常用的工具有管理表單、銷售例會(huì)、隨訪觀察、述職談話四種?？茖W(xué)合理的運(yùn)用這四種工具，使之成為統(tǒng)一的整體，就會(huì)做到有效的管理與控制銷售團(tuán)隊(duì)，引領(lǐng)他們?nèi)〉梅欠驳匿N售業(yè)績。
管理表單
銷售經(jīng)理要求業(yè)務(wù)員填寫的表單大體分為三種：計(jì)劃類表格(包括工作日志、周工作計(jì)劃表、月工作計(jì)劃表、季度計(jì)劃表、年度計(jì)劃表)；市場(chǎng)信息類表格(包括競爭對(duì)手信息表、客戶檔案表、開發(fā)客戶進(jìn)程表)；總結(jié)類表格。
銷售經(jīng)理運(yùn)用表單進(jìn)行管理時(shí)需要注意：第一，分清重點(diǎn)。對(duì)業(yè)務(wù)員來說，三個(gè)最常用的表格是月工作計(jì)劃表、周工作計(jì)劃表、工作日志表。生產(chǎn)技術(shù)性能復(fù)雜、產(chǎn)品單價(jià)高的企業(yè)應(yīng)該以周工作計(jì)劃作為銷售經(jīng)理的控制要點(diǎn)；生產(chǎn)快消品的企業(yè)應(yīng)以工作日志作為銷售經(jīng)理控制要點(diǎn)。月計(jì)劃、周計(jì)劃、工作日志要相互體現(xiàn)、相互聯(lián)系、相互連接。第二，表單內(nèi)容簡單實(shí)用。一般來說，業(yè)務(wù)員填寫管理表格的時(shí)間，每天平均不應(yīng)超過半小時(shí)，如果超過了半小時(shí)，就會(huì)占用他們拜訪客戶的時(shí)間，從而對(duì)銷售代表的整體效率產(chǎn)生負(fù)面影響。第三，清晰。即不能模糊籠統(tǒng)，例如有關(guān)“時(shí)間、客戶名稱、標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)果”等欄目的提法要清晰，填寫要求也要明確。第四，具有承上啟下的延續(xù)性。如工作計(jì)劃表的順序，應(yīng)是季度工作計(jì)劃、月工作計(jì)劃、周工作計(jì)劃、工作日志表，由遠(yuǎn)及近，滾動(dòng)細(xì)化，每個(gè)表格之間都具有承上啟下的連續(xù)性。第五，真實(shí)可查。例如，在工作日志中設(shè)計(jì)的諸如“企業(yè)名稱、客戶姓名”等內(nèi)容，配合客戶檔案表就容易查證。必要時(shí)經(jīng)理可通過電話或拜訪，對(duì)業(yè)務(wù)員的填寫情況進(jìn)行核實(shí)，不真實(shí)的信息是沒有用的。第六，指導(dǎo)性。銷售經(jīng)理通過查看管理表格的填寫內(nèi)容可以指導(dǎo)銷售人員的具體工作。
企業(yè)設(shè)計(jì)的表格只要滿足了上述六方面要求，就是合理的。此外，銷售經(jīng)理對(duì)于銷售業(yè)務(wù)員的抵觸、敷衍或不利用表單管理的現(xiàn)象要采取相應(yīng)的措施，使表單管理真正起到作用。
銷售例會(huì)
銷售隊(duì)伍有六種常見的例會(huì)：早例會(huì)、晚例會(huì)、周例會(huì)、半年例會(huì)、年度例會(huì)、專項(xiàng)例會(huì)。銷售例會(huì)的常規(guī)目標(biāo)主要有表彰先進(jìn)、群體激勵(lì)、收集信息、警示強(qiáng)調(diào)、解決問題、分配任務(wù)、培訓(xùn)研討等。通過一次會(huì)議，想達(dá)到所有的目標(biāo)是不可能的。短期的、頻率高的會(huì)議主要是收集信息，信息包括客戶、市場(chǎng)、競爭、工作安排、項(xiàng)目進(jìn)展等情況；長期的、頻率低的會(huì)議主要是解決問題，包括分配銷售計(jì)劃、梳理內(nèi)部業(yè)務(wù)流程、處理客戶抱怨等。
銷售經(jīng)理主持銷售會(huì)議應(yīng)注意：
