Do’s and don’ts
該做的和不該做的
Depending on the needs of your organization, GDP can include manydifferent activities. Evaluate what applies for you. Some basic GDP “do’s anddon’ts” are listed below.1,2Do’s Don’ts
根據(jù)不同組織要求的不同,良好文件規(guī)范包括很多不同的活動。評價你所使用的。一些基本的該做和不該做的列舉如下：
· Use black or bluepermanent, indelible ink.
· 使用黑色或藍色永久的，不一褪色的墨水
· Make clear, completeand legible entries.
· 清晰、完整和易讀的記錄
· Make an entry when anevent happens (not later).
· 事件發(fā)生時進行登記（不延遲）
· Make corrections thatare legible and traceable. For example, when a correction is required, put aline through the error, make the correction next to the error, include anexplanation (if it is not self-explanatory), and initial and date thecorrection.
· 修改應(yīng)清晰可追溯。例如：需要修改時，對它劃線并在旁邊寫上正確的，包括修改理由（若沒有自動添加理由）、簽名和修改日期
· If it is notappropriate to fill in a space in a document (such as an empty page), enter“N/A,” your initials and the date so that no further information can be addedlater.
· 如果在文件空白處不需要填寫的（如一個空白頁），填上“N/A”，你的簽名和日期以使該處不能填寫更多的信息。
· Follow establishedstandard operating procedures (SOPs)―for example, document review and approvalprocesses, version control, and date and time formats, as well as recordretention, change control, electronic signature (if applicable) and so on.
· 這些活動應(yīng)根據(jù)已制定的SOP，例如，文件審核、批準流程，版本控制，和數(shù)據(jù)和時間格式，以及記錄保存，變更控制，電子簽名（如適用）等等
· Provide training toeveryone in company.
· 對公司的每個人進行培訓(xùn)
· Do not use pencils orerasable ink.
· 不得使用鉛筆或會褪色的墨水
· Do not use“write-out” or any masking devices.
· 不得使用涂改液或其他涂改裝置
· Do not makecorrections that are not traceable (for example, overwriting entries with no date,initial or explanation).
· 不得使修改不可追溯（例如，覆蓋字跡并無日期、簽名和理由）
· Do not use “sticky”notes.
· 不得使用便簽條
· Do not back-date orpost-date.
· 不得提前或倒填日期
· Do not use dittomarks.
· 不得使用同上符號
· Do not use asterisksthat may cause confusion (such as using the same asterisk for differentfootnotes).
· 不得使用可能導(dǎo)致混淆的星號（如適用同一星號作為不同信息的腳注）
· Do not transcribedata.
· 不得改編數(shù)據(jù)
· Do not use unboundlaboratory notebooks without page numbers (that is, avoid any doubt concerningmissing pages).
· 不得使用未裝訂的沒有頁碼的實驗室記錄（也就是為了避免任何缺頁的懷疑）