第一，開會(huì)前要充分準(zhǔn)備。在例會(huì)上要講什么內(nèi)容，一定要事先整理好，否則不僅不利于與會(huì)人員的理解，還會(huì)節(jié)外生枝，造成負(fù)面影響。
第二，不可喧賓奪主。要明確銷售例會(huì)的目的是為了管理隊(duì)伍、提升業(yè)績，會(huì)議的主體應(yīng)是與會(huì)的銷售人員而不是銷售經(jīng)理個(gè)人，例會(huì)不應(yīng)成為銷售經(jīng)理發(fā)威的場(chǎng)所。如果銷售經(jīng)理把例會(huì)當(dāng)做顯示權(quán)威或展示自己的經(jīng)驗(yàn)、學(xué)識(shí)的場(chǎng)所，肯定收不到好效果。
第三，控制時(shí)間。有話則長，無話則短。銷售經(jīng)理在主持例會(huì)的時(shí)候，一定要把握好分寸，要有會(huì)議成本的概念。對(duì)于表達(dá)能力好、表現(xiàn)欲強(qiáng)的經(jīng)理，這一點(diǎn)尤其要注意。第四，避免批評(píng)個(gè)人。這一點(diǎn)非常重要，甚至可以上升到原則的高度。要做到“大堂上表揚(yáng)，密室里批評(píng)”。在例會(huì)上嚴(yán)厲地批評(píng)某個(gè)人，往往會(huì)影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)的情緒。第五，不要展開提意見式的大討論。作為主持會(huì)議的經(jīng)理，如果隨便就說“大家有什么問題，產(chǎn)品上的、內(nèi)部配合上的、運(yùn)作上的、公司宣傳支持上的等等，都提出來吧”，此言一出，可以想象會(huì)議是個(gè)怎樣糟糕的局面。大家提完問題之后，等于就把問題甩給經(jīng)理、甩給公司了，況且很多問題一次銷售例會(huì)是很難解決的，有些問題甚至不是銷售部門能解決的。第六，要形成會(huì)議紀(jì)要。特別是對(duì)于以解決問題為主的專項(xiàng)例會(huì)、月例會(huì)、半年例會(huì)等，在會(huì)議結(jié)束之后，應(yīng)形成一個(gè)會(huì)議紀(jì)要，讓與會(huì)的人都了解。通過這次會(huì)議，發(fā)現(xiàn)、解決了哪些問題，還有哪些問題沒有解決，后面還有哪些跟進(jìn)動(dòng)作，跟進(jìn)動(dòng)作由誰負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)等。形成會(huì)議紀(jì)要，便于下一次例會(huì)的準(zhǔn)備和檢查落實(shí)。
隨訪觀察
銷售經(jīng)理要隨同業(yè)務(wù)員拜訪客戶，觀察了解他們各方面的表現(xiàn)，為提高他們的素質(zhì)和能力提供事實(shí)依據(jù)，同時(shí)了解市場(chǎng)、客戶、競爭等各方面的情況。如果銷售經(jīng)理疏于對(duì)業(yè)務(wù)員隨訪觀察，會(huì)出現(xiàn)以下問題：客戶失控、被部分業(yè)務(wù)員的表面現(xiàn)象所迷惑、失去對(duì)客戶和市場(chǎng)的判斷力、任下屬擺布等。所以說，隨訪觀察是銷售經(jīng)理管理與控制銷售隊(duì)伍的一種有效方法。
銷售經(jīng)理運(yùn)用隨訪觀察這種方式要做到：
第一，要有一定的出訪量。銷售經(jīng)理哪怕對(duì)這個(gè)區(qū)域市場(chǎng)再熟悉，也不能脫離客戶太遠(yuǎn)。因?yàn)榭蛻綦S時(shí)在變化，銷售隊(duì)伍也是一個(gè)很大的變數(shù)，只有完成了一定的出訪量，才能真正了解和掌握市場(chǎng)。其實(shí)控制隊(duì)伍的目的就是為了控制市場(chǎng)，如果能夠先了解市場(chǎng)的情況，反過來控制銷售隊(duì)伍就容易得多。
第二，出訪時(shí)要“居其側(cè)”。經(jīng)理和下屬去拜訪客戶，只要業(yè)務(wù)員能應(yīng)付的事，就盡量讓他們來談。當(dāng)然，客戶會(huì)有這種心態(tài)：既然經(jīng)理來了，我有些事情直接向你說、直接向你要條件更省事。這時(shí)，銷售經(jīng)理要把話題接過來，但不要馬上就表態(tài)，而應(yīng)該授權(quán)業(yè)務(wù)員給客戶最終的答復(fù)。如果經(jīng)理大包大攬，業(yè)務(wù)員就會(huì)退到后邊，經(jīng)理就很難觀察到他的潛力，很難判斷他前期工作的情況。
第三，不要急于指點(diǎn)。有些經(jīng)理剛從客戶大門口出來，就指著業(yè)務(wù)員的鼻子大罵，這樣做會(huì)給業(yè)務(wù)員帶來極大的壓力。如果有問題，最好先記下來，普遍性的問題在例會(huì)上強(qiáng)調(diào)，個(gè)別問題在回程時(shí)或單獨(dú)述職時(shí)再談也不遲。第四，多看、多聽、多問、多記。首先，注意觀察客戶的每個(gè)細(xì)節(jié)；其次，客戶與業(yè)務(wù)員對(duì)話的時(shí)候，應(yīng)仔細(xì)聽，并把疑點(diǎn)記下來，然后針對(duì)這些疑點(diǎn)提問題，往往效果很好。此外，如果沒有必要就盡量少說話。即便說話的時(shí)候，也應(yīng)該“想著說”，不要“搶著說”。因?yàn)榻?jīng)理對(duì)客戶的了解可能還比不上這位業(yè)務(wù)員，況且對(duì)業(yè)務(wù)員跟客戶的接洽背景不一定完全了解，說不好，就有可能“穿幫”，給客戶造成不良影響，也傷害了業(yè)務(wù)員。
述職談話
述職談話是銷售經(jīng)理與業(yè)務(wù)員面對(duì)面的溝通。從形式上說，述職談話是一對(duì)一的效果好，談話內(nèi)容主要是針對(duì)業(yè)務(wù)員一段時(shí)期以來的總結(jié)和計(jì)劃，述職時(shí)間有定期與不定期之分。
為什么要進(jìn)行述職談話，其原因主要有：
第一，提供業(yè)務(wù)員與經(jīng)理交流的平臺(tái)。很多銷售經(jīng)理都有這樣的經(jīng)歷：發(fā)現(xiàn)某個(gè)下屬最近拜訪客戶的效率不佳，很想了解他實(shí)質(zhì)的拜訪進(jìn)程及對(duì)客戶目前的跟進(jìn)狀態(tài)，可是當(dāng)詢問他銷售過程的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)員有很大的顧慮，是不是經(jīng)理對(duì)他有什么看法？對(duì)此言辭躲躲閃閃，甚至以后很長一段時(shí)間，其狀態(tài)都沒有調(diào)整過來。因此，最好的辦法就是銷售隊(duì)伍中有“述職談話”的明確規(guī)定，請(qǐng)每位業(yè)務(wù)員談?wù)勱P(guān)于銷售細(xì)節(jié)的問題。這樣，業(yè)務(wù)員被問到工作拜訪情況和客戶訂單推進(jìn)細(xì)節(jié)的時(shí)候，壓力就會(huì)小很多。
第二，了解業(yè)務(wù)員的切實(shí)想法，發(fā)現(xiàn)深層次的問題。雖然在例會(huì)上鼓勵(lì)開誠布公的溝通方式，但是要改變國人的溝通習(xí)慣是很難的，在大庭廣眾之下，業(yè)務(wù)員礙于自己和他人的情面，有些話不好說。很多業(yè)務(wù)員實(shí)際上對(duì)某些問題看得很清楚，甚至自己就有解決的思路，只是苦于沒有一個(gè)正式的渠道直接向經(jīng)理或更高管理層表達(dá)。如果有了正式的“述職談話”，且是“一對(duì)一”的工作性質(zhì)的談話模式，就容易做到暢所欲言。
第三，正式向業(yè)務(wù)員傳遞信息。銷售經(jīng)理要經(jīng)常給下屬安排計(jì)劃，對(duì)下屬某一段時(shí)間的表現(xiàn)作出評(píng)價(jià)。與前三種工具相比，“述職談話”的針對(duì)性和正式性是最強(qiáng)的。
